Az üzleti folyamatok fejlesztése (BPI) minden szervezet számára elengedhetetlen ahhoz, hogy lépést tartsunk a változó forgatókönyvekkel.
Minden vállalatnak több száz üzleti folyamattal kell megküzdenie. Egyetlen vállalkozó sem nevezheti ezeket a folyamatokat 100%-ban bolondbiztosnak, mivel mindig vannak szűk keresztmetszetek, amelyek időbe és pénzbe kerülnek.
Ezen üzleti folyamatok optimalizálása vagy fejlesztése segíthet kiküszöbölni minden olyan problémát, amely kellemetlenséget okoz a csapatnak vagy az ügyfeleknek. Nézzük meg, hogyan működik az üzleti folyamatok fejlesztése, és hogyan segíti elő vállalkozása fejlődését.
Tartalomjegyzék
Mi az üzleti folyamatok fejlesztése?
Az üzleti folyamatok azok a feladatok, amelyeket vállalkozása működtetése érdekében végez. Javítania kell ezeket a folyamatokat, hogy erős maradjon ebben a versengő világban. Az üzleti folyamatok fejlesztése tehát az üzleti folyamatok folyamatos optimalizálását jelenti a nagyobb termelékenység és hatékonyság érdekében.
Egy vállalkozás üzleti folyamatai háromféle tevékenységet foglalnak magukban:
- Működési feladat: Azok az ismétlődő feladatok, amelyeket a vállalatoknak minden nap el kell végezniük, mint például a gyártás, a logisztika és a jelentéskészítés.
- Vezetői feladatok: Ezek a feladatok közé tartozik a költségvetés, az adminisztráció és a HR fejlesztés.
- Támogató feladatok: A fennmaradó feladatok ebbe a kategóriába tartoznak, mint például a technikai támogatás, toborzás, könyvelés stb.
Az ebbe a kategóriába tartozó valamennyi feladatot rendszeres értékelésen és korrekción kell átesni, hogy elkerüljük a hatékonyságot. A BPI-n keresztül a vállalatok a belső és külső érintettek hozzájárulása alapján folyamatosan pozitív változtatásokat hajthatnak végre ezeken a működéseken.
Ezek a fejlesztések vagy új módszereket vezetnek be a dolgok elvégzésére, vagy megszüntetik a jelenlegi folyamatok hibáit. Mindkét esetben a folyamat egyszerűsítése a cél.
Az üzleti folyamatok fejlesztésének jelentősége
Nem számít, melyik iparághoz tartozik a szervezete, alkalmazkodnia kell a változásokhoz, hogy túlélje a versenyt. Az üzleti folyamatok fejlesztése lehetővé teszi a változás végrehajtását.
E folyamat során a vállalatok meghatározhatják a fejlesztésre szoruló területeket, és megkereshetik az eltávolítandó hiányosságokat. Segíti a szervezeteket a rendszer megértésében és a jelenlegi iparági szabványok szerinti fejlődésben.
Ezen túlmenően friss kilátásokat kínál az üzleti folyamatokra a termelékenység, a minőség, az ügyfélkapcsolatok és a készségfejlesztés javítása érdekében.
Hogyan működik az üzleti folyamatok fejlesztése?
#1. Válasszon egy folyamatot
Először is meg kell határoznia azokat a területeket vagy folyamatokat, amelyek javításra szorulnak. Míg számos üzleti folyamat megy végbe egy vállalaton belül, az ismétlődő folyamatokat előnyben részesítheti a fejlesztés érdekében.
#2. A térképfeldolgozási problémák
Összpontosítson a választott folyamatra, hogy azonosítsa azokat a problémákat, amelyeket ki kell küszöbölni. A feltérképezés a teljes művelet vizualizálását és a szűk keresztmetszetek feltárását jelenti.
#3. Üzleti folyamatok elemzése
Most elemeznie kell a fájdalompontokat, hogy megtalálja a javítható problémákat. A kapcsolódó kérdéseket felteheti a felelősöknek, hogy megkapja a választ.
#4. Tervezze újra a folyamatot
Ebben a szakaszban újra kell terveznie a folyamatot, hogy jobb legyen. Használja a legmegfelelőbb módszertant az azonosított problémák kiküszöbölésére és a folyamatok hatékonyabbá tételére.
#5. Erőforrások beszerzése
Az üzleti folyamatok bármilyen fejlesztéséhez a vállalatoknak biztosítaniuk kell a szükséges erőforrásokat. Ez lehet új szoftver, hardver vagy munkaerő beszerzése. Mindezekhez kérje a vezetőség jóváhagyását.
#6. Tesztelje az új folyamatot
A BPI rendszer alkalmazása előtt a tesztelés kötelező folyamat. Ellenőrizze a munkafolyamat minden lépését, hogy ne maradjon le semmi kritikusról. Ha bármilyen változtatásra van szüksége, akkor ez a lépés.
#7. Alkalmazza a módszert
A sikeres tesztelés és a vezetői jóváhagyás után itt az ideje az üzleti folyamatok fejlesztésének módszertanának bevezetésére. Kezdheti kis léptékben, és kiterjesztheti a lehetőségeket a jobb eredmények érdekében.
#8. Áttekintés és finomítás
Az Ön munkája nem ér véget a megvalósítási szakaszban. Folyamatosan figyelemmel kell kísérnie, hogy az új módszerek javítják-e a folyamatot vagy sem. Néha finomításra lehet szükség, és ezt ennek megfelelően kell végrehajtania.
Üzleti folyamatfejlesztési módszerek
Az üzleti folyamattól és az iparágtól függően a következő módszereket választhatja a BPI-hez.
#1. Agilis módszertan
Ez a módszer megszabadítja a projektet a szigorú határidőktől, és lehetővé teszi több iteráció beépítését. A csapat és az ügyfelek visszajelzései alapján az Agile lehetővé teszi a kiemelt problémák kijavítását. Ezenkívül javítja a kommunikációt és az együttműködést az összes fél között.
#2. Lean Manufacturing
Ennek a módszernek a célja a hulladék kiküszöbölése és ezáltal a költségek csökkentése. Alapelveit a feldolgozóiparon kívül mások is megvalósíthatják. Itt a csapatoknak meg kell érteniük a vásárlók véleményét a pazarlás és a redundancia kiküszöbölése érdekében.
#3. Hat Szigma
Ez a népszerű megközelítés csökkentheti a változékonyságot és a hibákat az adatok és statisztikák kihasználásával, miközben maximalizálja az értéket. A Six Sigma magában foglalja a DMAIC és a DMADV használatát az egyszerűsített folyamat és a megnövekedett ROI elérése érdekében.
#4. Teljes minőségirányítás (TQM)
Azoknak a vállalatoknak, amelyek ezt a módszertant használják, az egész csapatukat be kell vonniuk az ügyfelek elégedettségének javítása érdekében. Olyan környezetet és munkakultúrát kínál az alkalmazottaknak, ahol értékelik a tapasztalatokat, és közös üzleti cél elérésére ösztönzik őket.
#5. A kényszer elmélete
A Korlátozások elmélete módszertant általában akkor alkalmazzák, amikor azonnali fejlesztésre van szükség. Meg tudja határozni a folyamat szűk keresztmetszeteit, és javítja azokat, amíg meg nem szüntetik.
#6. Kaizen
Ez az üzleti folyamatfejlesztési módszertan a karcsú és agilis gyakorlatokra összpontosít. Kissé módosítja az Ön munkáját és vállalati kultúráját a folyamatok minőségének és termelékenységének javítása érdekében.
#7. Kanban
A Kanban egy vizuális munkafolyamat-technika, amely lehetővé teszi a problémák azonosítását és a szűk keresztmetszetek kiküszöbölését. Ennek eredményeként növelheti a hatékonyságot, és figyelemmel kísérheti kezdeményezése előrehaladását.
#8. Épp időben
Ez a módszer ideális azoknak a gyártó cégeknek, amelyek minimalizálni kívánják a készletezési költségeket azáltal, hogy az árukat keresletnek megfelelően állítják elő. A legtöbb esetben a Kanban módszertannal együtt alkalmazzák a pontos előrejelzéshez és a túlzott munkakapacitás elkerüléséhez.
#9. Folyamatleképezés
Ezzel a munkafolyamat-vizualizációs technikával a vállalatok folyamatfejlesztési tervet készíthetnek. Használhatja térképek készítésére is meghatározott szerepkörökhöz vagy üzleti célokhoz.
#10. PDCA
Ez a modell a tervet, a cselekvést, az ellenőrzést és a cselekvést jelenti. A Kaizen módszertan részeként segíti a szervezeteket a nem hatékony folyamatok felkutatásában.
Az üzleti folyamatok fejlesztésének előnyei
Üzleti Agility
Az üzleti folyamatok fejlesztésével a vállalatok jobban képesek megfelelni az ügyfelek folyamatosan változó igényeinek. Gyorsan tudnak reagálni az igényekre és ennek megfelelően finomítani a projekteket.
Jobb rálátás a folyamatokra
A BPI megvalósításához a vállalatoknak vizualizálniuk kell a teljes munkafolyamatot. Lehetővé teszi számukra az üzleti folyamatok nyomon követését és az egyes szakaszok hatékonyságának mérését.
Költséghatékony 💰
Az üzleti folyamatok fejlesztésének célja a szűk keresztmetszetek és a hatékonyság hiányának megszüntetése. Mivel lehetővé teszi a szükségtelen kiadások azonosítását és kiküszöbölését, a teljes kiadás automatikusan csökken.
Több termelékenység
A folyamatok hatékonyabbá tétele érdekében a BPI eltávolítja az összes ismétlődő és szükségtelen feladatot a munkafolyamatból. Ennek eredményeként az alkalmazottak termelékenysége többszörösére nő.
Megfelelés és biztonság
Az üzleti folyamatok fejlesztése azt jelenti, hogy megfelelően szabályozott és irányított munkahelyet kell biztosítani. Ennélfogva ezek a vállalatok megfelelhetnek az előírásoknak és a szükséges biztonsági intézkedéseknek.
Ügyfél és alkalmazott elégedettsége
Bármilyen rögtönzött folyamat hozzáadott értéket jelent az ügyfelek számára. Az elégedett ügyfelekkel virágzó üzletet folytathat. Hatékonyabbá és produktívabbá teszi csapatát a felesleges feladatok kiküszöbölésével.
Az üzleti folyamatok fejlesztésének kihívásai
#1. Az alkalmazottak ellenállása
A legnagyobb kihívás, amellyel a BPI-nek szembe kell néznie, az alkalmazottak ellenállása. A legtöbben elleneznek minden változást, és szeretnek hagyományosan folytatni a munkát. Ezért a vállalatoknak meg kell érteniük az alkalmazottakkal ennek a fejlesztésnek az előnyeit. Ellenkező esetben a kezdeményezés teljes kudarcba fullad.
#2. Képtelenség célokat kitűzni
E folyamat során a vezetésnek világos és konkrét célokat kell kitűznie. Világos célok nélkül nem tudnak teljes képet alkotni a cég irányáról. Míg a célok tudatják Önnel, hogy hová fordítsa idejét és erőforrásait, ezek hiánya nehézségeket okoz az üzleti folyamatok javításában.
#3. Időbeállítás⏲️
Ahhoz, hogy a dolgok működjenek, időt kell adni neki. Sok vállalkozás úgy gondolja, hogy a folyamatok fejlesztése lehetetlen napi tevékenységük miatt. De gyakran lehetséges a munkafolyamatok egyszerűsítése és egy személy kijelölése a folyamat végrehajtására. A vállalatok azonban akár vállalkozót vagy szabadúszót is alkalmazhatnak a folyamat elemzéséhez.
#4. Új technológiák bemutatása
A legtöbb üzleti folyamat fejlesztéséhez búcsút kell inteni a régi alkalmazásoktól és új technológiákat kell alkalmazni. A legtöbb vállalat ezt nagy kihívásnak találja. A költségesség mellett az innovatív technológiákat is meg kell ismertetnie alkalmazottaival.
Tanulási források
Az üzleti folyamatok fejlesztésének alapjai: Udemy
Ez az üzleti folyamatok fejlesztésének alapjai tanfolyam megtanítja a BPI-hez szükséges keretrendszert és lépéseket. Az üzleti folyamatok célokkal való összehangolása és a gyakorlati fejlesztési megoldások keresése is szerepel ebben a kurzusban.
Azt is megtanulhatja, hogyan használhat különböző eszközöket új üzleti folyamatok és technikák létrehozásához, amelyekkel mérheti céljait ebből az erőforrásból.
Hatékony üzleti folyamatfejlesztés: Udemy
Ez a hatékony üzleti folyamatok fejlesztése tanfolyam megtanítja az üzleti folyamatok fejlesztésének hatását, így újratervezheti szervezeti folyamatait.
Ebben a kurzusban a BPI modell kidolgozását, a projektben való megvalósítását és az előrehaladás mérését tanítjuk. Tartalmaz 2,5 óra igény szerinti videót és egy tanúsítványt a tanfolyam elvégzése után.
Üzleti folyamatok fejlesztése
Ez az üzleti folyamatok fejlesztéséről szóló könyv bemutatja, hogyan lehet minőségjavító technikákat alkalmazni a szolgáltatási ágazatban.
Mindent elmond, amit tudnia kell a BPI azonnali elindításához. Ebből az erőforrásból megtudhatja, hogyan hozhat létre és képezhet ki csapatokat a BPI-hez, egyszerűsítheti a folyamatot, csökkentheti az időt, és nyomon követheti a fejlődést.
Business Process Improvement Toolbox
Ez a Business Process Improvement Toolbox című könyv gyakorlatias és átfogó betekintést nyújt a koherens BPI-rendszer fejlesztésébe.
Megbeszéli a BPI modellt teljesítményméréssel, és bemutatja a megfelelő eszközöket. Ezenkívül megtanulhatja, hogyan kell használni ezeket az eszközöket, és néhány sablont kaphat a megvalósításhoz.
Végső szavak
Az üzleti folyamatok fejlesztése nélkül lehetetlen versenyben maradni. Lehetővé teszi, hogy feltárja gyengeségeit és hatékonyságát, hogy új módszereket alkalmazhasson ezek javítására.
Itt megvitattuk az üzleti folyamatok fejlesztésének világát, valamint néhány hasznos tanfolyamot és könyvet a tanuláshoz. Ha elegendő tudással rendelkezik, kezdje el a szükséges fejlesztéseket, hogy vállalkozását a következő szintre emelje.
Megismerheti az üzleti folyamatkezelő szoftvereket is.