Spam-Mails werden in Outlook in den Ordner für unerwünschte E-Mails verschoben. Sie haben die Möglichkeit, den Spamfilter von Outlook anzupassen, um bestimmte Absender oder Domänen zu sperren oder auf die Whitelist zu setzen. Alternativ können Sie die automatische Filterung verstärken, um Spam-Mails direkt zu löschen. Nachfolgend wird erläutert, wie Sie diese Einstellungen vornehmen können.
Zugriff auf die Optionen für unerwünschte E-Mails
Um auf die Einstellungen für unerwünschte E-Mails zuzugreifen, gehen Sie zu Start und klicken Sie auf „Junk“.
Die ersten vier Optionen sind nur aktiv, wenn Sie eine Nachricht in einem Ordner ausgewählt oder eine Nachricht geöffnet und auf „Nachricht“ > „Junk“ geklickt haben.
Alle diese Optionen finden Sie auch im Kontextmenü, das sich durch einen Rechtsklick auf eine Nachricht öffnen lässt.
Wir werden uns im Laufe dieses Artikels mit den vier wichtigsten Optionen in diesem Menü befassen. Im Moment ist die Option „Junk-E-Mail-Optionen“ am Ende des Menüs für uns relevant.
Ein Klick auf diese Option öffnet das Fenster für die Junk-E-Mail-Optionen.
Grundlegende Einstellungen auf der Registerkarte „Optionen“
Auf der Registerkarte „Optionen“ im Fenster für unerwünschte E-Mails können Sie die Junk-E-Mail-Einstellungen von Outlook für jede eingehende Nachricht konfigurieren. Als Junk-Mail markierte E-Mails werden direkt in den Ordner für unerwünschte E-Mails verschoben. Sie können festlegen, wie aggressiv Outlook E-Mails als Junk-Mail kennzeichnet. Standardmäßig ist der Junk-E-Mail-Filter auf „Keine automatische Filterung“ eingestellt. In diesem Fall landen lediglich E-Mails von Absendern, die Sie bewusst zu Ihrer Liste blockierter Absender hinzugefügt haben, im Ordner für unerwünschte E-Mails.
Sie haben die Möglichkeit, auf „Niedrig“ umzuschalten, um offensichtlichere Spam-Mails abzufangen. Diese Einstellung sollte für die meisten Benutzer ausreichend sein. Wenn Sie möchten, dass Outlook noch stärker filtert, können Sie die Einstellung „Hoch“ wählen. Dadurch werden jedoch sehr wahrscheinlich auch einige legitime E-Mails im Ordner für unerwünschte E-Mails landen, sodass Sie diesen regelmäßig überprüfen sollten. Sollte eine legitime E-Mail im Ordner für unerwünschte E-Mails landen, können Sie den Filter trainieren, E-Mails von diesem Absender nicht als Spam zu behandeln, indem Sie die Nachricht auswählen und auf „Start“ > „Junk“ > „Kein Junk“ klicken.
Es öffnet sich ein Bestätigungsfeld, das Ihnen mitteilt, dass die E-Mail in den Posteingang verschoben wird, und Ihnen die Option bietet, den Absender zu den Listen sicherer Absender hinzuzufügen.
Wenn Sie zu Ihren Junk-E-Mail-Optionen zurückkehren, können Sie als letzte Stufe „Nur sichere Listen“ auswählen. Dadurch wird jede Nachricht von einem Absender oder einer Domäne, die sich nicht in Ihrer Liste sicherer Absender befindet, als Junk-Mail gekennzeichnet. Dies ist eine sehr restriktive Einstellung, und Sie müssen Ihren Junk-E-Mail-Ordner sehr regelmäßig überprüfen. Im Laufe der Zeit kann der Junk-Filter jedoch recht gut trainiert werden, besonders wenn Sie nur wenige E-Mails von unbekannten Absendern erhalten.
Unterhalb der Filterstufen finden Sie zwei weitere Einstellungen.
Die erste dieser Einstellungen, „Verdächtige Junk-E-Mails dauerhaft löschen, anstatt sie in den Ordner für unerwünschte E-Mails zu verschieben“, ist am sinnvollsten, wenn Sie die Filterung auf „Keine automatische Filterung“ eingestellt haben. Dieser Filter verschiebt nur E-Mails von Absendern auf Ihrer Liste blockierter Absender in den Junk-Ordner. Da diese Absender blockiert sind, ist es wahrscheinlich akzeptabel, dass diese E-Mails dauerhaft gelöscht werden. Auf jeder anderen Filterstufe, insbesondere bei „Hoch“ oder „Nur sichere Absender“, ist die Wahrscheinlichkeit jedoch hoch, dass Outlook „falsch positive“ Ergebnisse erzielt und eine legitime E-Mail als Spam kennzeichnet. Wenn Ihre Junk-E-Mails dauerhaft gelöscht werden, anstatt in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben zu werden, gehen legitime E-Mails verloren, und Sie erfahren nie davon. Daher wird davon abgeraten, diese Option zu aktivieren, es sei denn, Sie sind sich absolut sicher, was Sie tun.
Die zweite Option, „Mich vor verdächtigen Domänennamen in E-Mail-Adressen warnen (empfohlen)“, ist das Anti-Phishing-Tool von Outlook und ist nur verfügbar (und standardmäßig aktiviert), wenn Sie die Junk-E-Mail-Filterung aktivieren. Das bedeutet, dass Sie von „Keine automatische Filterung“ auf „Niedrig“, „Hoch“ oder „Nur sichere Absender“ umsteigen müssen. Sobald diese Option aktiviert ist, beginnt Outlook, potenzielle Phishing-E-Mails zu filtern. Da dies ein wichtiges Tool ist, lassen wir Microsoft erklären, wie es funktioniert.
Wir haben seit Jahren über Phishing-E-Mails gesprochen, gezeigt, wie Sie Softwarefunktionen nutzen können, um Phishing-Versuche zu stoppen, und über neue Initiativen berichtet, die zur Unterscheidung legitimer E-Mails von Phishing-E-Mails beitragen. Es ist uns unklar, warum ein so nützliches Tool nicht a) standardmäßig aktiviert und b) von Microsoft stärker beworben wird, aber das ist leider nicht der Fall.
Wenn Sie Outlook in Ihrem Unternehmen verwenden, setzen Ihre Administratoren möglicherweise bereits Anti-Phishing-Technologie ein, die Ihnen nicht bekannt ist. Wenn Sie Outlook jedoch für ein persönliches Konto nutzen, sollten Sie diese Einstellung unbedingt aktivieren. Setzen Sie die Junk-Filterstufe auf „Niedrig“ und aktivieren Sie „Mich vor verdächtigen Domänennamen in E-Mail-Adressen warnen (empfohlen)“, um die Sicherheit zu erhöhen.
Sichere Absender verwalten
Die nächste Registerkarte, „Sichere Absender“, enthält eine Liste der Personen und Domänen, die Outlook nie als Junk-E-Mail behandeln wird.
Wenn Sie bei einer Nachricht, die sich im Junk-E-Mail-Ordner befand, auf „Start“ > „Junk“ > „Kein Junk“ geklickt und die Option akzeptiert haben, den Absender der Liste sicherer Absender hinzuzufügen, wird seine Adresse hier angezeigt. Sie können einen Absender auch als „sicher“ kennzeichnen, indem Sie auf „Start“ > „Junk“ > „Absender nie blockieren“ (oder „Domäne des Absenders nie blockieren“, wenn alle E-Mails von dieser Domäne die Junk-Filter umgehen sollen) klicken.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass eine bestimmte Adresse oder Domäne zur Liste sicherer Absender hinzugefügt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse oder Domäne eingeben können, die hinzugefügt werden soll.
Dies ist für eine oder zwei Adressen oder Domänen in Ordnung, aber es wird zeitaufwändig, wenn Sie eine große Anzahl hinzufügen müssen. Um den Vorgang zu beschleunigen, haben Sie die Möglichkeit, eine Liste von Absendern und Domänen zu importieren oder eine Liste Ihrer vorhandenen sicheren Absender und Domänen zu exportieren.
Das Importieren einer Liste ist gut, aber nicht sehr hilfreich, wenn Sie keine Liste im richtigen Format haben. Glücklicherweise erwartet Outlook lediglich eine Textdatei, die eine Liste von Absendern und Domänen enthält, die durch einen Zeilenumbruch getrennt sind. Das ist relativ einfach zu erstellen. Sie können diese Informationen entweder aus einem anderen E-Mail-Programm exportieren oder sie selbst schreiben, was viel schneller geht, als auf „Hinzufügen“ zu klicken, die Daten einzugeben, auf „OK“ zu klicken und diesen Vorgang dann für jeden Absender zu wiederholen. Da das Erstellen einer Liste sicherer Absender lange dauern kann, sollten Sie Ihre Liste gelegentlich exportieren, falls Sie Outlook neu installieren oder auf einem anderen Computer einrichten müssen. Das spart Ihnen viel Zeit und stellt sicher, dass Ihr Junk-Filter auch nach einem Versionswechsel von Outlook wie gewünscht funktioniert.
Sie können die Import-/Exportoptionen auch verwenden, um Massenänderungen oder -entfernungen vorzunehmen. Exportieren Sie die Liste, nehmen Sie die Änderungen (oder entfernen Sie Einträge) in Ihrem Texteditor vor und importieren Sie die neue Liste. Der Importvorgang löscht die vorhandenen Einträge nicht, bevor die neuen importiert werden, und behandelt Änderungen als neue Einträge (wenn Sie beispielsweise einen Eintrag von ebay.co.uk in ebay.com ändern, wird ebay.com hinzugefügt, anstatt ebay.co.uk zu ersetzen). Daher müssen Sie die Liste leeren, bevor Sie Ihre geänderte Liste importieren. Wählen Sie dazu den obersten Eintrag aus, halten Sie die UMSCHALT-Taste gedrückt und wählen Sie den letzten Eintrag aus. Damit werden alle Einträge in der Liste ausgewählt. Klicken Sie dann auf „Entfernen“, um alle sicheren Absender zu löschen und den Import vorzubereiten.
Die letzten beiden Optionen auf der Seite helfen Ihnen, Absender automatisch zur Liste hinzuzufügen, indem sie einige vernünftige Annahmen treffen.
Wenn Sie „E-Mails von meinen Kontakten auch vertrauen“ aktivieren, werden E-Mails von Adressen, die in Ihren Outlook-Kontakten gespeichert sind, nicht in den Junk-Ordner gefiltert. Dadurch wird Ihre Kontaktliste effektiv zu einer zweiten Liste sicherer Absender, ohne dass Sie jede Adresse manuell zur Liste sicherer Absender hinzufügen müssen.
Wenn Sie „Personen, die ich sende, automatisch zur Liste sicherer Absender hinzufügen“ aktivieren, wird jeder, an den Sie E-Mails senden, als sicherer Absender betrachtet, da es normal ist, auf eine von Ihnen gesendete E-Mail eine Antwort zu erhalten. Dies ist jedoch nicht immer der Fall, da Sie möglicherweise jemandem antworten, der Sie auffordert, Ihnen keine E-Mails mehr zu senden (z. B. eine Abmelde-E-Mail). Daher sollte diese Option mit Vorsicht verwendet werden.
Sichere Empfänger verwalten
Die nächste Registerkarte, „Sichere Empfänger“, ist etwas verwirrend. Sie haben keine Kontrolle darüber, wie ein Empfänger Ihre E-Mail behandelt, also kann es nicht daran liegen. Und es verhindert auch nicht, dass Sie E-Mails an eine Adresse auf der Liste senden. Wofür ist sie also gedacht? Sichere Empfänger sind in Wirklichkeit Mailinglisten, denen Sie angehören. Normalerweise ist die „An“-Adresse für eine Mailingliste der Name der Liste (z. B. [email protected]), und das Hinzufügen dieser Liste zur Liste sicherer Empfänger stellt sicher, dass diese E-Mails nicht als Junk-Mail behandelt werden.
Ansonsten sind die Optionen die gleichen wie bei sicheren Absendern. Sie können eine Mailingliste als „sicher“ markieren, indem Sie auf „Start“ > „Junk“ > „Diese Gruppe oder Mailingliste nie blockieren“ klicken, wenn Sie möchten, dass E-Mails von dieser Liste oder Gruppe die Junk-Filter umgehen.
Absender blockieren
Auf der Registerkarte „Blockierte Absender“ fügen Sie einzelne Adressen oder ganze Domänen hinzu, die Sie als Junk-Mail betrachten. Alles, was hier hinzugefügt wird, wird direkt in den Ordner für unerwünschte E-Mails verschoben.
Die Optionen sind die gleichen wie bei sicheren Absendern, mit der Möglichkeit, Einträge hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu entfernen, sowie Listen von Adressen und Domänen zu importieren und zu exportieren. Sie können auch einen Absender oder seine Domäne zur Liste der blockierten Absender hinzufügen, wenn Sie eine Nachricht ausgewählt haben, indem Sie zu „Start“ > „Junk“ > „Absender blockieren“ gehen.
Bei allen E-Mails, die im Junk-E-Mail-Ordner landen, unabhängig davon, ob sie von blockierten Absendern stammen oder weil Outlook sie als Junk-Mail eingestuft hat, werden alle Links deaktiviert und der Inhalt der E-Mail auf Nur-Text gesetzt. Outlook zeigt eine entsprechende Meldung an, wenn Sie eine Nachricht aus dem Ordner für unerwünschte E-Mails öffnen.
Hinweis: Wenn Sie einen Absender sowohl zur Liste der sicheren als auch der blockierten Absender hinzufügen, hat die Liste der sicheren Absender Vorrang, und E-Mails des Absenders landen in Ihrem Posteingang.
Blockieren von Top-Level-Domains und -Codierungen
Auf der letzten Registerkarte „International“ können Sie Domänen und E-Mails auf Länderebene mit bestimmten Codierungen blockieren.
Klicken Sie auf „Liste der blockierten Top-Level-Domains“, um das entsprechende Fenster zu öffnen. Hier können Sie Länderdomänen zum Blockieren auswählen.
Wenn Sie beispielsweise E-Mails aus Andorra blockieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „AD (Andorra)“ und klicken Sie auf „OK“. Outlook behandelt E-Mails von einer Domäne, die auf „.ad“ endet, dann als Junk.
Das ist nützlich, wenn Sie viele Junk-Mails von einer bestimmten Länderdomäne erhalten, z. B. „.cc“ (Kokosinseln), die zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels die höchste Anzahl von ISPs aufweist, die Spam ermöglichen. Sofern Sie keine legitimen E-Mails von dieser Länderdomäne erwarten, können Sie diese der Junk-Domänenliste hinzufügen. Beachten Sie, dass damit nicht alle E-Mails gestoppt werden, die von den Kokosinseln stammen, sondern nur E-Mails von einer Domäne, die auf „.cc“ endet. Wenn Sie es also leid sind, Spam von russischen Spammern zu erhalten, werden diese durch das Blockieren von „.ru“ nur dann blockiert, wenn ihre Domäne auf „.ru“ endet. Ein russischer Spammer, der über eine „.com“-Domäne operiert, wäre von der Blockierung der „.ru“-Domäne nicht betroffen.
Wenn Sie ein bestimmtes geografisches Gebiet blockieren möchten, können Sie ganze Codierungen blockieren, indem Sie auf „Liste der blockierten Codierungen“ klicken. Hier können Sie E-Mail-Codierungen auswählen, die blockiert werden sollen.
Codierungen sind ein großes Thema für sich. Wir werden es hier nicht näher behandeln (Wikipedia hat einen guten Artikel darüber, wenn Sie mehr wissen möchten). Kurz gesagt, Codierungen legen allgemein fest, wie ein Zeichen digital dargestellt wird. Verschiedene Codierungen stellen Zeichen unterschiedlich dar, und Ihr E-Mail-Client (und Ihr Browser) können zwischen einigen Zeichensätzen übersetzen, ein Vorgang, der als Transcodierung bezeichnet wird. Wenn Sie regelmäßig Junk-Mails mit einer bestimmten Codierung erhalten, können Sie diese blockieren, indem Sie sie in der Liste der blockierten Codierungen auswählen und auf „OK“ klicken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Codierungen sind oder wie Sie die Codierungen Ihrer empfangenen E-Mails herausfinden, sollten Sie hier wahrscheinlich keine Einstellungen vornehmen, da dies verhindern könnte, dass Sie legitime E-Mails erhalten.
Diese Junk-Mail-Einstellungen sind eine nützliche Methode, um Ihren Posteingang sauber und übersichtlich zu halten. Wenn Sie sich die Mühe machen, Absender zu blockieren, wenn Sie E-Mails erhalten, die Sie als Junk-Mail betrachten, haben Sie im Laufe der Zeit viel weniger Müll in Ihrem Posteingang und damit weniger Stress.