Az olvasás kognitív energiát igényel, és a Microsoft Outlook naptár sem kivétel. Ha azonban színkóddal látja el naptári eseményeit, egy pillantással könnyebben megkülönböztetheti őket egymástól, és időt és energiát takaríthat meg.
A naptárak nélkülözhetetlen memóriasegítők, de az olvasásuk megterhelő lehet. Ha színeket ad az eseményekhez, könnyebben kiválaszthatja a kapcsolódó naptárelemeket, és megértheti, mik azok, anélkül, hogy minden szót el kellene olvasnia.
Alapértelmezés szerint az összes Outlook esemény azonos színű.
A kategóriák segítségével azonban megcímkézheti az eseményeket, és megjelenítheti az azonos kategóriába tartozókat azonos színnel.
Ekkor az egyes bejegyzések címének elolvasása nélkül is azonnal tudni fogja, hogy melyik esemény melyik kategóriába tartozik.
Korábban már foglalkoztunk az Outlook kategóriáinak használatával, de itt egy rövid összefoglaló. Alapvetően olyan címkék vagy címkék, amelyeket e-mailekre, feladatokra és eseményekre alkalmazhat. Minden kategóriának van neve és színe, így az adott kategória alapján rendezheti, szűrheti vagy kereshet elemeket az Outlookban.
Ha egy naptári eseményre kattint az Outlook alkalmazásban, a „Kategorizálás” lehetőség látható lesz a szalag „Találkozó/Találkozó” részében. Kattintson a „Kategorizálás” gombra az Ön által létrehozott kategóriák egyikének kiválasztásához.
Ha meglévő kategóriát szeretne hozzáadni vagy szerkeszteni, kattintson az „Összes kategória” elemre.
Az alábbi képen láthatja a naptárunkhoz beállított kategóriákat, beleértve a billentyűparancsokat is.
Kategória alkalmazásához válasszon ki egy naptári eseményt. Ezután kattintson a „Kategorizálás” elemre, és válasszon egy kategóriát, vagy használja a billentyűparancsot az alkalmazásához.
Ez időigényes lehet, ha sok naptári eseménye van, de szerencsére van egy parancsikon. Az Outlook lehetővé teszi, hogy több eseményt jelöljön ki, és mindegyikhez egyszerre alkalmazzon egy kategóriát.
Ehhez nyomja meg a Ctrl (vagy Mac gépen a Cmd) billentyűt, majd válassza ki az összes eseményt, amelyre egy adott kategóriát alkalmazni szeretne. Ezután a fentiekhez hasonlóan kattintson a „Kategorizálás” elemre, és válasszon egy kategóriát, vagy használja a billentyűparancsot, hogy alkalmazza azt a kiválasztott eseményekre.
Miután minden eseményéhez hozzáadott kategóriákat, a naptár sokkal könnyebben olvasható lesz.
Bónuszként, ha az e-maileket és a feladatokat is kategorizálja, a színek szinkronizálódnak az eseményekkel, így még gyorsabban megtalálhatja a releváns elemeket. Ez tökéletes, ha készülni kell a következő találkozóra!