Es kann Situationen geben, in denen man eine Kopie seiner versendeten E-Mails an eine separate Adresse weiterleiten möchte, ohne dass der ursprüngliche Empfänger davon Kenntnis hat. In Microsoft Outlook ist dies mithilfe von Regeln realisierbar. Im Folgenden erklären wir den Prozess und weisen auf eine wichtige Einschränkung hin.
Die meisten Anwender kennen die CC-Funktion (Carbon Copy) ihrer E-Mail-Programme. Wenn man jemanden in CC setzt, wird eine Kopie der Nachricht an diese Person versendet. Die anderen Empfänger können dabei sehen, wer in CC gesetzt wurde.
Darüber hinaus existiert die Option BCC (Blind Carbon Copy). Ein Empfänger, der in BCC hinzugefügt wird, bleibt für die anderen Empfänger unsichtbar. Allerdings kann dieser BCC-Empfänger den Absender und die Hauptempfänger sehen.
In Outlook lässt sich das BCC-Feld durch einen simplen Klick zu E-Mails hinzufügen. Öffnen Sie dazu eine neue E-Mail, wechseln Sie zum Tab „Optionen“ und wählen Sie dort „Bcc“. Dadurch wird das BCC-Feld in dieser und allen nachfolgenden E-Mails eingeblendet. Um es wieder zu verbergen, klicken Sie in jeder neuen E-Mail auf Optionen > Bcc.
Möchten Sie in einer bestimmten E-Mail jemanden in BCC setzen, tragen Sie dessen E-Mail-Adresse in das „Bcc“-Feld ein, analog zur Vorgehensweise bei den Feldern „An“ oder „Cc“.
Das BCC-Feld findet häufig Anwendung beim Versand von Massen-E-Mails an eine Vielzahl von Empfängern, wie beispielsweise bei Newslettern. Je nach geografischer Lage können rechtliche Bestimmungen die Verdeckung von E-Mail-Adressen aus Gründen des Datenschutzes vorschreiben.
Auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, ist es eine gute Praxis (und übliche Höflichkeit), E-Mail-Adressen von Personen nicht ohne deren Zustimmung zu veröffentlichen.
Es gibt weitere Szenarien, in denen die Verwendung von BCC sinnvoll sein kann. Wenn Sie beispielsweise mit einem schwierigen Kollegen zu tun haben, können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz aufzeichnen, um im Bedarfsfall eine Beschwerde vorzubringen. Mithilfe von BCC können Sie Kopien von Nachrichten an jede gewünschte Adresse senden, ohne dass die anderen Empfänger davon erfahren.
Um einen BCC-Empfänger automatisch jeder E-Mail oder bestimmten E-Mails hinzuzufügen, beispielsweise E-Mails mit einer bestimmten Person oder bestimmten Begriffen im Betreff, existiert keine direkte Option. Obwohl man dies von den Outlook-Regeln erwarten könnte, ist dies bedauerlicherweise nicht der Fall.
Es ist zwar möglich, Regeln zu verwenden, jedoch sind dazu mehrere Schritte erforderlich. Genauer gesagt, benötigt man eine Regel, die E-Mails, welche als BCC behandelt werden sollen, kategorisiert, und eine weitere, die E-Mails dieser Kategorie automatisch an eine andere Adresse weiterleitet. Das ist zwar nicht exakt das gleiche wie BCC, erzielt jedoch den gewünschten Effekt.
Die wichtige Einschränkung, auf die wir bereits hingewiesen haben, ist, dass viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die automatische Weiterleitung von E-Mails außerhalb des Unternehmens untersagen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass automatische Weiterleitungsregeln eine häufig verwendete Methode von Cyberkriminellen sind, um an Unternehmensdaten zu gelangen.
Jedes Unternehmen, das über eine eigene IT-Abteilung verfügt, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit die automatische Weiterleitung sperren. Es wird vermutlich auch eine Warnung ausgelöst, wenn jemand eine automatische Weiterleitungsregel einrichtet.
Falls Ihr Unternehmen die automatische Weiterleitung blockiert, müssen Sie den BCC manuell hinzufügen, wenn die Weiterleitung an eine externe E-Mail-Adresse erfolgt. Sollten Sie jedoch an ein anderes Postfach innerhalb Ihres Unternehmens weiterleiten oder die automatische Weiterleitung nicht blockiert sein, können Sie die folgenden Schritte anwenden.
Unter Berücksichtigung dieser Einschränkung erklären wir nun, wie Sie die beiden erforderlichen Regeln konfigurieren.
Regel 1: Kategorisierung von E-Mails
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihrem Outlook-Posteingang befinden und klicken Sie dann im Tab „Startseite“ auf Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Im erscheinenden „Regelassistenten“ wählen Sie „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie, auf welche E-Mails die Kategorie automatisch angewendet werden soll. Wenn Sie alle E-Mails kategorisieren möchten, klicken Sie auf „Weiter“. Es erscheint eine Warnung, die Sie mit „Ja“ bestätigen.
Sollten Sie lediglich bestimmte Nachrichten kategorisieren wollen, müssen Sie entsprechende Kriterien auswählen. Es stehen diverse Bedingungen zur Verfügung, darunter auch solche, die bestimmte Begriffe im Betreff oder im Text berücksichtigen.