A kiadáskezelő szoftverek ellenőrzést, láthatóságot, megfelelőséget és dokumentációt biztosítanak a vállalkozásoknak a költségek csökkentésében, a felesleges kiadások elkerülésében, valamint a szállítók vagy alkalmazottak időben történő fizetésében.
A vállalkozások költségvetést rendelnek hozzá számos tevékenységhez, például biztosításhoz, tőkefelszereléshez és készlet-utánpótláshoz. A költségvetési szivárgás azonban károsítja a vállalat haszonkulcsát, ha a kiadások felügyelet nélkül maradnak.
Ezen túlmenően, amikor az üzlet bővül, az ilyen problémák mennyisége is megnő, ami kihívást jelent az üzleti jövedelmezőség szempontjából. Ezért minden méretű vállalkozás egy kiadáskezelő eszközt használ, hogy szemmel tartsa a kimenő pénzt, és a vállalat költségvetésén belül tartsa.
Tartalomjegyzék
Mi az a kiadáskezelés?
A kiadáskezelés az összes üzleti beszerzés és szállítói kifizetés kezelésének folyamata. Az elsődleges cél az, hogy minden egyes dollárt elszámoljunk a vállalati számláról, és a legjobb értéket kapjuk.
A kiadáskezelési szabályzatoknak automatizálniuk és integrálniuk kell az összes kiadáshoz kapcsolódó tevékenységet a forrástól a szállítói elszámolásig. Az ilyen részletes gyakorlatnak biztosítania kell, hogy a beszerzés az üzleti érdekelt felek által tervezett módon haladjon. Ezenkívül a szerződésmegfelelőségi folyamaton keresztül kikényszeríti a szállítóknak, vállalkozóknak és más harmadik feleknek történő fizetést.
A kiadáskezelés jelentősége
A szokásos kiadáskezelési tevékenységek a következő előnyöket kínálják:
- Vállalkozási hatékonyság a költség- és költségkövetési folyamatok automatizálásával, amelyek hibásak és fárasztóak, ha átruházzák az alkalmazottakra.
- Csökkentse a kockázatokat és a költségeket, mivel az eszköz tájékoztat a beszerzett termékről, a szállító nevéről és a beszerzéshez kapcsolódó költségekről.
- Az üzleti erőforrások és a harmadik felek közötti jobb együttműködés akkor érhető el, ha egy szabványos kiadáskezelési folyamatot követ egy digitális alkalmazás mellett.
- Fenntartható termelékenységnövekedés azáltal, hogy felszabadítja az alkalmazottakat a hétköznapi munka alól, és lehetővé teszi számukra, hogy olyan feladatokat hajtsanak végre, amelyek bevételt hoznak az Ön vállalatának.
Az alábbiak a legjobb kiadáskezelési eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy az összes kiadást a kezelésébe vonja, és a legjobb értéket kapja elköltött pénzéért:
Légibázis
Légibázis egy átfogó kiadáskezelési eszköz különböző típusú vállalkozások számára, mint például a korai szakaszban lévő vállalatok, kisvállalkozások, közepes piaci méretű vállalatok, IPO előtti vállalkozások és vállalkozások. Számos fejlett költésszabályozási, auditálási és felügyeleti megoldást kínál.
Például a nyugtakezelési modul a megfelelőség betartatását, a nyugta csatolását, dedikált e-maileket, a nyugták megosztását egy másik eszközről stb. kínálja. Ezenkívül van Biztonsági és csalásészlelési modul, amely lehetővé teszi a kártyavezérlést, a kártyalimiteket, a kártyablokkolást, a csalás észlelését, csalásértesítés, virtuális kártyaadatok titkosított megosztása stb.
Spendesk
Spendesk számos hasznos és intuitív funkcióval rendelkezik, beleértve az integrációkat és az optikai karakterfelismerést (OCR). Ezzel az eszközzel cége minden visszatérő kiadást automatizálhat. Ezenkívül elég hatékony ahhoz, hogy a költségigényeket a megfelelő számlához illessze, és időt takarítson meg.
A Spendesk egy rugalmas eszköz is, így a vállalatok a ráfordításkezelési megközelítéseiknek megfelelően testreszabhatják. Például bankkártyákat rendel bizonyos kiadásokhoz az egyes alkalmazottakhoz. Ezenkívül virtuális hitelkártyákat is hozzárendelhet egyszeri használatra.
Emellett push értesítéseket is kínál a fizetés érvényesítéséhez, a könyvelési eszközök integrációját, a kiadások pontos áttekintését és egy átfogó költés-áttekintő irányítópultot.
Coupa
Coupa egy másik népszerű eszköz az üzleti kiadások kezeléséhez (BSM) felhőalapú hozzáféréssel. Kezelheti a kiadásokat különböző üzleti vertikumok között, például fizetések, ellátási láncok, beszerzés, kincstár stb. Három eszközkészlet áll rendelkezésre a kényelmes kiadáskezeléshez.
Az első eszközköteg az Alkalmazások. Ez a halom lefedi az összes olyan alapvető modult, mint a beszerzés, számla, költség, fizetés, szerződéskezelés, stratégiai beszerzés, kiadáselemzés stb.
A 2. verem a BSM platform, amely a felhasználói adatvédelemre, profilra, adatbiztonságra és integrációkra összpontosít. Tartalmaz egy csatlakoztatott magot, felhőalapú hozzáférést, integrációkat, grafikus felhasználói felületet (GUI) stb.
És végül, a 3. stack a Coupa üzleti közössége. Olyan funkciókat kínál, mint a nyílt üzleti hálózat, a Coupa előnye és a közösségi AI.
Emburse
Emburse komplett eszközöket kínál a startupok kiadáskezeléséhez a nagy multinacionális cégek számára. Megoldásai között szerepel a költségkezelés, a szállítószámlák, a beszerzés-automatizálás, az egyszerűsített fizetési rendszer, az audit, az utazásszervezés és az adatműszerfalak.
Az Emburse virtuális kártyákat kínál, amelyek közvetlenül a platformján keresztül, az Emburse Spend nevű eszközzel bocsáthatók ki. Az Emburse virtuális kártyái zökkenőmentesen integrálhatók a könyvelési és AP-csapatok által használt szoftverekkel, beleértve az Emburse Chrome Rivert, az Emburse Certify-t vagy a kínált egyéb termékek egyikét. Az olyan termékek, mint az Emburse Go, segítenek az utazási menedzsereknek, hogy figyelemmel kísérjék utazóikat és költségeiket.
A legjobb dolog az Emburse moduláris megközelítése az üzleti kiadások kezelésére, a vállalat méretétől függően. Az Emburse Tallie jól működik a kis- és középvállalkozások számára. Az Emburse Certify jól működik az egyesült államokbeli székhelyű vállalatok számára. Az Emburse Chrome River jól működik a nagyvállalatok számára, függetlenül attól, hogy hol található az iroda. Az olyan nagy cégek, mint a Microsoft, a Nike és az Estee Lauder használják az Emburse szoftverét.”
Hálós fizetések
Hálós fizetések egy újabb szoftver, amelyet használhat, és megállíthatja a kiadások kiszivárgását. Először is, a Spend Insights funkciója akkor nyújt értékes adatbetekintést, amikor szüksége van rájuk. Amikor megtekint egy költési tételt, a mobilalkalmazása automatikusan megjeleníti a jövőbeni megtakarítási lehetőségeket, a jelenlegi árfolyamon történő költés-előrejelzést stb.
Másodszor, a Spend Controls modulja valós idejű fizetési kérelmeket kap, lehetővé teszi a kiadások korlátozását, az előfizetések egyetlen központi felületről történő lemondását és a szállítói fizetések egyetlen kattintással történő blokkolását. További figyelemre méltó funkciók a kiadások optimalizálása, a valós idejű jelentéskészítés és az automatizált fizetési munkafolyamat.
Rámpa
Rámpa üzleti kiadáskezelési rendszerét 4 megamodulra osztotta: Start, Scale, Streamline és Save. A Start modul hozzáférést biztosít számos kártya kezeléséhez, számlafizetéshez (ACH/csekkek/kártyák), valós idejű költségkövetéshez és pontos költségelszámoláshoz.
A Scale modul lehetővé teszi a kiadásokkal és kiadásokkal kapcsolatos üzleti szabályzatok érvényesítését. Például a kiadási irányelvek segítségével szabályokat állíthat be, és költségszabályozást is beállíthat ezeknek a kiadási irányelveknek a végrehajtásához.
A Streamline modul számos munkafolyamatot kínál (Bevezetés, Együttműködés és Számvitel), hogy automatizálja a kiadáskezelést, és integrálja (1000+ integráció) más üzleti eszközökkel. Végül a Mentés modul arra szolgál, hogy kielégítse az Ön igényeit nyugtaegyeztetéssel, költségkategorizálással, árinformációval, megtakarítási információkkal stb.
Brex
Brex az üzleti műveletek pénzügyeinek felgyorsításáról szól, miközben megfelel a vállalati kiadásokra és kiadásokra vonatkozó irányelveinek. Azáltal, hogy lehetővé teszi az alkalmazott számára, hogy pontos költségeket nyújtson be, és a számviteli csapat könnyedén ellenőrizhesse a költségeket, a Brex pénzügyi fegyelem kultúráját fejleszti ki a vállalat és az emberi erőforrás között.
A Brex jelenleg különféle vállalati költségkezelési megoldásokat kínál, például hitelkártyákat, üzleti számlákat, költségkövetést, integrációkat stb. A Brex Empower előfizetéshez a kiadáskezelési funkciót is ellátja.
Munkanap
Munkanap, a híres humántőke-menedzsment eszköz, szintén egyszerű és stratégiai módszereket kínált az üzleti kiadások kezelésére. Intuitív, egyszerű és könnyű grafikus felhasználói felülettel rendelkezik a kiadások kezeléséhez egyetlen központi platformról.
A felhasználói felület három alapvető lappal rendelkezik: Forrás a fizetéshez, Készlet és KPI-k. A Source to Pay modul értékes adatbetekintést nyújt a beszállítói kiadásokról, a kezelt és nem kezelt kiadásokról, a szállítói teljesítményről, a számlafeldolgozásról stb. Ezen túlmenően ez egy felhőalapú alkalmazás, így Ön és üzleti érdekelt felei szemmel tarthatják a vállalati költéseket bármilyen eszközön és bárhol, ahol van internet kapcsolat.
PayEm
PayEm a fejlett automatizálásról szól a vállalkozása kiadáskezelési ágazatában. Egy helyen hozza a szállítói előfizetéseket és a SaaS-előfizetéseket az alkalmazottak számára. Így nem kell külön szoftvert vásárolnia a különböző töltőfejekhez.
A PayEm-en létrehozhat és kibocsáthat virtuális hitelkártyákat különböző külső szállítók számára, és kijelölhet egy kapcsolattartót a kiadások kezeléséhez. Ugyanezt a stratégiát alkalmazhatja a szoftver-előfizetésekre is.
Ezen túlmenően Ön megkapja a végső költségellenőrzési jogosultságot a PayEm-en. Így megállíthatja a szoftver-előfizetésekre fordított túlköltekezést, ha eltávolítja a felesleges alkalmazásokat vagy a korábbi alkalmazottak fiókjait a meglévő alkalmazásokból.
Teampay
TeampayA felhő alapú alkalmazás a pénzügyi csapatokat a vezetőülésbe helyezi, így láthatják a vállalkozás különböző ágazataiból származó összes kiadást. A vállalati érdekelt felek valós idejű képet kapnak a mindennapi kiadásokról, és szükség esetén gyorsan korlátozhatják a költést.
Beszélgetéses felhasználói felületet is kínál, így az alkalmazottak valós idejű segítséget kaphatnak a pénzügyi csapattól a vásárlási folyamat megismeréséhez vagy a tranzakciók jóváhagyásához. Sőt, nem kell megvárnia a következő havi számlát, hogy megértse, hogyan költenek az alkalmazottak. Valós idejű adatokat kap az aktuális kiadásokról.
JAGGAER EGY
JAGGAER EGY a Source-to-Pay tevékenységek népszerű elnevezése is, amely a különböző ágazatok összes kiadását egy helyre hozza a vállalati kiadások egyszerű felügyelete érdekében. Az átgondolt alkalmazás lehetővé teszi a közvetett és közvetlen kiadások kezelését egyetlen egyszerű eszközzel.
Az AI és a Robotic Process Automation (RPA) kombinálásával rendkívül fejlett adatelemzést és betekintést nyújt. Így használható adatokhoz juthat a kiadáskezelési folyamat átalakításához, például beszerzési katalógus létrehozásához a teljes vállalkozás számára.
Valódi Oldal
Valódi Oldal segít költséghatékonyabbá és produktívabbá válni, amikor ezen az eszközön kezeli a szállítókat, a számlákat és a vásárlásokat. Ez nem csak egy egyszerű kiadáskövető eszköz.
Összegyűjti a kiadási és bevételi adatokat a vállalat összes üzleti portfóliójáról, és adatbetekintést nyújt az intelligens beszerzésekhez. Ezenkívül segít automatizálni az összes beszerzési rendelést (PO) és azok jóváhagyási folyamatait a valós idejű adatokkal a központi irányítópulthoz a kiadások felügyeletéhez és elemzéséhez.
Concur Expense
Concur Expense az SAP, a neves üzleti műveletek ERP szoftverfejlesztője, kiadáskezelési ajánlata. A termék segít integrálni és automatizálni az üzleti ráfordítások kezelését azáltal, hogy több forrásból fizetésre irányuló tranzakciót összekapcsol.
Az eszköz a munkavállaló és a munkáltató számára egyaránt előnyös. A terepen dolgozók például mobilról is leadhatják költségutalványukat. A Concur intelligens programja automatikusan ellenőrzi a kiadást, és értesítést küld Önnek, hogy gyorsabban jóváhagyhassa a kiadást.
Végső szavak
Egy ráfordításkezelő szoftver használatával betömheti azokat a lyukakat, amelyek tudtán kívül elszívják a pénzt, és csökkentheti a vállalat haszonkulcsát. Szükség lehet az egyik legjobb költségkövetőre is, ha vállalkozásának meg kell térítenie az alkalmazottak vagy eladók által fizetett ismétlődő kifizetéseket.