Jede Organisation verfügt über Vermögenswerte, sowohl materielle als auch immaterielle. Eine sorgfältige Verwaltung dieser Vermögenswerte trägt wesentlich dazu bei, die IT-Prozesse zu optimieren und die Produktivität sowie Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Im heutigen digitalen Zeitalter ist es nicht mehr erforderlich, ein Anlagenverzeichnis manuell zu führen oder Daten händisch einzugeben und zu aktualisieren.
Es gibt innovative Technologien, wie beispielsweise IT-Asset-Management-Software, die Ihnen dabei helfen kann, die Ressourcen Ihres Unternehmens zu überwachen, effizient zu verwalten und detaillierte Aufzeichnungen zu erstellen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben.
Dies ermöglicht Ihnen, sich auf wichtigere Tätigkeiten zu konzentrieren und somit Ihre Unternehmensziele schneller zu erreichen. Die Software ist zudem von Vorteil für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Ressourcenplanung. Darüber hinaus können Sie Kosten für einen zusätzlichen Vermögensverwalter einsparen.
Bevor wir jedoch ins Detail gehen, lassen Sie uns zunächst einige grundlegende Aspekte des Asset-Managements betrachten.
Was versteht man unter IT-Asset-Management?
IT-Asset-Management bezieht sich auf das System, das alle IT-Vermögenswerte einer Organisation verwaltet. Dazu gehören unter anderem Softwarelizenzen, Immobilien, Urheberrechte, Aktien und Anleihen.
IT-Asset-Management-Software unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Unternehmensressourcen. Jedes Unternehmen, das mit Vermögenswerten arbeitet, kann diese Lösung nutzen, da sie eine entscheidende Rolle bei der effizienten und problemlosen Verwaltung von Vermögenswerten spielt und durch die Beseitigung von Informationssilos Fortschritte ermöglicht.
Heutzutage sind viele Vermögenswerte digital verfügbar. Daher kann ein IT-Asset-Management-System verwendet werden, um Ihre digitalen Objekte zu erfassen, digitale Vermögenswerte zu übertragen, Softwarebestände zu verwalten und vieles mehr.
IT-Asset-Management-Software bietet in der Regel folgende Funktionen:
- Vereinfachte Bestandsaufnahme durch einen Agent-Push-Dienst, Scannen von Geräten nach Bedarf, benutzerdefinierte Prozesse und automatische Produktaktualisierungen
- Überblick über die Softwarenutzung durch Berichte und Verfolgung der App-Laufzeiten
- Automatisches Erkennen von Assets durch Funktionen wie automatische Geräte- und Produkterkennung, automatische Erkennung, Erkennung von Software-Suites und schnelles Hinzufügen von Produkten
- Berichterstattung über Compliance und Nutzung mit Funktionen wie integrierter Berichterstattung über Konfigurationsmanagementprodukte, Trendanalysen, Asset-Verlauf, detaillierte Webberichterstattung, benutzerdefinierte Berichte, Warnungen usw.
- Verwaltung von IT-Verträgen durch integrierte Systeme, die Verträge und deren Garantien, Leasing und Wartung verwalten, automatische Überwachung, Benachrichtigungen, Definition von leasingbezogenen Zeitplänen und Hochladen von Dokumenten ermöglichen.
- Verwaltung und Abgleich von Lizenzen.
Wie funktioniert IT-Asset-Management-Software?
Die Asset-Management-Software beginnt zunächst mit der Erfassung aller IT-Assets eines Unternehmens, von Hardware und Software bis hin zu Maschinen und Möbeln. Die Software hilft, das IT-Prozessmanagement zu beschleunigen. Sie können die Software verwenden, um Ihre Assets zu verfolgen und deren Austausch zu planen und zu dokumentieren. Die Software zeigt die Priorität der Vermögenswerte, von den wertvollsten bis zu den am wenigsten wertvollen, um diese entsprechend hervorzuheben.
Zusätzlich kann die Software die Abschreibung berechnen und Sie daran erinnern, wenn ein Vermögenswert repariert oder ersetzt werden muss. Neben den materiellen Vermögenswerten erfasst ein Asset-Management-System auch Ihre immateriellen Vermögenswerte wie Software, Lizenzen, digitale Dokumente, Urheberrechte, Patente, Geschäftsrichtlinien usw. Ebenso werden Informationen zu Erneuerungen und Wartungen von Systemen und Geräten aufgezeichnet.
Welche Vorteile bietet Asset-Management-Software? 👍
Datenschutz
Ihr Vermögen ist Ihr persönliches Eigentum und sollte vertraulich behandelt werden. Es kann riskant sein, die Vermögensverwaltung an Dritte abzugeben, da diese Kenntnisse über Ihre Vermögenswerte haben und diese möglicherweise preisgeben.
Durch den Einsatz eines Asset-Management-Systems vermeiden Sie dieses Risiko. Sie müssen keine Person einstellen und Ihr Vermögen einer fremden Person anvertrauen. Verwenden Sie stattdessen ein hochwertiges Asset-Management-System, um alle Ihre Vermögenswerte zu verfolgen und volle Transparenz zu erhalten.
Kosten
Die Beauftragung einer Person oder Agentur mit der Vermögensverwaltung ist mit erheblichen Kosten verbunden. Eine Vermögensverwaltungssoftware ist hingegen wesentlich günstiger und kostet nur wenige Euro pro Monat.
Darüber hinaus wird die Effizienz Ihrer Vermögensverwaltung durch den Einsatz einer Software nicht beeinträchtigt. Testen Sie eine solche Lösung, um deren Wirksamkeit zu verstehen. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an, sodass Sie die Software unverbindlich testen können.
Klares Tracking und definierte Ziele
Asset-Tracking-Software erfasst Ihre Vermögenswerte umfassend, um eine 360-Grad-Sicht zu ermöglichen und eine bessere Kontrolle zu bieten. Durch Benachrichtigungen werden Sie an Verlängerungsdaten oder Wartungszeiten erinnert. Darüber hinaus werden klare Ziele für die Verwaltung von Assets in einem übersichtlichen Dashboard und regelmäßigen Berichten angezeigt.
Organisierte Arbeitsweise
Asset-Management-Software sorgt für eine organisierte Arbeitsweise, sodass Sie sich auf die Bereiche konzentrieren können, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie priorisiert Ihre Vermögenswerte, um eine bessere Verwaltung zu ermöglichen. Alles wird so angeordnet, dass Ihre Arbeitsumgebung verbessert, Ihre Energie gesteigert und Ihre Effizienz erhöht wird.
Sind Sie bereit, diese Vorteile zu nutzen?
Wenn ja, werfen Sie einen Blick auf einige der besten IT-Asset-Management-Softwarelösungen, die ich im Folgenden vorstellen werde.
Freshservice
Optimieren Sie die Nutzung Ihrer Ressourcen, schaffen Sie Transparenz, senken Sie Kosten und unterstützen Sie ein effektives IT-Management mit Freshservice. Die Software ermöglicht die Bewertung und Verfolgung aller IT-Assets, wie Softwarelizenzen, Hardware, virtuelle Assets, Verträge und viele weitere Konfigurationselemente im Gebrauch und im Bestand. Zudem lassen sich Asset-Informationen nahtlos mit IT-Service-Desk-Workflows verknüpfen.
Identifizieren Sie Ihre IT-Assets automatisch im gesamten Unternehmen, suchen Sie nach neuer Software und Hardware und planen Sie regelmäßige Scans, um Ihre Asset-Informationen mithilfe der Discovery Probe zu aktualisieren. Darüber hinaus können Sie den Standort der IT-Assets, die Nutzer dieser Assets und weitere Informationen wie Version, Aktualisierungsstatus, IP-Adresse etc. ermitteln.
Erfassen und verfolgen Sie Konfigurationselemente wie Hardware, Software, Services und deren Beziehungen auf einer einzigen Benutzeroberfläche. Erhalten Sie genaue CMDB-Daten für Ursachen- und Wirkungsanalysen, um das Problemmanagement zu verbessern und Entscheidungen anzupassen. Verfolgen und verwalten Sie alle Assets von überall aus in einer zentralen, übersichtlichen Ansicht.
Sparen Sie Zeit bei sich wiederholenden Prozessen wie Asset-Zuweisung, Offboarding und Onboarding von Assets mithilfe vordefinierter Asset-Workflows. Sie können auch eine 360-Grad-Ansicht der SaaS-Anwendungen erstellen, um die Nutzung mit datengestützten Aktionen zu optimieren.
Beginnen Sie mit der Verwaltung Ihrer IT-Assets für nur 19 $/Monat/Agent und erhalten Sie eine 21-tägige kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang. Planen Sie den Kauf von Lizenzen und erkennen Sie Vertragsverletzungen durch rechtzeitige Benachrichtigungen. Auch Vertragsverlängerungen lassen sich durch die automatische Freigabe von Workflows einfach beschleunigen.
Asset Panda
Asset Panda ist eine Software für Asset-Tracking und -Management, mit der Sie Aufzeichnungen und verfolgungen nicht mehr verlieren, indem Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Sie kann alles von Ihrem Laptop aus verfolgen und sich selbst so konfigurieren, wie Sie Ihre Geräte derzeit verwalten.
Durch ein besseres Asset-Tracking erzielen Sie eine bessere Geschäftsleistung, mehr Einsparungen und weniger Vermögensverluste. Die konsolidierte Asset-Tracking-Software von Asset Panda kann Garantieinformationen, Aktionsverläufe, Fotos und Benutzerhandbücher an einem Ort anzeigen.
Zudem können Sie Daten mit Ihrem Team teilen, um alle auf denselben Stand zu bringen. Geben Sie Führungskräften Einblick in Berichte, Managern in den Anlagenverlauf und Mitarbeitern an vorderster Front die Möglichkeit, Anlagen zu verwalten. Die mobile App ist für Android- und iOS-Geräte verfügbar.
Verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe mit benutzerdefinierten Aktionen für eine einfachere und schnellere Verwaltung und Aktualisierung von Assets. Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, um die Daten in Ihrer Sprache einzugeben, damit jeder leichter erfassen kann, was erforderlich ist.
Darüber hinaus ermöglicht die vollständige Audit-Trail-Funktion eine bessere Planung und Verantwortlichkeit für jedes Asset. Alle Beteiligten erhalten automatisch Informationen für eine bessere Planung und Effizienz. Profitieren Sie von einem einfachen Onboarding und verbesserter Datensicherheit für alle Funktionen im Unternehmen.
Sie erhalten einen einfacheren Zugriff auf wichtige Daten, einen besseren Self-Service für Mitarbeiter und eine schnellere Identifizierung von Vermögenswerten. Verwenden Sie den integrierten Barcodescanner, der mit vielen Geräten kompatibel ist, um teure Scanner zu vermeiden.
Entdecken Sie, wie Asset Panda Ihr Unternehmen unterstützen kann, indem Sie an einer kostenlosen Demo teilnehmen. Der Preis beginnt bei 125 $/Monat für bis zu 500 Assets.
SysAid ITSM
SysAid ITSM SysAid ITSM ist eine Lösung für ausgereifte IT-Abteilungen und mittelgroße Teams zur Verwaltung von Ressourcen, zur Bearbeitung von Anfragen und zur Verwaltung des Service Desk. Die Software bietet Ihnen die notwendigen Tools, um immer auf dem neuesten Stand zu sein und mehr Automatisierung zu nutzen, damit Sie sich auf wichtige Angelegenheiten konzentrieren können.
Beginnen Sie mit der Konfiguration von SysAid, um Ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen. Dies ermöglicht weniger Wiederholungen und schafft Raum für mehr Automatisierung, um Ihre Produktivität zu steigern. Verbessern Sie die Erfahrung von Mitarbeitern und Agenten, indem Sie Support auf höherem Niveau und Tools bereitstellen, mit denen Anfragen und Probleme selbstständig gelöst werden können.
Es gibt zahlreiche Vorlagen, die Ihnen helfen, sofort loszulegen. Die Funktionen für das Änderungs-, Problem- und Anforderungsmanagement von SysAid sorgen für ein besseres Servicemanagement im gesamten Unternehmen.
Der Workflow Designer bietet die einfachste Möglichkeit, gängige Workflows im gesamten Unternehmen und in einzelnen Abteilungen zu konfigurieren, zu erstellen oder gemeinsam zu nutzen, um alle Systeme und Anwendungen unter einem Dach zu vereinen. Integrieren Sie die Software in Ihre Lieblings-Apps, um den Service Desk ohne zusätzliche Kosten aufzuwerten.
Mit unbegrenzten Vorlagen, Formularen und benutzerdefinierten Feldern können Sie SysAid an die Anforderungen der Organisation anpassen. Buchen Sie eine Demo oder nehmen Sie an einer kostenlosen Testversion teil, um zu sehen, ob die Software Ihre Erwartungen erfüllt.
Snipe-IT
Verzichten Sie auf Tabellenkalkulationen und nutzen Sie stattdessen eine benutzerfreundliche Vermögensverwaltungssoftware – Snipe-IT. Sie verfügt über leistungsstarke Funktionen wie eine robuste JSON-REST-API, um schnell benutzerdefinierte Automatisierungen und Integrationen zu erstellen.
Sie erhalten Sicherheitsdienste nach Unternehmensstandard, wie bcrypt mit Brute-Force-Prävention, HTTPS-Cookies, 2FA, Passwortsicherheit und vieles mehr. Es handelt sich um eine Open-Source-Software, bei der Sicherheit, Überblick und Transparenz jederzeit gewährleistet sind.
Die Cloud-Plattform von Snipe-IT bietet eine SLA-Verfügbarkeitsgarantie von 99,99 % für Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit. Es gibt leistungsstarke Server in mehreren Rechenzentren weltweit, um ein Netzwerk mit geringer Latenz und eine schnelle Verbindung zu gewährleisten, unabhängig von Ihrem Standort.
Ihre Daten sind in dem Rechenzentrum, das Sie bei der Anmeldung auswählen, jederzeit sicher. Sie können die Software auch selbst hosten und Snipe-IT kostenlos nutzen oder bei Bedarf kostengünstige Pläne wählen.
TOPdesk
Wissen ist Macht und der Schlüssel zu Effizienz, deshalb TOPdesk mit CMDB- und IT-Asset-Management-Software ermöglicht es Ihnen, Assets in einer einzigen Übersicht zu registrieren und zu verfolgen. Die Software hilft Ihnen, die Objekte und Nutzer in Ihrem Unternehmen zu verstehen und zu wissen, wann Ersatz erforderlich ist.
Mit TOPdesk sparen Sie Zeit, sodass Sie sich auf potenzielle Probleme konzentrieren können, die jederzeit auftreten könnten. Die Software ist flexibel, da sie Ihnen ermöglicht, jede Asset-Karte aus Vorlagen zu erstellen, um die benötigten Informationen zu erfassen.
Zudem lassen sich Funktionen hinzufügen, die optimal zu den Prozessen passen. Erstellen Sie auch Felder, die für die spezifischen Assets relevant sind. Darüber hinaus können Sie die Software mit der REST-API in andere Tools integrieren, um Assets effizient zu verwalten und zu verwenden.
Sehen Sie sich die grafische Zusammenfassung Ihrer Assets an, in der komplexe Konfigurationen ganz einfach erscheinen. Die visuelle Darstellung kann auch für die Wirkungsanalyse verwendet werden. Zeigen Sie zudem betroffene Assets und beteiligte Assets an, um die Ursache einer Störung schnell zu beheben.
Atlassian
Ermöglichen Sie es Geschäftsteams, IT-Abteilungen und Entwicklern mit hoher Geschwindigkeit zusammenzuarbeiten mit Jira Service Management. Bieten Sie optimierte Serviceerlebnisse ohne die Komplexität herkömmlicher ITSM-Lösungen. Darüber hinaus können Teams, wie z.B. IT, HR, Rechtsabteilung, den Service Desk schnell einrichten und kontinuierlich anpassen.
Verfolgen Sie die Arbeit über eine kollaborative und offene Plattform im gesamten Unternehmen. Sie können Issues aus Daten und Jira mit anderen Entwicklungstools verknüpfen. Somit haben IT-Betriebs- und Supportteams die notwendigen Informationen, um schnell auf Vorfälle, Änderungen und Anfragen reagieren zu können.
Ein vollständiger Audit-Trail hilft dabei, Aufwand zu reduzieren, kritische Entwicklungsarbeiten zu beschleunigen und Änderungen bereitzustellen. Jira bietet viele Funktionen, die Ihren Teams dabei helfen, schneller einen Mehrwert zu schaffen.
Sie können Anfragen, Vorfälle, Probleme, Änderungen, Assets, Konfigurationen usw. problemlos verwalten. Integrieren Sie die Software auch in andere Tools, die Sie verwenden möchten, um Ihre Arbeit zu erleichtern. Sie können auch benutzerdefinierte Add-ons mit der REST-API erstellen, um den Service Desk zu optimieren.
Nutzen Sie die Software kostenlos für bis zu drei Agenten oder wählen Sie einen Plan ab 60 $/Monat, basierend auf Ihren Bedürfnissen.
Reftab
Reftab ist eine IT-Asset-Management-Software, die besonders auf einfache Bedienung ausgelegt ist. Unternehmen jeder Größe können die Lösung nutzen, um Artikel zuzuweisen oder Ressourcen weltweit bereitzustellen.
Die Verwendung von Tabellenkalkulationen kann frustrierend und zeitaufwändig sein. Reftab erleichtert die Verwaltung durch die Bereitstellung von Warnmeldungen zu Wartung und Garantien, Wertminderung, Eigentumsverifizierung und mehr. Mit dem Drag-and-Drop-Designer von Reftab können Sie jeden Aspekt Ihrer Vermögenswerte nachverfolgen.
Die Software trägt kontinuierlich zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe bei und reduziert die Komplexität. Sie erhalten einen integrierten Barcode-Scanner, um schnell Geräte an Benutzer zuzuweisen und Aufträge auszufüllen.
Mit dieser unkomplizierten Plattform können Sie den Standort, Benutzer und den Zeitpunkt von Artikeln verfolgen. Zu den Funktionen gehören u.a. anpassbare Felder und Kategorien, Nachverfolgung von Elementen für Benutzer, Aufzeichnung des Ausleihverlaufs und aller Änderungen an Vermögenswerten, E-Mail-Benachrichtigungen, Statusetiketten und die Abschreibung von Vermögenswerten.
Der Preis für kleine Teams, die wichtige Assets und E-Mail-Benachrichtigungen benötigen, beträgt 30 $/Monat.
👉 Bonuspunkte: So wählen Sie die richtige IT-Asset-Management-Software aus
Jede Organisation ist anders, mit individuellen Anforderungen und Zielen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Lösung auszuwählen, die zu Ihren Bedürfnissen passt, sich an Ihren Zielen orientiert und auch die finanziellen Aspekte berücksichtigt.
So wählen Sie eine IT-Asset-Management-Software aus:
- Informieren Sie sich über die verschiedenen Anbieter von Vermögensverwaltungssoftware und lesen Sie Kundenbewertungen, um Ihre Erwartungen zu definieren.
- Definieren Sie den Lebenszyklus Ihrer Assets und entscheiden Sie sich für eine Lösung, die den verschiedenen Abteilungen, die für die Überwachung der Assets verantwortlich sind, Echtzeitzugriff ermöglicht.
- Verschaffen Sie sich ein klares Bild von Ihren Anforderungen an das Asset-Management. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern oder Technikern, um mehr darüber zu erfahren und die Ziele festzulegen, bevor Sie sich für eine Software entscheiden.
- Vergleichen Sie die Anbieter, die unterschiedliche Preismodelle und Zusatzfunktionen anbieten, und wählen Sie diejenigen aus, die für Ihr Unternehmen bezahlbar sind. Berücksichtigen Sie Aspekte wie angebotene Funktionen, Add-ons, Preise, kostenlose Testversionen, Rabatte und Verlängerungsraten.
- Überprüfen Sie, ob die Software mit Ihrer bestehenden Technologie kompatibel ist. Achten Sie auf unterstützte Betriebssysteme, Hardware-Upgrades, unterstützte Formate und die Programmiersprache der Software.
- Ermitteln Sie den Sicherheitsstandard der Software. Wählen Sie eine Software, mit der Sie den Datenzugriff für Benutzer kontrollieren, Website-Standorte einschränken, eine Datenverwaltungslösung konfigurieren, Berichte aktivieren und andere Funktionen nutzen können.
Fazit 👨🏫
Eine präzise Überwachung und effiziente Verwaltung der Unternehmensressourcen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Verwenden Sie IT-Asset-Management-Software, um Ihre Vermögenswerte professionell zu verfolgen und zu verwalten. Sie profitieren von mehr Effizienz und Produktivität, einer besseren Asset-Kontrolle, vollständiger Transparenz und zahlreichen nützlichen Funktionen zu einem erschwinglichen Preis.