In Outlook Online haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails digital zu signieren oder zu verschlüsseln. Sie können dies entweder für jede einzelne Nachricht tun oder es als Standard für alle ausgehenden E-Mails festlegen. Wenn Sie diese Funktionen nutzen möchten, finden Sie hier eine detaillierte Anleitung.
Die Gründe für die digitale Signierung von E-Mails – das Anbringen einer elektronischen Unterschrift, die die Herkunft der Nachricht bestätigt – oder für die Verschlüsselung von E-Mails sind vielfältig. Es wird angenommen, dass Sie, wenn Sie sich für diese Funktionen interessieren, bereits über die Notwendigkeit und die damit verbundenen Vor- und Nachteile informiert sind.
Sollten Sie sich nicht mit digitaler Signierung und Verschlüsselung auskennen, ist es möglicherweise nicht erforderlich, diese Funktionen zu nutzen. Es macht wenig Sinn, Ihre Nachrichten zu signieren oder zu verschlüsseln, wenn keine Notwendigkeit besteht. Im Falle der Verschlüsselung würden Sie die Lesbarkeit Ihrer E-Mails für die Empfänger unnötig einschränken.
Wenn Sie jedoch E-Mails signieren und verschlüsseln müssen, folgen Sie diesen Anweisungen, um dies in Outlook Online einzurichten.
Wichtig ist, dass Sie für die Nutzung dieser Funktionen in Outlook Online den Microsoft Edge Browser und ein E-Mail-Konto benötigen, das auf Microsoft Exchange basiert. Wenn Sie Outlook nutzen, um E-Mails von Anbietern wie Gmail, Yahoo Mail oder anderen Diensten zu empfangen, die keinen Exchange-Server verwenden, ist diese Funktion nicht verfügbar. Auch die Verwendung anderer Browser wie Chrome, Firefox oder Safari ist nicht möglich.
Um zu beginnen, öffnen Sie den Microsoft Edge Browser und melden Sie sich bei Outlook Online an. Erstellen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie auf die drei Punkte in der Menüleiste, um das Dropdown-Menü zu öffnen, und wählen Sie „Nachrichtenoptionen anzeigen“.
Im sich öffnenden Bereich „Nachrichtenoptionen“ können Sie nun auswählen, ob Sie Ihre Nachricht signieren, verschlüsseln oder beides möchten. Klicken Sie anschließend auf „OK“.
Beim ersten Versuch, eine E-Mail auf diesem Computer zu signieren oder zu verschlüsseln, erscheint möglicherweise die Meldung: „Sie können diese Nachricht nicht signieren oder verschlüsseln, bis Sie das S/MIME-Steuerelement installiert haben. Um S/MIME zu installieren, klicken Sie hier.“ Klicken Sie auf den angegebenen Link, um das S/MIME-Steuerelement zu installieren.
Sie können das Installationsprogramm direkt ausführen oder auf Ihren Computer herunterladen und von dort aus starten. Wenn Sie die direkte Ausführung wählen, werden Sie von Edge aufgefordert, die Installation des S/MIME-Steuerelements zu bestätigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Installieren“.
Sobald die Installation des S/MIME-Steuerelements abgeschlossen ist, wird Ihnen unten rechts im Fenster von Edge eine entsprechende Meldung angezeigt.
Schließen Sie Edge und öffnen Sie den Browser erneut. Aus unbekannten Gründen erkennt Edge möglicherweise nicht automatisch, dass das S/MIME-Steuerelement ein Microsoft-Add-In ist. Klicken Sie daher auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche, um das Browsermenü zu öffnen, und wählen Sie die Option „Erweiterungen“ aus.
Suchen Sie die Erweiterung „Microsoft S/MIME Control“ und aktivieren Sie diese, falls sie deaktiviert ist, indem Sie den Schalter auf „Ein“ stellen.
Melden Sie sich nun erneut bei Outlook Online an und erstellen Sie eine neue E-Mail. Öffnen Sie wieder die Nachrichtenoptionen (drei Punkte > Nachrichtenoptionen anzeigen) und wählen Sie aus, ob Sie Ihre E-Mail verschlüsseln oder signieren möchten. Wenn Sie eine Domain verwenden, die nicht im S/MIME-Steuerelement registriert ist, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, die Domain hinzuzufügen. Klicken Sie auf den Link, um die S/MIME-Steuerungsoptionen zu öffnen.
Aktivieren Sie im Bereich „S/MIME-Steuerungsoptionen“ das Kontrollkästchen neben „Arbeits- oder Schuldomains zulassen“, geben Sie Ihre E-Mail-Domain in das Textfeld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Sie müssen Edge jetzt erneut starten und sich abermals bei Outlook Online anmelden. Jetzt können Sie signierte und verschlüsselte E-Mails versenden und auch E-Mails, die Ihnen über das S/MIME-Control zugesandt wurden, entschlüsseln.
Um jede von Ihnen gesendete E-Mail standardmäßig zu signieren oder zu verschlüsseln, klicken Sie auf Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
Wählen Sie E-Mail > S/MIME.
Aktivieren Sie die gewünschten Optionen für die Verschlüsselung und/oder Signatur und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Ab sofort werden alle E-Mails, die Sie versenden, automatisch verschlüsselt und/oder signiert, je nachdem, welche Einstellungen Sie gewählt haben.