Mit der Erfindung der Schrift entstand auch die Idee der Unterschrift. Ihr Zweck war und ist die Identifizierung des Urhebers und möglicherweise die Angabe einer Absenderadresse. Diese Gepflogenheit übertrug sich auf die elektronische Kommunikation, wobei E-Mail-Signaturen heute mehr aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit verwendet werden. Dennoch haben sie im Laufe der Zeit eine echte Funktion entwickelt. Eine E-Mail-Signatur kann zusätzliche Angaben wie Berufsbezeichnung, Telefonnummer, Links zu sozialen Medienprofilen und sogar eine persönliche Webseite enthalten. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Signatur auf Ihrem iPhone, Android-Telefon, Windows-PC und macOS einrichten.
Google Mail
Google Mail ist der populärste E-Mail-Dienst, dessen Signatureinstellungen etwas versteckt sind. Falls Sie bereits eine Signatur für Ihr Webkonto angelegt haben, müssen Sie eventuell eine separate Signatur für Ihre Android- oder iOS-Apps einrichten. Hier wird erläutert, wie Sie alle drei Varianten konfigurieren.
Web
Wenn Sie sich in Ihrem Google Mail-Konto anmelden, gelangen Sie in Ihren Posteingang. Suchen Sie dort rechts oben nach einem Zahnradsymbol. Klicken Sie darauf und wählen Sie im Dropdown-Menü den Eintrag „Einstellungen“ aus.
Gehen Sie nun zum Reiter „Allgemein“. Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt „Signatur“ finden. Hier können Sie auswählen, ob Sie keine Signatur verwenden möchten oder eine nach Ihren Wünschen festlegen. Google Mail ermöglicht es, Links in Ihre Signatur einzufügen und unterstützt Rich Text, was bedeutet, dass Sie verschiedene Farben und Textstile verwenden können. Es wird jedoch dringend empfohlen, sich auf eine Schriftart und eine Farbe zu beschränken.
Gmail für Android
Um eine E-Mail-Signatur in der Google Mail-App für Android zu erstellen, sind die Schritte ähnlich wie im Web. Öffnen Sie die Google Mail-App auf Ihrem Android-Smartphone. Tippen Sie auf das Hamburger-Symbol, um die Navigationsleiste zu öffnen. Scrollen Sie hier nach ganz unten und wählen Sie „Einstellungen“ aus.
Tippen Sie auf Ihre E-Mail-Adresse, um zu einem Menü für weitere Konfigurationen zu gelangen.
Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten, bis Sie „Signatur“ sehen. Beachten Sie, dass diese Signatur nur Text enthalten darf; das Hinzufügen von Hyperlinks oder Bildern ist nicht möglich.
Gmail für iOS
Die Konfiguration einer E-Mail-Signatur in der iOS-Gmail-App ist fast identisch mit der Android-App. Tippen Sie auf das Hamburger-Symbol in der oberen linken Ecke.
Scrollen Sie ganz nach unten zu „Einstellungen“ und tippen Sie darauf.
In diesem Fenster tippen Sie auf Ihre E-Mail-Adresse.
Wählen Sie „Signatureinstellungen“. Fügen Sie hier Ihre gewünschte Signatur hinzu, speichern Sie diese, und schon ist sie einsatzbereit. Auch hier ist es nicht möglich, Hyperlinks oder Bilder zu integrieren. Wenn Ihnen diese Funktionen wichtig sind, sollten Sie einen anderen E-Mail-Client in Betracht ziehen.
MAIL FÜR WINDOWS
Mail für Windows ist der Standard-E-Mail-Client von Windows 8 und neueren Versionen. Trotz seines minimalistischen und scheinbar einfachen Designs ist es eine leistungsstarke und vielseitige App. Um Ihre Signaturen einzurichten, öffnen Sie die Mail-App und suchen Sie im unteren Teil des linken Menüs nach einem Einstellungssymbol (ein Zahnrad). Klicken Sie darauf.
Auf der rechten Bildschirmseite öffnet sich ein Einstellungsfeld. Klicken Sie dort auf „Signatur“.
Nun wählen Sie das Konto aus, dem Sie eine Signatur zuweisen möchten (oder auch mehrere Konten, wenn Sie wünschen). Sie können hier Hyperlinks in Ihre Signaturen einfügen, aber das Hinzufügen von Bildern oder das Auswählen von Schriftarten ist nicht möglich.
MICROSOFT OUTLOOK
Outlook gilt als ein E-Mail-Client, der die Standards in dieser Kategorie definiert. Es ist die Plattform schlechthin für professionelle Kommunikation. Die Signatur in MS Outlook kann sehr detailliert gestaltet sein. Es gibt kaum Grenzen für das, was Sie auf dieser Plattform tun können, obwohl auch hier Vorsicht bei der Verwendung von zu vielen Farben oder verschiedenen Schriftarten geboten ist.
Um eine E-Mail-Signatur in Outlook zu erstellen, gehen Sie zu Datei > Optionen.
Dadurch wird das Optionsfenster für Outlook geöffnet, in dem Sie alle möglichen Einstellungen von MS Outlook ändern und eine Signatur hinzufügen können.
Wechseln Sie in diesem Fenster zum Reiter „E-Mail“ und klicken Sie im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ auf die Schaltfläche „Signaturen“.
Erstellen Sie nun Ihre Signatur. Sie können für jedes Konto, das Sie zu Outlook hinzugefügt haben, eine individuelle Signatur einrichten.
Hier haben Sie die Freiheit, jeden Text in jeder Schriftart und Farbe hinzuzufügen; Sie können Ihre Signatur mit Bildern oder sogar bestimmten Widgets ergänzen. Dies unterscheidet sich von anderen Apps und Clients.
Alternativ können Sie dasselbe Menü aufrufen, indem Sie in MS Outlook eine „Neue E-Mail“ erstellen, im Dropdown-Menü „Signatur“ auswählen und dann auf „Signaturen“ klicken.
Nachdem Sie Ihre Signatur erstellt haben, sollten Sie sicherstellen, dass eine Standardsignatur für verschiedene Arten von Nachrichten ausgewählt ist, da sie sonst Ihren E-Mails nicht hinzugefügt wird. Konfigurieren Sie eine Signatur für „Neue Nachrichten“ und eine separate für „Antworten/Weiterleitungen“ (falls gewünscht).
MOZILLA THUNDERBIRD
Mozilla Thunderbird ist ein leistungsfähiger Open-Source-E-Mail-Client. Aufgrund seiner Community-Ausrichtung gibt es einige wenige Unzulänglichkeiten, die noch behoben werden müssen (z.B. die mangelnde Berücksichtigung der Ordnerstruktur eines Kunden). Nutzer, die diese Plattform bevorzugen, können sie jedoch durch einige Anpassungen optimal nutzen. Eine dieser Anpassungen ist die Einrichtung einer E-Mail-Signatur in Thunderbird.
Der Prozess ist recht einfach. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“. Falls Sie keine Menüleiste sehen, drücken Sie die „Alt“-Taste, um sie anzuzeigen.
Wählen Sie unter „Extras“ die „Konten-Einstellungen“ und wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse aus. Sie gelangen automatisch zu einem Bildschirm, in dem Sie Ihre Signaturen hinzufügen können. Ähnlich wie in Outlook können Sie hier nahezu alles hinzufügen. Allerdings müssen Sie es entweder an einer anderen Stelle verfassen und dann kopieren und einfügen. Wenn Sie ein wenig HTML-Kenntnisse haben, können Sie HTML-Tags verwenden, um das Aussehen Ihrer Signatur anzupassen. Alternativ können Sie auch ein fertiges HTML-Dokument importieren.
MAIL FÜR iOS
Die native Mail-App von iOS ist sehr leistungsstark, vergleichbar mit der MacOS-Version und deutlich besser als alle webbasierten Lösungen für diese Plattform. Um eine E-Mail-Signatur in Mail für iOS zu konfigurieren, öffnen Sie die App „Einstellungen“ und tippen Sie auf „Mail“.
Scrollen Sie zum Ende der Seite, um den Bereich zum Ändern oder Aktualisieren Ihrer Standardsignatur zu finden. Beachten Sie, dass auch hier keine Hyperlinks unterstützt werden.
MAIL FÜR MacOS
Die Standard-Mail-App von MacOS ist ein leistungsstarker E-Mail-Client. Sie ist zwar nicht so vielseitig wie MS Outlook, bietet aber dennoch einiges. Die Signatur der Standard-Mail für macOS ist, ähnlich wie bei Ms Outlook, sehr anpassbar.
Um eine E-Mail-Signatur in der Mail-App zu konfigurieren, gehen Sie zu den Einstellungen. Wählen Sie im Fenster „Einstellungen“ den Reiter „Signaturen“ aus. Klicken Sie auf das Pluszeichen und erstellen Sie im rechten Bereich eine Signatur. Sie können Ihre Signatur benennen, um sie von anderen Signaturen, die Sie möglicherweise hinzufügen, zu unterscheiden.
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