A vállalkozások és a kereskedelmi szervezetek a munkamegrendeléseket tekintik az igazság forrásának mindenben, ami a pénzügyi költségvetéssel és az elvégzendő munkákkal kapcsolatos.
A dokumentálás minden vállalkozás elválaszthatatlan funkciója, legyen az online vagy offline. Egy vállalkozás életciklusa során számos kereskedelmi dokumentummal találkozhat, például számlákkal, szabványos működési eljárásokkal (SOP), szállítási számlákkal stb.
Az egyik nagy tekintélynek örvendő dokumentum a szervizjegy, amelynek kiállításakor az üzleti gépezet megkezdi a termékek/szolgáltatások kiszállítását, és bevételre tesz szert a megrendelés teljesítésével.
A belső vagy külső üzleti megbízások rendkívül zavaróak lehetnek, ha nincs tapasztalata az ilyen dokumentumok létrehozásában és kezelésében. De ne aggódjon, mivel ez a cikk segít megfelelő ismereteket szerezni erről az üzleti összetevőről. Minden további nélkül olvassa el.
Tartalomjegyzék
Mi az a munkarend?
Amikor megbízást kap egy ügyféltől, az hivatalos kérés a karbantartásra, termékszállításra, szolgáltatásnyújtásra stb. A munkajegyek nélkülözhetetlenek a hivatalos üzleti életben, legyen szó rendkívül összetett feladatról, például erőmű építéséről vagy szépről. egyszerű, mint a számítógépes tartozékok szállítása.
Az ilyen hivatalos dokumentumok iparágonként eltérőek. A bennük lévő szabványos információk azonban az elsődleges szállítmányok, a kezdő dátum, a befejezés dátuma, a jelentéstevő, a végrehajtó és a megrendelő személy.
Az üzleti papírok nyomvonala is munkamegrendeléssel kezdődik. Amikor a feladat előrehalad, és a dokumentum egyik kézből a másikba kerül, formális kommunikációs médiumként működik az érintett felek között.
És végül, amikor a munka elkészült, a könyvelők ezt a dokumentumot használják a kintlévőségek vagy kötelezettségek rendezésére. Ezen túlmenően a külső vagy belső ellenőrök először megbízást kérnek bármely vállalkozás auditálásakor.
További kifejezések, amelyeket az üzletemberek használhatnak munkamegrendelések helyett:
- Szervizjegy
- Munkarend
- Munkajegy
- Állásjegy
A munkarendelés célja
Egy ilyen dokumentum egyetlen célja az összes munkavégzési engedély, a szolgáltató adatai, a költségek és a munkavégzési idő nyilvántartása. A külső ügyfelek, például a fogyasztók és a belső ügyfelek, például az alkalmazottak szolgáltatási jegyet hozhatnak létre.
Ezután a megfelelő csapathoz kerül a papír, attól függően, hogy külső vagy belső megrendelésről van szó. A vállalatok gyakran használnak számítógépes szoftvereket utalványok létrehozására, amelyek sok digitális vagy fizikai asztalon keresztül közlekednek.
Itt egy pillantással áttekintheti a munkarend célkitűzéseinek listáját:
- Ismertesse az áru kiadását, javítását és telepítését/szállítását
- A munkához vagy a karbantartási munkához szükséges erőforrások és felszerelések biztosítása
- Ajánljon fel technikusokat részletes utasításokkal a munkával/feladattal/karbantartással kapcsolatban
- A munka befejezéséhez felhasznált anyagok, munkaerő és erőforrások hivatalos rögzítése
- Kövesse nyomon az egyes engedélyeken végrehajtott összes javítási és karbantartási munkát
- Pénzbeli adatokat tartalmaz, például költségeket, adókat, illetékeket, illetékeket stb.
Munkamegrendelés-kezelési feltételek
Munka jóváhagyója
Egy adminisztrátor vagy valaki a csapatból kezeli a berendezések kezelésével kapcsolatos karbantartási igények hozzárendelését és jóváhagyását. Néha az ügyfélkapcsolatok recepciója és a felelős raktár is elláthatja a jóváhagyó szerepet.
Munkakérő
A kérelmező egy személy vagy egy csapat, aki egy konkrét munka elvégzését követeli. A fogyasztók állásrendeléseket generálnak online vagy személyes vásárlások révén a szolgáltatás- és áruiparban.
Business-to-business forgatókönyvekben a kereskedelmi szintű ügyfelek kérhetnek munkát, vagy akár egy belső csapattól is származhat, például egy ügyfélszolgálati műveleti vezető kéri a munkaállomás javítását.
Tereptechnikusok
A karbantartói munkajegyekben a terepi technikusok olyan mérnökök, malommunkások, javítószemélyzetek stb., akik rendelkeznek a munkamegbízási dokumentumban megjelölt feladat elvégzéséhez szükséges képességekkel.
A munkarendelés összetevői
Egy vállalkozás számos tételt és kapcsolódó adatot rögzíthet a megbízási dokumentumok segítségével. Íme néhány példaelem, amelyeket fel kell vennie.
Kötelező elemek
#1. Az eszköz minden állásjegy elsődleges összetevője.
#2. A munkát igénylő neve is kötelező.
#3. A munkakör egy másik lényeges elem, mivel ez határozza meg a készségeket, az eszközöket és a szabványos működési eljárást (SOP).
#4. A munkát kérőnek ki kell töltenie egy Probléma leírása nevű mezőt is. Segít a technikusoknak vagy a szervizsegítőknek a probléma gyors megértésében.
#5. A gépalkatrészek cseréjét vagy a speciális szerszámokra vonatkozó követelményeket is szerepeltetni kell a dokumentumban.
#6. Minden vállalkozásnak van valamilyen egészségügyi kockázata. A munkarendben meg kell említeni.
#7. A dátumok és időpontok is nagyon fontosak. Lehetséges kezdő dátum, kezdési időpont, befejezési dátum (várható), befejezési időpont (várható), tényleges befejezési dátum/idő stb.
#8. A szervizrendelésnek tartalmaznia kell a kérelmező, a rendeléskezelő, a technikus stb. elérhetőségeit is. Így megadhat mobilszámokat, telefonszámokat, faxazonosítókat, e-mail címeket, webhelyeket, irodai címeket stb.
Önkéntes komponensek
#9. Az állásjegy több aláíró mezőt tartalmazhat az ügyfél, vezető, technikus, könyvelő stb. számára.
#10. A munkaóráknak is jelen kell lenniük a megfelelő számlázáshoz és egyeztetéshez.
#11. Jó, ha egy szolgáltatási megrendelőlapon szerepel a feladatok listája. Lehetővé teszi a munkamegrendelés-kezelő, a segítő és az ügyfél számára, hogy szinkronban maradjanak az elvégzett munkával.
#12. A modern szolgáltatási jegyformátumok külön mezővel is rendelkeznek a megrendelés fontosságára vonatkozóan. Például a prioritási szinttől függően a vezetők megtervezik a szolgáltatási rendeléseket.
#13. Érdemes lehet egy ellenőrzőlistát is mellékelni azokról a szerszámokról, számítógépes alkalmazásokról, alkatrészekről, fogyóeszközökről stb., amelyeket ki kell venni és vissza kell juttatni a leltárba.
#14. Megadhatja a nyílt költségű megrendeléseknél a leszállított munka becsült költségét. Az előre meghatározott árazású általános megrendeléseknél egyes vállalkozások megemlítik a tényleges költséget.
#15. Végül egy rendelési azonosítónak és egy munkakörnek kell lennie, mert ez segít a munkajegy dokumentálásában.
A munkamegbízások típusai
Megelőző karbantartás
Bármely vállalkozás gyártó vagy termelő egysége állásjegyet ad ki a berendezések szervizelésére. Segít elkerülni a gépek meghibásodását és a termelési veszteségeket.
Általános rendeltetésű
A cégek szervizjegyeket adnak ki, ha harmadik félre van szükségük egy egyszeri feladat elvégzéséhez, mint például a nem használt berendezések eltávolítása, vírusirtó telepítése a laptopokra stb.
Gépek ellenőrzése
A vállalatok egyszeri munkamegrendeléseket hagynak jóvá egy harmadik fél szakértő általi ellenőrzésre a berendezések, eszközök vagy eszközök értékelése céljából.
Elektromos
A belső vagy külső ügyfelek tápellátási, világítási és vezetékezési igényeket igényelhetnek ilyen dokumentumokon keresztül.
Vészhelyzet
Az ilyen megbízások többnyire nem tervezettek a balesetek kezelésére. Ilyen utasításokat adhat ki, hogy megóvja a személyzet életét, vagy megóvja a költséges berendezéseket a maradandó károsodásoktól.
Különleges projektek
Néha a gyártóegységet a meglévő gépek cseréje nélkül kell frissítenie. Ezzel a munkajeggyel kifejezetten olyan berendezéseket vagy szoftverfrissítéseket kérhet, amelyek növelik a termelékenységet.
A munkarendelések használatának előnyei
#1. Vállalkozása minden állásjegyet dokumentál a szükséges nyilvántartásokkal. A könyvvizsgáló ügynökség minden alkalommal bekéri ezeket a feljegyzéseket, amikor auditra kerül sor a vállalat teljesítményének érvényesítése érdekében.
#2. Átláthatóbbá teszi vállalkozását azáltal, hogy minden szolgáltatáshoz szolgáltatási jegyeket von be. Az ügyfelek szeretnek olyan ügynökségekkel foglalkozni, akik különös figyelmet fordítanak a munkadokumentációra és az összegyűjtött adatok megosztására.
#3. Gyorsan fizessen a belső vagy külső technikusoknak úgy, hogy megnézi a munkarendelést, és elégedetté teszi őket.
#4. Segítsen a leltározási csapatnak előre beszerezni az összes alkatrészt, hogy a gépek karbantartása ne sújtson szűk keresztmetszeteket.
#5. Elemezze a munkarendelési feljegyzéseket, és tegye meg a megfelelő intézkedéseket a gépek jövőbeni meghibásodásának elkerülése érdekében.
#6. A szolgáltatás- és termékközpontú vállalkozások ésszerűen megbecsülhetik az éves bevételt a kitöltött és számlázott szolgáltatási megrendelési dokumentumok áttekintésével.
#7. Végül a munkamegrendelések több részleg közötti kommunikációs szálként működnek. Így az üzleti egységei kiküszöbölhetik a silóban végzett munka káros hatásait.
Íme néhány platform, ahol kész sablonokat találhat:
Nyomtatható munkarendelés-sablonok: TemplateLab
TemplateLap a hiteles üzleti dokumentumok egyik legmegbízhatóbb forrása. Itt kiváló minőségű sablonokat, űrlapokat és formátumokat is talál a munka-/munkamegrendelésekhez. Tartalma könnyen letölthető.
Egyes versenytársakkal ellentétben nem kell egy csomó információt nyilvánosságra hoznia magáról vagy a vállalatról, hogy letöltési linket kapjon.
Egyszerűen keresse meg a kereskedelmi vagy személyes munkájához kapcsolódó űrlapot, és kattintson a letöltés gombra a fájl letöltéséhez. Ezenkívül könnyedén megnyithatja a sablonfájlokat bármilyen szöveg- és táblázatkezelő alkalmazással, mint például a Microsoft Word, a Microsoft Excel, a Google Docs és a Google Táblázatok.
A webhely számos szolgáltatási jegy példát mutat be, például:
- Példák autójavítási munkákra
- Sablonok karbantartási munkákhoz
- Űrlapok informatikai munkához
- Példák a grafikai tervezés kiszervezési munkáira
Ezenkívül ezek a sablonok kevésbé korlátozott formázást tartalmaznak, így a táblázatokat és oszlopokat a kívánt módon személyre szabhatja.
Ingyenes munkarendelési sablonok: Smartsheet
Smartsheet segíti az állásjegyek integrálását projektmenedzsment rendszerébe. Mivel ez egy szabadalmaztatott projektmenedzsment szoftver szolgáltató, ha ingyenesen letölthető sablonjait használja és a dokumentumot a Smartsheetbe importálja, nem fektet be pénzt, hanem automatizálja a szolgáltatási jegyek fogadásának és megoldásának teljes folyamatát.
Néhány figyelemre méltó sablon, amelyet jól használhat:
- Karbantartó munkajegyek
- Szervizmunka megrendelések
- Állítsa le a munkaszolgálati jegyeket
- Tereprendezési munkajegy
- Minden munkarendelés-követési sablon
A tárolt sablonok kétféle tartalomszolgáltatási módban érhetők el. Először is letöltheti a példafájlt PDF, Excel vagy Word formátumban, és testreszabhatja azt egy olyan asztali alkalmazásban, amely támogatja ezeket a fájltípusokat.
Alternatív megoldásként importálhatja a sablonokat a Smartsheet projekt irányítópultjára. A második módszer rendkívül kényelmes a gyorsan mozgó és összetett környezetekben, ahol a szolgáltatási jegyek jóváhagyóinak és vezetőinek több száz munkamegrendelést kell kezelniük.
Munkarendelési sablonok: Jotform
Ha Ön szabadúszó vagy kisvállalkozás-tulajdonos, akinek olyan nagyvállalati ügyfeleket kell kiszolgálnia, akik hivatalos megbízási dokumentumokat igényelnek, kipróbálhatja a sablonokat Jotform. Több okból is pénzt takaríthat meg, például:
- Professzionális üzlet megrendelése az alkotóktól
- Munkarendelés-kezelő szoftver licencek vásárlása
- Üzleti dokumentum-szakértők kijelölése, akik ilyen állásjegyeket készíthetnek Önnek
Ehelyett csak használja a könnyen testreszabható sablonokat, és importálja azokat a Jotform szabadalmaztatott online PDF-szerkesztőjébe. Mindkét szolgáltatás kereskedelmi használatra ingyenes.
A következő figyelemre méltó szolgáltatási jegysablonok használhatók:
- Vevői termék beállítása
- Gépjármű szervizelés
- Autó javító
- Karbantartás
- Weboldal tervezés
- Videó gyártás
- Kisállat ápolás
- Szabadúszó webfejlesztés
Sőt, a Jotforms szerkesztő használatához nem szükséges kiterjedt műszaki ismeretekkel rendelkeznie. Ez egy egyszerű fogd és vidd PDF-szerkesztő eszköz, amelyet bárki használhat, aki ismeri a webböngésző kezelését.
Munkarendelési sablonok: Template.net
Template.net a személyes és üzleti felhasználású dokumentumok egy másik népszerű célpontja. Viszonylag egyszerű keresősávja van, ahol beírhatja igényeit, például dokumentumokat, sablonokat, grafikai terveket stb., és a platform lekér néhány kiváló minőségű példát.
Az Üzleti szakasz lehetővé teszi néhány rendkívüli munkarend-példa elérését, amelyeket közvetlenül a szerkesztőben vagy szövegszerkesztő alkalmazásokkal testre szabhat. Ingyenes használati lehetősége azonban némileg korlátozott.
Először is elő kell fizetnie egy ingyenes vagy fizetős fiókra. Ezután naponta legfeljebb három sablont tölthet le, ez egy ingyenes fiók. Alternatív megoldásként használhatja a szerkesztőt. Mindenesetre lesz egy letöltési korlát.
Lehetővé teszi azonban a megbízások letöltését különböző fájlformátumokban, például Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word és Excel.
Következtetés
A munkarend egy papírnyomról szól. A vállalkozások iparágak közötti digitális átalakulása immár PDF-, Google-dokumentumok vagy Microsoft Word-fájlok nyomvonala a táblagépen, laptopon vagy mobiltelefonon.
Dióhéjban felvázolja az elvégzendő munkát, mikorra, kinek és a feladat költségének. Az üzleti munkaerő akkor kezdi el a feladatokat, amikor egy munkamegrendelés létrejött, a munkaerő pedig akkor pihen, amikor a bevételt a szokásos számviteli feltételek szerint könyvelik a vállalati könyvekben.
Most, hogy átment egy mélyreható vitán a szolgáltatási jegyekről és néhány sablonforrásról, képesnek kell lennie az ilyen dokumentumokról nagy teljesítményű másolatok készítésére.
Egy sikeres vállalkozáshoz több kell, mint egy munkamegrendelés. A legjobb szakértői hálózatoktól kapott javaslatok alapján tájékozott döntéseket kell hoznia arról, hogy melyik feladatot fogadja el vagy adja át.