Google Workspace: Tökéletes eszközök a biztonságos, hatékony és együttműködésen alapuló munkakultúrához.
Távoli vagy sem, silós munka közben nem számíthatsz sikerre. A Google Workspace (korábban GSuite) pedig az a hely, ahol valós időben dolgozhat együtt.
Az előfizetés alapján a Google Workspace több alkalmazásból álló csoport, beleértve:
GmailSheetsCloud SearchMeetSlidesJamboardChat FormsAdminCalendarWebhelyek EndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Önmagában ezek egyszerű alkalmazások, amelyekre könnyen találhat helyettesítőt. De együtt ezek a szükséges ragasztót jelenthetik, amellyel vállalkozása egységes működését kereste.
Először is látni fogunk néhány ilyen egyéni alkalmazást, amelyek segítik az együttműködést, majd a beépített biztonsági és adminisztrációs eszközöket.
Tartalomjegyzék
Gmail
Mindannyian a Gmailt (az ingyeneset) használjuk, mióta először rábukkantunk a számítógépekre. A Gmail üzleti oldala azonban rejtve marad az ilyen felhasználók elől.
Az e-mailek küldése a Gmail egyetlen aspektusa, de mások, mint például a Google Meet, Chat stb. integrációja, többet tesznek annál, mint ami a felszínen lehetségesnek tűnik.
Például átválthat a Chat és Meet szolgáltatásra a Gmailből, hogy minden beszélgetést egy helyen tartson, és 24 óra elteltével mentse vagy törölje az előzményeket.
Ezenkívül a Smart Compose megkönnyíti a munkát e-mail küldőként. A mesterséges intelligencia segítségével javaslatokat kaphat e-mailek írása közben. A személyre szabást is bekapcsolhatja a nagyobb pontosság érdekében, ami idővel javul.
A Gmail másik kiváló tulajdonsága a spamszűrés. A gépi tanulásnak köszönhetően a Gmail a spamek több mint 99,9%-át távol tartja. Jóllehet ez a személyes biztonság kiváló tulajdonsága, az üzleti kommunikációban legalább annyira fontos.
Vállalkozásként azonban a @yoururbrandname.com a legjobb e-mail cím, amelyet kaphat, és a @gmail.com használata általánosnak tekinthető.
Ennek a problémának a megoldása érdekében egyéni domaint használhat, és a Gmail beszélhet vállalkozásáról. A Google Workspace támogatja a régi e-mail-szolgáltatókról, például a Microsoft Outlookról való egyszerű átállást is.
Workspace Gmail azt is tartalmazza, amire szüksége lehet a sikeres e-mail marketinghez. Hasznos lehet az előre megtervezett elrendezések előnyeiből, hozzáadhatja saját ízlését, és a többszörös küldés használatával egy mozdulattal eljuttathatja az üzenetet nagy közönséghez.
Google Chat & Spaces
Itt beszélhet társaival, oszthat meg dokumentumokat, ütemezhet meg találkozókat, és intézheti el dolgait harmadik féltől származó üzleti üzenetküldő alkalmazás, például a Slack használata nélkül.
Ez két részre oszlik: Chat és Spaces.
Feltételezheti Google Chat hasonló bármely üzenetküldő alkalmazáshoz, mint például a Slack vagy a WhatsApp. Ez támogatja a beszélgetést bármely belső vagy külső személlyel, csak egy Google-fiókkal.
Ezenkívül a Chat csoportos beszélgetéseket is tartalmaz.
A terek viszont a legalkalmasabbak projektekhez. Például a Spaces Chat & Share szakaszai hasonlóak a Slack csatornákhoz, ahol személyeket adhat hozzá, fájlokat oszthat meg stb.
Ezenkívül feladatokat is kioszthat csapattagjainak, és nyomon követheti az előrehaladásukat.
A Google Workspace-ben kétféle Spaces létezik. Az első korlátozott, ahol csak a hozzáadott tagok vehetnek részt. A másik az egész szervezetre vonatkozik, ahol bárki csatlakozhat egy adott Térhez egy hivatkozással.
Itt az ingyenes verziók és az L Workspace közötti elválasztó az alkalmazásintegrációk támogatása. Több száz alkalmazás (például Twitter, Asana, Zapier stb.) vezérelhető anélkül, hogy kiköltözne.
Érdekes módon a Google bevezette a természetes nyelvi feldolgozást, hogy összefoglalókat készítsen a Chats and Spaces szolgáltatásban. Ezzel létrehozza a teljes beszélgetés rövid változatát a tetején, hogy egyetlen pillantással mindent megtudjon.
Google Meet
Google Meet a natív Workspace helyettesítője bármely harmadik féltől származó videokonferencia-alkalmazásnak, például a Zoomnak.
A Google bejelentette, hogy a jövőbeni frissítésekhez hozzáadja az automatikus értekezlet-átírást és összegzést. Ez hatékonyabb találkozókat biztosít, és minden beszélgetés releváns marad a későbbi szakaszokban.
Forrás: Google
Ezenkívül a videoleadás előnyére válik a közelgő portré-visszaállítás, amely segít enyhíteni az olyan körülményeket, mint a gyengén megvilágított környezet, a rossz minőségű webkamerák vagy az instabil hálózatok.
Hasonlóképpen, az olyan funkciók, mint a Portré fény, stúdióminőségű megjelenést biztosítanak az online találkozókon.
Bár ez elsősorban a videóra vonatkozik, az olyan dolgok, mint a De-reverberation, kiszűrik a visszhangot, így mindenki számára optimális hallgatási élményt nyújtanak, függetlenül a tér akusztikájától.
Míg a Meet sok résztvevőt fogadhat, néha ez nem elég egy óriási szervezethez. Ilyen esetekben a Meet akár 10 000 résztvevő számára is lehetővé tette az élő közvetítést. Sőt, a következő frissítésekben mindenki, aki hozzáfér az élő közvetítéshez, részt vehet majd a kérdezz-felelekben vagy a szavazásokon, így mindenki jobban bevonható.
Bár a Google Meet elsősorban egy ingyenes videokonferencia-szoftver, néhány prémium szolgáltatás a fizetős előfizetők számára van fenntartva.
Az extra jók közé tartozik a hosszabb megbeszélések időtartama (akár 24 óra), a több résztvevő (akár 500), a kézfelemelés, a szekciószobák, a szavazások, a telefonos csatlakozás stb.
Emellett az intelligens zajszűrés, a jelenlét nyomon követése és a hívásrögzítés a Workspace Meet-et önmagában is jellegzetes csomaggá teszi.
Ezenkívül létrehozhat egy külön foglalási oldalt, hogy segítsen ügyfeleinek megtalálni a megbeszélésre legalkalmasabb időpontot. Ez pedig minden alkalommal frissül, amikor valaki időt foglal, megemlítve az ingyenes résidőket.
A Google Meeten keresztül lebonyolított értekezletek vállalati szintű biztonságot nyújtanak. Az átvitel során minden titkosítva van, és a képernyő megosztása a résztvevőkkel biztonságos, a leskelődéstől való félelem nélkül. Ennek ellenére a későbbi frissítésekben a felhasználók maguk fogják kezelni a titkosítási kulcsokat, és választhatnak a végpontok közötti titkosított értekezletek közül.
Google Dokumentumok, Táblázatok és Diák
Ez a legtöbb, amit Ön és csapata használhat fel szervezetként.
Ezekkel az eszközökkel egyszerre akár 100 személy is megtekinthet, szerkeszthet vagy megjegyzést fűzhet egyetlen fájlhoz a jogosultsági szintjeik alapján.
És új szintre emelve az együttműködést, ezek az eszközök integrálva vannak a Meetbe. Így az emberek nemcsak ugyanazon a dokumentumon dolgozhatnak, hanem láthatják és beszélgethetnek is közben.
Ez jelentősen csökkenti az oda-vissza fordulást, és segít a valós idejű beállítások elvégzésében, hogy minimális idő alatt a legjobbat hozza létre.
Ezenkívül a kép a képben mód lehetővé teszi, hogy egyszerre több feladatot végezzen, miközben figyelemmel kíséri a folyamatot, és egy kattintással azonnal beugorhat, amikor eljött a cselekvés ideje.
Míg a legtöbb funkció elérhető az ingyenes felhasználók számára, a Google Workspace-nek van némi előnye.
Először is, még az alapszinten is megduplázódik a tárhely, ami korlátlanná válik a magasabb előfizetések és a nagyobb csapatok (több mint öt) számára. Ötnél kisebb csapatlétszám esetén az egyes felhasználókhoz rendelt tárhely akár 1 TB-ig is megnőhet, ami lényegesen több, mint az ingyenes verzióban található (15 GB).
Ezenkívül egyetlen kattintással megoszthat egy dokumentumot egy teljes szervezettel, és kereshetővé teheti azt.
A Google Workspace Docs másik egyedülálló funkciója az automatikus összegzés. Bár ez mindig lehetséges manuálisan, az automatizálás megkönnyíti az opcionális szerkesztést, ha szükséges.
Ami a biztonságot illeti, a Google azt tervezi, hogy a Dokumentumokat, a Diákat és a Táblázatokat ugyanazzal a rosszindulatú programokkal és adathalászattal kapcsolatos védelemmel fedi le, mint a Gmailben.
Ez biztosítja, hogy értesítést kapjon minden olyan hivatkozásról vagy kísérletről, amely veszélyeztetheti személyes vagy vállalati biztonságát.
Google Naptár
Úgy tűnik, hogy a naptárt használják a legkevésbé. Mindazonáltal tökéletes ütemezést tesz lehetővé, biztosítva, hogy ne legyen átfedés senki elfoglalt helyével.
A legjobb használati eset Google Naptár mindenki naptárát egyesíti a várható elérhetőség megtekintéséhez. Emellett létrehozhat és megoszthat naptárakat, amelyek konkrét eseményeket jeleznek, amelyeket a fogadók egyesíthetnek a sajátjukkal.
Ezenkívül a Naptárban beállított összes értekezlet mindenhol szinkronizálva lesz, elkerülve az esetleges ütközéseket.
Google Jamboard
Google Jamboardok azok a digitális táblák, amelyek segítik az innovációkat ösztönző ötletek megszületését. Megosztott térként működnek, ahol rajzolhat, törölhet, képeket adhat hozzá stb.
A Jamboard készítője másokat is engedélyezhet nézőnek (lejárati dátummal vagy anélkül) vagy szerkesztőnek.
A Jamboard tartalma fizikai, digitális táblára is tolható, amelyet külön vásárolhat meg a Google-tól.
A Jamboardban azonban minden, amiről eddig beszéltünk, minden Google-fiókkal rendelkező felhasználó számára elérhető. A megkülönböztető tényező ismét a Workspace-felhasználók javára az egy kattintással történő megosztás az intézménynek.
Google Cloud Search
Google Cloud Search a Google Workspace felhasználói számára elérhető exkluzív funkció. Ez az eszköz a Google keresés erejét hozza el vállalkozásába.
Leegyszerűsítve, itt kereshet azonnal a teljes üzleti dokumentumtárban (például Dokumentumok, Diák, Táblázatok stb.).
A legjobb rész pedig a hozzáférés-vezérelt dokumentumfelderítés. Ez azt jelenti, hogy alkalmazottai csak azokat a dokumentumokat látják, amelyekhez hozzáférést kaptak a felhőalapú keresésben.
Az önálló használat mellett a felhőalapú keresés szorosan integrálva van az olyan Google Workspace-alkalmazásokba, mint a Gmail, a Dokumentumok, a Drive stb.
Mások
Mivel ez a rész a munkahelyi együttműködésre irányul, a többi Workspace-alkalmazást ebben a részben klubba rendeztük.
Google Széf
Google Széf segít megőrizni a felhasználóspecifikus adatokat az összes Workspace-alkalmazáshoz, így nem veszítheti el a hozzáférést semmihez, ha a felhasználó elhagyja a szervezetet.
A Széf segítségével tárolhatja a Gmail-üzeneteket, a Drive-fájlokat, a csevegési üzeneteket (bekapcsolt előzmények mellett), a Google Meet-felvételeket és a kapcsolódó fájlokat, a Webhelyeket, a Workspace Google Voice-adatait stb.
A Vault azonban csak az Ön által megadott adatokat őrzi meg. Ezenkívül a törölt felhasználókkal kapcsolatos adatok nem lesznek elérhetők a Széfben. Ebben az esetben a Google a felhasználók felfüggesztését írja elő a törlés helyett.
A Vault szerepköralapú adathozzáférést is kínál.
Végeredményben a Vault az összes alkalmazott minden tevékenységét egyetlen helyen naplózza, amelyet jogi vagy egyéb célokra exportálhat.
Google Webhelyek
Bár a WordPress a webhelyek létrehozásának legegyszerűbb módja, Google Webhelyek ez a legjobb lehetőség, hogy még gyorsabban megtörténjen.
És bár ezt felhasználhatja egy alapvető üzleti webhelyhez, akkor ragyog, ha egy adott projektet szeretne bemutatni, vagy rendezvénywebhelyet szeretne létrehozni.
Ez az egész csak húzással történik kódolás nélkül.
A webhelyek támogatják az egyéni domain használatát is, hogy a webhelynek saját identitást adjon. Alternatív megoldásként ingyenesen közzéteheti a Google által biztosított általános webcímmel.
Az eszközzel létrehozott bármely webes projektben is együttműködhet. Végezetül, a Webhelyeken keresztül tervezett összes webhely minden eszközön és felbontásban reszponzív.
Végpont
Az Endpoint segít az alkalmazottak eszközeinek kezelésében arra az esetre, ha azokat ellopnák, hogy megőrizze az érzékeny vállalati adatokat.
Ezzel erős jelszavakat kényszeríthet ki, és súlyos esetekben választhatja az eszköz- vagy fióktörlést. A végpont egy többplatformos eszköz, amely megvédi üzleti adatait Windows, Mac, Linux, Android, iOS és ChromeOS rendszeren.
Ezenkívül ezt felhasználhatja bizonyos üzleti alkalmazások elérhetővé tételére a Google Playen vagy az Apple App Store-on keresztül.
App Script
Az App Script a Google alacsony kódszámú alkalmazásplatformja, amellyel a Workspace funkcióit HTML, CSS és JavaScript segítségével bővítheti.
A cél egyszerű: automatizálja a legegyszerűbb rutinfeladatokat, hogy segítsen a fontosra összpontosítani.
Ez előre telepítve van Workspace API-kkal, és natív integrációval rendelkezik több mint 100 Google-szolgáltatással.
Google Work Insights
Ezzel a módszerrel felmérheti a Google Workspace alkalmazását vállalata számára.
Megtekintheti az egyes Google-alkalmazások használatát, és összehasonlíthatja azt a régi alkalmazásokkal. Az Insights úgy is konfigurálható, hogy az adatokat csapat- vagy csoportszinten vagy a teljes szervezetre vonatkozóan mutassa meg.
Ez azonban nem korlátozódik az örökbefogadásra. Ehelyett megtekintheti a Workspace-alkalmazások együttműködési adatait is. Ez a dokumentummegosztással, közös szerkesztéssel, értekezletekkel stb. kapcsolatos adatokat jelenít meg, jelezve, hogy ezek az eszközök milyen valós idejű hatást gyakorolnak a munkakultúrára.
Ennek ellenére az adatok nem akadályozzák az alkalmazottak alapvető magánéletét, mivel ezeket egy tíz vagy több fős csapat összesítéseként gyűjtik. Bár az adminisztrátorok növelhetik ezt a korlátot a nagyobb szervezetek számára.
Végül az adminisztrátorok exportálhatják a jelentéseket további elemzésekhez és vezetői döntésekhez.
Következtetés
Tehát ez néhány olyan módszer, amellyel a Google Workspace segíthet az együttműködésben és a hatékony munkavégzésben.
De ez még nem minden. Hozzáférhet a Google Workspace Marketplace-hez is, hogy tovább növelje a teljesítményt.
PS: Ezekkel az eszközökkel a Google Workspace-t más szintre hangolhatja. Ezenkívül tekintse meg ezt a Google Workspace egyéni útmutatót, hogy megtudja, hogyan alakíthatja át vállalkozását egyéni vállalkozóként.