Bármely üzleti projekt tulajdonosának vagy menedzserének egyik kihívást jelentő feladata egy működőképes WBS létrehozása a projektmenedzsmenthez. Ez az egyik elsődleges eszköz bármely kereskedelmi projekt kezeléséhez. Ezért a WBS eszközök valóban hasznosak a projektmenedzserek számára.
Ha kihívást jelent egy WBS-sablon létrehozása a következő projekthez, akkor jó helyen jársz! Egyszerű nyelven fogjuk elmagyarázni a WBS-t a projektmenedzsmentben. Bemutatunk néhány rendkívül felkapott és népszerű eszközt is, amelyeket a legjobb projektmenedzserek használnak a WBS-lapok létrehozásához a munkahelyükön.
Tartalomjegyzék
Mi az a munkalebontási struktúra (WBS)?
A munkalebontási struktúra (WBS) egy táblázat, amely azonosítja és felsorolja a projekt összetevőit és a teljesítendő termékeket. A WBS a projektmenedzsmentben egy olyan eszköz, amely világos képet ad a projektmenedzsereknek arról, hogy a projektnek milyen tartalmat/terméket/szolgáltatást kell biztosítania az ügyfélnek.
Lényegében létre kell hoznia a WBS-sablont a projekt által előállított összetevők hierarchiájaként. Ez a struktúra abban is segít a projektmenedzsereknek, hogy a projektcsapat feladatait és kötelességeit kis célokra szervezzék.
A legtöbb WBS-eszköz üzleti projektekhez több mint 3 szinttel mélyebb. Ugyanakkor egy kis projekt WBS-lapján akár 2-4 szintű, mély hierarchiát is találhat a szállítmányok és összetevők között.
Melyek a WBS típusai?
#1. Szállítandó alapú WBS
Ahogy a neve is sugallja, ez a WBS-lap főként a projekt eredményeire összpontosít. Ezek lehetnek fizikai termékek, digitális tartalom vagy online szolgáltatás (webhely/mobilalkalmazás). Könnyen összekapcsolja a projekt hatókörét az egyes teljesítménnyel. A projektmenedzserek gyakran használják ezt a WBS-sablont projektköltségvetések, erőforrás-becslések stb.
Igazi példa erre az autógyártáshoz használt WBS lap. A belső tér, a karosszéria és az elektronika alkotják a hierarchia első elemeit. Ezután összekapcsolhatja a megfelelő alkatrészeket, amelyeket ezekhez a fejekhez kell gyártania.
#2. Folyamat alapú WBS
Ez a típusú WBS-eszköz meghatározza a projektet a munkafázisokkal, funkciókkal és lépésekkel kapcsolatban. Könnyen hozzárendelhet különböző lépéseket a különböző készségekhez és tudományágakhoz. Segít azonosítani, milyen eszközökre van szüksége, készségigényeket stb.
Ilyen például egy mobilalkalmazás-fejlesztési projekt WBS-tervezete. Itt az alkalmazásfejlesztés fázisai, például a konfiguráció, a rendszertesztek, a kritikus rendszerek áttekintése és a felhasználói rendszerek alkotják az első szintű hierarchiát. Mostantól más fázisokat is összekapcsolhat a megfelelő fejlécekkel.
Mi teszi a WBS-t a projektmenedzserek számára ideális megoldássá?
#1. A projektfeladatok felelős erőforrásairól a legfelső szintű egyértelműséget ad. Így a projektmenedzserek azonnal elérhetik a megfelelő csapattagot, ha feladatállapotokra van szükségük.
#2. Hatékony WBS-sablon telepítésekor soha nem fog lemaradni a projekt lépéseiről vagy a teljesítésekről.
#3. Mivel a WBS-lap vizuálisan kiemeli az összes teljesítendő anyagot és fázist, a projektmenedzserek biztosíthatják a feladatok/teljesítmények minden egyes részének időben történő elvégzését.
#4. A WBS eszköz segít a projektben lévő olyan hibák és hibák kijavításában is, amelyek a projekt elején nem könnyen azonosíthatók.
Tekintse meg a legjobb eszközök listáját, amelyek segítenek hatékony munkalebontási struktúra létrehozásában:
hétfő
Amellett, hogy kiváló projektmenedzsment szoftver, monday.com WBS-sablont is biztosít. Segítségével a projektmenedzserek zökkenőmentesen tervezhetik és irányíthatják projekteiket. Ez a sablon nem csak ingyenes, hanem használatra kész, így a munka lebontásának mintaütemét kapja meg, hogy azonnal elkezdhesse.
A felhasználók letölthetik ezt az intuitív sablont, hogy személyre szabott tervet dolgozhassanak ki műveletelemek hozzáadásával és a feladatok átszervezésével a projekt prioritási mátrixa alapján. Ezzel a sablonnal a terv végrehajtása erőfeszítés nélküli folyamattá válik.
Mindössze annyit kell tennie, hogy minden egyes műveleti elemet hozzárendel a csapat tagjaihoz. Lehetővé teszi a haladás nyomon követését minden szakaszban különböző mérőszámok segítségével. A sablon olyan funkciókat is tartalmaz, mint az új elemek egy kattintással történő hozzáadása, keresés vagy szűrési tábla, megosztás stb.
Lucidchart
Lucidchart egy intelligens diagramkészítő szoftver, amely diagramkészítés és együttműködés révén segíti az innovációt. A WBS-alkotó segítségével a felhasználók néhány perc alatt elkészíthetik projektjeik munkabontási struktúráját. Az eszköz intuitív kezelőfelülettel és néhány robusztus funkcióval rendelkezik a WBS testreszabásához a projekt igényei szerint.
A felhasználók elkezdhetik elkészíteni a szerkezetet úgy, hogy alakzatokat húznak a vászonra, és feladatokat szúrnak be az egyes alakzatokba. Ezenkívül lehetővé teszi a feladatok tulajdonjogának meghatározását, valamint a feladatok és az alfeladatok közötti különbségtételt kiterjedt formázási szolgáltatásai révén.
A Lucidchart valós idejű együttműködést, szerkesztőn belüli csevegést és említést tesz lehetővé az azonnali frissítések és megosztás érdekében. Ez a felhő alapú eszköz bárhonnan és bármilyen eszközről elérhető. Feltételes formázással is rendelkezik, amely segít a feladatok színkódolásában, valamint a szerepek és a szerkezet egyéb elemeinek rendszerezésében.
Teremtően
A WBS eszközzel Teremtően, jobban kezelheti a projekt leszállítandó eredményeit. A munkalebontási struktúra szoftverével a projektmenedzserek megjeleníthetik a projektek hatókörét. Ezen a könnyen használható vizuális platformon a felhasználók könnyebben kezelhető mérföldkövekre bonthatják a projekteket az egyszerű munkakezelés érdekében.
A Creately lehetővé teszi, hogy részletes dokumentumokat, hivatkozásokat és mellékleteket adjon hozzá minden WBS-dokumentumhoz. Támogatja továbbá az adatok importálását projektmenedzsment eszközökből, így a felhasználók azonosíthatják a projektkövetelmények hiányosságait és átfedéseit.
A WBS platform különféle beépített eszközöket tartalmaz irányítópultok, prezentációk és jelentések létrehozásához az érintettek számára. Ezenkívül több alkalmazásintegrációt is támogat a projektadatok exportálásához és importálásához.
Ezt az eszközt valódi csapatmunkára tervezték. Mostantól a többfunkciós csapatok a valós idejű kommunikáció és együttműködés révén összhangban maradhatnak. Olyan funkciókat tartalmaz, mint a többfelhasználós együttműködés, megjegyzések említése, munkaterület-szintű állapotkövetés, több hozzáférési szint és szerepkör, valamint intelligens értesítések, amelyekkel mindenkit összeköthet.
EdrawMax
Olyan munkabontási struktúra szoftvert keres, ahol ingyenes és könnyen testreszabható sablonokat kaphat? Menni valamiért EdrawMax interaktív WBS létrehozásával megjelenítheti a teljes projekt hatókörét. Ezen az eszközön a struktúra létrehozásával egyszerű és kiszámítható módon rendezheti a célokat.
Itt több, közvetlenül használható munkalebontási struktúrasablon közül választhat. Gazdag szimbólumkönyvtárral is rendelkezik, amelyből hasznos szimbólumokat adhat hozzá a vászonra húzással. Azok számára, akik szeretnék kidolgozni a diagram tartalmát, az EdrawMax lehetővé teszi további adatok importálását és exportálását testreszabás céljából.
A felhasználók letölthetik a szerkezetet ebből a WBS-eszközből különböző formátumokban, beleértve a PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG és PNG formátumokat. Ezután megoszthatják és feltölthetik ezeket a fájlokat különböző platformokra. Támogatja a diagram e-mailekbe, közösségi médiába és webhelyekbe történő beágyazását is.
PlanHammer
PlanHammer egy platform az online WBS diagramok egyszerű létrehozásához. Ez egy hatékony szoftver hatékony projektmenedzsment képességekkel. A szoftver lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy lebontsák projekteiket, miközben feladatokat osztanak ki csapattársaiknak, és egyidejűleg együttműködnek velük.
Mivel ezzel a WBS-eszközzel rugalmas szerkezetet hozhat létre, kibonthatja és összecsukhatja a feladatfákat, ahogyan csak azt az ágat szeretné megjeleníteni, amelyen éppen dolgozik. Az info gombra kattintva a felhasználók bármely feladat részleteit is megkaphatják.
A PlanHammer rendkívül egyszerűvé teszi a feladatok és részfeladatok hozzáadását és eltávolítását a WBS-ben. Ezenkívül minden szülőfeladatnál teljes szabadságot élvezhet a részfeladatok kibontott vagy listastílusban való megjelenítésére.
Ez az interaktív WBS-diagramkészítő megkönnyíti a képernyőmegosztást és a Chromecast-alapú televíziós közvetítést a lenyűgöző prezentációk érdekében. Ezenkívül kinyomtathatja a PDF-fájlból, és megoszthatja a nyomtatott példányt az érintettekkel.
Praxie
Használata Praxie, kétféleképpen jeleskedhetsz a WBS projektmenedzsmentben. Használhatja az interaktív alkalmazást WBS létrehozására a semmiből. Vagy használhatja a WBS-sablont az igényeinek megfelelő testreszabásához.
A sablon használatához a felhasználóknak át kell tekinteniük azt, és lépésről lépésre át kell gondolniuk a projektben szereplő feladatokat. Ezután fel kell sorolniuk az összes részfeladatot, és a szükséges adatok segítségével befejezni a táblázatot. A munka előrehaladtával a csapattagoknak frissíteniük kell, hogy a projektmenedzsernek világos elképzelése legyen róla.
Bármely csapat vagy vállalat elkezdheti használni a Praxie együttműködési eszközeit feladatok meghatározásával és műveleti elemek létrehozásával. Felhőalapú szoftvere olyan funkciókat is tartalmaz, mint például a folyamatjelző irányítópultok, adatimportálás különböző SaaS-alkalmazásokból vagy dokumentumokból, valamint intuitív kezelőfelület.
OpenProject
OpenProject nyílt forráskódú projektmenedzsment szoftvert kínál, amely ugyanakkor robusztus és biztonságos. Ez az eszköz támogatja a teljes projektkezelési folyamatot a munkalebontási struktúrával.
Az OpenProject eszközben a teljes projektet lebonthatja kezelhető teljesítésekre és tevékenységekre a listanézete segítségével. Ezenkívül gyorsan létrehozhat egy feladatot a soron belüli létrehozással, vagy használhatja a teljes képernyős nézetet a részletes információkat tartalmazó feladatokhoz. A projekt jobb elemzése érdekében megjeleníti a feladat előrehaladását és a ráfordított időt is.
MatchWare MindView
MatchWare MindView egy gondolattérképező eszköz, amely képes a munkalebontási struktúra kialakítására. Ez a hatékony koncepciófejlesztő szoftver 6 cserélhető nézetet tartalmaz a WBS létrehozásához. Könnyedén elkészítheti a szerkezetet felülről lefelé vagy balról jobbra elrendezésben.
Szükség esetén az adatok exportálhatók egy beépített Gantt-diagramba olyan alkalmazásokban, mint az MS Excel és az MS Projects. A MindView ideális eszköz a WBS diagramok készítéséhez, mivel lehetővé teszi a különböző elemek gyors bevitelét és az adott projekthez illeszkedő szerkezetbe rendezését. Ezenkívül a szerkezet zökkenőmentesen szerkeszthető, ha bármilyen változtatást kell végrehajtania rajta.
JadeALM
JadeALM lehetővé teszi, hogy WBS-diagramokat készítsen projektjeihez, így egyértelmű projektstruktúrát kaphat. Hierarchikus diagramja tökéletes a felülről lefelé haladó előrehaladás lebontására. Könnyen megtekintheti, hogy az egyes részfeladatok és feladatok hova tartoznak a projekt nagy képében.
Ez a szerkezet tájékoztat arról is, hogy mi történik és hol. Mivel a felhasználók egyszerűen és praktikusan feloszthatják a projektet kisebb részfeladatokra, soha nem veszítik el az alapvető értékre és célkitűzésre való összpontosítást. A JadeALM az emberek, feladatok, szolgáltatások és folyamatok közötti függőségek kezelésével is segít az átszervezésben és a kiszámíthatóságban.
Ezenkívül ez a WBS-eszköz rendkívül hasznos a kisebb szállítmányok kezeléséhez. Valós idejű frissítése lehetővé teszi a haladás, az erőforrások és a megbízottak nyomon követését egyetlen eszközről, teljes következetességgel, átláthatósággal és egységességgel.
Cacoo
Cacoo nélkülözhetetlen eszköz azoknak a csapatoknak, amelyek a feladatok és részfeladatok szervezett és vizuális bontását szeretnék elvégezni. Kifinomult WBS-sablont kínál, amelyet a felhasználók az egyes projektek igényei szerint testreszabhatnak.
Amellett, hogy egyetlen projekthez használja, amely több feladatot tartalmaz, amelyek különböző személyekhez vannak hozzárendelve, nagyobb projektekhez is használhatja, amelyek több csapattal foglalkoznak.
Még ha kezdő felhasználó is, nem kell sok időbe telnie az eszköz futtatásának megtanulására. Oktatóanyagok széles skáláját kínálja, amelyek dedikált és részletes útmutatókat és videókat tartalmaznak. A blogon és a tudásbázison keresztül is tájékozódhat az eszköz működéséről.
A Cacoo támogatja a különféle eszközökkel való integrációt, mint például a Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio és Zapier. Ez a funkció megkönnyíti a projektmenedzsment feladatát.
Használhatja a Gantt-diagramot WBS-ként?
A WBS diagram bemutatja a projekt hatókörét és mérföldköveit. A Gantt-diagram segít a projekttevékenység idővonalának megjelenítésében.
A Gantt-diagramot gyakran egyfajta WBS-nek tekintik a projektmenedzsmenthez. A felhasználók a WBS-t Gantt-diagramként rendezhetik, amely kapcsolatokat tartalmaz a feladatfüggőségek és a projekt mérföldkövei között.
Az utolsó szavak
Eddig egy mélyreható beszélgetést talált a WBS projektmenedzsment alapjairól. Felfedezett néhány csúcsminőségű eszközt is, amelyek segítségével professzionális és hibamentes WBS-sablont készíthet.
A projektmenedzser szakmai karrierje során a WBS-eszköz megtervezésének készsége különbözteti meg őket a kezdőktől. Hasonlóképpen, ha elfogadja a WBS-sablont, csökkenti a szűk keresztmetszeteket, növeli a termelékenységet, és végül több bevételre tesz szert, mint az amatőr vállalkozások, amelyek nem használják ezt az eszközt.
Érdekelheti a csapat alapszabályainak megismerése is, amelyek megkönnyítik a csapaton belüli hatékony együttműködést.