Es kommt vor, dass man eine PowerPoint-Präsentation per E-Mail versendet und befürchtet, dass sie nachträglich verändert wird. An sich ist dies kein großes Problem, da das Original in der versandten E-Mail und als Sicherungskopie vorhanden ist. Kritisch wird es jedoch, wenn die Möglichkeit besteht, dass eine unerwünschte Bearbeitung der Präsentationskopie vorgenommen wird, die eigentlich genutzt werden soll. Um dies zu verhindern, ist es nützlich, eine PowerPoint-Präsentation gegen Bearbeitung zu schützen. Eine einfache Methode ist das Hinzufügen eines Passworts, welches eine Standardfunktion in der MS Office-Suite ist. Alternativ dazu kann man die Präsentation als PDF- oder PPSX-Datei speichern, wodurch zwar die Anzeige der Präsentation ermöglicht wird, aber die Bearbeitung unterbunden wird.
Speichern als PDF oder PPSX
Die Konvertierung einer PowerPoint-Präsentation in das PDF- oder PPSX-Format kann direkt innerhalb der App erfolgen. Hierzu sind keine zusätzlichen Programme oder Add-ons erforderlich. Öffnen Sie die betreffende Präsentation und navigieren Sie zu Datei > Speichern unter.
Wählen Sie einen Speicherort und im Dropdown-Menü „Dateityp“ die Option PPSX oder PDF aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Dadurch wird eine separate Datei erstellt, während die ursprüngliche PPTX-Datei weiterhin bearbeitbar bleibt. Achten Sie darauf, die PPSX- oder PDF-Datei weiterzugeben und nicht die ursprüngliche PPTX-Datei.
PPSX oder PDF?
Nachdem nun bekannt ist, wie man eine PowerPoint-Präsentation bearbeitungssicher speichert, stellt sich die Frage, welches der beiden Formate, PPSX oder PDF, verwendet werden sollte. Das PDF-Format zeigt die Folien der Präsentation wie Seiten einer PDF-Datei an. Es eignet sich gut zum Lesen der Inhalte, bietet jedoch keine Möglichkeit zur Anzeige als Diashow.
Die PPSX-Datei hingegen ist das Diashow-Format für eine PowerPoint-Präsentation. Beim Öffnen dieser Datei wird die Präsentation direkt gestartet. Auch hier ist der Inhalt gut lesbar, jedoch in Form einer Präsentation. Dies entspricht dem Starten der Präsentation und dem Klicken auf die Schaltfläche „Diashow“.
Wenn Sie Bedenken haben, dass Ihre Präsentation plagiiert wird, ist es ratsam, jede Folie separat als PNG-Datei zu exportieren. Anschließend können Sie eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen, die PNG-Dateien als Folien einfügen und die Datei dann als PPSX oder PDF speichern. Dies erschwert das Kopieren Ihrer Inhalte, verhindert aber nicht vollständig, dass der Inhalt abgetippt oder mithilfe einer OCR-App extrahiert wird.