So verbergen Sie E-Mail-Adressen in einer Outlook-Kontaktgruppe
Wenn Sie eine Nachricht an eine Outlook-Kontaktgruppe (früher als Verteilerliste bekannt) versenden, ist es oft ratsam, die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder vor den anderen Empfängern zu verbergen. Dies ist der einfachste Weg, die Privatsphäre der einzelnen Personen zu gewährleisten.
Was genau ist eine Kontaktgruppe?
In Office 365 (O365), der abonnementbasierten Version von Microsoft Office, haben zwei verschiedene Gruppentypen die traditionellen Verteilerlisten ersetzt:
O365-Gruppen: Diese Gruppen sind für die spontane Zusammenarbeit von Teams konzipiert. Sie bieten ein gemeinsames Postfach, einen Kalender, einen Dateispeicher, einen Planner und ein OneNote-Notizbuch. Diese Gruppen sind ideal für kleinere Projektteams, die Organisation von Proben einer Theatergruppe oder jede andere Situation, in der schnelle und einfache Tools für die Zusammenarbeit erforderlich sind.
Kontaktgruppen: Hierbei handelt es sich um eine Zusammenstellung von E-Mail-Adressen, die einer Gruppe zugewiesen werden. Anstatt jede Adresse einzeln in eine E-Mail einzufügen, können Sie einfach den Gruppennamen verwenden, und alle Mitglieder der Gruppe werden automatisch als Empfänger hinzugefügt. Wenn Ihnen das wie eine Verteilerliste vorkommt, liegen Sie richtig, mit einem wesentlichen Unterschied: Verteilerlisten (und O365-Gruppen) sind standardmäßig im globalen Adressbuch Ihrer Organisation für alle sichtbar. Kontaktgruppen sind hingegen nur für Sie persönlich einsehbar.
Auch wenn Sie kein O365 verwenden und eine eigenständige Version von Office ohne Web-Apps nutzen, stehen Ihnen möglicherweise noch Verteilerlisten zur Verfügung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Namen der Empfänger in einer Kontaktgruppe verbergen können. Die gleichen Schritte funktionieren aber auch für Verteilerlisten.
Warum sollten Sie die Namen in einer Kontaktgruppe verbergen?
Manchmal ist es einfach eine Frage der Höflichkeit. Ihre Kontakte sind vielleicht damit einverstanden, dass Sie sie per E-Mail kontaktieren, aber es ist nicht selbstverständlich, dass sie ihre Kontaktdaten mit allen teilen möchten, an die Sie Massen-E-Mails versenden.
Darüber hinaus gibt es viele datenschutzrechtliche und Compliance-bezogene Gründe, warum es wichtig ist, E-Mail-Adressen zu verbergen. Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, insbesondere mit Finanz- oder Gesundheitsdaten, sind Sie möglicherweise sogar verpflichtet, die Identität der Personen zu schützen.
E-Mail-Adressen können oft leicht mit einer realen Person in Verbindung gebracht werden und werden daher sowohl in den USA (HIPAA) als auch in Europa (DSGVO) als "personenbezogene Daten" betrachtet. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an eine Selbsthilfegruppe senden, ist es ratsam, die Kontaktdaten der Empfänger nicht preiszugeben.
Wie können Sie die Namen in einer Kontaktgruppe ausblenden?
Die gute Nachricht ist, dass es sehr einfach ist, die Namen auszublenden, indem Sie die "BCC"-Option beim Verfassen Ihrer E-Mail nutzen.
BCC steht für "Blind Carbon Copy" (Blindkopie). Sie haben wahrscheinlich schon einmal die Option "CC" (Carbon Copy, Kopie) verwendet, wenn Sie jemanden in eine E-Mail einbeziehen wollten, der nicht der Hauptempfänger ist. BCC funktioniert ähnlich wie CC, aber BCC-Empfänger sehen nur den Namen des Absenders und den Namen der Person, die im "An"-Feld steht.
Personen, die per BCC hinzugefügt werden, können auch nicht sehen, wer in CC ist, und erhalten keine Antworten, wenn jemand auf "Allen antworten" klickt.
Das BCC-Feld ist standardmäßig nicht sichtbar, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, aber es ist einfach zu aktivieren. Öffnen Sie eine neue E-Mail in Outlook und klicken Sie auf "Optionen" > "BCC".
Dadurch wird das BCC-Feld in der neuen E-Mail angezeigt.
Sie müssen diese Einstellung nur einmal vornehmen. In Zukunft wird die BCC-Option in allen E-Mails angezeigt. Wenn Sie das BCC-Feld wieder ausblenden möchten, klicken Sie in einer beliebigen E-Mail auf "Optionen" > "BCC". Das Feld wird dann nicht mehr angezeigt.
Nachdem das Feld nun sichtbar ist, geben Sie Ihren eigenen Namen in das Feld "An" und Ihre Kontaktgruppe in das Feld "BCC" ein.
Alle Mitglieder der Kontaktgruppe erhalten die E-Mail, können aber nur den Absender (Sie) und die Person sehen, die im Feld "An" steht (ebenfalls Sie).
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, empfiehlt es sich, in der E-Mail eine kurze Erklärung hinzuzufügen, dass Sie BCC verwenden, um die Privatsphäre der Empfänger zu schützen. So vermeiden Sie, dass sich weniger technisch versierte Empfänger fragen, warum sie eine E-Mail erhalten, die den Anschein erweckt, als wäre sie von Ihnen an Sie selbst gesendet worden!
