Google Workspace: Optimale Werkzeuge für eine sichere, effiziente und kooperative Arbeitsweise.
Unabhängig davon, ob Sie remote arbeiten oder nicht, können Sie keinen Erfolg erwarten, wenn Sie isoliert voneinander arbeiten. Mit Google Workspace (ehemals G Suite) hingegen arbeiten Sie in Echtzeit zusammen.
Google Workspace ist ein Abonnement-basiertes Paket, das mehrere Anwendungen umfasst, darunter:
Gmail, Tabellen, Cloud-Suche, Meet, Präsentationen, Jamboard, Chat, Formulare, Admin, Kalender, Sites, Endpoint, Drive, Keep, Vault, Docs, App Script und Work Insights.
Jede dieser Anwendungen mag für sich genommen einfach erscheinen und leicht durch Alternativen ersetzbar sein. Zusammen bilden sie jedoch das notwendige Fundament, um Ihr Unternehmen als Ganzes erfolgreich zu betreiben.
Betrachten wir zunächst einige dieser einzelnen Anwendungen, die die Zusammenarbeit unterstützen, gefolgt von den integrierten Sicherheits- und Verwaltungstools.
Gmail
Viele von uns nutzen Google Mail (in der kostenlosen Variante) seit den ersten Berührungen mit Computern. Der geschäftliche Nutzen von Gmail bleibt jedoch oft verborgen.
Das Versenden von E-Mails ist nur eine Funktion von Gmail. Die Integration mit Google Meet, Chat usw. macht es jedoch zu einem mächtigeren Werkzeug, als es auf den ersten Blick scheint.
Sie können beispielsweise nahtlos von Gmail zu Chat und Meet wechseln, um alle Gespräche an einem zentralen Ort zu führen. Dabei haben Sie die Wahl, den Verlauf nach 24 Stunden zu speichern oder zu löschen.
Zudem erleichtert Ihnen Smart Compose das Verfassen von E-Mails. Dank künstlicher Intelligenz erhalten Sie während des Schreibens Vorschläge. Sie können auch die Personalisierung für eine verbesserte Genauigkeit aktivieren, die sich mit der Zeit weiter optimiert.
Ein weiteres herausragendes Merkmal von Gmail ist die Spam-Filterung. Durch maschinelles Lernen blockiert Gmail über 99,9 % des Spams. Dies ist nicht nur ein Vorteil für die persönliche Sicherheit, sondern auch für die geschäftliche Kommunikation von entscheidender Bedeutung.
Als Unternehmen ist eine E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain (@ihrebrandname.com) die professionellste Lösung. Die Verwendung von @gmail.com wird hingegen als generisch wahrgenommen.
Um dies zu vermeiden, können Sie eine benutzerdefinierte Domain verwenden und Gmail über Ihr Unternehmen sprechen lassen. Google Workspace ermöglicht auch einen reibungslosen Übergang von älteren E-Mail-Anbietern wie Microsoft Outlook.
Workspace Gmail bietet auch alle notwendigen Funktionen für ein erfolgreiches E-Mail-Marketing. Sie können vordefinierte Layouts nutzen, Ihren individuellen Stil einbringen und mit der Funktion „Mehrfachsendung“ Nachrichten an ein großes Publikum gleichzeitig versenden.
Google Chat & Spaces
Hier können Sie mit Kollegen kommunizieren, Dokumente austauschen, Besprechungen planen und Aufgaben erledigen, ohne auf eine externe Business-Messaging-Anwendung wie Slack angewiesen zu sein.
Dieser Bereich ist in zwei Teile unterteilt: Chat und Spaces.
Sie können Google Chat mit jeder anderen Messaging-App wie Slack oder WhatsApp vergleichen. Es ermöglicht Ihnen, mit internen und externen Kontakten zu kommunizieren, sofern diese ein Google-Konto besitzen.
Chat unterstützt zudem Gruppengespräche.
Spaces hingegen ist am besten für Projekte geeignet. Die Chat- und Share-Bereiche von Spaces ähneln Slack-Kanälen, in denen Sie Personen hinzufügen, Dateien teilen usw. können.
Darüber hinaus können Sie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen.
Es gibt zwei Arten von Spaces in Google Workspace. Die erste ist eingeschränkt, sodass nur hinzugefügte Mitglieder teilnehmen können. Die zweite ist für die gesamte Organisation gedacht, wo jeder mit einem Link beitreten kann.
Der wesentliche Unterschied zwischen den kostenlosen Versionen und Google Workspace ist die Unterstützung für App-Integrationen. Hunderte von Anwendungen (wie Twitter, Asana, Zapier usw.) stehen zur Verfügung, ohne dass Sie die Plattform verlassen müssen.
Google hat seine Verarbeitung natürlicher Sprache genutzt, um Zusammenfassungen in Chats und Spaces zu erstellen. So wird eine Kurzfassung des gesamten Gesprächs oben angezeigt, um einen schnellen Überblick zu erhalten.
Google Meet
Google Meet ist der native Workspace-Ersatz für alle externen Videokonferenzanwendungen wie Zoom.
Google hat angekündigt, zukünftige Updates mit automatischer Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen einzuführen. Dies wird produktivere Meetings gewährleisten und die Relevanz der Gespräche auch zu späteren Zeitpunkten sicherstellen.
Quelle: Google
Zusätzlich wird die Videoqualität durch die kommende Portrait-Wiederherstellung verbessert, welche dazu beiträgt, negative Bedingungen wie schlechte Beleuchtung, minderwertige Webcams oder instabile Netzwerke auszugleichen.
Funktionen wie „Porträtlicht“ sorgen für ein Erscheinungsbild in Studioqualität bei Online-Meetings.
Während es hier hauptsächlich um das Video geht, filtern Funktionen wie die „Enthallung“ das Echo heraus und sorgen für ein optimales Hörerlebnis, unabhängig von der Raumakustik.
Obwohl Meet viele Teilnehmer aufnehmen kann, kann dies für sehr große Unternehmen manchmal nicht ausreichen. In solchen Fällen bietet Meet Livestream-Funktionen für bis zu 10.000 Teilnehmer. In kommenden Updates kann jeder, der auf den Livestream zugreift, an Frage-Antwort-Runden oder Umfragen teilnehmen, was eine stärkere Einbindung aller ermöglicht.
Obwohl Google Meet in erster Linie eine kostenlose Videokonferenzsoftware ist, sind einige Premium-Funktionen zahlenden Abonnenten vorbehalten.
Zu den zusätzlichen Funktionen gehören eine längere Sitzungsdauer (bis zu 24 Stunden), mehr Teilnehmer (bis zu 500), Handheben, Breakout-Räume, Umfragen, Teilnahme per Telefon usw.
Zudem machen die intelligente Geräuschunterdrückung, die Anwesenheitsverfolgung und die Anrufaufzeichnung Google Workspace Meet zu einem einzigartigen Paket.
Darüber hinaus können Sie eine separate Buchungsseite erstellen, um Ihren Kunden zu helfen, einen passenden Termin für ein Gespräch zu finden. Diese Seite wird aktualisiert, sobald ein Termin gebucht wird, und zeigt dann die verfügbaren Zeitfenster an.
Über Google Meet geführte Meetings sind auf Unternehmensebene sicher. Alles wird während der Übertragung verschlüsselt, und das Teilen Ihres Bildschirms mit den Teilnehmern ist sicher, ohne Angst vor unbefugtem Zugriff. In zukünftigen Updates werden Benutzer jedoch die Verschlüsselungsschlüssel selbst verwalten und sich für Ende-zu-Ende-verschlüsselte Meetings entscheiden können.
Google Docs, Sheets und Präsentationen
Dies sind die am häufigsten verwendeten Tools für Sie und Ihr Team als Organisation.
Mit diesen Tools können bis zu 100 Personen gleichzeitig eine einzelne Datei basierend auf ihren Berechtigungsstufen anzeigen, bearbeiten oder kommentieren.
Um die Zusammenarbeit zu intensivieren, sind diese Tools in Meet integriert. So können die Mitarbeiter nicht nur am gleichen Dokument arbeiten, sondern sich dabei auch sehen und miteinander sprechen.
Dies reduziert unnötige Kommunikation und ermöglicht Echtzeitanpassungen, um in kürzester Zeit optimale Ergebnisse zu erzielen.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen der Bild-in-Bild-Modus, Multitasking zu betreiben, während Sie das Geschehen im Auge behalten. Sie können mit einem Klick direkt in die Bearbeitung einsteigen, wenn es an der Zeit ist, zu handeln.
Obwohl die meisten Funktionen für kostenlose Nutzer verfügbar sind, bietet Google Workspace einige Vorteile.
Erstens wird der Speicherplatz bereits auf der Basisstufe verdoppelt und für größere Abonnements und Teams (über fünf Personen) unbegrenzt. Bei einer Teamgröße von weniger als fünf Personen kann der jedem Benutzer zugewiesene Speicherplatz bis zu 1 TB betragen, was deutlich mehr als in der kostenlosen Version (15 GB) ist.
Zudem kann man ein Dokument mit einem einzigen Klick für eine ganze Organisation freigeben und durchsuchbar machen.
Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal von Google Workspace Docs ist die automatische Zusammenfassung. Während es jederzeit möglich ist, dies manuell zu tun, erleichtert die Automatisierung die Arbeit mit optionaler Nachbearbeitung bei Bedarf.
Im Bereich der Sicherheit plant Google, Docs, Slides und Sheets mit dem gleichen Malware- und Phishing-Schutz auszustatten, der auch in Google Mail verwendet wird.
Dies stellt sicher, dass Sie vor solchen Links oder Versuchen gewarnt werden, die Ihre persönliche oder die Sicherheit Ihres Unternehmens gefährden könnten.
Google Kalender
Der Kalender scheint am wenigsten genutzt zu werden, er ermöglicht jedoch eine perfekte Planung und stellt sicher, dass Sie sich nicht mit den Terminen anderer Personen überschneiden.
Der optimale Anwendungsfall für Google Kalender ist die Zusammenführung aller Kalender, um die voraussichtliche Verfügbarkeit anzuzeigen. Sie können auch Kalender erstellen und freigeben, in denen bestimmte Ereignisse aufgeführt sind, die die Empfänger in ihre eigenen Kalender integrieren können.
Darüber hinaus werden alle im Kalender eingerichteten Besprechungen überall synchronisiert, um mögliche Konflikte zu vermeiden.
Google Jamboard
Google Jamboards sind digitale Whiteboards, mit denen Sie Ideen entwickeln und Innovationen vorantreiben können. Sie dienen als gemeinsamer Raum, in dem Sie zeichnen, löschen, Bilder hinzufügen usw. können.
Der Ersteller eines Jamboards kann andere als Betrachter (mit oder ohne Ablaufdatum) oder als Bearbeiter hinzufügen.
Die Jamboard-Inhalte können auch auf ein physisches, digitales Board übertragen werden, das Sie separat von Google erwerben können.
Alles, was wir bisher über Jamboard besprochen haben, steht jedem Benutzer mit einem Google-Konto zur Verfügung. Das Unterscheidungsmerkmal zugunsten der Workspace-Benutzer ist die Ein-Klick-Freigabe für Ihre Institution.
Google Cloud-Suche
Google Cloud-Suche ist eine exklusive Funktion für Google Workspace-Nutzer. Dieses Tool überträgt die Leistungsfähigkeit der Google-Suche auf Ihr Unternehmen.
Einfach ausgedrückt können Sie hier sofort Ihr gesamtes Unternehmensdokumentenarchiv (wie Docs, Slides, Tabellen usw.) durchsuchen.
Das Beste daran ist die zugriffsgesteuerte Dokumentenerkennung. Dies bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter in der Cloud-Suche nur die Dokumente sehen, auf die sie Zugriff haben.
Neben der eigenständigen Nutzung ist die Cloud-Suche eng in Google Workspace-Apps wie Gmail, Docs, Drive usw. integriert.
Andere
Da dieser Abschnitt die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz betont, haben wir die restlichen Workspace-Anwendungen in diesem Abschnitt zusammengefasst.
Google Vault
Google Vault hilft Ihnen, benutzerspezifische Daten für alle Workspace-Anwendungen aufzubewahren, sodass der Zugriff auf nichts verloren geht, wenn dieser Benutzer Ihr Unternehmen verlässt.
Sie können Vault zum Speichern von Google Mail-Nachrichten, Drive-Dateien, Chat-Nachrichten (mit aktiviertem Verlauf), Google Meet-Aufzeichnungen und zugehörigen Dateien, Websites, Workspace Google Voice-Daten usw. verwenden.
Vault speichert jedoch nur Daten, die Sie ihm mitteilen. Darüber hinaus sind Daten, die mit gelöschten Benutzern zusammenhängen, in Vault nicht verfügbar. In diesem Fall empfiehlt Google, Benutzer zu sperren, anstatt sie zu löschen.
Vault bietet auch rollenbasierten Datenzugriff.
Abschließend protokolliert Vault jede Aktivität Ihrer Mitarbeiter an einem einzigen Ort, den Sie für rechtliche oder andere Zwecke exportieren können.
Google Sites
Obwohl WordPress als der einfachste Weg zur Erstellung von Websites gilt, ist Google Sites die beste Option, um den Prozess noch schneller zu gestalten.
Und während Sie dies für eine wichtige Unternehmenswebsite nutzen können, brilliert es, wenn Sie ein bestimmtes Projekt präsentieren oder eine Veranstaltungsseite erstellen möchten.
Alles ist Drag-and-Drop ohne Programmieraufwand.
Websites unterstützen auch die Verwendung einer benutzerdefinierten Domain, um der Website eine eigene Identität zu verleihen. Alternativ kann sie kostenlos mit einer von Google bereitgestellten generischen Webadresse veröffentlicht werden.
Sie können auch an jedem mit diesem Tool erstellten Webprojekt gemeinsam arbeiten. Alle über Sites erstellten Websites sind geräte- und auflösungsübergreifend responsiv.
Endpoint
Endpoint hilft Ihnen, die Geräte Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, um sensible Unternehmensdaten im Falle eines Diebstahls zu schützen.
Damit können Sie sichere Passwörter erzwingen und im Notfall Geräte- oder Kontolöschungen durchführen. Endpoint ist ein plattformübergreifendes Tool zum Schutz Ihrer Geschäftsinformationen unter Windows, Mac, Linux, Android, iOS und ChromeOS.
Darüber hinaus können Sie bestimmte Geschäftsanwendungen über Google Play oder den App Store von Apple verfügbar machen.
App Script
App Script ist die Low-Code-Anwendungsplattform von Google, mit der Sie die Workspace-Funktionalität mit HTML, CSS und JavaScript erweitern können.
Das Ziel ist einfach: Automatisieren Sie Routineaufgaben, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Es ist mit Workspace-APIs vorinstalliert und verfügt über eine native Integration mit über 100 Google-Diensten.
Google Work Insights
Hiermit können Sie die Akzeptanz von Google Workspace in Ihrem Unternehmen messen.
Sie können die Nutzung einzelner Google-Apps anzeigen und mit älteren Apps vergleichen. Insights kann auch so konfiguriert werden, dass Ihnen die Daten auf Team- oder Gruppenebene oder für die gesamte Organisation angezeigt werden.
Dies beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Akzeptanz. Sie können sich auch die Zahlen zur Zusammenarbeit für Workspace-Anwendungen ansehen. Dies liefert Daten in Bezug auf die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die gemeinsame Bearbeitung, Besprechungen usw., die die Auswirkungen dieser Tools in Echtzeit auf die Arbeitskultur zeigen.
Die Daten werden die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter nicht verletzen, da diese gesammelt für ein Team von zehn oder mehr Personen erfasst werden. Administratoren können dieses Limit für größere Organisationen jedoch erhöhen.
Schließlich können Administratoren die Berichte für weitere Analysen und Managemententscheidungen exportieren.
Fazit
Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Google Workspace Sie bei der Zusammenarbeit und effizientem Arbeiten unterstützen kann.
Aber das ist nicht alles. Sie haben auch Zugriff auf den Google Workspace Marketplace, um die Ergebnisse weiter zu optimieren.
PS: Mit diesen Tools können Sie Google Workspace noch besser nutzen. Sehen Sie sich diesen individuellen Google Workspace-Leitfaden an, um zu erfahren, wie er Ihr Unternehmen als Einzelunternehmer verändern kann.