Gmail ist zweifellos eine der bedeutendsten Erfindungen des Internetzeitalters. Seine Funktionalität ist beeindruckend, aber manchmal stossen selbst erfahrene Nutzer an Grenzen. Hier kommen Browsererweiterungen ins Spiel, die die Möglichkeiten von Gmail erheblich erweitern. Eine solche Erweiterung, die ich vor kurzem entdeckt habe, ist docTrackr. Sie ermöglicht es Benutzern, Gmail-Anhänge nach dem Versenden zu verfolgen, zu schützen und sogar zu zerstören. Mit docTrackr kann man detaillierte Zugriffsrechte für PDF-Anhänge festlegen, um Missbrauch durch die Empfänger zu verhindern. Hier sind die Details.
Die Verwendung von docTrackr beginnt mit der Installation der Browsererweiterung für Chrome. Nach der Installation können Sie sich in Ihr Gmail-Konto einloggen und die Funktionen von docTrackr direkt nutzen. Die Erweiterung fügt im Nachrichtenfenster von Gmail eine neue Schaltfläche mit der Bezeichnung „Sicherer Anhang“ hinzu. Diese Schaltfläche befindet sich neben dem regulären Anhangssymbol und ermöglicht es Ihnen, Dateien mit den gewünschten Berechtigungen zu versenden.
Wenn Sie die Schaltfläche „Mit docTrackr sichern“ zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, sich zu registrieren oder anzumelden. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, um ein Konto zu erstellen. Falls Sie bereits ein Konto besitzen, können Sie sich direkt über den „Anmelden“-Button einloggen.
Derzeit unterstützt docTrackr nur das sichere Versenden von PDF-Dateien. Die Entwickler arbeiten jedoch bereits an der Unterstützung weiterer Dateiformate. Wenn Sie im Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, erscheint ein kleines Menü, in dem Sie die Zugriffsrechte über Kontrollkästchen festlegen können. Sie können beispielsweise festlegen, ob der Empfänger die Datei nur anzeigen, drucken oder bearbeiten darf. Standardmäßig ist die Option „Kann anzeigen“ aktiviert. Zusätzlich können Sie ein Ablaufdatum für den Anhang festlegen, nach dessen Ablauf der Empfänger keinen Zugriff mehr hat. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Sicher und teilen“, um Ihre Nachricht zu senden.
Ein weiteres nützliches Feature von docTrackr ist die Möglichkeit, die gesendeten Anhänge zu verfolgen. Über das docTrackr-Dashboard können Sie in Echtzeit sehen, wann der Empfänger die Nachricht angezeigt, auf die Datei zugegriffen oder sie heruntergeladen hat. Das Dashboard liefert auch Standortinformationen und aktualisiert die Aktivitätsregisterkarte, wenn der Empfänger auf das Dokument zugreift. Darüber hinaus können Sie den Zugriff auf das Dokument manuell aktivieren oder deaktivieren.
docTrackr ist im Chrome Web Store zum Herunterladen verfügbar.