A szerződést nem kell manuálisan aláírni ahhoz, hogy jogilag kötelező érvényű legyen – digitálisan aláírhat egy dokumentumot, és időt, pénzt és fáradságot takaríthat meg a Zoho Sign használatával.
A mai világban, ahol a papírmunka fokozatosan elavulttá válik, érdemes áttérni a digitális aláírásra. A digitális aláírás nemcsak gyorsabb és kényelmesebb, hanem környezetbarát is.
Bár számos digitális aláírási szoftver létezik a piacon, olyan megbízható megoldást kell választania, mint a Zoho Sign, amely jártas és egyben megfizethető.
Tartalomjegyzék
Mi az a digitális aláírás?
A digitális aláírás egy olyan technika, amely ellenőrzi a digitális dokumentum, szoftver vagy üzenet hitelességét és integritását. Titkosítást használ, hogy megvédje a dokumentumot a manipulációtól és a megszemélyesítéstől. A digitális aláírásokat számos országban jogilag kötelező érvényűnek tekintik, beleértve az Egyesült Államokat is.
Miért van szükség digitális aláírásra?
Takarítson meg időt és pénzt
Az aláírások kézi feldolgozása magában foglalja a vázlatkészítést, a nyomtatást, a szkennelést és a többi félnek történő postázást. Akár hetekbe is telhet, mire visszakapják ezeket az aláírásuk után. A digitális aláírással időt és pénzt takaríthat meg azáltal, hogy kiküszöböli ezeket a feladatokat.
Hatékony és biztonságos
A digitális aláírás biztonságos alternatívája a hagyományos papíralapú aláírásoknak. Nem kell kinyomtatnia, beolvasnia vagy elküldenie a fizikai dokumentumokat a többi félnek. Csökkenti a hamisítás kockázatát is.
Megközelíthetőség
Bármilyen távoli és globális dokumentum esetén a digitális aláírás rendkívül kényelmes. Segítségével a felek biztonságosan aláírhatják a dokumentumokat bárhonnan, és ezáltal növelik az üzleti hatékonyságot.
Jobb cégimázs
A papír aláírására való felhasználása környezetre is hatással van. A digitális aláírásokkal ezt csökkentheti, és környezetbarát benyomást kelthet az üzleti világban.
Jogi érvényesség
Sok országban a digitális aláírások jogilag érvényesek, akárcsak a kézzel írt aláírások. Legyen szó szerződésről, megállapodásról, elektronikus tranzakcióról vagy bármely más jogi dokumentumról, a digitális aláírás biztosítja annak hitelességét és integritását, hogy a bíróság jogilag kötelező érvényűnek ismerje el.
Sértetlenség
A digitális aláírás a digitális dokumentumok integritásának megőrzéséhez is hasznos. Titkosító algoritmusokat használ az egyedi hash érték létrehozásához. Ha valaki módosítja a dokumentumot, akkor egy másik hash érték lesz, amely a dokumentum módosításának bizonyítékaként fog működni.
Munkafolyamat automatizálás
A papír alapú aláírásokhoz koordinációra és kézi nyomon követésre van szükség, hogy biztosítsák a dokumentumok pontos aláírását és az adatok titkosságának védelmét. Sőt, a kézi aláírásoknál fennáll a késések, a hibák és az irányelvek megsértése.
A digitális aláírásra való átállás azt jelenti, hogy át kell térni egy szabványos és automatizált munkafolyamatra, amely következetes és hibamentes.
Hogyan segíthet a Zoho Sign a digitális aláírásban
Ha továbbra is a hagyományos toll-papír módszerre támaszkodik az üzleti dokumentumok aláírására, akkor ideje a Zoho Sign-ot választani. Ez a szoftver néhány kattintással megkönnyíti az üzleti dokumentumok biztonságos aláírását és kezelését bármely globális helyről.
Ez a teljes körű digitális aláírási alkalmazás segít kiküszöbölni a dokumentumok kézi aláírásának nehézkes folyamatát. Segítségével jogilag érvényes és hamisíthatatlan dokumentumokhoz juthat, amelyek aláírása után nem módosíthatók. Ezen túlmenően ez a szoftver lehetővé teszi az aláíró személyazonosságának ellenőrzését és a dokumentumok aláírását bárhonnan, a maximális törvényi előírások betartásával.
Nézzük most a Zoho Sign legfontosabb funkcióit.
Könnyű aláírás és küldés
A Zoho Sign egy értelmetlen megközelítést alkalmaz a dokumentumok aláírására és digitális aláírásra való küldésére. Könnyen feltöltheti a dokumentumot, hozzáadhatja a címzetteket, és elküldése előtt űrlapmezőket helyezhet el számukra. Az aláíráshoz meg kell nyitnia az e-mailben küldött linket, szükség esetén be kell írnia az ellenőrző kódot, és alá kell írnia a dokumentumot.
Zökkenőmentes dokumentumkezelés
Ezen a platformon a dokumentumok kezelése is problémamentes. Lehetővé teszi a dokumentum állapotának ellenőrzését, és az alapján további intézkedések megtételét. Ezenkívül a Zoho Sign teljes ellenőrzési nyomvonalhoz használható. A dokumentumon végrehajtott műveletek teljes előzményét és a függőben lévő feladatok nélküli dokumentumok teljesítésének igazolását kínálja.
Újrafelhasználható dokumentumsablonok
A Zoho Sign sablonok funkciója megkíméli Önt attól, hogy a semmiből új szerződéseket hozzon létre minden alkalommal, amikor használni kívánja azokat. Professzionális és vállalati tervfelhasználóként sablonokat hozhat létre adásvételi szerződésekhez, bérleti szerződésekhez és közösségi média szabályzatokhoz, amelyeket gyakran kell használnia.
Az üzleti igényeinek megfelelő sablonok létrehozása után megtekintheti és szerkesztheti ezeket a sablonokat minden egyedi alkalomhoz, megváltoztathatja a tulajdonost, létrehozhat SignForm-ot (csak a szervezeti adminisztrátorok számára érhető el), és törölheti a sablonokat. Ezek a sablonok mindaddig a fiókjában lesznek, amíg manuálisan nem törli őket.
Dokumentumok tömeges küldése
A Zoho Sign lehetővé teszi, hogy egy vagy több dokumentumot egyszerre több címzettnek küldjön a tömeges küldés funkcióval. Csak a Vállalati tervvel érhető el, és akkor hasznos, ha a HR-vezetőknek alá kell írniuk a frissített szabályzatot egy szervezet amm alkalmazottaival.
Nyílt AI integráció támogatása
Ha fizetős Zoho Sign-előfizetéssel rendelkezik egyesült államokbeli adatközpontok használatával és érvényes, felhasználó által generált OpenAI API-kulccsal, használhatja a ChatGPT-t és az OpenAI-integrációt a Zoho AI-asszisztensén, a Zián keresztül. Ezzel az integrációval a dokumentumadatai megosztásra kerülnek az Open AI-vel, és különféle célokra felhasználhatók, például dokumentum-összefoglaló készítésére.
AES és QES
Az összes fizetős csomag és egyesült államokbeli adatközpont felhasználói AES (Advanced Electronic Signature) tanúsítványt kaphatnak aláírásukhoz a dél-afrikai székhelyű TrustFactory-n keresztül. A felhasználóknak regisztrálniuk kell a TrustFactory-nál, és be kell állítaniuk ezt az integrációt a funkció eléréséhez.
A Zoho Sign együttműködik az Uanataca SA-val is, amely egy EU-alapú személyazonosság-ellenőrző szolgáltató. Segítségével a vállalati előfizetéssel rendelkező felhasználók QES-en (minősített elektronikus aláíráson) írhatnak alá dokumentumokat.
Zoho Sign mobilalkalmazások
Ha mindig úton van, telepítheti mobileszközeire a Zoho Sign Android vagy iOS alkalmazásait. Ezek az alkalmazások egyformán hatékonyak a dokumentumok aláírásában, nyomon követésében és küldésében, valamint a sablonok kezelésében.
Zoho Sign API-k
A Zoho Sign API-kat is kínál a digitális aláírás integrálásához bármely alkalmazásba. Nem számít a projekt követelményei, könnyen alkalmazhatja a kódpéldákat a kívánt programozási nyelven.
A rugalmas és méretezhető API-k néhány perc alatt implementálhatók. Az ezen API-k használatával aláírt összes dokumentum 100%-ban elfogadható a bíróságon. A legmagasabb szintű biztonságot az ipari szabványnak megfelelő OAuth 2.0 protokoll biztosítja.
Integráció a legjobb platformokkal
Lehet, hogy üzleti és kommunikációs eszközöket használ szervezete számára. A Zoho Sign integrálható olyan kiemelkedő alkalmazásokkal, mint a Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents és Integromat.
Jelentések generálása
A szervezeti adminisztrátorok hozzáférhetnek a Zoho Sign által generált részletes jelentésekhez a fiókjával aláírt és elküldött összes dokumentumról. Kategóriaszűrők is rendelkezésre állnak a dokumentum típusához, a dokumentum állapotához (befejezett, visszahívott, elutasítva, lejárt), a dokumentum érvényességéhez és a tevékenységelőzményekhez.
Alapértelmezés szerint az elmúlt 30 napról készít jelentéseket; azonban heti és havi rendszerességgel készíthet jelentéseket. A jelentéseket CSV fájlformátumban is letöltheti a helyi rendszerre.
Zoho Sign árképzés
Az egyedülálló felhasználók választhatják a Free Zoho Sign csomagot, amely lehetővé teszi havonta öt dokumentum aláírását. Ha több követelménye van, választhat a normál, a professzionális és a vállalati csomagok közül, 10 USD/felhasználó/hó áron.
14 napos ingyenes próbaverzió áll rendelkezésre a Zoho Sign-on, ahol kipróbálhatja az Enterprise-terv összes funkcióját. Még egy egyszerű és átlátható, használat után fizetendő digitális aláírás API-tervvel is rendelkezik.
Végső szavak
A digitális aláírás nemcsak a távoli dokumentum-aláírás kényelmét kínálja, hanem egy további biztonsági réteget is ad a manipuláció ellen. Ez egy környezetbarát folyamat, amely nem igényel papírmunkát, és nyomon követhető az ellenőrzési nyomvonalak számára.
A Zoho Sign egy megfizethető digitális aláírási alkalmazás, amellyel dokumentumokat hozhat létre, és elküldheti azokat másoknak gyors aláírás céljából. Kis- és nagyvállalatok, valamint személyes felhasználók használhatják ezt a szoftvert jogi dokumentációhoz.
A vállalatok más Zoho-alkalmazásokat is választhatnak, például a Zoho Assist és a Zoho Payroll.