Ein typisches Fenster zum Erstellen von E-Mails umfasst die Felder „An“, „Von“ und „Betreff“. Zusätzlich können zwei weitere Felder erscheinen: „CC“ und „BCC“. Diese beiden Felder sind optional; das heißt, eine E-Mail kann auch ohne das Ausfüllen dieser Felder versendet werden. Oftmals sind sie in der Standardansicht ausgeblendet.
CC und BCC
Sowohl in das „CC“- als auch das „BCC“-Feld können eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingetragen werden. Wird eine E-Mail versendet, erhalten alle Adressen, die in den Feldern „An“, „CC“ und „BCC“ angegeben sind, eine Kopie.
„CC“ steht für „Carbon Copy“, auf Deutsch „Kohlepapier-Kopie“, während „BCC“ für „Blind Carbon Copy“, also „Blindkopie“, steht. Der Begriff „Carbon Copy“ stammt aus der Zeit, als Kohlepapier im Büroalltag üblich war. Kohlepapier ist mit Tinte beschichtet und färbt leicht ab. Es wird zwischen zwei Blätter Papier gelegt, sodass der Text auf dem oberen Blatt gleichzeitig auf das untere Blatt übertragen wird.
Es ist wichtig zu verstehen, dass „CC“ und „BCC“ keine separaten Nachrichten versenden. Es handelt sich um ein und dieselbe Nachricht mit dem gleichen E-Mail-Verlauf, die an alle Empfänger geht.
Der Unterschied zwischen CC und BCC
Die E-Mail-Adressen, die im „CC“-Feld stehen, sind für alle Empfänger der Nachricht sichtbar. Wenn also jemand in einer E-Mail „CC“ gesetzt wurde, können alle Adressaten, die im „An“-Feld stehen, diese sehen.
Die im „BCC“-Feld eingegebenen E-Mail-Adressen sind hingegen für niemanden sichtbar. Sie sind „blind“ bzw. versteckt. Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, aber gleichzeitig eine weitere Person in die Empfängerliste aufnehmen möchten, ohne dass die anderen Empfänger dies erfahren, ist das „BCC“-Feld das Mittel der Wahl.
E-Mail-Etikette: Die Nutzung von CC
Es gibt keine strengen Regeln für die Verwendung von „CC“ und „BCC“. Dennoch sollte man eine gewisse E-Mail-Etikette beachten, um bei der Nutzung dieser Felder keine Konflikte am Arbeitsplatz zu erzeugen.
Das „CC“-Feld sollte genutzt werden, wenn:
- Sie möchten jemanden auf dem Laufenden halten, ohne dass dieser jedoch aktiv antworten muss.
- Sie denken, dass die betreffende Person in Zukunft über die Nachricht Bescheid wissen sollte.
- Ein gemeinsamer Vorgesetzter informiert werden soll.
- Es sich um den direkten Vorgesetzten oder Manager von Ihnen und der anderen Person handelt, wenn Sie in unterschiedlichen Abteilungen tätig sind. Dies ist besonders nützlich, wenn der Vorgesetzte eine Dokumentation der Aufgabenverteilung zwischen den Abteilungen benötigt.
Wann „CC“ nicht verwendet werden sollte:
- Um einen Vorgesetzten unnötig auf dem Laufenden zu halten.
- Um die Nachricht als Beleg für Ihre eigene Arbeit zu nutzen.
- Um einen Streitpunkt zu untermauern.
Kontroverse Verwendung von „CC“:
Sie sollten „CC“ nicht unnötig nutzen und Personen in Nachrichten einbeziehen, die nicht zwingend involviert sein müssen. Sollten Sie jedoch vermuten, dass ein Kollege eine Aufgabe nicht nachverfolgen wird, es sei denn, ein Vorgesetzter ist in der E-Mail, kann es sinnvoll sein, ihn doch in „CC“ zu setzen.
Ebenso ist es gerechtfertigt, „CC“ zu verwenden, wenn ein Manager den Nachweis verlangt, dass Sie arbeiten.
E-Mail-Etikette: Die Nutzung von BCC
Die Verwendung von „BCC“ ist im Grunde genommen eine Art „Zutragen“. Gehen Sie damit daher vorsichtig um. Niemand sieht, wer die Nachricht zusätzlich erhalten hat, wenn Sie Adressen in das „BCC“-Feld einfügen. Betrachten Sie es so, als würden Sie ein Meeting heimlich aufzeichnen oder jemanden heimlich zuhören lassen.
Das „BCC“-Feld sollte sparsam und mit Bedacht eingesetzt werden. Es gibt Situationen, in denen es erforderlich ist, und diese werden sich meist von selbst ergeben. Ansonsten sollten Sie es vermeiden, Personen in „BCC“ zu setzen. Nutzen Sie stattdessen das „CC“-Feld.
Fazit
Das „BCC“-Feld ist verborgen, daher weiß niemand, dass Sie es verwendet haben. Das „CC“-Feld hingegen ist nicht verborgen, und die Verwendung ist offensichtlich. Die Empfänger sehen, ob sie dem „CC“- oder dem „BCC“-Feld hinzugefügt wurden. Stellen Sie sicher, dass Personen, die Sie in „BCC“ setzen, nicht die Option „Allen antworten“ nutzen.