E-Mails sind für viele Menschen ein unverzichtbares Kommunikationsmittel, jedoch können verschiedene Einschränkungen die Nutzung dieses Formats für einige unserer Kontakte erschweren. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails umfassend barrierefrei sind, können Sie die integrierte Funktion zur Überprüfung der Barrierefreiheit in Microsoft Outlook nutzen.
Zugriff auf die Barrierefreiheitsprüfung in Outlook
Die Barrierefreiheitsprüfung in Outlook analysiert Ihre E-Mails auf potenzielle Hürden, die für Menschen mit Behinderungen problematisch sein könnten. Das Werkzeug untersucht Aspekte wie fehlende Alternativtexte bei Bildern – wichtig für Benutzer von Bildschirmleseprogrammen – sowie die Struktur von Tabellen, um sicherzustellen, dass sie mit unterstützenden Technologien navigierbar sind. Es prüft auch Ihre Überschriftenstile zur Vereinfachung der Navigation und stellt generell sicher, dass Ihre E-Mails den bewährten Richtlinien für Barrierefreiheit entsprechen.
Um Ihre E-Mail auf Barrierefreiheitsprobleme zu untersuchen, klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail auf die Registerkarte „Überprüfen“ im Menüband und wählen Sie „Barrierefreiheit prüfen“ aus. Diese Option befindet sich meist am Ende der Leiste. Sollte Ihr E-Mail-Fenster nicht im Vollbildmodus sein, müssen Sie eventuell auf die drei horizontalen Punkte rechts klicken, um die Schaltfläche zu finden. Bei der Verwendung von Outlook auf einem Mac finden Sie die „Barrierefreiheit prüfen“-Funktion unter dem Reiter „Optionen“.
Sobald Sie die Überprüfung gestartet haben, öffnet sich auf der rechten Seite ein neuer Bereich, der Ihnen alle Fehler, Warnungen, Hinweise und Vorschläge bezüglich der Barrierefreiheit Ihrer E-Mail anzeigt. Ein Klick auf den Pfeil neben einem Problem öffnet ein Dropdown-Menü, das Sie zu den konkreten Stellen führt, an denen das Problem auftritt.
Weiter unten in diesem Bereich erhalten Sie detaillierte Informationen zum jeweiligen Problem, warum es wichtig ist, dieses zu beheben, sowie eine schrittweise Anleitung zur Fehlerbehebung. Wenn Sie mehr über die spezifischen Regeln erfahren möchten, die von der Barrierefreiheitsprüfung in Outlook oder anderen Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint verwendet werden, finden Sie weitere Informationen in der offiziellen Microsoft-Dokumentation.
Anforderung barrierefreier E-Mails in Outlook
Mit den Barrierefreiheitseinstellungen von Outlook können Sie aktiv von Ihren Kontakten barrierefreie Inhalte anfordern. Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie sich über einen Webbrowser in der Outlook Web App anmelden. Klicken Sie anschließend oben rechts auf das Zahnrad „Einstellungen“ und wählen Sie „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die Registerkarte „Allgemein“ und dann „Barrierefreiheit“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Absender bitten, barrierefreie Inhalte zu senden“ und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
Im Allgemeinen gilt, dass einfachere Lösungen oft besser für barrierefreie digitale Inhalte sind. Die Barrierefreiheitsprüfung in Outlook bietet Ihnen wertvolle Einblicke, um Ihre E-Mails für ein breiteres Publikum zugänglich zu gestalten und kleinere Probleme zu identifizieren, die für manche Personen erhebliche Schwierigkeiten verursachen könnten.