Die Skill-Will-Matrix erweist sich als ein hervorragendes Instrument, um die Teamleistung, die individuelle Performance der Mitarbeitenden sowie das allgemeine Engagement im Unternehmen zu lenken und zu optimieren.
Als Führungskraft in einem Unternehmen oder Projekt ist Ihre Rolle entscheidend für die Produktivität, Leistung und das Engagement Ihrer Teammitglieder. Im Bereich der Betriebswirtschaft und des Managements stehen zahlreiche Methoden und Werkzeuge zur Verfügung, um den Geschäftsbetrieb zu sichern und ein stetiges Wachstum zu gewährleisten.
Ein solches Werkzeug stellt die Skill-Will-Analyse dar. Führungskräfte in verschiedenen Bereichen wie Personalwesen, operative Leitung oder Projektmanagement nutzen diese Methode, um die Interaktion mit ihren Mitarbeitern zu personalisieren und gezielt zu steuern.
Im Folgenden werden wir dieses Instrument von Grund auf erläutern, sodass Sie Ihr Wissen erweitern und es erfolgreich in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können. Durch das detaillierte Verständnis der Skill-Will-Matrix entwickeln Sie zudem eine wichtige Kompetenz, die Sie zu einer erfolgreichen Führungskraft macht.
Was versteht man unter einer Skill-Will-Matrix?
Führungskräfte und Manager nutzen die Skill-Will-Analyse, um die Leistung ihrer Mitarbeitenden anhand folgender Kriterien zu bewerten:
- Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden
- Motivation und Einsatzbereitschaft der Mitarbeitenden
Diese Matrix ist im Grunde ein 2×2-Quadranten-Schema. Stellen Sie sich dieses Diagramm zur besseren Verständlichkeit wie eine Grafik vor. Auf der X-Achse wird das Fähigkeitsniveau, auf der Y-Achse der Grad der Einsatzbereitschaft dargestellt. Die linke Seite der X-Achse symbolisiert ein geringes Fähigkeitsniveau, während die rechte Seite für hohe Fähigkeiten steht.
Analog dazu wird der Wille auf der Y-Achse abgetragen. Der untere Bereich dieser Achse repräsentiert Mitarbeitende mit geringem Engagement, während der obere Bereich Mitarbeitende mit hoher Einsatzbereitschaft abbildet. Durch die Einteilung des Diagramms in vier Quadranten erhalten wir somit vier Bereiche, die verschiedene Kombinationen aus Fähigkeiten und Einsatzbereitschaft darstellen. Dies ermöglicht eine präzise Bewertung der Eignung eines Mitarbeitenden für bestimmte Projekte.
Mitarbeiter, die in unterschiedlichen Bereichen dieser Matrix positioniert sind, erfordern eine jeweils angepasste Herangehensweise, um das volle Potenzial des Teams auszuschöpfen. Unter Umständen ist es auch notwendig, Personal anzupassen und hochqualifizierte, motivierte Mitarbeiter einzustellen. Um solch ein leistungsstarkes Team aufzubauen, ist die Skill-Will-Analyse unerlässlich, um die Kompetenzen und den Willen neuer Mitarbeitenden zu bewerten.
Die Entstehung der Skill-Will-Matrix
In den 1970er Jahren entwickelten Ken Blanchard und Paul Hersey ein situatives Führungsmodell, das auf dem Entwicklungsstand der Mitarbeitenden und den Führungsstilen basiert. Dieses Modell umfasste eine 2×2-Matrix mit vier Führungstypen: Anweisen, Verkaufen, Partizipieren und Delegieren.
Die vier Mitarbeiter- bzw. Follower-Typen wurden definiert als: Hohe Kompetenz mit hohem Engagement, hohe Kompetenz mit variablem Engagement, mittlere Kompetenz mit geringem Engagement und geringe Kompetenz mit hohem Engagement.
Dieser Quadrant für Mitarbeiter kann als Vorläufer der heutigen Skill-Will-Matrix angesehen werden. Die Technik erlangte jedoch erst nach der Veröffentlichung von „The Tao of Coaching“ durch Max Landsberg im Jahr 1996 größere Bekanntheit.
Die Bedeutung von Fähigkeit und Wille in der Skill-Will-Matrix
Um eine aussagekräftige Skill-Will-Matrix zu erstellen, ist ein klares Verständnis der Definitionen von „Fähigkeit“ und „Wille“ innerhalb dieses Kontexts erforderlich. Hier sind die zentralen Aspekte:
Fähigkeit
Fähigkeiten umfassen die technischen und kreativen Kompetenzen, die Mitarbeitende mitbringen. Dazu gehören beispielsweise Bereiche wie Kalkulation, Datenbankmanagement, Datenanalyse, Webentwicklung, Vertrieb, Marketing und andere unternehmensrelevante Fertigkeiten.
Mitarbeitende erwerben Fähigkeiten durch kontinuierliches Lernen, Schulungen, die Auseinandersetzung mit neuen Konzepten und vor allem durch ihre täglichen Aufgaben im Arbeitsalltag. Basierend auf ihren Fähigkeiten lassen sich Mitarbeitende in Kategorien wie Experten, Fortgeschrittene, Mittelstufe und Anfänger einteilen.
Wille
Der Wille einer Person gibt Auskunft über ihre Motivation. Dies kann sich äußern in:
- Der Motivation, Aufgaben termingerecht zu erledigen
- Der Bereitschaft, sich mit neuen Tools und Konzepten auseinanderzusetzen
- Der Motivation, die eigene Karriere weiterzuentwickeln
- Der Bereitschaft, Führung anzunehmen und verantwortungsvoll umzusetzen
Bildungsstand, Berufserfahrung und Fähigkeiten haben einen erheblichen Einfluss auf die Motivation eines Mitarbeitenden. Führungskräfte sollten daher im Umgang mit weniger motivierten Mitarbeitenden besonders achtsam sein, im Gegensatz zum Umgang mit hochmotivierten Mitarbeitenden.
Der Zweck der Skill-Will-Matrix
Sobald die verschiedenen Fähigkeits- und Willensebenen der Mitarbeiter identifiziert und kategorisiert sind, ist es erforderlich, den Führungsstil zu finden, der zu den jeweiligen Mitarbeitergruppen passt. Die Skill-Will-Matrix hilft dabei, diese Führungsstile zu bestimmen.
#1. Direktes Anweisen
„Direktes Anweisen“ bedeutet, herauszufinden, was Mitarbeitende mit geringen Fähigkeiten und geringem Engagement motiviert. Anschließend sollten Sie diese Reize effektiv einsetzen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wichtig ist, dass das Endergebnis qualitativ hochwertig, für das Unternehmen nützlich, messbar und termingerecht ist.
#2. Begleiten und Führen
Die Matrix zeigt, dass Mitarbeitende mit geringen Fähigkeiten, aber hohem Engagement Führung und Unterstützung benötigen. Dabei sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- Besprechen Sie die Aufgaben und den Umfang mit dem Mitarbeitenden
- Dokumentieren Sie alle Coaching-Sitzungen und Projektfortschritte
- Erklären und demonstrieren Sie den Arbeitsablauf
- Definieren Sie ein Qualitätsniveau
Bei der Begleitung eines Mitarbeitenden sollten Sie sich an etablierten Coaching-Modellen orientieren.
#3. Motivation und Begeisterung
Es gibt auch Teammitglieder mit hoher Kompetenz, aber geringem Engagement. Diese Mitarbeitenden benötigen nur einen kleinen Anstoß, um ihre hohe Produktivität zu entfalten. Wichtig ist, ihre Arbeit wertzuschätzen und ihren Beitrag anzuerkennen.
#4. Delegieren
In jedem Unternehmen gibt es hochqualifizierte und motivierte Mitarbeitende. Identifizieren Sie diese anhand der Skill-Will-Matrix und delegieren Sie Projektaufgaben an diese Personen. Legen Sie klare Qualitätsstandards, Fristen und Erwartungen fest, bevor Sie Aufgaben zuweisen.
Die Quadranten der Skill-Will-Matrix
Quadrant 1: Geringe Fähigkeiten und geringer Wille
Mitarbeitende in diesem Quadranten benötigen besondere Aufmerksamkeit. Sie müssen intensiv geschult werden, um die für das Projekt erforderlichen Fähigkeiten zu entwickeln. Zudem ist es notwendig, sie zu motivieren, Aufgaben termingerecht zu erledigen und Ergebnisse zu liefern.
Quadrant 2: Geringe Fähigkeiten und hoher Wille
Mitarbeitende in diesem Quadranten können eine hohe Produktivität und Effizienz zeigen, wenn Sie ihnen ausreichend Unterstützung und Anleitung bieten. Sie sollten an Schulungen teilnehmen, um die notwendigen Fähigkeiten zu erlernen. Anschließend können sie unter enger Überwachung in das Projekt eingebunden werden. Die Kontrolle kann reduziert werden, sobald Fortschritte erkennbar sind.
Quadrant 3: Hohe Fähigkeiten und geringer Wille
Mitarbeitende in diesem Bereich benötigen einen Motivationsschub. Einzelgespräche können helfen, die Ursachen für den fehlenden Willen zu verstehen. Feedback, Anpassung des Führungsstils und die Überwachung der Leistung sind geeignete Coaching-Maßnahmen.
Quadrant 4: Hohe Fähigkeiten und hoher Wille
Teammitglieder dieser Gruppe eignen sich gut für die Aufgabendelegation. Sie können selbstständig Ergebnisse erzielen, während Sie die Ziele, Fristen und Qualitätsstandards festlegen. Wichtig ist eine wertschätzende Kommunikation und das Feiern von Erfolgen. Diese Mitarbeitenden können auch in Entscheidungsprozesse eingebunden werden.
Skill-Will-Matrix vs. Kompetenzmatrix
Eine Kompetenzmatrix ist eine Datenbank, in der die vorhandenen und benötigten Fähigkeiten dokumentiert werden. Manager erstellen diese Matrix, bevor sie Mitarbeitende für Projekte auswählen oder einstellen. Die Matrix enthält zudem Spalten, um das Interesse und das Know-how in Bezug auf projektspezifische Fähigkeiten zu dokumentieren.
Die Skill-Will-Matrix hingegen bildet Fähigkeiten und Engagement in einem 2×2-Quadranten ab. Dies ermöglicht die klare Identifizierung von vier Mitarbeitergruppen: Delegieren, Motivieren, Führen und Anweisen. Ziel ist es, individuelle Entwicklungspläne für die Mitarbeitenden der Gruppen „Anweisen“ und „Führen“ zu erstellen.
Hauptanwendungsbereiche der Skill-Will-Matrix
#1. Agile/DevOps-Projekte
Agile DevOps-Projekte fokussieren auf Produktivität, Effizienz, kontinuierliche Verbesserung und pünktliche Lieferung von Produkten und Dienstleistungen.
Die Skill-Will-Matrix hilft dabei, die idealen Mitarbeitenden für den direkten Einstieg in ein Projekt zu identifizieren. Später können Schulungen für andere Mitarbeitende durchgeführt werden, um sie für die Mitarbeit fit zu machen.
#2. Einstieg als neuer Manager
Die Matrix ist ein hervorragendes Instrument, wenn Sie ein neues Team in einem Unternehmen übernehmen. Die Skill-Will-Analyse ermöglicht einen wissenschaftlichen und strukturierten Ansatz für die Interaktion mit Ihrem neuen Team.
#3. Rückkehr ins Büro nach der Pandemie
Nach der COVID-19-Pandemie kehren viele Unternehmen zum Normalbetrieb zurück. Die Skill-Will-Matrix kann dabei helfen, folgende Aspekte zu bewerten:
- Einstellung zur Arbeit
- Umgang mit der Arbeitsbelastung
- Vorhandene und neu erworbene Kompetenzen
- Karriereziele und -wünsche
- Gehaltsvorstellungen
Auf dieser Basis können Sie als Führungskraft das Team optimal wieder in die Arbeitsabläufe integrieren.
#4. Fusionen und Übernahmen
Bei der Integration neuer Mitarbeitende aus anderen Bereichen des Unternehmens ist die Skill-Will-Analyse empfehlenswert. So lässt sich feststellen, wer Schulungen benötigt und wer sofort Aufgaben übernehmen kann.
#5. Organisatorische oder geschäftliche Umstrukturierung
Bei Umstrukturierungen müssen Führungskräfte Mitarbeitende auf neue Ziele und Wachstumsmodelle ausrichten. Die Skill-Will-Analyse hilft dabei, Personal aus veralteten Bereichen in anspruchsvolle, neue Aufgabenfelder zu überführen.
#6. Erfassung von Fähigkeiten
Vor der Skill-Will-Analyse sollten Sie Daten zu den Fähigkeiten der Mitarbeitenden sammeln. Dies bietet eine gute Gelegenheit, eine Datenbank mit Mitarbeiterkompetenzen aufzubauen, um passende Kandidaten für zukünftige Aufgaben schnell identifizieren zu können.
Erstellung einer Skill-Will-Matrix
Die Skill-Will-Matrix kann von einer Führungskraft oder einem Manager erstellt werden. Dazu sind vorab Informationen über die Mitarbeitenden notwendig.
Diese Informationen dienen der Einschätzung von Willen und Fähigkeit. Für die Datenerfassung kann ein Online-Fragebogen mit folgenden Fragen eingesetzt werden:
Bewertung des Fähigkeitsniveaus
- Bildungsstand
- Berufserfahrung
- Stärken und Schwächen
- Nachgewiesene Fähigkeiten
- Abgeschlossene Kurse und Zertifizierungen
- Positives und negatives Feedback
Bewertung des Willens
- Persönliche und berufliche Ziele
- Proaktive oder reaktive Arbeitsweise
- Häufigkeit von Stellenwechseln
- Interaktion im Team
- Grundeinstellung
- Engagement am Arbeitsplatz
Erstellen Sie eine Matrix mit 2×2 Feldern. Tragen Sie die Namen der Mitarbeitenden entsprechend ihrer Ergebnisse ein. Die Beschreibungen der einzelnen Quadranten finden Sie im vorherigen Abschnitt dieses Artikels.
Alternativ können Sie auch eine der im Folgenden genannten Vorlagen verwenden.
Vorlagen für die Skill-Will-Matrix
Creately
Während Programme wie Microsoft Word, Visio oder Excel für die Erstellung einer Skill-Will-Matrix genutzt werden können, bietet Creately eine webbasierte Lösung. Die Plattform ist darauf spezialisiert, die Fähigkeiten der Mitarbeitenden schnell zu erfassen, zu analysieren und zu planen.
Die Creately-Vorlage ist im Testzeitraum eines Creately-Kontos kostenlos nutzbar. So können Sie die Effizienz der Vorlage unverbindlich prüfen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:
- Online-Erfassung von Mitarbeiterdaten
- Kollaborative Analyse der Mitarbeiterfähigkeiten
- Individuell anpassbare Datenbanken
- Integration mit Business-Anwendungen
- Moderne Gestaltungsmöglichkeiten, Emojis, Kommentarfelder und mehr
Die Ergebnisse lassen sich offline als PNG, SVG, PDF, JPEG und CSV speichern und für zukünftige Referenz- oder Druckzwecke verwenden.
Scilife
Scilife ist ein etablierter Anbieter von Lösungen für Qualitätskontrolle, Dokumentenmanagement und Workflow-Erstellung im Gesundheitssektor. Im Rahmen seines Angebots an kostenlosen Tools und Leitfäden bietet das Unternehmen eine kostenlose Vorlage für die Kompetenzmatrix zum Download an. Diese Matrix kann für die Erfassung von Mitarbeiterkompetenzen vor der Projektzuweisung genutzt werden.
Die Excel-basierte Vorlage verfügt über folgende Funktionen:
- Einfache Identifizierung von Qualifikationslücken, die den Projekterfolg gefährden
- Erfassung und Visualisierung von Teamkompetenzen sowie Vergleich mit den Qualifikationsanforderungen des Projekts
- Entwicklung von Lern- und Entwicklungsplänen basierend auf Kompetenzen
- Vorurteilsfreies Instrument für einen objektiven Einblick in das Qualifikationsniveau
Die Datei kann einfach heruntergeladen und in der Excel-Desktop-App geöffnet werden. Obwohl die Vorlage keine 2×2-Matrix für die Skill-Will-Analyse bietet, eignet sie sich gut für die vorläufige Datenerfassung.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Skill-Will-Matrix ein bewährtes Rahmenwerk für globale Unternehmen darstellt, um die Mitarbeiterleistung, das Qualifikationsniveau und Lernpotenziale zu bewerten. Nutzen Sie diese Managementtechnik, um neue Teammitglieder für Projekte auszuwählen. Darüber hinaus können Sie Ihre bestehenden Mitarbeitenden gezielt fördern, um Produktivität und Wachstum voranzutreiben.
Nach dieser detaillierten Einführung sollten Sie in der Lage sein, Ihr Team besser zu führen. Es gibt zahlreiche Vorlagen, die Ihnen die Erstellung der Skill-Will-Matrix erleichtern.
Für eine umfassende Projektsteuerung und -überwachung empfehlen wir Ihnen zudem, sich mit dem Einsatz von Meilensteindiagrammen zu befassen.