A technológia világszerte megváltoztatta az üzleti élet működését és az alkalmazottak munkáját.
Különféle új technológiák, például okostelefonok, SaaS, laptopok, táblagépek stb., elősegítették a digitális munkaterületeket és a távoli munkavégzést. Ezeknek nagy szerepük van a digitális átalakulásban, így a csapatok minden eddiginél hatékonyabban tudnak dolgozni.
A VDR-ek vagy virtuális adatszobák a technológiai forradalom egyik részét képezik. A virtuális adatszobák teljesen megváltoztatták a vállalkozások üzletkötési módját. Ez a bejegyzés a VDR-eket, azok előnyeit, felhasználási lehetőségeit és néhány VDR-szolgáltatót vizsgálja meg.
Tartalomjegyzék
Mi az a VDR vagy virtuális adatszoba?
A virtuális adatszoba egy online tér vagy adattár, ahol a szervezetek bizalmas adatokat és fájlokat tárolnak. VDR-eket használnak pénzügyi tranzakciók lebonyolításához vagy harmadik féllel való kapcsolattartás során.
A VDR-ek felhőalapú tárolási szolgáltatások, amelyek lehetővé teszik a privát vagy bizalmas információk megosztását partnerekkel, ügyfelekkel és még sok mással.
A virtuális adatszobák erős titkosítási módszereket használnak, amelyek meglehetősen megbízhatóvá és biztonságossá teszik a tárolást. A VDR-ek kódolják az adatokat, mielőtt áthelyeznék azokat a tárolófelhőbe.
Lehetővé teszik továbbá a különféle korlátozási beállítások és dokumentumengedélyek közötti választást. Ez megakadályozza az adatok engedély nélküli másolását, megosztását vagy nyomtatását.
A virtuális adatszobák használata
A VDR-ek helyet biztosítanak az üzleti ügylet lezárásakor szükséges átvilágításhoz. Ezek a tranzakciók nagy méretű és nagyobb összegű dokumentumokat és aktákat érintenek.
A legtöbb ilyen dokumentum bizalmas, és nagyon érzékeny adatokat tartalmaz. A VDR megbízható módot kínál minden érdeklődő számára a dokumentumok cseréjére és áttekintésére tárgyalás közben.
A vállalkozások üzleti kapcsolatainak fenntartásához gyakori adattovábbítás és szerződéskötés szükséges. A virtuális adatszobák tárolást biztosítanak ezeknek a szerződéseknek, és szükség esetén bármikor elérhetővé teszik őket.
Ezek központosított hozzáférési pontként működnek ügyvédek, külső és belső szabályozók, könyvelők és több fél számára. Egy ilyen központi rendszer csökkenti a késések és a hibák kockázatát. A kommunikáció átláthatóságát is biztosítja.
A virtuális adatszobák előnyei
A virtuális adatszoba tökéletes megoldás minden szervezet számára. Segíthet a vállalkozásoknak a dokumentummegosztási folyamat egyszerűsítésében és sokkal hatékonyabbá tételében. Az előnyök széles skáláját kínálják, amelyek közül néhány a következőket tartalmazza:
- A kritikus és privát üzleti dokumentumok és információk biztonságos megosztása.
- Védelmet nyújtson a szervezet információinak.
- Biztonságos adat- és dokumentumkezelés.
- Egyszerre több fél számára elérhető.
- Nagy mennyiségű adatfeltöltés lehetséges.
- Támogassa a mobileszközöket.
- Pontos keresési funkció elérhető.
Ezután a virtuális adatszobák felhasználási eseteit vizsgáljuk meg.
A virtuális adatszobák használati esetei
A virtuális adatszobák minden területen alkalmazhatók, beleértve a tőkebevonást, a pénzügyi tranzakciókat és az üzleti ügyleteket. Vessünk egy pillantást a VDR-ek néhány főbb alkalmazására.
Technológia
A VDR-ek rendkívül hasznos megoldások a technológiai ipar számára. Ezek lehetővé teszik a legnagyobb technológiai szervezetek számára, hogy megosszák az adatokat és információkat a csapatok között, és világszerte elterjedjenek.
Vállalati fejlesztés
A vállalati stratégiák nagy mennyiségű adattömb felhasználását foglalják magukban. A VDR-ek használata segít az egyébként észrevétlen adattrendek azonosításában.
Befektetési bank
A befektetési banki ágazat nagymértékben használja a virtuális adatszobákat. Az olyan folyamatok, mint a tőkeemelés, az IPO-k és az M&A hatalmas adatmegosztást igényelnek, így a VDR elengedhetetlen.
Jogi szektor
A jogi ágazat nagy mennyiségű papírmunkával jár. Ez a papírmunka azonban elektronikus dokumentumokká alakul át. Így a virtuális adatszobák ebben az iparágban szerepet kaptak a jogi dokumentumok tárolására, lekérésére és megosztására.
Könyvelő cégek
A VDR-ek segítenek a számviteli és könyvvizsgáló szervezeteknek, hogy biztonságos platformon megosszák számláikat és auditjelentéseiket az ügyfelekkel.
Ingatlan
Az ingatlanszektor nagy mennyiségű papírmunkát és dokumentumcserét foglal magában. A VDR kockázat nélkül segít ezeknek a dokumentumoknak a tárolásában és kezelésében.
Virtuális vs. fizikai adatszobák
Korábban, a digitális technológia fejlődése előtt fizikai adatszobákat használtak. Ezeket kritikus dokumentumok, szellemi tulajdonnal kapcsolatos dokumentumok és egyebek tárolására használták. A fizikai adatszobák tényleges fizikai helyek voltak.
De most, a digitális technológia fejlődésével a virtuális vagy elektronikus dokumentumok felváltották a fizikai dokumentumokat. Ennek eredményeként a virtuális adatszobák váltották fel a fizikai adatszobákat. A virtuális adatszobáknak számos előnye van a fizikai adatszobákhoz képest. Nézzünk meg néhányat:
#1. Költségkülönbség
A fizikai adatszobákhoz bérelhető hely és megfelelő biztonsági létesítmények szükségesek a dokumentumok védelméhez. Ez azt jelenti, hogy óriási költségek merültek fel a bérleti díj, a karbantartás, a biztonság stb.
Másrészt a virtuális adatszobák felhőmegoldások, amelyek hatalmas mennyiségű adat biztonságos tárolását kínálják. A virtuális adatszoba sokkal költséghatékonyabb, mint a fizikai.
#2. Adatvisszakeresési idő
A fizikai adatszobákban elképzelhető, hogy milyen nehéz lenne a jelenlévő dokumentumok halmazai között keresni. Ehhez órákra lenne szüksége, még akkor is, ha tökéletesen meg van szervezve.
Ehhez képest a VDR-ek ezt zökkenőmentesen és másodpercek alatt teszik lehetővé. Mindenki, aki hozzáférési engedéllyel rendelkezik a dokumentumokhoz, azonnal, várakozási idő nélkül kereshet és kérhet le adatokat.
#3. Hatékonyság
A VDR-ek segítenek javítani a dokumentumok kezelésének és ezáltal az üzleti folyamatok hatékonyságát. Mivel így szinte pillanatok alatt több ajánlattevőhöz is eljuthatnak a dokumentumok.
De ha fizikai adatszobákról beszélünk, az ajánlattevőknek időpontot kell ütemezniük a helyiség eléréséhez. Így a hatékonysági szint alacsony lenne.
#4. Bizalmas kommunikáció
A VDR-ek bizalmas és privát kommunikációt tesznek lehetővé a felek között. Válaszolhat egy másik szervezet konkrét kérdéseire anélkül, hogy lehetővé tenné, hogy bárki hozzáférjen az Ön adataihoz. Bárkinek engedélyt adhat a dokumentumok vagy egyebek megtekintéséhez.
#5. Követés
A VDR-ek egyszerű nyomon követést tesznek lehetővé a dokumentumnézetekben. Ugyanakkor a fizikai adatszobákban ez lehetetlen. Nem szabályozhatja, hogy ki melyik dokumentumot nézze meg. A virtuális adatszobák azonban lehetővé teszik, hogy megnézze, hányan nézték meg fájljait. Napi jelentéseket kap erről, ami kényelmessé teszi a nyomon követést.
Több virtuális adatszoba-szolgáltató nagyszerű szolgáltatásokat kínál. A különböző funkciók lehetővé teszik dokumentumainak és fájljainak hatékony online kezelését.
Virtuális adatszobák eszközök
Fedezze fel a legjobb virtuális adatszoba-szolgáltatókat, amelyeket fontolóra vehet.
iDeals
Az iDeals lehetőséget kínál az együttműködésre és a kritikus üzleti dokumentumok biztonságos megosztására. Lehetővé teszi a fájlok feltöltését az egyszerű fogd és vidd funkció használatával. Tömegesen feltöltheti a fájlokat, és megtakaríthatja értékes idejét.
Több mint 25 különböző fájlformátumot támogat, és lehetővé teszi a Windows Intézővel való integrációt. Egyszerű szöveges keresési lehetőségei és szűrői sokkal kényelmesebbé teszik az adatok visszakeresését.
Ansarada
Az Ansarada egy intelligens virtuális adatszoba, amely sokkal többet működik, mint egy tárolási és fájlmegosztó megoldás. Integrálódik más platformokkal, hogy lehetővé tegye a kétirányú szinkronizálást, és egy fogd és vidd funkciót kínál a dokumentumok és fájlok gyors feltöltéséhez.
Az Ansarada lehetővé teszi az összes tevékenység nyomon követését és vezérlését. Ezt a mesterséges intelligencia ereje támasztja alá, amely segít automatizálni a jelentéseket, előre jelezni az eredményeket és sok mást.
CapLinked
A CapLinked biztonságos és egyszerű virtuális adatszoba megoldásokat kínál a szervezetek számára dokumentumaik biztonságos tárolására. Lehetővé teszi a dokumentumok azonnali feltöltését és a hozzáférés korlátozását azáltal, hogy engedélyt ad a kívánt feleknek.
Fájlokat tömegesen tölthet fel, így értékes időt takaríthat meg. A vállalati szintű biztonság garantálja, hogy kritikus dokumentumai mindig biztonságban és védve legyenek. A CapLinked adatszobákat kínál bármilyen méretű és költségvetésű projektek, szervezetek és vállalkozások számára.
OneHub
Egyszerűen és zökkenőmentesen, biztonságos módon működjön együtt kollégáival, ügyfeleivel és partnereivel. A OneHub segítségével gond nélkül megoszthatja privát üzleti adatait.
Lehetővé teszi a fájlok gyors feltöltését a fogd és vidd funkcióval. Speciális tevékenységkövetése lehetővé teszi, hogy mindent nyomon követhessen az adatszobában. Több mint 30 fájltípushoz rendelkezhet kiváló minőségű előnézetekkel. Könnyedén egyszerűsítheti az együttműködést feladatok kiosztásával, engedélyek megadásával stb.
Ez az adatszoba banki szintű titkosítással rendelkezik.
Doboz
A Box lehetővé teszi az ajánlattétel, az M&A és a szerződések biztonságos kezelését a legnagyobb védelem mellett. Több mint 1400 integrációval rendelkezik a folyamatok megkönnyítése érdekében. Lehetővé teszi a felhasználói élmény javítását azáltal, hogy lehetővé teszi a böngészőben található előnézeteket és a mobil hozzáféréseket.
Csúcskategóriás biztonsága megakadályozza az illetéktelen hozzáférést, és biztosítja a dokumentumok biztonságos hozzáférését. A mappavezérlők és az erős felhasználói engedélyek nyomon követik a gyanús tevékenységeket.
Végső szavak
Láthatja tehát, milyen fontosak és hasznosak a virtuális adatszobák, ha kritikus dokumentációról beszélünk. Az elektronikus dokumentációval és tranzakciókkal foglalkozó minden szektorban biztonságos virtuális adatszobákra van szükség a dokumentumok maximális biztonsága érdekében.
Megfontolhatja a fent javasolt VDR-szolgáltatók bármelyikét, és minden gond nélkül az üzleti munkájára összpontosíthat.
Ezután tekintse meg a dokumentumautomatizálási szoftvert, amellyel munkaidőt takaríthat meg.