E-Mails können an mehrere Empfänger gesendet werden, indem man diese im Feld „An“, „Cc“ oder „Bcc“ hinzufügt. Beim Antworten auf eine E-Mail ist es nicht immer notwendig, allen ursprünglichen Empfängern zu antworten. Man kann Empfänger entfernen oder hinzufügen. Allerdings kommt es oft vor, dass Nutzer reflexartig auf „Allen antworten“ klicken, ohne zu prüfen, ob die Antwort nur für den ursprünglichen Absender oder für alle Beteiligten bestimmt ist. Dies führt häufig zu einer Kette von Antworten, bei der viele auf „Allen antworten“ klicken. Wer Gmail verwendet, kann die Schaltfläche „Antworten“ so einstellen, dass standardmäßig nur dem Absender geantwortet wird, um versehentliches „Allen antworten“ zu vermeiden.
Anpassen der Antwortfunktion in Gmail
Um die Standardeinstellung zu ändern, öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts oben, unterhalb Ihres Profilbildes. Im sich öffnenden Menü wählen Sie „Einstellungen“. Suchen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ nach der Option „Standardantwortverhalten“. Hier finden Sie zwei Optionen: „Antworten“ und „Allen antworten“. Wählen Sie „Antworten“ und scrollen Sie anschließend zum Ende der Seite, um die Änderung zu speichern.
Nach dieser Einstellung wird jede Antwort, die Sie mit der „Antworten“-Schaltfläche senden, nur an den ursprünglichen Absender der E-Mail gesendet, und nicht an alle anderen Empfänger.
Sollten Sie dennoch einmal die Funktion „Allen antworten“ benötigen, klicken Sie auf „Weitere Optionen“ neben der „Antworten“-Schaltfläche und wählen Sie „Allen antworten“ aus dem Menü.
Diese Einstellung ist nur für die Web-Version von Gmail gültig. Die Gmail-Apps für iOS und Android haben separate Schaltflächen für „Antworten“ und „Allen antworten“. Wenn Sie einen Desktop-E-Mail-Client verwenden und Ihr Gmail-Konto damit verknüpft haben, wird diese Einstellung nicht übernommen. Desktop-Clients haben ihre eigenen Einstellungen. Falls Sie befürchten, versehentlich auf „Allen antworten“ zu klicken, suchen Sie nach einer Einstellung zur Deaktivierung oder einem Add-on, das diese Funktion übernehmen kann.
Diese Anpassung soll verhindern, dass Sie versehentlich an alle antworten. Falls jedoch jemand anderes dies tut und Sie in einer E-Mail-Kette landen, in der jeder auf „Allen antworten“ klickt, können Sie die Stummschaltfunktion in Gmail nutzen. Damit werden alle Benachrichtigungen für diese spezielle E-Mail stummgeschaltet, es sei denn, Sie werden direkt darin erwähnt.
Diese Einstellung ist spezifisch für jede E-Mail. Sie müssen sie also für jede einzelne E-Mail aktivieren, über die Sie keine Benachrichtigungen erhalten möchten. Obwohl „Allen antworten“-E-Mails vorkommen, sind sie in der Regel nicht so häufig, dass eine generelle Einstellung zur Stummschaltung von Warnungen notwendig wäre.