Rendszeresen megold több kétséget vagy kérdést online szoftverével kapcsolatban?
Ha a válasz IGEN, akkor lehet, hogy olyan felhasználókkal van dolgod, akik még nem értenek a termékedhez, és nem fedezték fel a benne rejlő lehetőségeket.
A szoftverrel kapcsolatos állandó kérdések megterhelése nagy támogatási sávszélességet igényelhet, ami gyakori kezelői kiégést okozhat. Annak érdekében, hogy a támogatási csapat elkerülje ezt a forgatókönyvet, megpróbálhatja összeállítani az online szoftverdokumentációt.
Tartalomjegyzék
Mi az online dokumentáció?
Az online dokumentáció olyan kézikönyvként működik, amely segít a felhasználóknak megérteni, mi a termék, és lépésről lépésre elmagyarázza annak jellemzőit. Még azt is segíti a felhasználókat, hogy megértsék, milyen lehetséges módokon segítheti őket a termék teljes potenciáljában.
Hozzáadhat képeket, videókat, termék GIF-eket és egyebeket, hogy megmutassa, hogyan lehet engedélyezni és működtetni a különböző termékfunkciókat. A szoftvermegoldások online dokumentációja a kérdéses termék összetettségétől függően változhat. Egyesek számára a dokumentáció a GYIK résznek tűnhet, míg mások számára a termék mélyreható áttekintésének tűnhet.
Hogyan működik az online dokumentáció?
Egy online dokumentációs eszköz többféleképpen működik. Íme egy gyors lista, amely segít felmérni, miként lehet a segítség a megvalósítás után.
- Központi tárolórendszerként működik: Biztosíthat minden termékkel kapcsolatos információt, és központi hozzáférést hozhat létre az ügyfelek és a támogatási csapatok számára, amelyekhez bármikor fordulhatnak, ha kétségeik vannak egy funkcióval vagy annak működésével kapcsolatban.
- Időt és energiát takarít meg: Amikor létrehozza a termékinformációk központi tárházát, segít az ügyfeleknek és a támogatási képviselőknek is időt és energiát megtakarítani a megfelelő megoldás keresésében. Még a gyakori kiégést is elkerülheti, és segíthet a támogató csapatoknak a sürgető támogatási problémákra összpontosítani.
- Elősegíti az elköteleződést és a megtartást: A szoftverdokumentációs eszközök abban is segítenek, hogy az ügyfeleket a márka iránti elkötelezettségben tartsa egész útjuk során. Az ügyfelek elkerülhetik, hogy a termékre vagy annak funkcióira keressenek választ az interneten. Visszatérnek az Ön által kifejlesztett erőforráshoz, és kapcsolatban maradnak a márkával. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy elkötelezzék őket a márkával, és egyben megtartsák őket.
- Mélyreható termékismeretet kínál: a beállítástól az összes funkcióig megtalálhatja azokat az online dokumentációban. Még azt is megtudhatja, hogy mikor jelent meg az új verzió, és miben tér el az előzőtől. Segíti a potenciális ügyfeleket a döntéshozatali folyamatban, mivel különböző iparágak felhasználási eseteit és esettanulmányait is tartalmazzák.
- Javítja az ügyfélszolgálati élményt: A vállalkozás online dokumentációjának egyik legnagyobb előnye az ügyfélszolgálati élmény javítása. Segítségével csapata időt takaríthat meg, és olyan megoldáshoz irányíthatja az ügyfeleket, amely anélkül válaszol kérdéseire, hogy sorban állna, vagy e-mailt várna.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő online dokumentációs megoldást?
Az online dokumentáció puszta megértése és annak egy szervezetnél való működése nem segít a legjobb eszköz kiválasztásában. De a következő kritériumlista képes. Íme egy gyors lista azon dolgokról, amelyekre egy vállalkozásnak figyelnie kell, amikor online dokumentációs eszközt választ.
#1. Intuitív szerkesztő
Egy egyszerű, de funkciókban gazdag szerkesztő elengedhetetlen, ha szoftverdokumentációs eszközöket keres. Értse meg, hogy nem egy, hanem sok ember szerkeszthet egyetlen cikket ugyanabban a nézetben. Ezért fontos, hogy mindenki lássa, ki milyen változtatást hajt végre a cikkben.
#2. Intelligens keresés
A keresési lehetőség minden dokumentációs platform kiemelkedő funkciója. Semmi sem katasztrofálisabb annál, mint amikor a látogató néhány perc után csalódottan távozik online dokumentációjából, mert nem találja a megfelelő információt vagy terméket, még akkor sem, ha az Önnél van raktáron. Az intelligens keresési funkció időt takarít meg a felhasználóknak, és segít gyorsan megtalálni a válaszokat. A keresést támogatni kell címkékkel, kapcsolódó kulcsszavakkal és egyebekkel.
#3. Mélyreható elemzés
Minden vállalkozás számára alapvető fontosságú, hogy azonosítsa online dokumentációjának helyzetét az ügyfelek/leendő ügyfelek körében. Ezért fontos ellenőrizni, hogy tudásbázisszoftvere segít-e a következő mutatók követésében:
- Oldallátogatások
- Leggyakrabban látogatott cikkek
- Sikertelen keresések
- Visszajelzési válaszok az egyes cikkekre
- Visszafordulási arány
- A cikkekre fordított átlagos idő
- Új és visszatérő ügyfelek
A lista folytatódik. De ha az egyik szoftvermegoldás kínálja ezeket a mutatókat, ne habozzon felvenni a választási lehetőséget.
#4. Biztonság
A tudásbázishoz hozzáadott eszközök, például a termékinformációk, a hozzá tartozó videók és képek minden szervezet számára rendkívül fontosak. Ezért ezen eszközök védelmének az egyik prioritásnak kell lennie, amikor a legjobb online dokumentációs szoftvert keresi vállalkozása számára. Íme egy lista azokról a kérdésekről, amelyeket feltehet a szolgáltatónak a termék véglegesítése előtt:
- Mi a stratégiája az illetéktelen hozzáférés ellen?
- Használ valamilyen tűzfalat vagy kéttényezős hitelesítést az adatok védelmére?
- Megőrzi az adatok bizalmas kezelését?
Az ehhez hasonló kérdések segítenek tisztázni, hogy a szolgáltató hogyan kínál adatbiztonságot felhasználóinak.
#5. Verziószámítás
A platform támogatja a verziókezelést?
Termékvállalkozásként Önnek biztosítania kell, hogy a termék fejlődését rögzítse és dokumentálja. A felhasználók különböző fejlődési szakaszokban helyezhetik el termékét. Előfordulhat, hogy át kell tekinteniük a régebbi dokumentációt, hogy jobban megértsék a termék jellemzőit. Ez nem csak a végfelhasználók számára hasznos, hanem a termékfejlesztő csapatnak is kötelező.
Tehát a platformnak támogatnia kell az időbélyegzővel ellátott verziószámítást.
#6. Munkafolyamat-kezelés
Tudásbázisának teljes hozzáférés-vezérlést kell kínálnia a sikeres munkafolyamat-kezeléshez. Például, ha Ön rendszergazda, akkor lehetővé kell tennie, hogy szerepeket rendeljen olyan személyekhez, akik írási és szerkesztési célból hozzáférnek a szoftverhez. A cikket íróknak korlátozott hozzáférést kell biztosítani, míg a cikkeket szerkesztõknek más az irányításuk.
#7. Testreszabás
Mint tudjuk, a testreszabás a felhasználói elégedettséget és a márkába vetett bizalmat szolgálja. Ez vonatkozik a dokumentációs webhelyére is. Ha egy felhasználó a dokumentációs webhelyre kerül, azt a márka részének kell éreznie. A platformnak szabadságot kell biztosítania az online dokumentációs webhely testreszabására, nem csak logóval és faviconnal, hanem egyéni domainnel, egyéni URL-lel, és megtervezheti a dokumentációs webhelyet.
Íme néhány a leghatékonyabb online dokumentációs eszköz.
Noha az online dokumentációs szoftver kiválasztására vonatkozó tippek hasznosak, jó lenne, ha lenne néhány lehetőség az iparág legjobb eszköze keresésének elindításához. Ez a rész azokat a legjobb megoldásokat tárgyalja, amelyek segítségével problémamentesen elkészítheti a teljes online szoftverdokumentációt.
Merüljünk el!
Document360®
A Document360 teljes körű online dokumentációs megoldást kínál, amely magában foglalja az egyszerű keresést, a kategóriakezelőt, a címkekezelést, a cikksablonokat és egyebeket, de nem kizárólagosan. Fogd és vidd felhasználói felülete segít az összes kategória és alkategóriáinak a kívánt sorrendben történő felsorolásában.
Ez nem minden. AI-alapú kereséssel, privát tárhelyszolgáltatással, verziókezelési lehetőségekkel, biztonsági mentéssel és visszaállítással stb. tartozik hozzá. A gazdag szerkesztőt érdemes megnézni. Választhat Markdown és WYSIWYG szerkesztő között.
Lehetővé teszi a dokumentációs oldalak teljes körű testreszabását, a cikkleírások pedig lehetővé teszik a cikk lényegének hozzáadását, ami segít a gyors keresésben és a SEO-ban. Támogatja az együttműködést a következő szintre szerkesztőkből, közreműködőkből és kiadókból álló csapattal. Értesítéseket is beállíthat az elavult cikkek eltávolításához vagy frissítéséhez.
Integrál a helpdesk, chatbot és CRO technológiák széles skálájával, mint például a Zendesk, az Intercom, a Freshdesk, a Drift, a Zapier, a Microsoft Teams, a Slack és még sok más. Ezenkívül JavaScript-részletek segítségével bármilyen más platformmal integrálható.
A terv havi 99 dollártól kezdődik.
Kattintson a súgóra
A Clickhelp, egy súgószerkesztő eszköz segít a szoftverdokumentáció problémamentes létrehozásában. Ez a felhő alapú megoldás arról ismert, hogy segíti a felhasználókat a dokumentációs csapat közötti együttműködés egyszerűsítésében. Ez azt jelenti, hogy segíti őket a változások nyomon követésében, és további fejlesztéseket hajt végre, miután megerősítik, hogy ki írja és szerkeszti a dokumentumokat.
Még a tartalom javításában is segít, mivel a jelentések révén részletes betekintést nyújt a cikkek teljesítményére. Azok, akiknek kétségei vannak az olyan platformokról való adatmigrációval kapcsolatban, mint az MS Word, HTML, CHM és mások, maguk mögött hagyhatják aggodalmaikat. A Clickhelp az ezekről és más platformokról történő adatmigrációra specializálódott. Sőt, egyszerű felhasználói felületének köszönhetően a konfiguráció egy szelet tortát tesz.
A terv havi 55 dollártól indul.
Összefolyás
A Confluence más online dokumentációs megoldásokhoz hasonlóan segít a felhasználóknak olyan szoftverdokumentumok létrehozásában, amelyek kategorikusan rendszerezhetők. Ez az oldalfa lehetővé teszi a speciális keresést, így az ügyfelek gyorsabban megtalálhatják a releváns cikkeket.
Ettől eltekintve előfordulhat, hogy belsőleg együttműködik más csapatokkal a tartalom helyességének és minőségének javítása érdekében. A belső együttműködés egyszerűsítése, valamint a tartalomelemek és felhasználói engedélyek biztonságossá tétele. Ez segít megosztani a fiókhoz való hozzáférést azokkal a csapatokkal, akik részt vesznek az írási és szerkesztési folyamatban.
A fizetett terv havi 55 dollártól kezdődik.
Nuclino
A Nuclino egy másik szoftverdokumentációs eszköz, amelyet szervezete figyelembe vehet, amikor a legjobb megoldást keresi a piacon. Ez a szolgáltató azt állítja, hogy kreatív eszközökkel, például képekkel, videókkal és egyebekkel segíti felhasználóit a tartalom életre keltésében. Támogatja még az olyan funkciókat is, mint az automatikus mentés, amely segít elmenteni a tartalom előrehaladását a szoftverdokumentáció készítése közben.
Ezen felül olyan lehetőségeket is találhat, mint például az azonnali keresés, amelyek segítenek az ügyfeleknek a releváns cikkek hatékony megtalálásában. A több mint 40 integrációt is nagyon hasznosnak találja, mivel egyszerűsíti a munkáját, és problémamentesen megtervezi a termékfrissítésekről és a funkciók frissítéseiről szóló cikkeket.
A csomag ára 5 USD/felhasználó/hónap.
DocuWare
A DocuWare olyan kiemelkedő funkciói miatt népszerű, mint az optikai karakterfelismerés (OCR), amely segít a felhasználóknak a kép szövegét adatokká konvertálni. Ez segít a felhasználóknak gyorsabban hozzáadni a releváns adatokat, és elérhetővé tenni azokat ügyfeleik számára.
Nyomon követheti a meglévő dokumentumok verzióit is. Ezek segítenek nyomon követni a kezdeti verzióban közzétett tényleges tartalmat és a termék minden egyes új frissítésével végrehajtott változtatásokat.
Olvassa el a Dokumentumokat
A Read the Docs egy műszaki dokumentációs megoldás, amely lehetővé teszi a támogatási cikkek ingyenes összeállítását és tárolását a szoftver körül. Úgy van; a szolgáltató azt állítja, hogy ingyenesen kínálja dokumentációs szolgáltatását. Hatékonyan kezelheti dokumentumainak több verzióját is.
Nem kell aggódnia a felhasználónkénti fizetés miatt sem. Annyi felhasználója lehet a szoftver dokumentációjának kezeléséhez. A termék egyetlen fogása a hirdetések. Az ingyenes működéshez hirdetéseket használnak működésük támogatására. Az ingyenes verziót választó felhasználók több hirdetéssel is találkozhatnak, mivel fiókjuk nem hirdetésmentes. De azoknak, akik inkább reklámmentesen mennek, 5 dollárt kell fizetniük projektenként.
GitHub
A GitHub arról ismert, hogy képes segíteni a fejlesztőknek programozási napjuk naplózásában a profiljukban. Ha egy profil túlnyomórészt zöld színű, az azt jelenti, hogy a fejlesztő gyakran kódolt, és frissíti is az előrehaladását. De kevesen tudják, hogy ugyanaz a platform dokumentációs szoftvert is kínál.
Nyilvánvalóan GitHub oldalakat és még egy wiki platformot is kínálnak a központi adattár létrehozásához. De ha integrálja olyan platformokkal, mint a Jekyll, akkor a GitHub oldalak segítenek a teljes termékdokumentáció problémamentes elkészítésében. De ne feledje, hogy többnyire nyilvános és nem privát. Mi több, jó fejlesztési készségekre lesz szüksége a dokumentáció folyamatos működéséhez.
A fizetett terv havi 19 dollártól kezdődik.
Whatfix
A Whatfix segítségével teljes digitális áttekintést hozhat létre termékéről. Ezzel a megoldással a lehető leginteraktívabb módon adhat útmutatást a termék működéséhez. A telepített szoftverrel teljes dokumentációt, GYIK-et és egyebeket készíthet.
Részletes elemzési platformot is kínál. Segít felmérni, hogy az egyes olvasók hogyan lépnek kapcsolatba a tárban lévő egyes cikkekkel, így nagyobb teret enged a jobb eredmények vagy akár konverziók javítására.
Dropbox papír
Ha azt gondolná, hogy a Dropbox a tárolási lehetőségekre korlátozódik, azt mondanánk, gondolja újra. Dokumentációs eszközük, a Dropbox Paper nagyon népszerű társszerkesztő eszközként. Azt ígéri, hogy az alkotást és a koordinációt összehozza. Tökéletes adattárak létrehozására belső és külső célokra egyaránt.
Ami érdekes, az az, hogy képes képeket, hangfájlokat, videókat és más típusú hirdetéseket elhelyezni a cikkekben. Az egyetlen dolog, ami megnehezíti sok ember számára ennek az eszköznek a kiválasztását, az a korlátozott mappaképesség. Ezenkívül ingyenes lesz azok számára, akik már rendelkeznek Dropbox fiókkal. De ha külön előfizetést szeretne, javasoljuk, hogy vegye fel a kapcsolatot a csapatukkal.
HelpDocs
A HelpDocs is az egyik legjobb választásunk. Ennek az az oka, hogy a listán szereplő többihez hasonlóan a HelpDocs is lehetőséget kínál arra, hogy dokumentációkat készítsen, azokat szolgáltatásaik alatt tárolja, és még az Ön által létrehozott összes cikk teljesítményét is figyelemmel kísérheti.
Ez a szoftver a fogd és vidd funkciót is kínálja, amely segít rangsorolni a cikkeket fontosságuk vagy sorrendjük alapján a termékben. Még abban is segít, hogy néhány cikket külön jelöljön meg a szerkesztőben az írók vagy a termékcsapatok számára. Ezek a jelölők segítenek azonosítani azokat a cikkeket, amelyeket frissíteni kell a jobb teljesítmény és az ügyfélélmény érdekében.
Ennek az eszköznek a terve havi 46 USD-tól kezdődik.
Készen áll a legjobb online dokumentációs eszköz kiválasztására?
Aggódik amiatt, hogy az ügyfelek nem értik a termékét? Mit szólnál ahhoz, hogy olyan szoftverdokumentációt készítsenek, amely segít megérteni a szoftver célját, működését és jellemzőit?
A teljes szoftverdokumentáció elkészítésével biztosíthatja, hogy az ügyfelek egy helyen megtalálják a termékével kapcsolatos összes választ. Azt is elkerülhetik, hogy támogató csapatokat menjenek, és időt és energiát takarítanak meg. A dokumentáció összeállítása a semmiből fárasztó feladat lehet, és több erőforrást igényelne. Ebben az esetben jó lenne online dokumentációs szoftvert használni az ügyfelek számára készült súgódokumentumok létrehozásához.
Az indulás megkönnyítése érdekében felsoroltuk a legjobb lehetőségeket, amelyek elindíthatják a vállalkozása számára legjobb online dokumentációs eszköz kiválasztásához vezető utat. Reméljük, ez segít!
Azt is megnézheti, hogyan készíthet gyönyörű API-dokumentációt.