Es wird empfohlen, die OHIO-Methode (Only Handle It Once) zur E-Mail-Organisation anzuwenden. Ein Kernaspekt von OHIO ist das Archivieren von E-Mails, die aufbewahrt werden müssen – entfernen Sie sie aus Ihrem Posteingang! Aus diesem Grund ist das Archivieren so wichtig und es ist auch der Grund, warum Sie keine Ordner nutzen sollten.
Warum Sie Ihre E-Mails archivieren sollten
Kurz gesagt, nach dem OHIO-Prinzip ist Ihr Posteingang kein Archiv, kein Papierkorb, keine Ablage und keine Müllkippe. Es ist ein Posteingang!
Wenn sich Hunderte oder Tausende von E-Mails in Ihrem Postfach befinden, werden diese schnell unübersichtlich. Was aus den Augen ist, gerät aus dem Sinn. Es wird erheblich schwieriger, spezifische Nachrichten zu finden. Ihr E-Mail-Programm wird langsamer (auch bei Nutzung eines Browsers wie Gmail), und es kann den Speicher Ihres Geräts belasten, falls Sie Outlook oder Apple Mail auf dem Mobiltelefon verwenden.
Fazit: Es ist sinnlos, alle E-Mails im Posteingang zu behalten, und es gibt zahlreiche Gründe, es nicht zu tun.
Vor diesem Hintergrund sollte eine E-Mail bearbeitet (beantwortet/weitergeleitet, in eine Aufgabe umgewandelt, ein Termin vereinbart) und anschließend entweder gelöscht oder archiviert werden. So sollte vorgegangen werden.
Wo Sie Ihre E-Mails archivieren sollten
Ihre E-Mails gehören in einen einzigen Archivordner. Sie sollten nicht in einer Vielzahl von sorgfältig strukturierten Ordnern landen. Es sollte nur einen Archivordner geben.
Dies mag eine gewagte Aussage sein, daher ist eine kurze Erklärung angebracht.
Zum einen beansprucht die Erstellung und Instandhaltung einer Ordnerstruktur Zeit, die besser für die Bearbeitung von E-Mails eingesetzt werden könnte. Zum anderen kann es schwierig sein, den passenden Ordner für eine E-Mail zu finden – gehört eine Nachricht des Kollegen über eine verpasste Projektfrist in den Projektordner? Oder in den Ordner des Kollegen? Oder in einen Ordner mit „Lessons Learned“? – Entscheidungen zu treffen kostet Zeit und Energie. Letztlich kann es sehr schwierig sein, Nachrichten später zu finden, wenn sie in zahlreichen Ordnern mit jeweils Hunderten von E-Mails liegen.
Ein einziges Archiv vereinfacht das Verschieben von E-Mails aus dem Posteingang, da keine Entscheidungen gefällt werden müssen. Sie bearbeiten die E-Mail und verschieben sie ins Archiv. Es könnte nicht einfacher sein, und wenn Sie versuchen, den Überblick in der Flut von E-Mails zu behalten, ist ein einfacher und unkomplizierter Prozess unerlässlich. Jede kleine Hürde oder Irritation wird bei großen Mengen an E-Mails um ein Vielfaches verstärkt. Was bei einer einzelnen Nachricht ein Ärgernis ist, kann bei Hunderten zur großen Belastung werden.
Einige werden es als eine Erleichterung empfinden, die Qual der Ordnerstruktur zu beenden, während andere bei dem Gedanken, ihre sorgfältig angelegte, komplexe und logische Ordnerstruktur aufzugeben, einen Herzinfarkt bekommen. Falls Sie dazugehören, wird dies schwer zu akzeptieren sein. Wir verstehen den Schmerz, sind aber überzeugt, dass die langfristigen Vorteile eines einzigen Archivs die kurzfristige Umstellung rechtfertigen.
Wie Sie E-Mails in großen Mengen archivieren
Es ist logisch, dass man E-Mails zum Archivieren einfach in den Archivordner verschieben muss, und das stimmt. Wenn sich jedoch Hunderte oder Tausende von Nachrichten im Postfach befinden, scheint die Einzelbearbeitung entmutigend. Idealerweise sollte ein Weg gefunden werden, sie in großen Mengen zu verschieben.
Bei Clients wie Microsoft Outlook oder Apple Mail können E-Mails einfach in großen Mengen ausgewählt werden. Wählen Sie eine Nachricht im Posteingang, scrollen Sie herunter, halten Sie die UMSCHALT-Taste gedrückt, und wählen Sie eine weitere Nachricht aus. Alle Nachrichten zwischen diesen beiden werden markiert. Diese können dann per Drag-and-Drop in den Archivordner gezogen oder mit der Schaltfläche „Archivieren“ archiviert werden. Analog zum Diskettensymbol für das Speichern gibt es auch ein Standard-Archivsymbol, das einer herkömmlichen Archivbox aus Pappe ähnelt. Dieses Symbol wird sowohl in Outlook als auch in Apple Mail (sowohl in den Clientanwendungen als auch in den mobilen Apps) für die Archivierfunktion verwendet.
Im Outlook-Client kann auch eine Schnellaktion erstellt werden, mit der ausgewählte Nachrichten als gelesen markiert und mit einem Klick (oder einer Tastenkombination) ins Archiv verschoben werden.
Wer einen Neuanfang wünscht, kann jederzeit alle Nachrichten im Posteingang mit der Tastenkombination Strg + A (Befehl + A auf dem Mac) auswählen und archivieren. Ob dies ratsam ist, sei dahingestellt, aber es führt schnell zu einem leeren Posteingang.
In Webmail-Oberflächen wie Gmail können Nachrichten seitenweise ausgewählt werden, indem das Kontrollkästchen am Seitenanfang aktiviert wird.
Nach der Auswahl können sie durch Klicken auf „Archivieren“ verschoben werden.
Es gibt keine Tastenkombination zum Auswählen aller Nachrichten im Gmail-Posteingang (obwohl * + a alle Nachrichten auf der aktuellen Seite selektiert). Nach der Auswahl aller Nachrichten auf der Seite erscheint eine Benachrichtigungsleiste über den Nachrichten mit der Option, alle Nachrichten im Postfach auszuwählen.
Durch Klicken auf den Link werden alle Nachrichten im Postfach markiert. Die Benachrichtigungsleiste ändert sich, um die Auswahl aufzuheben.
Wie viele E-Mails sollten Sie archivieren?
Wie viele E-Mails auf einmal archiviert werden, ist jedem selbst überlassen. Ein leerer Posteingang ist bestenfalls ein vorübergehender Zustand und im schlimmsten Fall fast unmöglich zu erreichen. Es ist nicht kontrollierbar, was im Posteingang landet, da jeder mit Ihrer Adresse Ihnen Nachrichten senden kann. Selbst wenn es gelingt, das Postfach zu leeren, bleibt es nicht leer. Trotzdem ist es kein schlechtes Ziel, da ein leerer Posteingang, wenn auch nur kurz, den Druck mindert. Das Postfach bleibt jedoch nicht leer, weshalb die E-Mail-Verwaltung ein fortlaufender Prozess und kein Ziel ist. Natürlich müssen E-Mails nicht zwingend archiviert werden, sondern können gelöscht werden, um Speicherplatz zu sparen.
Konzentrieren Sie sich nicht auf das Archivieren (oder Löschen) jeder einzelnen Nachricht, sondern setzen Sie sich erreichbare Ziele, die den E-Mail-Stress reduzieren. Sie selbst wissen am besten, was Ihren E-Mail-Stress reduziert. Beispiele für Zielsetzungen sind:
| Keine Nachrichten mit hoher Priorität am Tagesende |
| Keine Nachrichten im Posteingang, die älter als zwei Arbeitstage sind |
| Keine Nachrichten von Mitarbeitern/Managern/Kunden (ggf. löschen) am Ende der Woche |
Finden Sie heraus, welche E-Mails am meisten Stress verursachen. Bearbeiten und archivieren (oder löschen) Sie diese Nachrichten vorrangig.