A szerződések minden vállalkozás bevételi csatornáját jelentik, és a szerződéskezelő szoftver biztosítja, hogy a csatorna hibátlan és időszerű legyen.
Az üzleti szerződések mára teljesen digitalizálódnak. Nincs többé dokumentumok szerkesztése, végleges megfogalmazása, aláírása, postai küldemény stb. A pénzügyi, értékesítési vagy ügyfélszolgálati csapat ma már automatizált eszközöket használ szerződések százainak elkészítésére naponta.
Ha még nem próbált ki egyetlen szerződéskezelő alkalmazást sem, akkor jó helyen jár. Az alábbiakban bemutatjuk a szerződéskezelési alkalmazások végső listáját, hogy Ön döntsön.
Tartalomjegyzék
Mi a szerződéskezelő szoftver célja?
A szerződéskezelési alkalmazások könnyeddé teszik a szerződési folyamatot azáltal, hogy a tárgyalásokat a végső aláírásig kezelik. Érdekesen hangzik? Az alábbiakban találhat néhány népszerű célt:
Csökkentse a szerződés időtartamát
Általában 4 hétig tart a szerződés tartalmi tervezetének véglegesítése. Ha Ön a felelős a szerződések kidolgozásáért, nyűgözze le vezetőjét azzal, hogy percek alatt készít professzionális szerződéseket a robusztus szerződéskezelés segítségével.
Növelje a szerződés pontosságát
A szerződéses papír nem szándékos hibája jó üzletet tönkretehet, és csökkentheti cége bizalmát. Az automatizált szerződési eszközök használatával elkerülheti az ilyen szerencsétlenségeket. Az ilyen eszközök a korábbi kapcsolatokat használják fel a fontos adatok, mezők, adatok stb. automatikus kitöltésére.
Csak néhány személyre szabott és módosítani kell a feltöltött adatokon, hogy a szerződés naprakész legyen.
Kulcsfolyamatok automatizálása
A szerződéskötési folyamat sok lépésből áll, mint például tárgyalás, létrehozás, árajánlattervezet, frissített árajánlat, megújított árajánlat, emlékeztető a szerződés aláírására stb. Mindezeket a lépéseket szerződéskezelő szoftverrel automatizálhatja, hogy megóvja józan eszét és természetesen sok papírt is. .
e-aláírás engedélyezése
Az értékesítési és ügyfélszolgálati csapat folyamatosan áthelyezheti a szerződés aláírási folyamatát egyik személyről a másikra az eAláírások segítségével. A dokumentumok digitális aláírása gyorsabb, mint a személyes aláírás.
Most, hogy megismerte a szerződéskezelési alkalmazások céljait, itt az ideje, hogy megtanuljon néhány népszerű szerződéskezelési formát.
PandaDoc
Noha a PandaDoc egy népszerű és robusztus szerződéskezelő szoftver, ennél többre képes. Amellett, hogy lehetővé teszi a testreszabást, a tárgyalásokat, és az eSign-t összetett szerződésekbe foglalhatja, mozgásban tartja a beszélgetéseket, és az Ön sebességén működik.
Ez a funkciókban gazdag platform több száz szerződéssablont tartalmaz, amelyek testreszabhatók egy fogd-és-vidd szerkesztővel, és azonnal megoszthatók az ügyfelekkel. Ezenkívül használhatja az előre jóváhagyott záradékválasztási könyvtárat, hogy több felhasználásra is hibamentes szerződéseket hozzon létre.
A PandaDoc kiemelt jellemzői a következők:
- Valós idejű értesítések
- Zökkenőmentes fizetés feldolgozás
- Android és iOS mobilalkalmazás
- Korlátlan számú dokumentum és felhasználó
- CRM-integráció az ügyféladatok importálásához
Lehetővé teszi a szerződéskezelési folyamat egyszerűsítését az olyan feladatok automatizálásával, mint a jóváhagyás, a megrendelés aláírása és az egyedi felhasználói engedélyek. A csapattagok megjegyzéseket fűzhetnek a dokumentumhoz, vagy folytathatják a beszélgetést az általános csevegési funkción keresztül.
Zoho szerződések
A Zoho Contracts egy átfogó szerződéskezelő szoftver, amely lehetővé teszi a szerződések életciklusának egyszerűsítését. A megfelelőség javításával és az üzleti kockázatok mérséklésével segíti a vállalkozásokat a hatékonyság javításában minden szerződéskezelési szempontból. Ez az alkalmazás minden szerződéssel kapcsolatos igényét kielégíti, a dokumentumkészítéstől, a jóváhagyáson és a tárgyaláson át az aláírásig.
A Zoho Contracts főbb jellemzői a következők:
- Jogilag kötelező aláírások
- Akcióelemek emlékeztetőkhöz
- Előre meghatározott felhasználói szerepkörök és hozzáférési engedélyek
- Titkosítás és privát adatközpontok
- Központi adattár vállalkozások számára
A szerződéslétrehozó varázslóval azonnal új szerződéseket hozhat létre, kipróbálhat bármilyen előre meghatározott sablont a gyakori szerződésekhez, vagy egyéni sablonokat hozhat létre. Az olyan funkciók, mint a beépített dokumentumszerkesztő, a változások nyomon követése és a megjegyzések zökkenőmentessé teszik a dokumentumokkal való együttműködést.
Ezen túlmenően ezt a platformot használhatja jóváhagyási munkafolyamatok tervezésére, értékes adatbetekintést nyerhet az elemzésekből, rögzítheti a szerződések előzményeit, megtekintheti az aktuális változásokat és kezelheti a szerződéses kötelezettségeket.
Contract Works
Ha egy egyszerű szerződéskezelő szoftvert keres, amelynek beállítása csak néhány percet vesz igénybe, válassza a ContractWorks-t. Ez nemcsak drasztikusan növeli a szerződés láthatóságát, hanem minimalizálja a következő megújítási dátum elmulasztásának kockázatát is.
A ContractWorks kiemelt jellemzői a következők:
- Személyre szabott, ütemezett jelentések minden szempontot lefedve
- Korlátlan figyelmeztetések és értesítések fontos szerződésekről
- AI-címkék az egyszerű szerződéses navigációhoz és kereséshez
- Intelligens AI-eszközök a legfontosabb adatpontok nyomon követéséhez
- Intuitív grafikus felület és dedikált megvalósítási menedzser
Ez az alkalmazás lehetővé teszi korlátlan számú felhasználó felvételét, függetlenül a választott tervtől. Az OCI és a speciális keresési funkció segítségével azonnal megtalálhatja a szükséges szerződésrészleteket.
Ezenkívül lehetővé teszi az összes szerződés skálázható és biztonságos szerződéstárban történő tárolását. A beépített elektronikus aláírás funkcióval bárhonnan küldhet, írhat alá és iktathat szerződéseket.
Egyetértés
A Concord egyetlen platform az összes szerződéses folyamathoz. Lehetővé teszi a tervezet elkészítését, jóváhagyását, e-aláírását és szerződéstárolását, valamint a szerződések életciklus-kezelésének teljes ellenőrzését.
Ezen a platformon más alapvető feladatokat is végezhet, például külső tárgyalásokat, szerződések keresését, határidő-riasztások kezelését és jelentéseket. Ezenkívül megkönnyíti az együttműködésen alapuló dokumentumok átsorolását, megjegyzéseit, valamint a kollégákkal és szállítókkal való csevegést.
A Concord főbb jellemzői a következők:
- Rendszeres feladatautomatizálás gazdag integrációval
- Szerződésekkel kapcsolatos betekintés terepi összehasonlítással
- E-mail értesítés a szerződés megújításáról vagy határidőről
- Korlátlan számú, jogilag kötelező aláírás
- Automatikus dokumentumok továbbítása és jóváhagyása
A Concord támogatja az integrációt számos alkalmazással a munkafolyamatok simítása érdekében. Integrálhatja több mint 4000 alkalmazással a Zapieren keresztül, vagy használhatja a REST API-ját és a webhookjait. Ezenkívül kombinálhatja a Salesforce, a DocuSign, a Dropbox, a Box, a Google Drive, a Slack, a Hubspot, a Microsoft Teams, a Typeform, a Google Forms és még sok más szolgáltatással.
DocuSign CLM
A DocuSign CLM a megfelelő választás a kisvállalkozások számára, mivel költséghatékony szerződéskezelő szoftvert kínál. Segít megszervezni a teljes folyamatot azáltal, hogy személyre szabott megállapodásokat hoz létre, automatizálja a szerződéses elfoglaltságot, és megismeri a trendeket, kockázatokat és lehetőségeket.
Gyorsan összeállíthat szerződést sablonok, záradékkönyvtárak, fogd és vidd szerkesztő és feltételes szabályok segítségével. Lehetővé teszi a verzióellenőrzést és a szerződéses útválasztást belső és külső felülvizsgálat céljából.
A DocuSign CLM legfontosabb szolgáltatásai a következők:
- Feladatautomatizálás és komplex munkafolyamat-kezelés
- Időt takarít meg a szerződéskezelési folyamatok szabványosításával
- Eltávolítja a szűk keresztmetszeteket a hatékony munka érdekében
- Támogassa az üzleti intelligenciát gyors áttekintéssel és trendinformációkkal
- Sima és egyszerű együttműködés a csapattagok között
Ezenkívül a vállalkozások használhatják a DocuSign CLM-et a szerződések központi légzőrendszerben való tárolására, a kötelezettségek kezelésére, a szűrőkkel végzett keresési megállapodásokra és még sok másra. Az alkalmazás több mint 100 előre konfigurált munkafolyamat-lépést tartalmaz, amelyeket szerződések generálására, áttekintésére, jóváhagyására és tárolására használhat.
Szerződés Hound
Gyakran elveszíti a nyomát fontos szerződéseinek? A Contract Hound itt van, hogy segítsen Önnek. Ezzel az egyszerű szerződéskezelő szoftverrel könnyedén megtalálhatja, tárolhatja és rendszerezheti az összes szerződést, így félreteheti aggodalmait.
A Contract Hound figyelemre méltó jellemzői a következők:
- Tárolja és rendszerezze a dokumentumokat kereshető adatbázisban
- Lehetőség korlátlan számú felhasználó hozzáadására a névjegy megtekintéséhez
- Biztonságos aláírás és jóváhagyás az integrációk révén
- Érzékeny támogató csapat, hogy megmentse a hátát
- Vészhelyzetbiztos és biztonságos tartalék tárolóhely
Beállíthat emlékeztetőket és értesítéseket a szerződés lejárati és megújítási dátumairól. Ezen a platformon csak olvasási vagy szerkesztői engedélyt kínálhat preferált kollégáinak. A cégek a Contract Houndot is használhatják a szerződések áttekintésére és aláírására, a támogatások kezelésére és a változások nyomon követésére.
CMx
A CMx az egyben dinamikus eszköz az összes szerződéskezelési feladathoz. Ez a platform felhőben és a helyszínen is elérhető. Segítségével a vállalatok egy platformon érhetik el értékes szerződés-életciklus-kezelési adataikat, beleértve a szerződéseket, jogi megállapodásokat és kapcsolódó dokumentumokat.
Könnyedén hozhat létre szerződéseket, kihasználva a jóváhagyott záradék importálást az MS Wordbe fogd és vidd segítségével. Az összes szerződéses verziót a központi szerződéses légzőkészülékben is megtarthatja.
A CMx alkalmazás legfontosabb jellemzői a következők:
- Speciális elemzés használható adatokkal, egyéni és ütemezett jelentésekkel
- Többtényezős hitelesítés, biztonságos több bérlés, SSL tanúsítvány
- Biztonságos adatközpontokban tárolt titkosított adatok
- Munkafolyamatok a szerződések felülvizsgálatához és jóváhagyásához
- Könnyű konfiguráció és aprólékos engedély
Támogatja a különféle szerkesztőkkel, alkalmazásokkal és SSO platformokkal való integrációt is, például a Google Workspace, a Salesforce, a Microsoft Dynamics, az Okta, az MS Office 365 és az Azure Active Directory.
Evisort
Megfelelő szerződéskezelő szoftvert keres gyorsan növekvő vállalkozásához? Ebben az esetben az Evisort tökéletes választás lehet cége számára. Ez a mesterséges intelligencia által vezérelt szerződéskezelő eszköz segít a munkaterhelés csökkentésében, a szerződés lejártával kapcsolatos figyelmeztetésekben, a szerződések gyorsabb keresésében és a szerződéskötési idő csökkentésében.
Az Evisort alkalmazás legfontosabb funkciói a következők:
- Szerződés automatizálása az erőforrások bővítéséhez
- Átlátható jóváhagyási folyamatok a megfelelőség érvényesítéséhez
- Automatikus riasztások és aktiválási értesítések
- Speciális szerződéselemzés, jelentések és vizualizáció
- Kód nélküli integráció és hozzáférés-kezelés
Az Evisort Contract Intelligence Platformjával leegyszerűsítheti a szerződéskezelést. Emellett leegyszerűsíti a munkafolyamatokat, hogy segítse csapatát a stratégiai munkára koncentrálni, és együttműködni a gyorsabb ügyletkötés érdekében. Ez a platform támogatja az olyan alkalmazásokkal való integrációt, mint a Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box és Salesforce.
A szerződéskezelő eszköz alapvető jellemzői
Egy szerződéskezelő szoftver akkor érdemes, ha az alábbi funkciókkal rendelkezik:
Szerződés sablonok
Az alkalmazásnak fel kell ajánlania a szokásos sablonokat, amelyeket a vállalkozások gyakran használnak. Lehetőséget kell kínálnia arra is, hogy egy új szerződést a jövőbeni sablonná alakítson át.
Szerződéses tartalom központi tárháza
Létre kell hozni egy adatbázist a tartalomhoz, amelyet a szerződések gyakran használnak. A kezelőnek képesnek kell lennie a mezők igény szerinti testreszabására.
Szerep alapú hozzáférés-vezérlés
A helyszíni értékesítési ügynököknek, az irodai dolgozóknak, az ügyfélszolgálatnak, a szerződéstervezeteknek, a menedzser kifizetőknek és a cégtulajdonosoknak különböző hozzáférési szintekkel kell rendelkezniük az öltönyben.
Biztonságos és titkosított tárhely
Egy robusztus szerződéskezelő szoftver hitelesítő szoftvert és titkosítási protokollokat használ, hogy megvédje a szerződéseket a rossz szereplőktől.
OCR, AI, PDF és nyomtatás
A szoftvernek tartalmaznia kell egy OCR programot, ha fizikai szerződésből kell tartalmat hozzáadnia. Egy mesterséges intelligencia feldolgozhatja a bemeneti adatokat tiszta és professzionális PDF-ek létrehozásához.
Időnként szükség lehet nyomtatott példányokra, ezért a nyomtatási lehetőségnek is ott kell lennie.
Irányítópult
A szerződésfeldolgozó csapat számos mutatóját bemutató irányítópult segít a vezetőknek, a pénzügyi tisztviselőknek, valamint a vezetői csapatnak a megfelelő üzleti és pénzügyi tervek elkészítésében.
A következő generációs szerződéskezelő szoftvernek egy irányítópultot kell megjelenítenie a függőben lévő szerződésekkel, a szerződéstervezetekkel, a folyamatban lévő szerződésekkel, az ügyfelek jóváhagyására küldött szerződésekkel és a friss szerződésjavaslatokkal.
Beépített e-aláírás
Szerződéskezelési öltöny vásárlásakor ügyeljen arra, hogy az tartalmazza az eAláírás funkciót. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy vásárolnia kell egy másik alkalmazást csak az e-aláírásokhoz. Ennek a létfontosságú funkciónak a szétválasztása minden bizonnyal lelassítja a szerződésfeldolgozás sebességét.
Szerződési folyamat csővezeték
Az alkalmazásnak intuitív szerződésfeldolgozási munkafolyamatot kell kínálnia. Például a helyszíni ügynök kezdeményezi a szerződésfolyamatot. Ezután az értékesítési vagy termékcsapat ellenőrzi a szerződés elemeit, és továbbítja azokat a vezetőknek.
Miután a menedzser véglegesíti az árat és a feltételeket, a személy elküldheti a szerződést a vezetésnek. És mindezeknek az alkalmazáson belül kell megtörténniük.
Admin megfigyelés
Fejlett vizualizációs képességekkel kell rendelkezniük az üzletvezetők, a pénzügyi vezetők, a vezetés és a cégtulajdonosok számára. Biztosítani fogja, hogy minden a vállalati szabályzat szerint történjen.
Mi az a szabványos szerződéskezelési folyamat?
A tipikus szerződéskezelési folyamat vagy munkafolyamat hat lépésből áll. Vessen egy pillantást az életciklus minden szakaszára.
Teremtés
A szerződéskezelés első szakasza a megállapodás létrehozása. Használhat sablont, vagy elkezdheti az írást a nulláról.
Együttműködés
Kulcsfontosságú üzleti dokumentumként a szerződéseknek gyakran tartalmazniuk kell a belső együttműködést. Több csapat is hozzájárul a szerződés véglegesítéséhez a cég nevében.
Szerkesztés
A megállapodás első példánya aligha a végleges. A véglegesítéshez különféle szerkesztési és verziómódosításokon kell keresztülmennie.
Aláírás
Amikor az írási rész elkészült, alá kell írnia a szerződéses papírt. A modern időkben az elektronikus aláírások használata egyre terjed.
Követés
Ezenkívül nyomon kell követni a szerződés kötelezettségeit és betartását.
Tárolás
Minden szerződést kereshető, központosított és biztonságos légzőrendszerben kell tárolni. Így a felhasználók gyorsan rendezhetik és megtalálhatják a dokumentumokat.
Jelentés
Egyéni analitikai jelentést kell kapnia a szerződéséhez, amely hasznos információkat tartalmaz. Ez segít megalapozott döntéseket hozni.
Megújítás
Sok esetben a szerződések egy bizonyos idő elteltével megújulnak. Nagyon fontos azonban nyomon követni a megújítási határidőket.
Népszerű könyvek a szerződéskezelés megtanulásához
Szerződéskezelés: Alapvető üzleti kompetencia
Szerződés készítés és tárgyalás
A szerződéskezelés alapelvei
Szerződéskezelés: Nyerő titkok
Végső szavak
Eddig a nyolc legjobb eszközt fedezte fel szerződéskezelő szoftverként, amelyek lázba lendítik az üzleti világot. Vállalkozási igényeitől, szerződéses terhelésétől és költségvetésétől függően a fentiek közül választhat. Kipróbálhatja, majd előfizethet, ha az eszköz kielégítőnek tűnik.
Érdekelheti azt is, hogy hol vásárolhat és értékesíthet online üzletet.