Das unwiderrufliche Löschen von Nachrichten aus Ihrem Gmail-Konto bedeutet deren endgültigen Verlust. Sobald der Papierkorb geleert wird, sind diese E-Mails nicht mehr wiederherstellbar. Sollten Sie E-Mails jedoch lediglich ausblenden und nicht eliminieren wollen, können Sie diese archivieren. Auf diese Weise lassen sich die Nachrichten bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen und einsehen.
Archivieren von E-Mails in Gmail: Eine Anleitung
Um eine E-Mail in Gmail zu archivieren, ist es erforderlich, die gewünschte E-Mail oder mehrere E-Mails zu selektieren und anschließend auf den Button „Archivieren“ zu klicken.
Bei der Nutzung der Gmail-Webseite ist die Schaltfläche „Archivieren“ in der Menüleiste direkt über der E-Mail-Liste platziert.
In der Gmail-App für iPhone, iPad oder Android ist die Archivierungsoption durch ein Symbol im oberen Menü repräsentiert, welches die gleiche Gestaltung wie der Button auf der Gmail-Webseite aufweist.
Archivierte E-Mails werden aus dem Hauptposteingang sowie aus jeglichen von Ihnen konfigurierten fokussierten Kategorien entfernt.
Sie bleiben jedoch in allen separaten Ordnern, die mit Gmail-Labels erstellt wurden, sichtbar.
Archivierte E-Mails über das „Alle E-Mails“-Label finden
Wie bereits erwähnt, verschwinden archivierte E-Mails aus der standardmäßigen Gmail-Ansicht. Eine Möglichkeit, archivierte E-Mails in Gmail zu finden, ist der Wechsel zur Ansicht „Alle E-Mails“.
Dadurch werden alle Ihre Gmail-Nachrichten in einer umfangreichen Liste zusammengefasst, einschließlich wichtiger E-Mails und automatisch kategorisierter Nachrichten. Diese Ansicht ist auf der Gmail-Webseite durch einen Klick auf das Label „Alle E-Mails“ im linken Menü zugänglich.
In der Gmail-App öffnen Sie das Hamburger-Menü in der oberen linken Ecke, scrollen nach unten und wählen das Label „Alle E-Mails“ aus.
Diese Vorgehensweise birgt jedoch einen Nachteil, insbesondere bei einer großen Anzahl an E-Mails, da Sie durch eine sehr umfangreiche Liste scrollen müssen. Diese Methode eignet sich, wenn Sie kürzlich E-Mails archiviert haben. Andernfalls ist es ratsam, die Gmail-Suchleiste für eine gezieltere Suche nach archivierten E-Mails zu verwenden.
Gezielte Suche nach archivierten E-Mails via Suchleiste
Bedauerlicherweise existiert kein dediziertes Label „Archiv“, nach dem Sie über die Suchleiste auf der Gmail-Webseite oder in der App suchen können.
Um eine gezielte Suche durchzuführen, benötigen Sie Informationen zum Thema, Absender oder Betreff der archivierten E-Mail. Alternativ können erweiterte Gmail-Suchfilter verwendet werden, um E-Mails zu finden, die sich nicht in Standardordnern wie dem Posteingang, dem Ordner „Gesendet“ oder den Entwürfen befinden.
In vielen Fällen sollten Ihre archivierten E-Mails hier angezeigt werden. Geben Sie hierfür „-in:Sent -in:Draft -in:Inbox“ in die Suchleiste ein, entweder in der App oder auf der Webseite.
Zusätzlich können Sie „has:nouserlabels“ zu Ihrer Suchanfrage hinzufügen, um alle E-Mails auszuschließen, die bereits ein Kategorie-Label besitzen. Sollten die E-Mails kategorisiert sein, können Sie diese über den jeweiligen Ordner einsehen, auch wenn sie archiviert wurden.
Diese Methode ist nicht absolut fehlerfrei, aber sie kann Ihnen dabei helfen, die Anzahl der durchzusuchenden E-Mails zu reduzieren, sollten Sie Schwierigkeiten haben, Ihre archivierten E-Mails über die einfache Suche oder den „Alle E-Mails“-Ordner zu finden.