A kis és nagy vállalkozások nem működhetnek megállapodások nélkül. A szerződések kölcsönös jogok és kötelezettségek létrehozásával, meghatározásával és szabályozásával megegyeznek a felekkel, amelyek jogilag érvényesíthetők.
A szerződéseket jóval az iparosítás és a kapitalista gazdaság létrejötte előtt alkalmazták. A királyok és birodalmaik korában a megállapodások határozták meg az alku feltételeit, és a feleknek be kellett tartaniuk a feltételeket.
Ahogy teltek az évtizedek, és a világ leküzdhetetlen változásokon ment keresztül, a szerződések alapjai ugyanazok maradtak. A szerződéskezelés a szerződések kezelésének folyamata. Ez magában foglalja a megállapodások kezelését, azok forrásától a választott fél általi végrehajtásig és a szerződés esetleges felmondásáig.
Mivel maguknak a szerződéseknek több oldala is van, a szerződéskezelés különböző szinteket/szakaszokat vezetett be a megállapodás minden aspektusának megjelenítésére. A szerződéskezelés jelentős elemei közé tartozik a teljesítményelemzés a működési és pénzügyi teljesítmény maximalizálása érdekében, miközben azonosítja és mérsékli a szerződéses feltételek be nem tartásából eredő pénzügyi és reputációs kockázatokat.
Tartalomjegyzék
A szerződéskezelés alapjai
A munka és a szerződésben érintett személyek irányításához a csapatnak világosan meg kell értenie a munka elvégzéséhez szükséges munkát, erőforrásokat és időt. Mindezen szempontok világos megértése a szerződéskezelés alapja.
A szerződéskezelés előnyei
- A munka minősége megmarad: A teljes szerződéskezelési folyamat célja az elvégzett munka minőségének megőrzése. Biztosítja, hogy a munka hatékonyan, a megfelelő idő alatt történjen, és az erőforrásokat a legköltséghatékonyabban használják fel. Biztosítja, hogy a vállalat a legjobb ár-érték arányt kapja minden megkötött szerződésből. Ez a pénzügyi és hírnévkockázatok azonosításával és mérséklésével történik.
- Jobb projektellenőrzés: A projektmenedzsment elengedhetetlen a munka irányításához a kezdeményezési szakaszban. Ez biztosítja a munka megfelelő megkezdését.
- Megnövekedett bevétel: Magasabb bevétel keletkezik, ha a szerződéskezelés megvalósul. Ez kétféleképpen történik. Először is, a vállalat versenyképes maradhat a piacon, és több szerződést nyerhet. Másodszor, a vállalat által végzett munka magasabb színvonalú. Jobb minőségű eredményeket produkál, és a vállalkozás felárat számíthat fel.
Szerződéskezelés vs. Szerződés adminisztrációja
A szerződéskezelés hatóköre a teljes életciklust magába foglalja, a létrejöttétől a megszűnéséig. A szerződés-adminisztráció azonban magában foglalja azokat a folyamatokat, amelyek a két fél közötti szerződések kialakításába kerülnek. A szerződés adminisztrációs ciklusa a szerződés megkötésével és aláírásával ér véget. Ugyanakkor a szerződéskezelés az aláírást követően kezdődik és a szerződés megszűnésével ér véget.
A szerződésadminisztrátorok felelősek azért, hogy mindkét fél elégedett legyen a közösen létrejött szerződéssel. Másrészt a szerződésmenedzserek gondoskodnak arról, hogy a megállapodásban szereplő valamennyi fél betartsa az összes feltételt.
A szerződéskezelés szakaszai
Mint korábban említettük, a szerződéskezelés sokkal több, mint a megállapodások aláírása. Ez egy sor olyan műveletet foglal magában, amelyek irányítják és fejlesztik a megállapodás minden csomópontjának kezeléséhez szükséges folyamatokat. Ezt az teszi lehetővé, hogy a szerződésben minden világos és alapos legyen.
Alkotó szakasz
Tudjuk, hogy a tervezés döntő szerepet játszik minden stratégia sikerében. Egy jó menedzser mindig megtervezi a projektjét. A szerződéskezelés létrehozásának szakasza magában foglalja egy rugalmas ütemterv felépítését néhány előre nem látott esetre.
A létrehozási szakasz a szerződéskezelés hosszadalmas és alapos útjának kezdeti lépése. Ebben a szakaszban felméri a vállalat igényeit és erőforrásait. Ez magában foglalja a szerződési stratégia kritikus elemeinek ötletrohamát. Ez minden további lépést helyszín- és hibabiztosan tart, és készen áll az improvizációkra a váratlan helyzetekben. A tervezési szakaszban a következőkre kell ügyelni:
- A kezelendő szerződéstípusok
- A megállapodásokban használt szabványok
- Felelősség minden szakaszért
- A munka optimális elvégzésének követelményei
- Problémák/szűk keresztmetszetek minden lépésnél és az azt követő megoldások
- A szerződéses stratégia megvalósításához szükséges erőforrások
A létrehozási szakasz megalapozza a következő szakaszokat/szinteket.
Együttműködési szakasz
Az együttműködés szakasza a Teremtés után következik, amelyen keresztül létrejött a szerződéskezelő alapítvány. Elsősorban az új és friss szerződések megszabott alapjainak megvalósítását segíti. Ez magában foglalja az új tipikus megállapodások kidolgozását is a mindennapi és a nyüzsgő helyzetekre. Ebben a szakaszban a szerződésmenedzserek szembetűnő kihívása egy olyan egyenlet létrehozása, amely teljesíti a szükségeseket, miközben csökkenti a kockázatokat.
A színpad válik a legkönnyebbé a mindennapi helyzetekben. Minden menedzsernek meg kell találnia a megfelelő szerződéstípust, és bele kell ütnie a vonatkozó információkat, miközben nem vagy csak kis mértékben módosítja a szerződéses dokumentumot. A feladat azonban bonyolultabbá válik, ha bonyolultabb helyzetekről van szó, ilyenkor a semmiből új rekord készül, megszerezve a megfelelőséget, a szabványokat és a jogokat. A kapcsolatfelvétel előtti államot e-aláírás követi a szerződés véglegesítéséhez.
Aláírási szakasz
Az aláírási szakasz a szerződéskezelés következő legfontosabb lépése. Itt próbálja végrehajtani az előző szakaszban eltervezett stratégiáit. Ez az a szakasz is, ahol a szerződéskezelő szoftvert telepíti a szerződéssel kapcsolatos feladatok végrehajtásához. A szoftver a szerződések központi adattárral történő migrálásáról is ismert.
A szerződéskezelő szoftver egy digitális eszköz, amellyel a felhasználók nyomon követhetik és kezelhetik a szerződéseket életciklusuk különböző szakaszaiban. Ez a szoftver lehetővé teszi a vállalkozások számára az értesítések megújítását, a megfelelőség-kezelést, a digitális aláírások rögzítését és a szerződéssablonok kezelését.
A megvalósítási szakasz másik fontos jellemzője a beépítés. Biztosítani kell, hogy minden szerződő fél megértse a szerződés és a szerződésmenedzser vízióját és céljait, és kényelmesen kezelje a használt eszközöket.
A Megvalósítási szakasz befejezését, majd mindkét személy e-aláírását követően jön az átadás-átvételi szakasz, ahol megbizonyosodnak arról, hogy a szerződés hiba- és hibamentes. Minden szerep, felelősség, mérföldkő és cél megerősítést nyer.
Nyomon követési szakasz
Ekkor életre kel a szerződéseiben leírt összes cél. Ezért ez az a szakasz, ahol jobban oda kell figyelnie a megállapodásban rögzített összes feltételre, és rendszeresen ellenőriznie kell azokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden a megfelelő módon történik.
A menedzserek szerepe a szerződéskötési szakaszban az, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy minden rendben és a szerződésben meghatározott feltételek szerint halad. Ők felelősek a problémák azonosításáért és a korai figyelmeztető rendszerek kiépítéséért.
A menedzserek a tervezési szakaszból meríthetnek ihletet ehhez. Megfelelően rendezett listát lehetne készíteni az összes ellenőrizendő és ellenőrizendő szerződéselemről. Nem csak, hogy a szerződés egyetlen részét sem hagyja ellenőrizetlenül, hanem gyors módja annak, hogy az egyeztetett elemek és az elvégzett munka között eltéréseket találjanak.
Megújulási szakasz
A Megújulás szakasza lényegében nem szakasz. A szerződéskötés után azonban érdemes odafigyelni rá. De a Megújulási Szakasz elveit minden helyen alkalmazni kell.
A szerződéskezelés megújítási szakasza elsősorban a szerződés életciklusának egy olyan helyzete, amikor Ön dönti el, hogy folytatja-e a szerződést, vagy felmondja azt. Mivel vannak kötbér- vagy mulasztási záradékok, a megállapodás be nem tartása esetén fontosabbá válik, hogy a szerződés végét proaktívan mérlegelje egyéb szerződéses döntései során.
A megújítás magában foglalja a szerződés teljesítésének értékelését és számos olyan döntést, amelyek szükség esetén a szerződés megújítását és módosítását is magukban foglalják. Az érdekelt feleknek tisztában kell lenniük a felmondási és megújítási dátumokkal, és biztosítaniuk kell, hogy mindkét félnek elegendő ideje legyen az információgyűjtésre, mielőtt a döntések egy újabb szerződésbe zárulnának.
Szerződés utáni szakasz
A szerződéskötés utáni szakasz a szerződés megkötése. Ez a szerződések felmondását követi. Ebben a szakaszban a házvezetés gondoskodik arról, hogy minden helyesen történjen, a végszámlák kiállítása vagy kifizetése, valamint a szerződések archiválása.
Ezenkívül sok szerződésmenedzser hajlamos utólagos vizsgálatot végezni a kapcsolataikon, hogy megismerje a következő szerződések átvételét. Ez a post mortem értékes információkkal és tanulságokkal szolgál, amelyek minden bizonnyal javítják a jövőbeni szerződések eredményeit.
Következtetés
A szerződések csak annyira jók, amennyire jók az őket kezelő személy. Nem számít, milyen jók a feltételek a szerződésekben, a szerződő felek egyike sem visz haza jó üzletet, ha nem foglalkoznak velük megfelelően. Ezért kulcsfontosságú, hogy fegyelmezetten kövesse az irányelveket, hogy a lehető legjobbat hozza ki szerződéseiből.
Azt is megnézheti, hogy hol szerezhet be jogi dokumentumsablonokat a szerződéseihez.