Eine einzelne E-Mail auszudrucken, ist eine einfache Aufgabe. Aber was ist, wenn Sie eine Liste von E-Mails benötigen, die Informationen wie Absender und Sendedatum enthält? Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook eine Liste von E-Mails drucken können, inklusive aller relevanten Details.
Zunächst müssen Sie alle E-Mails, die Sie drucken möchten, in einem einzigen Ordner zusammenfassen. Dies kann durch Verschieben der E-Mails in einen Ordner geschehen. Die einfachste Methode ist jedoch, die Suchfunktion direkt unter dem Menüband zu verwenden.
Wenn Sie nach speziellen Kriterien suchen möchten – etwa E-Mails von einem bestimmten Absender, mit bestimmten Begriffen oder aus einem bestimmten Zeitraum – ist es ratsam, einen dynamischen Suchordner zu erstellen. Diese erlauben es Ihnen, komplexe Suchanfragen zu definieren. Das Erstellen von Suchordnern ist unkompliziert, auch wenn Sie dies noch nie zuvor getan haben.
Sobald Ihre E-Mail-Liste zusammengestellt ist, ist es wichtig, dass die angezeigten Informationen korrekt sind. Wenn beispielsweise die Spalte mit dem Empfänger nicht sichtbar ist, ist die Liste unbrauchbar. Glücklicherweise können Sie die sichtbaren Spalten schnell und einfach anpassen. Eine Anleitung dazu finden Sie in diesem Artikel zur Anpassung der Spaltenansicht in Outlook.
Nachdem Sie die gewünschten Spalten hinzugefügt oder entfernt haben, können Sie mit dem Druckvorgang beginnen. Die Liste wird in der Reihenfolge ausgedruckt, in der sie in Ihrem Ordner angezeigt wird. Sortieren Sie die Liste also vor dem Drucken, falls dies notwendig ist.
Um die Liste aller E-Mails im Ordner zu drucken, klicken Sie in der oberen linken Ecke von Outlook auf „Datei“.
Wählen Sie dann im Menü auf der linken Seite „Drucken“ aus.
Standardmäßig ist die Druckeinstellung auf „Memo-Stil“ voreingestellt, wodurch nur die aktuell ausgewählte E-Mail gedruckt wird. Ändern Sie diese Einstellung in „Tabellenformat“.
Rechts sehen Sie die Druckvorschau. Diese sollte nun die Liste der E-Mails mit allen Spalten anzeigen, die Sie drucken möchten. Sie können auf die Vorschau klicken, um sie zu vergrößern, falls sie zu klein ist.
Prüfen Sie, ob alles korrekt angezeigt wird. Wenn etwas nicht stimmt, klicken Sie oben links auf den Zurück-Pfeil, um zu Outlook zurückzukehren und die Spaltenansicht und -breiten anzupassen.
Sobald die Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, wählen Sie Ihren Drucker aus (wir verwenden hier die in Windows integrierte Funktion „Microsoft Print to PDF“) und klicken Sie dann auf „Drucken“.
Sie erhalten nun einen Ausdruck Ihrer E-Mail-Liste, inklusive aller relevanten Spalteninformationen.