Az emberek gyakran vállalják vagy félreértelmezik az erőforrás-menedzser (RM) és projektmenedzser (PM) szerepkörét, de szerepük és felelősségük jelentősen eltér a szervezeten belül.
A PM és az RM döntő szerepet játszanak e cél elérésében, ha egy vállalat időben és a költségvetésen belül akarja megvalósítani a projektet. Mindkét funkció elengedhetetlen a megbízás sikeres teljesítéséhez.
A PM meghatározott projekteken dolgozik, míg az RM az üzleti egység szintjén teljesít. A projektmenedzser biztosítja a projektek meghatározott időkereten belüli és költségvetési teljesítését, míg az RM biztosítja a megfelelő források hozzárendelését a projektekhez.
Az RM munkája azután kezdődik, hogy a szervezet megnyeri a szerződést. Az RM gondoskodik arról, hogy a megfelelő erőforrásokat beépítsék, és az erőforrások véglegesítése után továbblépnek egy másik projekthez.
A PM feladata ezen erőforrások kezelése és a projekt hatókörén és SLA-n (szolgáltatási szintű megállapodás) belüli megvalósítása.
Fontos megjegyezni, hogy megfelelő erőforrások nélkül a projekt nem indul el, és ezért az RM és a PM szerepei minden üzleti szektorban kéz a kézben járnak.
Tartalomjegyzék
Projektmenedzser (PM) szerepe
A PM felelős a projektek teljes körű lebonyolításáért és egy vagy több projekt kezeléséért. A PM elsődleges feladata a projekt mérföldkövek elérése a meghatározott SLA-n (szolgáltatási szintű megállapodáson) belül, és ami fontos, a költségvetésen belül.
A PM-es szerepkör projektspecifikus, és a projektek hatókörén és ütemezésén belüli megvalósítására összpontosít, a projektcsapat segítségével. Röviden: a projektmenedzserek a projektek birtokosai, és az ő feladatuk, hogy a projektet a vállalat céljaival és az ügyfelek elvárásaival összhangban kielégítően teljesítsék.
Projektmenedzser felelőssége
- Projektmenedzsment tervek tervezése, nyomon követése és fejlesztése, valamint az érintettek és a menedzsment közötti kommunikáció.
- Költségvetés és költséghatékony projektvégrehajtás biztosítása a szabványok feláldozása nélkül.
- SLA (szolgáltatási szintű megállapodás) figyelése a projekt teljesítményének nyomon követése érdekében.
- A projekt megvalósítása a költségvetés és a keretek között.
- Kockázatkezelés – A kockázatok azonosítása és kockázatcsökkentési terv létrehozása.
- Dolgozzon a CSI-n (szolgáltatások folyamatos fejlesztése) a puha és kemény dolláros szolgáltatásokhoz.
- Felelős az SOP-ért (standard működési eljárás), az üzemeltetési könyvekért és egyéb dokumentációért.
- Felelős a CSAT-ért (Customer Satisfaction Assessment) – nyomon követni, javítani és bezárni.
- Six Sigma néven felel a projektértékelésért és a minőségbiztosítási folyamatért.
- Embermenedzsment – Csapatmotiváció, értékelések, előléptetések, karrierút strukturálása stb.
Az erőforrás-kezelő (RM) szerepe
Az RM elsődleges feladata annak biztosítása, hogy a projektmenedzserek elegendő erőforrással rendelkezzenek a projekt megvalósításához. A PM a projekt szintjén, az RM pedig az üzleti egység (BU) szintjén dolgozik annak biztosítása érdekében, hogy a BU elegendő erőforrással rendelkezzen a kötelezettségvállalások teljesítéséhez.
Az RM nem kapcsolódik egyetlen konkrét projekthez sem, de valójában a szerepük ideiglenes az adott projekt számára, és az erőforrások teljesítése után egy másik projektre lépnek át.
Az erőforrás-menedzser felelőssége
- A projekt költségvetésének megértése és a megfelelő erőforrás hozzárendelése a projekthez
- Elérhetőségi terv: Az RM-nek biztosítania kell, hogy a munkapad mindig a megfelelő erőforrásokkal legyen elfoglalva, és tisztában kell lennie a folyamatban lévő projektekkel.
- Vizsgálja meg és szűrje az erőforrásokat tapasztalat, készségek és elérhetőség alapján
- A PM-mel való koordináció a munkavállalók és a megfelelő képzettségű emberek túl- és alulkihasználtságának felderítése érdekében a projektekhez igazodik.
- Az RM együttműködhet a PM-ekkel az erőforrások újraelosztásában, a követelmények kiigazításában és a kritikus erőforrás-szükségletek megjelölésében a külső toborzáshoz.
- Az RM időről időre kapcsolatba lép a PM-ekkel, hogy tájékozódjon a közelgő projektekről és megértse az erőforrásigényeket.
- Egyes esetekben az RM kapcsolatba léphet az illetékes részleggel, hogy megvitassák az alkalmazottak teljesítményét, képzését, erőforrás-fejlesztését stb.
- Dolgozzon együtt az üzletfejlesztési csapattal az erőforrásigény becsléséhez
- Az RM-nek külső szállítókkal kell kapcsolatba lépnie, hogy sürgős igények esetén ideiglenesen feltöltse az erőforrásokat.
- Mindig naprakész a legfrissebb munkaügyi jogszabályokkal, a folyamatok dokumentálásával, a nyilvántartások vezetésével stb.
Különbség a projektmenedzser (PM) és az erőforrás-menedzser (RM) között
A PM és az RM szerepe különbözik egymástól, de akkor mindkettőjüknek együtt kell működnie a projekt sikeres megvalósítása érdekében.
Gólok
A projektmenedzser célja, hogy a projekteket az SLA (szolgáltatási szintű megállapodás) megsértése nélkül teljesítse, a hatókörön és a költségvetésen belül. Olyan bevált gyakorlatokat alkalmaznak, mint az ITIL, Six Sigma stb., és projekteket hajtanak végre csapaterőforrások segítségével. Céljuk, hogy profitot termeljenek és vevők elégedettségét érjék el.
Az RM hatékony erőforrás-gazdálkodást végez. Céljuk, hogy megfelelő erőforrásokat biztosítsanak a projekthez, és biztosítsák, hogy az alkalmazottak elégedettségi pontszáma továbbra is magas maradjon, és karriercéljaik teljesüljenek.
Szállítás módja
Miután a vállalat megnyeri a szerződést, a PM felvázolja a projekt hatókörét, és erőforrás-becslést ad az erőforrás-menedzsernek. Az RM megkezdi az erőforrások beépítését a belső csatornákból, például a munkapadból, az erőforrások felszabadulását más projektekből stb. Egyes forgatókönyvekben megjelölhetik, hogy külső erőforrásokból, például toborzásból vagy szerződéses alapon vesznek fel erőforrásokat.
Végrehajtás
Az RM nyomon követi az erőforrás-kihasználást olyan eszközökkel, mint a PeopleSoft vagy más eszközök. Folyamatosan ellenőrzik a túlhasználatot, alulkihasználást, számlázható, nem számlázható stb., ennek megfelelően egyeztetik a tervet és egyeztetik a PM-mel.
Ha az RM nem tudja időben biztosítani az erőforrásokat, akkor nagy a valószínűsége az eszkalációnak, a büntetésnek, sőt bizonyos esetekben a projektek elvesztésének is.
A PM kockázatelemzést végez a projektben, és ha kockázatot lát előre, kockázatcsökkentési tervet készít. Ezzel párhuzamosan rendszeresen értékelik a projekt teljesítményét. Ennek elérése érdekében mérföldköveket alkalmaznak. A PM biztosítja, hogy a projekt a határidőn belül és a költségvetésen belül leállások, eszkaláció és SLA megsértése nélkül fejeződjön be.
A PM-hez és az RM-hez szükséges Skillset
Mivel a projektmenedzsernek szerteágazó feladatai vannak, rendelkeznie kell néhány alapvető képességgel, többek között:
- Alkalmazkodóképesség
- Projektmenedzsment
- Elszámoltathatóság
- Kiváló kommunikációs készségek
- A dobozból való gondolkodás képessége
- Know-how és mikor kell delegálni
- Előrejelzés
- Vezetés
- Problémamegoldás
- Stratégiai gondolkodásmód
Az erőforrás-menedzsernek szüksége van az alábbi speciális készségekre, hogy sikeresen betölthesse szerepét.
- Kiváló kommunikációs készségek
- A technológiák ismerete
- Kiváló tárgyalókészség
- Rugalmasság
- Gyors döntéshozatal
- Elkötelezettség
- Elemzés és előrejelző
- Előadói képességek
A projektmenedzser (PM) és az erőforrásmenedzser (RM) által használt eszközök
A projektmenedzsernek sokrétű szerepe van a csapattal, az idővonalakkal, a menedzsmenttel, a költségszámítással, a jelentéskészítéssel és a hatókörrel kapcsolatban. Kihívást jelent mindezen tevékenységek manuális, precíz precíz elvégzése, ezért speciális eszközök és szoftverek állnak a segélykezelők rendelkezésére.
A projektmenedzsment eszközök kiváló eszközt jelentenek a projektmenedzserek számára projektjeik és feladataik hatékony megszervezésében és menedzselésében. Ezek az eszközök különböző méretekhez és más célokra is adaptálhatók a projekt követelményeinek megfelelően.
Lássuk azokat a legfontosabb eszközöket, amelyeket a projektmenedzser a projekt megvalósításához használ
#1. hétfő
A Monday egy felhő alapú átfogó eszköz a projektmenedzsmenthez. A PM-ek használhatják ezt az eszközt a projekt állapotának megtervezésére, nyomon követésére és frissítésére.
Több mint 200 beépített sablonnal rendelkezik, amelyek megkönnyítik a munkafolyamatok létrehozását és a csapattevékenységek kezelését.
A vizuálisan tetszetős felhasználói felület könnyen használható képzés nélkül, a fogd és vidd funkció pedig segít az elemek és alelemek testreszabásában, valamint a munkafolyamatok valós időben történő frissítésében.
Egyedülálló adatábrázolása lehetővé teszi a PM számára, hogy Gantt diagramok segítségével ábrázolja a projekt munkafolyamatait. A Kanban keretrendszer lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy bármikor nyomon kövessék a munka aktuális állapotát.
A szoftver három verzióban érhető el – Basic, Standard és Pro, az árak pedig 8 dollár, 10 dollár és 16 dollár/ülés/hónap. Még egy vállalati verzió is létezik, amely támogatja az egyéni funkciókat és a nagyon összetett környezeteket.
#2. Írj
A Wrike szoftver biztosítja a projektek zökkenőmentes végrehajtását. Az eszköz segítségével a projektmenedzserek kezelhetik, nyomon követhetik és megelőzhetik a projekttevékenységek végrehajtásában jelentkező késéseket.
Az eszköz teljes áttekintést ad a projektről az erőforrások és feladatok könnyed kezelése érdekében, és segít betartani az ütemtervet.
Időkövető szoftvere, testreszabott Kanban kártyái, vállalati szintű biztonsága és munkafolyamat-automatizálása teljes irányítást és láthatóságot biztosít a projekthez.
Függetlenül attól, hogy melyik ágazatban vagy üzleti egységben van, ez az eszköz könyörtelenül elvégzi a projektmenedzser munkáját. Az eszközt különféle szektorok használhatják, mint például IT, digitális marketing, termék- és projektmenedzsment, tanácsadási projektek, szakmai szolgáltatások, üzleti műveletek stb.
Itt megtekinthet néhány további projektmenedzsment eszközt.
A Resource Manager által használt eszközök
Az erőforrás-menedzserek eszközöket és sablonokat használnak a munka hatékony elvégzéséhez.
Az erőforrás-menedzserek a projekt méretétől, illetve a csapat- és cégprofiltól függően számos, jelenleg a piacon elérhető erőforrás-menedzsment eszköz közül választhatnak.
Teamdeck
A Teamdeck egy hatékony és teljes körű felhő alapú erőforrás-kezelő szoftver. A szoftver előnyei az erőforrás-tervezés, az időkövetés, a rendelkezésre állás ellenőrzése és a testreszabott jelentések generálása terén.
Rugalmas erőforrás-kezelő konzolja a projektekhez allokált erőforrások minden részletét, valamint a jelenlegi és jövőbeli munkaterhelés láthatóságát biztosítja.
Legyen az állandó, ideiglenes vagy akár szabadúszó, minden erőforrás nyomon követhető, és a munkaidő-nyilvántartása karbantartható.
Az egyik legjobb alkalmazkodóképessége az, hogy API-szoftver-integrációt biztosít más eszközökkel, mint például a Slack, Zapier stb. A beépített sablonok, amelyek tovább testreszabhatók, használhatók a jelentéskészítéshez.
A szoftver hét napig ingyenesen kipróbálható, utána 3,99 dollárba kerül csapattag/hónap.
Néhány népszerűbb SaaS-alapú HR-kezelési eszközt itt ismertetünk.
Következtetés 👩🏫
A projektmenedzserek és az erőforrás-menedzserek a megbízások sikeres végrehajtásának két fontos fókuszpontja. A munkájukat megkönnyítő és automatizáló eszközök használata nagyban hozzájárul a napi felelősségvállalás felgyorsításához, a jól szervezett kommunikáció megerősítéséhez, és ami a legfontosabb, a költségvetés és a kiadások nyomon követésében.
A konkrét eszközök kiválasztása igény, projekt és vállalati alapon történik. Kezdetnek tehát javaslom az eszköz próbaidőszakának végrehajtását, a megvalósíthatóság ellenőrzését, majd a végső döntés meghozatalát.
Érdekelheti a legjobb nyílt forráskódú projektmenedzsment szoftver is