Miért veszítsen időt és pénzt a dokumentumok nyomtatásával, szkennelésével és faxolásával, ha csak digitális aláírást használhat?
Mivel a munka jellege távolabbi, mint valaha, a digitális aláírás a határokon átnyúló üzleti tevékenységet folytató vállalatok legfontosabb előmozdítójává vált. Mivel biztonságos és jogilag kötelező erejű, a digitális aláírások lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy gyorsan és virtuálisan írjanak alá új szerződéseket.
Az e-aláírás előtt a vállalkozások világszerte rengeteg időt és pénzt költöttek papírmunkával. De nem ez az egyetlen probléma a fizikai dokumentumokkal: a biztonság sem hiányzik belőlük. Könnyen elveszhetnek, megsérülhetnek, meghamisíthatók vagy megváltoztathatók.
Ráadásul üzleti igényeink a digitális korszakban folyamatosan változnak. A papírmunka felváltása hatékony és egyszerűsített digitális megoldásokkal tűnik az egyetlen továbblépési útnak.
Tartalomjegyzék
Mik azok az e-aláírások?
Az e-aláírás a kézzel írott aláírások digitális alternatívája. Bár a mai rohanó világban az e-aláírások egyik legnagyobb előnye az időmegtakarítás, nem ez az egyetlen.
Kényelmesek, biztonságosak és jogilag kötelező érvényűek. Valójában nagyobb biztonságot nyújtanak, mint a hagyományos aláírások, ezáltal minimalizálják a kockázatot és védik az egyéni és üzleti érdekeket.
Hogyan működnek a digitális aláírások
Amikor egy dokumentumot digitális aláírási megoldás szolgáltatóval ír alá, akkor a PKI (nyilvános kulcsú infrastruktúra) protokoll alapján matematikai algoritmust használnak két kulcs létrehozásához: privát és nyilvános.
Ha gépeléssel vagy rajzolással ír alá egy dokumentumot, a digitális aláírás az Ön privát kulcsával jön létre. Hogyan jön létre a privát kulcs?
A matematikai algoritmus működésbe lép, felveszi az adatokat, és létrehoz egy hash-t. Titkosítja ezeket az adatokat, és az eredményül kapott termék az Ön privát kulcsa, amely alapvetően az Ön e-aláírása.
Amikor a címzett megkapja a dokumentumot, megkapja a nyilvános kulcsának másolatát. De hogyan ellenőrizhetik, hogy az aláírás a tiéd vagy érvényes-e? A nyilvános kulcs segít nekik a hash-értékek egyeztetésében és az adatok visszafejtésében, hogy ellenőrizzék az e-aláírás hitelességét. Ha az értékek nem egyeznek, az azt jelenti, hogy az e-aláírás érvénytelen.
A digitális aláírásokat elektronikus tanúsítványok is alátámasztják, amelyek olyan személyes adatokat tartalmaznak, mint a név, e-mail cím és tartózkodási hely, amellyel ellenőrizhető és visszaigazolható, hogy az e-aláírás valóban az Öné.
Hogyan kompatibilisek a digitális aláírások jogilag?
Az eSignature megoldásszolgáltatók a PKI protokollt és az adattitkosítást használják az adatvédelem érdekében. A jogi előírásoknak való megfelelés érdekében gondoskodnak arról, hogy megfeleljenek az elektronikus aláírásra vonatkozó törvényeknek, amelyeket a Global and National Commerce Act elektronikus aláírásai határoznak meg.
Ezen túlmenően számos iparági szabványt betartanak, például az Általános Adatvédelmi Szabályzatot (GDPR), az Információbiztonsági Nemzetközi Szabványt (ISO 27001) és az AICPE szerinti rendszer- és szervezetfelügyeletet (SOC).
Ezek a szabályok és előírások lehetővé teszik, hogy a digitális aláírások jogilag kötelező erejűek legyenek. Felhívjuk azonban figyelmét, hogy a szabályozási követelmények országonként eltérőek.
Az e-aláírások használati esetei
A digitális aláírások több rétegű titkosítási technológiát használnak, hogy minimális adatvesztést biztosítsanak, és kiküszöböljék a dokumentumok elvesztésének, manipulációjának vagy hamisításának esélyét. Ezeket az előnyöket szem előtt tartva, íme néhány olyan alkalmazási eset a csapatok számára, ahol az e-aláírások segítenek növelni a termelékenységet:
TeamsUsesHR Belépés, teljesítményértékelések, NDA-k stb. Értékesítés és
MarketingAdóűrlapok, adásvételi szerződések, vállalkozói/meghatalmazási megállapodások stb. Jogi NDA-k, szerződések, megfelelés, lemondások stb.Számvitel Adóűrlapok, adásvételi szerződések, vállalkozói/meghatalmazási szerződések stb. IT-számlák, költségjelentések, szabályzatkezelési jóváhagyások stb. .Finanszírozási szerződések, ajánlatok, megrendelések, árajánlatok, különleges ajánlatok, kiadási űrlapok és PR aláírások stb. Beszerzés Eszközátadás, jóváhagyási aláírások, rendszerváltoztatási kérelmek stb.
Míg a digitális aláírás minden iparágban és vállalkozásban működik, bármilyen méretű és típusú, vessünk egy rövid pillantást az e-aláírások iparági felhasználási eseteire:
- Biztosítás
- Ingatlan
- Gyártás
- Egészségügy
- Felsőoktatás
- Nonprofit
- Kiskereskedelem
- IT/technológia
- Hirdető
- kormányhivatalok
A fenti iparágak mindegyike kihasználhatja az e-aláírás előnyeit, hogy segítse őket a bevezetésben, az alkalmazottak és szabályzatok kezelésében, az ellátási lánc elosztásában, a számlák, árajánlatok, ajánlatok, NDA-k és szerződések megkötésében.
Digitális aláírások a PandaDoc segítségével
Mivel számos eAláírás-szolgáltató van a piacon, hogyan válasszon egyet? Különösen akkor, ha nem jogilag megfelelő szolgáltatót választ, jogi problémáknak teheti ki magát és vállalkozását.
Tekintsük a PandaDoc-ot, az egyik legjobb digitális aláírás-szolgáltatót, amelyben több mint 50 000 felhasználó bízik meg. Az AICPE SOC-, GDPR- és PKI-megfelelőségének köszönhetően az aláírások biztonságosak és jogilag kötelező érvényűek.
Ráadásul a többi alapvető eszköztől eltérően fejlett funkcióival a digitális aláírástól a szerződés-életciklus-kezelésig (CLM) segíthet a dokumentumkezelés minden folyamatában.
A mindent az egyben dokumentumautomatizáló szoftverrel időt és költséget takaríthat meg, miközben tartalmas kapcsolatokat épít ki ügyfeleivel.
PandaDoc: Alapvető funkciók
Az intuitív kezelőfelület, a kiváló ügyfélszolgálat és az integrációk széles skálája mellett a PandaDoc a következő okokból ismert:
Korlátlan számú ingyenes aláírást kínál
A PandaDoc lehetővé teszi dokumentumai e-aláírását útközben! Néhány kattintással lezárhatja a fontos ügyleteket, miközben gondoskodik az adatok biztonságáról. Rendelkeznek egy mobilalkalmazással is, amely lehetővé teszi, hogy a szerződés életciklus-kezelési folyamatának tetején maradjon.
A PandaDoc azonban azt állítja, hogy az egyetlen eSigning platform, amely lehetővé teszi korlátlan számú dokumentum feltöltését és aláírását az ingyenes csomagjukon!
Előnyben részesíti az adatvédelmet és biztosítja a jogi megfelelést
A PandaDoc UETA, ESIGN és HIPAA-kompatibilis. Ez azt jelenti, hogy nem csak a PandaDoc által aláírt dokumentumok felelnek meg az Ön országában érvényesíthető jogi követelményeknek. De emellett védik a magánélethez való személyes jogát is.
Ráadásul a PandaDoc rendelkezik AICPA SOC 2 Type II tanúsítvánnyal. Ez megfelel az American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) szolgáltatási kritériumainak. Miért fontos ez?
Amikor a vállalatok sok bizalmas információval foglalkoznak, amelyek érzékenyek vagy személyazonosításra alkalmasak, meg kell felelniük bizonyos kritériumoknak ahhoz, hogy megőrizzék ügyfeleik adatainak titkosságát, integritását és biztonságát.
Van azonban több is!
Speciális biztonságot garantál
Amikor aláír egy dokumentumot a PandaDoc programmal, az elektronikus tanúsítványt ad a dokumentum hitelességének ellenőrzésére. Az elektronikus tanúsítvány segít elérni a címzett nevét, aláírását, ellenőrzött e-mail címét, valamint IP-címét. Ezenkívül az aláírt dokumentum dátum- és időbélyegzője is lesz.
A PDF-ek esetében a PandaDoc magasabb szintű biztonságot biztosít azáltal, hogy privát titkosítási kulcsot biztosít a dokumentum hitelességének ellenőrzésére.
Támogatja a különböző fájltípusokat
Ha minden aláírandó fájltípushoz más platformot kellene választania, sok időt veszítene. Azt is, semmiért!
A PandaDoc segítségével PDF-eket, JPG-ket vagy DOCX-eket írhat alá, és egyetlen, egységes munkafolyamattá alakíthatja őket. A PandaDoc a következő tartalomtípusokat támogatja: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG és PNG.
Segít az e-aláírás automatikus nyomon követésében
A PandaDoc az adatbiztonságot helyezi előtérbe, ezért van automatizált eAláírás-követő funkciójuk. Minden aláírt dokumentumhoz tartozik egy beágyazott ellenőrzési nyomvonal, amely segít megtudni, hogy ki és mikor tekintett meg, ért hozzá vagy írt alá egy dokumentumot.
Ez különösen akkor hasznos, ha több dokumentum-aláírást kezel egyszerre. Az automatizált nyomkövetési funkció segítségével kézben tarthatja az irányítást, és 360 fokos képet kaphat mindenről, ami történik.
A PandaDoc verzióelőzmény funkciójával válthat dokumentumai különböző verziói között. Mindig tudni fogja, hogy ki és hol változtatott.
A PandaDoc legfontosabb tulajdonságai
A dokumentumok munkafolyamatainak egyszerűsítésére, a zárási idő csökkentésére és a megtérülés javítására törekvő vállalkozások számára a PandaDoc több, mint egy egyszerű eAláírás platform. Íme, miért:
#1. Aláírás és nyomon követés
- Aláírási sorrend engedélyezése: Ha szerződései vagy ajánlatai több aláírást igényelnek, ez rendkívül hasznos. Kiválaszthatja a címzetteket, hozzárendelheti a szerepeket (feladó, ügyfél, aláíró), elhelyezheti őket a megfelelő sorrendben, és automatizálhatja a teljes terjesztést. A PandaDoc e-mailben értesítést küld, ha valaki aláírásra kerül. És nem kell kézzel figyelmen kívül hagynia a folyamatot.
- Küldjön ki egy aláírási kérelmet: Aláírást szeretne valakitől a cégében vagy egy ügyfelétől? A PandaDoc lehetővé teszi kérések kiküldését, és néhány kattintással automatizálhatja is.
- Dokumentumok nyomon követése: Szeretné tudni, hogy valaki aláírt-e egy dokumentumot vagy sem? Értesítést fog kapni, amikor megteszik. Ezenkívül az ellenőrzési nyomvonal segít nyomon követni, hogy ki nézte meg vagy írta alá a kiküldött dokumentumot.
#2. Automatizált tartalom
- Intelligens tartalom helyőrzők hozzáadása: Az intelligens tartalommal minimalizálhatja a hibákat, és időt takaríthat meg a dokumentumok létrehozása során. Állítson be helyőrző elemeket, hogy emlékeztesse Önt vagy csapatát arra vonatkozóan, hogy mit vegyen fel. És válasszon előre kiválasztott elemeket csapattársainak, amelyeket hozzáadhat adott dokumentumokhoz/ajánlatokhoz.
- A tartalom személyre szabása: Emelje munkafolyamatát a következő szintre a feltételes tartalom választásával. Itt olyan sablonokat hozhat létre, amelyek szabályokkal segítik a feladókat az ügyfelei igényeihez szabott tartalom létrehozásában.
- Szabályok beállítása az adatgyűjtés javítása érdekében: Beállíthat feltételes mezőket is, amelyek segítenek a címzetteknek navigálni a dokumentumban, és könnyen megtalálni, amit keresnek. Ez jelentősen javítja az adatgyűjtés vagy az ügyfelek személyre szabásának minőségét.
#3. Speciális idézetek
- Árajánlatok személyre szabása ügyfelei számára: Az ajánlatkészítő segítségével csapata személyre szabott árajánlatokat készíthet ügyfelei számára anélkül, hogy elveszítené a fontos információkat.
- Konkrét árképzés beállítása: Választhat fix, ismétlődő vagy mennyiség alapú árazási stratégiák közül, mi pedig segítünk az ACH hálózaton keresztül történő kifizetések fogadásában.
- Termékkatalógusok beágyazása: Hozzon létre egy termékkatalógust, és minden alkalommal ágyazza be az árajánlatokba.
- Csoportosítsd a termékeket egy csomagba: Termékcsomagokat is létrehozhatsz az értékesítés egyszerűsítéséhez és azok könnyen megoszthatóvá tételéhez.
A PandaDoc segítségével munkaterületet is létrehozhat a munka csoportok közötti elosztásához, valamint a csapattagok és a hozzájuk tartozó engedélyek kezeléséhez. Ezenkívül megtekintheti a dokumentumok verzióelőzményeit, hogy jobban nyomon követhesse őket, és speciális szűrőkkel kereshet rájuk.
Ezen PandaDoc funkciók mindegyike elérhető az üzleti vagy vállalati csomaggal. Segítenek átalakítani üzleti tevékenységét, és megszüntetni a munkaigényes, archaikus gyakorlatokat.
Árak és tervek
A PandaDoc ingyenes csomaggal rendelkezik, amely lehetővé teszi korlátlan számú dokumentum feltöltését és e-aláírását.
Speciális funkciói, például az intelligens tartalom vagy a fejlett árajánlatkészítő azonban csak a prémium csomag részeként érhetők el. Vessünk egy pillantást a PandaDoc ajánlatok árazási terveire:
- Alapvető szolgáltatások: 19 dollár felhasználónként/hónap, évente számlázva, ami kiváló funkciókat tesz lehetővé, mint például a drag and drop szerkesztő, az ellenőrzési nyomvonal, a 750+ sablon, a 24 órás támogatás
- Üzlet: 49 ₹ felhasználó/hó éves számlázás, amely lehetővé teszi a CRM és Zapier integrációt, jóváhagyási munkafolyamatokat, tartalomkönyvtárat és egyéni márkaépítést
- Vállalati: személyre szabott árképzés megújításokkal, zárolással, korlátlan munkaterületekkel, egyéni szerepkörökkel és hozzáféréssel a QES-hez, az e-aláírások legbiztonságosabb formájához
Az Intelligens tartalom vagy az Advanced Quote Builder fizetős bővítményként használható a tervekhez.
Mennyire egyszerű a PandaDoc használata?
Kezdheti egy 14 napos ingyenes próbaverzióval, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a PandaDoc megfelel-e Önnek és üzleti igényeinek. A regisztráció után a rendszer felkéri, hogy próbálja ki az eSigning szolgáltatásokat, vagy automatizálja munkafolyamatát.
Az első, ahogy a neve is sugallja, fájlok (PNG, JPG, DOCX stb.) feltöltését és aláírását teszi lehetővé. Míg a második a szerződés életciklusának kezelésében, a dokumentumok létrehozásában, a számlák, árajánlatok és még sok más területén segíthet!
Mindent megtalál, amire szüksége van a keze ügyében
A rendkívül könnyen használható felülettel a PandaDoc tovább egyszerűsíti a dolgokat a bal oldali navigációs menüjével. Itt szinte mindent megtalál, amit látnia kell – dokumentumokat, sablonokat, űrlapokat, tartalomtárat, névjegyeket, bővítményeket és jelentéseket.
A dokumentumok alatt nézze meg, hogy mely megújítások jönnek, és mely szerződések járnak le hamarosan, vagy hozzon létre egy új dokumentumot.
Következő a sablongaléria, amely több mint 750 sablont tartalmaz különböző kategóriákban, az űrlapoktól a számlákon át az ajánlatokig. Függetlenül attól, hogy vállalkozása milyen iparágba tartozik, a PandaDoc sablongalériája biztosan tartalmaz konkrét sablonokat, amelyekre építhet.
Űrlapokat is találhat, és kiválaszthatja az Önnek megfelelő típust a hétköznapi, a modern és az egyszerű között! Űrlap létrehozása ugyanolyan egyszerű, mint egy dokumentum létrehozása a PandaDoc fogd és vidd szerkesztőjével, amely lehetővé teszi, hogy gyors és kreatív legyen.
Az űrlapok alatt a tartalomkönyvtárat, a katalógust és a jelentéseket is megtalálja a beérkező levelek, a kiegészítő áruház és a névjegyek mellett. A tartalomkönyvtár tartalomblokkokkal rendelkezik, amelyek segítségével saját sablonokat hozhat létre, és gyors dokumentumkészítést eredményezhet.
Ami a katalógust illeti, itt készíthet termékkatalógust egyszerű lépésekkel. Használhatja a PandaDoc fejlett jelentéskészítő eszközeit is, mint például a verzióelőzmények és az ellenőrzési nyomvonal, hogy naprakészen maradhasson dokumentumaival.
Hibátlan ajánlatokat küldhet percek alatt
A kezdőképernyőn naprakész maradhat tevékenységeivel, valamint a munkaterületén folyó tevékenységekkel! Ha gyors ajánlatot/dokumentumot/szerződést/számlát szeretne küldeni, válasszon egy sablont, szabja testre, adjon hozzá címzettet, és már kész is. Ilyen egyszerű a PandaDoc használata.
Más tartalomblokkokat is hozzáadhat (amint a jobb oldalon látható) a szövegtől a táblázatokon át a multimédiáig. Az alábbiakban a címzetthez tartozó kitölthető mezőket is felvázolhatja. Ha szeretné megérteni, hogyan használhatja a legjobban az előnyére, kérhet egy bemutatót a PandaDoc csapatától.
Következtetés
Mindent az egyben megközelítésével, egyszerű kezelőfelületével és élő csevegési támogatásával a PandaDoc néhány zseniális pontot tesz a maga számára. A fogd és vidd szerkesztő kreatív előnyt jelent, és speciális aláírási parancsokkal és testreszabási eszközökkel párosulva a PandaDoc 28%-kal megnöveli a zárási időt.
Ha még mindig szkeptikus, javasoljuk, hogy próbálja ki az örökké ingyenes eSign funkciót, amely ideális kezdő vállalkozások, kisvállalkozások és magánszemélyek számára. Ha tetszik, amit használ, bármikor igénybe veheti a 14 napos próbaverziót, és átválthat az Önnek megfelelő csomagra.
Ezután felfedezhet néhány legjobb e-aláírási megoldást személyes és üzleti dokumentumokhoz.