Egy MS Excel táblázatban ezer sor és ezer oszlop lehet. A vízszintes és függőleges görgetősávok, a cella címsora, nem beszélve a zoomvezérlőről, megkönnyíti a navigálást egy nagy lapon. A probléma az, hogy minél több sor és oszlop van egy lapon, annál nehezebb lesz kinyomtatnia. Szinte lehetetlen kinyomtatni egy nagy Excel-táblázatot. A nyomtatási előnézet nem kínál túl sok eszközt, hogy megkönnyítse, és gyakran nehéz megmondani, hogy mely cellák jelennek meg az egyik oldalon, és melyek kerülnek át a következőre. Párosítsd ezt nagyszámú sorral és oszloppal, és máris rendetlenség lesz a kezedben. Ha van egy nagy Excel-táblázata, amelynek csak egy kis részét szeretné kinyomtatni, de túl sok gond nélkül, akkor a következőképpen utasíthatja a programot, hogy csak előre meghatározott cellákat nyomtasson ki.
Az MS Excel rendelkezik egy „Nyomtatási terület” nevű eszközzel. MS Excel 2007 és újabb verziókban érhető el, és lehetővé teszi, hogy meghatározza, mely cellákat kívánja nyomtatni. A beállításhoz válassza ki a nyomtatni kívánt cellákat. Lépjen az Oldalelrendezés fülre, és keresse meg a „Nyomtatási terület” legördülő menüt az „Oldal” eszközkészletben. A legördülő menüben egyszerűen kattintson a „Nyomtatási terület beállítása” lehetőségre. A nyomtatási terület a kiválasztott cellákra lesz beállítva. Egy szürke körvonal jelenik meg körülöttük.
A nyomtatási területet annyiszor újradefiniálhatja, ahányszor csak akarja, bár érdemes megemlíteni, hogy ha a nyomtatási terület nagy, a sorok és oszlopok nyomtatáskor továbbra is túlcsordulnak a többi oldalra. Ez egy olyan megoldás, amely akkor működik, ha gyorsan kell nyomtatnia. A nyomtatási terület visszaállításához egyszerűen válassza ki a „Nyomtatási terület törlése” lehetőséget ugyanabból a legördülő menüből, amely a fenti képernyőképen látható.