Ein digitales Whiteboard ist eine ausgezeichnete Methode für die Zusammenarbeit. Wenn Sie jedoch nicht an einem Ort zusammenkommen können, ist eine virtuelle Lösung wie Microsoft Whiteboard unerlässlich.
Das Whiteboard steht zwar jedem mit einem kostenlosen Microsoft-Konto oder einem Microsoft 365/Office 365 (M365/O365)-Abonnement zur Verfügung, die Kooperationsfunktionen sind derzeit jedoch auf die Zusammenarbeit mit Personen innerhalb derselben Organisation beschränkt.
Nutzer mit einem persönlichen M365/O365-Abonnement können somit noch nicht direkt zusammenarbeiten. Microsoft hat jedoch angekündigt, dies in der Zukunft zu ändern.
Das Teilen eines Whiteboards ist einfach, unabhängig davon, ob Sie den Whiteboard-Client oder die Web-App verwenden.
Wir bevorzugen den Windows 10-Client, da er mehr Funktionalitäten bietet und unsere empfohlene Methode darstellt.
Anleitung zum Teilen eines Boards mit Einzelpersonen
Um ein Board mit einer bestimmten Person zu teilen, öffnen Sie es im Whiteboard-Client und klicken Sie auf den blauen Button „Jemanden einladen“.
Im folgenden Dialogfeld „Einladen“ können Sie den Namen der Person eingeben, mit der Sie das Board teilen möchten, oder Sie wählen sie aus der Liste der Vorschläge.
Standardmäßig erhält die ausgewählte Person Bearbeitungsrechte für das Board, was bedeutet, dass sie den Inhalt ändern, das Board mit anderen teilen oder umbenennen kann. Wenn Sie dies nicht möchten, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben „Kann bearbeiten“ und ändern die Berechtigung auf „Schreibgeschützt“.
Klicken Sie anschließend auf „Einladen“.
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Whiteboard. Wenn diese auf den Link klickt, wird das Whiteboard geöffnet. Es wird auch auf der Startseite der Whiteboard-App angezeigt, sodass sie darauf zugreifen kann, ohne zur E-Mail zurückzukehren.
Um die Freigabe eines Boards zu beenden, rufen Sie die Startseite des Whiteboard-Clients auf. Klicken Sie auf die drei Punkte (. . .) neben dem Board, das Sie nicht mehr teilen möchten, und anschließend auf „Teilnehmer einladen“.
Klicken Sie auf die drei Punkte (. . .) neben dem Namen der Person, für die Sie die Freigabe aufheben möchten, und klicken Sie dann auf „Teilnehmer entfernen“.
Das Board wird aus der Whiteboard-App der Person entfernt und der Link ist nicht mehr gültig.
Anleitung zum Teilen eines Boards mit mehreren Personen
Um ein Board mit mehreren Personen zu teilen, öffnen Sie es im Whiteboard-Client und klicken Sie auf den blauen Button „Jemanden einladen“.
Im sich öffnenden Fenster „Einladen“, klicken Sie auf die drei Punkte (. . .) und wählen Sie anschließend „Freigabelink erstellen“.
Aktivieren Sie die Option „Web-Sharing-Link“.
Es wird ein eindeutiger Freigabelink generiert.
Obwohl der Text besagt, dass der Link zwischen persönlichen Konten geteilt werden kann, besagt die Dokumentation von Microsoft, dass dies nur mit anderen Personen in Ihrer Organisation funktioniert. Unsere Tests haben bestätigt, dass das Teilen eines Boards zwischen persönlichen Konten nicht möglich ist.
Dies wird sich in der Zukunft wahrscheinlich ändern, aber zum jetzigen Zeitpunkt ist es möglich, ein Board nur mit Personen innerhalb Ihres Unternehmens zu teilen.
Klicken Sie auf „Link kopieren“, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren.
Sie können diesen Link nun an alle Personen in Ihrer Organisation senden. Wenn diese darauf klicken, wird das Board geöffnet. Es wird auch auf der Startseite der Whiteboard-App angezeigt, so dass der Zugriff auch ohne Rückkehr zum Link möglich ist.
Um zu verhindern, dass Personen auf ein Board zugreifen, deaktivieren Sie die Schaltfläche „Webfreigabe-Link“, um den Link zu löschen. Personen, die danach auf den Link klicken, erhalten eine Fehlermeldung, dass sie keinen Zugriff auf das Board haben.