Az MS Excel egy kivételesen intelligens táblázatkezelő alkalmazás, és nem csak azért, mert sok logikai érvet támogat. Az alkalmazás felismeri az adatokat, hogy miről van szó, pl. tudja, hogy mikor foglalkozik valutával és mikor időértékekkel. Pontosan ez az oka annak, hogy az MS Excel számos függvénye és képlete annyira hasznos. Nemcsak összeadnak és kivonnak számokat, hanem időre és pénznemre is alkalmazhatók. Ez a funkció minden esetben hasznos mindaddig, amíg el nem kezdi az adatok helytelen azonosítását. Néha az MS Excel felismeri, hogy az adatok nem dátumok. Megváltoztatja a cellában lévő értéket, és hatással van az alkalmazott képletekre. Az egyetlen módja annak, hogy megbirkózzon vele, ha megállítja a számok dátummá konvertálását.
Ez többnyire akkor fordul elő, ha alfanumerikus értékeket ad meg egy adott formátumban, de nem korlátozódik erre. Például, ha egy cellába 02-02-t ír, a t automatikusan február 2-ként ismeri fel. A cella ezután felismeri a benne megadott összes adatot dátumként vagy időként.
A cellára alkalmazott képletek ezt követően hatással lesznek, mivel nem számokkal foglalkoznak. Ehelyett teljesen más típusú adatokkal foglalkoznak. A probléma megoldása furcsán egyszerű.
Először válassza ki a helytelenül azonosított adatokat tartalmazó cellát. Ha megnézi a „Szám” eszköztár legördülő menüjét, az „Egyéni” felirat olvasható. Még csak nem is olvasható a „Dátum” vagy „Idő” felirat, és ebből ered a probléma.
Nyissa meg ezt a legördülő listát, és válassza a „Szöveg” lehetőséget. A cellába beírt adatok számmá változnak. Ez megegyezik azzal a dátummal, amelyet az Excel felismert. Törölje a látott ábrát, és adja meg újra az eredeti adatokat. Ezúttal, ha a cella úgy van beállítva, hogy mindent „szövegként” ismerjen fel, nem konvertál dátummá, idővé vagy bármi mássá.
Ez nem old meg minden problémát, amellyel a cellában lévő adatokkal szembesülhet. Amikor képletet alkalmaz a cellára, az adatokat a rendszer még mindig dátumként ismeri fel, kivéve, ha az Excel az adott dátum számértékére konvertálja azokat. Az alkalmazott képlet nem fog pontos értéket adni. Ezt nem könnyű megkerülni, és valószínűleg újra kell formáznia az értékek kiválasztásának módját a képletben, vagy módosítania kell a cellákba való beírás módját.
Ha képletet kell alkalmaznia, sok próbálkozással és hibával jár, ha azonban csak az adatok bemutatásával foglalkozik, akkor a cella beállítása úgy, hogy az adatokat szövegként ismerje fel, megteszi a trükköt. Ez a beállítás attól függetlenül megmarad, hogy melyik eszközön tekinti meg a lapot.