Ein Dokumentenverwaltungssystem optimiert Ihre Zeit, indem es Dokumente wirkungsvoll strukturiert und eine unkomplizierte Suche nach Dateien ermöglicht.
Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Mitarbeitern stoßen oftmals an ihre Grenzen, wenn es um die Handhabung einer Vielzahl von Dokumenten und Geschäftsunterlagen geht. Die Entscheidung für ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) vereinfacht die Organisation ihrer Dokumente erheblich.
Darüber hinaus steigern solche Werkzeuge die Effizienz von Teams, indem sie einen zügigen Zugriff auf die notwendigen Informationen gewährleisten.
Was bedeutet Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement beinhaltet die digitale Verwaltung, Speicherung und Nachverfolgung von Dokumenten, seien es Word-Dateien, PDFs oder andere Formate. Dieses System ermöglicht es Unternehmen, Dokumente sicher zu verwahren und den gesamten Prozess zentral zu steuern.
Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen
Gesteigerte Produktivität
Produktivität ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Ein Dokumentenmanagementsystem strukturiert die Unternehmensakten effizient und sicher. Dies reduziert den Aufwand für die Dokumentenverwaltung und ermöglicht es dem Team, sich auf die Kernaufgaben zu fokussieren. Die Gewissheit, dass alle Dateien sicher gespeichert sind, fördert die Produktivität.
Erhöhte Sicherheit
Jedes Unternehmen strebt danach, seine wichtigen und geschäftskritischen Daten zu schützen. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet die Möglichkeit, vertrauliche Dokumente sicher zu verwahren und den Zugriff auf diese Dateien zu reglementieren. Dies macht das Dokumentenmanagement transparent und ermöglicht die spätere Nutzung von Prüfpfaden bei Bedarf.
Reduzierter Platzbedarf
Die Zeiten von sperrigen Aktenschränken, Lagerkartons und Kisten sind vorbei. Mit einem DMS können Sie papierlos arbeiten und Ihre Dokumente digital verwalten, ohne physischen Raum zu beanspruchen.
Schneller Dokumentenzugriff
Die Suche nach und das Auffinden von Dokumenten kann zeitaufwendig sein. Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es, die benötigte Datei schnell zu finden und wertvolle Zeit zu sparen. Mit einem DMS können Dateien anhand von Namen, Metadaten und Inhalten unter Einsatz modernster Technologie durchsucht werden.
Verbesserte Teamzusammenarbeit
Viele Dokumentenmanagementlösungen erlauben die Zusammenarbeit mit Teamkollegen. Sie können Dateien aus verschiedenen Quellen speichern, und Benutzer können von überall auf diese Dateien zugreifen. Einige Tools ermöglichen sogar autorisierten externen Nutzern den Zugriff.
Lesen Sie weiter, um mehr über die besten Dokumentenmanagement-Apps für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) zu erfahren.
iManage
iManage ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen dabei hilft, Daten in wertvolles Wissen umzuwandeln, indem es Dokumente miteinander verknüpft. Es speichert alle Dokumente in einem einzigen Ordner und kategorisiert sie nach Projekt oder Kunde.
Nutzer können auf iManage Daten schnell und effizient erstellen, suchen und teilen. Die Möglichkeit, jedes Dokument leicht zu finden, steigert zudem die Produktivität.
Dieses Tool kann in diverse Produktivitätsanwendungen von Office 365 und Google Workspace integriert werden, um die Dokumentenverwaltung zu optimieren.
Box
Mit Box können Unternehmen Inhalte unabhängig vom Gerätetyp sicher speichern, verwalten und gemeinsam bearbeiten. Die Funktion zur Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus stellt sicher, dass die Inhaltsverwaltung den Vorschriften, Datenaufbewahrungsrichtlinien und Ermittlungsanforderungen entspricht.
Sie können die entsprechenden Benutzerrechte für jedes Dokument definieren, sodass nur die befugten Personen Zugriff haben. Außerdem können Sie die Benutzeraktivität überwachen, um vollständige Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.
Box lässt sich nahtlos in offene APIs und Unternehmensanwendungen integrieren. Mit Funktionen wie Versionshistorie, freigegebenen Links und Kommentaren wird die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern vereinfacht. Darüber hinaus werden Dokumente mithilfe benutzerdefinierter Metadaten kategorisiert und organisiert.
Folderit
Suchen Sie nach einer Dokumentenmanagementlösung, die Ihnen ein nachhaltiges System zur Aufbewahrung und Verwaltung digitaler Dokumente bietet? Dann ist Folderit eine gute Wahl. Es handelt sich um ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen dabei hilft, auf benutzerfreundliche Weise papierlos zu arbeiten.
Metadaten und ältere Versionen von Dateien oder Dokumenten werden sicher gespeichert. Benutzer können anhand von Dateinamen, Metadaten, Schlüsselwörtern und Dokumentinhalten nach ihren gewünschten Dateien suchen. Es unterstützt zudem Genehmigungsworkflows, Dateiverknüpfung, automatische Aufbewahrung, Erinnerungen, Dokumentennummerierung, Audit-Trails und lokale Backups.
Sie können den Zugriff auf digitale Dokumente mit unterschiedlichen Berechtigungen nahtlos steuern. Zudem können Sie Office 365-Anwendungen und DocuSign mit diesem Tool integrieren.
OpenKM
OpenKM ist eine Lösung zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten, die es Ihnen ermöglicht, die Erstellung, Speicherung und Verteilung digitaler Dokumente zu steuern. Sie erhalten dadurch eine bessere Kontrolle über den Dokumentenfluss und können die Effizienz Ihrer Teamarbeit verbessern.
Diese App bietet verschiedene Management-Tools wie die Definition von Benutzerrollen, erweiterte Suche, Zugriffskontrolle, Dokumentensicherheitsstufen, detaillierte Nutzungsprotokolle, Einrichtung der Automatisierung und Benutzerkontingente.
Hier können Sie Inhalte für eine schnelle Entscheidungsfindung und Wissensgenerierung erstellen. Darüber hinaus können Sie mit diesem DMS Daten aus jeder digitalen Quelle sammeln und mit Teamkollegen zusammenarbeiten.
eFileCabinet
eFileCabinet ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das von kleinen und mittleren Unternehmen zur Online-Organisation von Daten genutzt werden kann, unabhängig von der Menge der Dokumente.
Um eine Datei zu speichern, laden Sie sie einfach auf diese Plattform hoch. Benutzer können jede Datei anhand des Dateinamens oder der Ordnerstruktur finden. Außerdem ermöglicht eFileCabinet den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Dokumente.
Dieses Tool vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, sondern erlaubt Ihnen auch, verschiedene Sicherheitsstufen für kontrollierten Zugriff zu definieren. Es unterstützt auch die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern wie MS Office, DocuSign und Salesforce.
Weitere Funktionen sind automatisierte Workflows, Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Dateifreigabe, standort- oder IP-basierte Authentifizierung und rollenbasierte Berechtigungen.
DocuWare
DocuWare ist eine Plattform, auf der Sie Ihre Dokumente digitalisieren und jederzeit von jedem Gerät aus sichern können. Es unterstützt Sie zudem bei der Rechnungsverarbeitung und Mitarbeiterverwaltung. Es ist besonders nützlich für Unternehmen mit Remote-Teams oder einer verteilten Belegschaft.
DocuWare bietet einen sicheren Aufbewahrungsort für Ihre wichtigen Geschäftsdokumente, wie Verträge, Mitarbeiterinformationen und Finanzunterlagen. Sobald Sie eine Datei in diesem Tool gespeichert haben, können Sie oder Ihre Kollegen dieses Dokument direkt auf derselben Plattform bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen.
Zusätzlich bietet es intelligente Produktivitätstools, die es Benutzern ermöglichen, einfach zu suchen, zu verfolgen und zusammenzuarbeiten. Diese Anwendung nutzt auch Indexdaten, um alle Ihre Dokumente übersichtlich zu organisieren.
Alfresco
Alfresco ist eine Plattform, die Funktionen wie Dokumentenmanagement, Web-Content-Management, Datensatz- und Bildmanagement sowie ein Content-Repository bietet, um den betrieblichen Arbeitsablauf zu optimieren.
Dieses Open-Source-Tool ist mit Windows- und Unix-Betriebssystemen kompatibel. Obwohl es leicht anpassbar ist, benötigen neue Benutzer etwas Zeit, um die Bedienung zu erlernen.
Abschließende Worte 📃
Mit einer effizienten Dokumentenmanagementlösung gehört die mühsame Suche in zahllosen Schränken nach der benötigten Akte der Vergangenheit an. In diesem Artikel wurden einige der besten Werkzeuge vorgestellt, die Sie beim Aufbau eines Dokumentenverwaltungssystems für Ihre Organisation unterstützen können.
Diese Tools verfügen über die notwendigen Funktionen, um die Anforderungen verschiedener Branchen zu erfüllen. Sie können sich auch mit Tools für das Digital Asset Management auseinandersetzen.