Outlook bietet die Möglichkeit, Regeln für eingehende und ausgehende E-Mails zu erstellen. Diese Regeln sind ein nützliches Werkzeug zur Automatisierung, mit dem Sie Ihre E-Mails effizienter verwalten und organisieren können. Eine weniger bekannte, aber ebenso leistungsfähige Funktion sind die Schnellschritte. Sie dienen ebenfalls der Automatisierung und erleichtern Aufgaben wie das Verschieben oder Kopieren von Nachrichten. Mit einem Schnellschritt können Sie beispielsweise alle neuen E-Mails mit einem einzigen Klick in einen bestimmten Ordner verschieben, etwa einen Ordner „Heute“, und sie so aus Ihrem Posteingang auslagern. Die Einrichtung ist unkompliziert, und Sie können den Schnellschritt beliebig oft verwenden. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert.
Die Organisation des Posteingangs verstehen
Standardmäßig ordnet Outlook E-Mails in zeitliche Abschnitte wie „Heute“, „Gestern“ und „Letzte Woche“. Es kann leicht passieren, dass Sie versehentlich eine E-Mail von „Gestern“ ansehen, während Sie die Nachrichten von „Heute“ durchgehen, da diese Abschnitte keine separaten Orte sind, sondern lediglich relative Zeiteinteilungen in Ihrem Posteingang darstellen. Wir nutzen diese Abschnitte, um alle neuen E-Mails in einen gesonderten Ordner zu verschieben.
Einrichten eines Schnellschritts
Starten Sie Outlook. Klicken Sie im Reiter „Start“ im Bereich „Schnellschritte“ auf „Neu erstellen“.
Es öffnet sich ein neues Fenster zur Konfiguration des Schnellschritts. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. Ohne Namen wird der Schnellschritt nach der gewählten Aktion benannt.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „In Ordner verschieben“. Outlook fordert Sie auf, einen Zielordner auszuwählen oder einen neuen anzulegen. Erstellen Sie nun den Ordner „Heute“. Im Bereich „Optional“ können Sie eine Tastenkombination festlegen, um den Schnellschritt auszulösen. Bestätigen Sie die Einrichtung mit „Fertig stellen“.
Anwenden des Schnellschritts
Gehen Sie zurück zu Outlook und minimieren Sie den Abschnitt „Heute“. Markieren Sie den Abschnitt, sodass er hellblau hervorgehoben wird. Durch das Markieren des minimierten Abschnitts „Heute“ werden automatisch alle darin enthaltenen E-Mails ausgewählt.
Klicken Sie im Bereich „Schnellschritte“ auf den erstellten Schnellschritt oder nutzen Sie die von Ihnen gewählte Tastenkombination.
Alle E-Mails, die Sie heute erhalten haben, werden in den Ordner „Heute“ verschoben. Wenn Sie diese Nachrichten durchsehen, laufen Sie nicht Gefahr, versehentlich ältere E-Mails anzuklicken.
Zusätzliche Schnellschritte
Sie können einen weiteren Schnellschritt erstellen, der den Ordner „Heute“ am Ende des Tages leert, sodass er für den nächsten Tag bereit ist. Sie können eine Abfolge von Schnellschritten definieren, um alle heute eingegangenen E-Mails in den neuen Ordner zu verschieben. Führen Sie den Schnellschritt mehrmals täglich aus, um neue Nachrichten direkt nach Erhalt zu sortieren.
Wichtig: Leeren Sie den Ordner „Heute“ regelmäßig
Dieser Tipp ist nicht hilfreich, wenn Sie den Ordner „Heute“ nicht regelmäßig leeren, da Sie sonst lediglich einen weiteren Ordner mit E-Mails ansammeln.