PowerPoint stellt eine Reihe nützlicher Funktionen bereit, die es ermöglichen, dass andere Personen Änderungen vornehmen oder Feedback zu Ihren Präsentationen geben können. Mit einem Microsoft 365-Abonnement (ehemals Office 365) ist sogar eine gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit möglich. Hier wird beschrieben, wie Sie in PowerPoint mit anderen zusammenarbeiten können.
Eine Präsentation freigeben
Bevor andere an einer Präsentation mitarbeiten können, müssen Sie diese für sie freigeben. Öffnen Sie dazu die gewünschte Präsentation und klicken Sie oben rechts auf „Teilen“.
Oberhalb Ihrer Präsentation erscheint dann ein Banner. Der erste zu beachtende Bereich ist der Abschnitt „Teilen“. Hier werden Ihnen zwei Methoden zur Freigabe der Präsentation und alle Personen angezeigt, mit denen Sie sie bereits geteilt haben.
Mit der Option „Personen einladen“ zum Teilen können Sie:
- Die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten.
- Eine Nachricht für die Empfänger hinzufügen.
- Lese- und Schreibberechtigungen oder schreibgeschützte Berechtigungen zuweisen.
- Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme festlegen, ob die Empfänger ein Microsoft-Konto benötigen.
- Die Präsentation freigeben.
Wenn Sie stattdessen die Option „Link abrufen“ verwenden, können Sie dem Empfänger des Links Lese-/Schreib- oder Nur-Lese-Berechtigungen zuweisen und dann auf „Link erstellen“ klicken.
Ihr Link wird daraufhin angezeigt.
Sobald der Link erstellt wurde, können Sie ihn mit allen Personen teilen, mit denen Sie an der Präsentation arbeiten möchten. Beachten Sie, dass jede Person, die diesen Link hat, mit den zugewiesenen Berechtigungen auf Ihre Präsentation zugreifen kann. Seien Sie also vorsichtig, mit wem Sie ihn teilen.
Gemeinsame Bearbeitung einer Präsentation
Nachdem Sie Ihre Präsentation freigegeben haben, kann die Zusammenarbeit beginnen. PowerPoint bietet verschiedene nützliche Werkzeuge für eine effiziente Zusammenarbeit. Diese werden im Folgenden erläutert, also nutzen Sie sie optimal.
Wer arbeitet gerade wo?
PowerPoint zeigt Ihnen an, wer sich eine Präsentation gerade ansieht oder bearbeitet und an welchem Teil der Präsentation gearbeitet wird. Wenn jemand mit Ihnen zusammenarbeitet, sehen Sie eine Miniaturansicht mit dem Namen der Person in der oberen rechten Ecke.
Wenn Sie auf die Miniaturansicht klicken, sehen Sie, um welche Person es sich handelt und welche Folie diese gerade bearbeitet. Wenn Sie zu dieser Folie springen möchten, klicken Sie auf „Zum Speicherort springen“.
Sie sehen dann den Bereich der Folie, an dem die andere Person gerade arbeitet.
Zusätzlich können Sie jederzeit in der Folienminiaturansicht auf der linken Seite sehen, wo sich die andere Person gerade befindet.
Kommentare für andere hinterlassen
Sie können auch Kommentare hinterlassen, die andere Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, bei Bedarf lesen können. Um einen Kommentar zu hinterlassen, markieren Sie Text oder ein Objekt und klicken Sie dann im erscheinenden Menü auf „Neuer Kommentar“.
Geben Sie Ihren Kommentar in das Textfeld ein und klicken Sie dann auf das Pfeilsymbol, um ihn zu speichern.
Wenn diese Person das nächste Mal an der Präsentation arbeitet, sieht sie ein Sprechblasen-Symbol auf der Folie, die den Kommentar enthält.
Um einen Kommentar zu lesen, klicken Sie oben rechts auf „Kommentare“.
Um auf einen Kommentar zu antworten, geben Sie einfach Ihre Antwort in das Textfeld ein und klicken Sie dann auf das Pfeilsymbol.
Premium-Funktionen
PowerPoint bietet auch einige Premium-Funktionen für die Zusammenarbeit. Eine davon ist der Echtzeit-Chat. Klicken Sie einfach auf die Miniaturansicht der Person, mit der Sie chatten möchten, und wählen Sie dann im erscheinenden Menü „Chat“ aus.
Dies ist jedoch kein vollwertiger Ersatz für Kommentare. Niemand sonst kann Ihren Chat sehen, und er wird gelöscht, sobald Sie die Datei schließen.
Eine weitere nützliche Premium-Funktion ist der Versionsverlauf. PowerPoint 365 speichert jede Version Ihrer Präsentation. Das bedeutet, dass Sie zu älteren Versionen zurückkehren und diese anzeigen, wiederherstellen und/oder herunterladen können.
Um auf diese Funktion zuzugreifen, klicken Sie auf „Datei“, im erscheinenden Fenster auf „Info“ und wählen Sie dann „Vorherige Versionen“. Diese Option ist jedoch ausgegraut, wenn Sie kein Premium-Abonnement besitzen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute Zusammenarbeit bei jedem Projekt auf effektiver Kommunikation beruht. PowerPoint macht dies sowohl für normale als auch für Premium-Abonnenten einfach, auch wenn einige Methoden effizienter sind als andere.