Die Apple Erinnerungen-App ist mehr als nur ein Werkzeug für einfache Notizen. Obwohl sie für ihre Benutzerfreundlichkeit bekannt ist, kann sie auch als umfassender Aufgabenmanager dienen. In unserer schnelllebigen Welt ist ein effektives Aufgabenmanagement entscheidend für Erfolg und Produktivität. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die Erinnerungen-App optimal nutzen können, um Ihre Aufgaben effizient zu organisieren und stets den Überblick zu behalten. Wir betrachten verschiedene Strategien und Techniken, die Ihnen helfen, Ihre To-Do-Listen zu optimieren und Ihr Zeitmanagement zu verbessern.
1. Erstellung einer Inbox-Liste zur Erfassung Ihrer To-Dos
Wenn Sie in verschiedenen Bereichen aktiv sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie oft von Aufgaben aus unterschiedlichen Quellen überflutet werden. Dies kann zu Prokrastination und verpassten Fristen führen, da Sie mehr Zeit mit dem Nachdenken über Ihre Aufgaben verbringen, als sie tatsächlich zu erledigen. Um dem entgegenzuwirken, nutze ich die Getting Things Done (GTD)-Methode in Verbindung mit der Erinnerungen-App.
Der erste Schritt ist die Einrichtung einer Inbox-Liste in der Erinnerungen-App, in der Sie alle Ihre To-Dos sammeln. Hier können Sie alles ablegen, von Aufgaben über E-Mails bis hin zu Erledigungen und mehr. Es dient als temporärer Sammelort, an dem Sie alle Ihre Aufgaben speichern, um Ihren Kopf frei zu halten und zu verhindern, dass Ideen verloren gehen.
So erstellen Sie eine Inbox-Liste in der Erinnerungen-App auf Ihrem Mac:
- Öffnen Sie die Erinnerungen-App und doppelklicken Sie auf die Standard-Erinnerungen-Liste unter „Meine Listen“.
- Benennen Sie diese Liste in „Inbox“ um, wählen Sie eine Farbe und ein Symbol aus und klicken Sie auf „OK“.
Sie könnten zwar eine neue Liste für diesen Zweck erstellen, es ist jedoch ratsamer, die vorhandene Standardliste umzubenennen, da alle Ihre Erinnerungen dort automatisch abgelegt werden. Dadurch landen neue To-Dos automatisch in der Inbox, wenn Sie keine Zeit haben, sie sofort zu organisieren.
2. Erstellen separater Listen zur Kategorisierung Ihrer To-Dos
Nachdem Sie nun eine Menge Aufgaben in Ihrer Inbox-Liste haben, müssen Sie diese nach Art in verschiedene Listen organisieren. Erstellen Sie separate Listen, die alle Bereiche Ihres Lebens abdecken, wie beispielsweise Arbeit, Persönliches, Familie, Schule, Reisen und mehr.
So können beispielsweise alle schulbezogenen Aufgaben in einer „Schule“-Liste zusammengefasst werden, während Ihre „Arbeit“-Liste Erinnerungen für berufliche Aufgaben, Fristen und Meetings enthält. Dies hilft Ihnen, einen klaren Überblick über Ihre Verantwortlichkeiten in den jeweiligen Bereichen zu erhalten.
So erstellen Sie neue Listen in der Erinnerungen-App auf Ihrem Mac:
- Öffnen Sie die Erinnerungen-App und klicken Sie unter „Meine Listen“ auf „Liste hinzufügen“.
- Geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie eine Farbe sowie ein Symbol aus.
- Klicken Sie auf „OK“, um die neue Liste hinzuzufügen.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang für die übrigen Listen.
Sobald die neuen Listen (Kategorien) eingerichtet sind, wird es einfacher, Ihre To-Dos aus der Inbox-Liste zu organisieren, wenn Sie etwas Zeit zur Verfügung haben.
3. Erstellen von Abschnitten für einzelne Projekte innerhalb der Listen
Ich habe zwar mehrere Kategorien (Listen) in der Erinnerungen-App erstellt, muss diese aber oft in einzelne Projekte oder Abschnitte unterteilen. Ein Projekt kann in diesem Fall eine Gruppe verwandter Unteraufgaben sein, die ein gemeinsames Ziel verfolgen oder zu einem bestimmten Ergebnis führen.
So könnten Sie beispielsweise unter der Liste „Arbeit“ ein Projekt (Abschnitt) für eine Marketingkampagne für die Einführung eines neuen Produkts haben, mit Aufgaben wie Erstellung von Social-Media-Posts, Gestaltung von Werbematerialien, Koordination mit dem Vertriebsteam und Planung von Meetings mit potenziellen Kunden.
Ebenso können Sie in Ihrer „Gesundheit“-Liste ein Projekt (Abschnitt) mit Fitnesszielen haben, das Unteraufgaben wie eine Laufeinheit, 50 Liegestütze und das Trinken eines Glases Wasser umfasst.
So erstellen Sie Abschnitte innerhalb einer Liste in Erinnerungen:
- Wählen Sie die spezifische Liste aus, zu der Sie einen Abschnitt hinzufügen möchten, und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Neuen Abschnitt hinzufügen“ oder gehen Sie zu „Datei“ > „Neuer Abschnitt“.
- Geben Sie den Namen des Abschnitts ein und beginnen Sie mit dem Hinzufügen von Aufgaben mit Fälligkeitsdaten.
- Sie können auch Unteraufgaben unter jeder Aufgabe in einem Abschnitt hinzufügen. Hierfür müssen Sie eine Aufgabe einrücken, indem Sie zu „Bearbeiten“ > „Erinnerung einrücken“ gehen.
Nachdem Sie mehrere Abschnitte zu einer Liste hinzugefügt haben, kann die Ansicht etwas unübersichtlich wirken. Dies können Sie beheben, indem Sie die Funktion „Ansicht als Spalten“ verwenden. Dadurch wird jeder Abschnitt als separate Spalte angezeigt, sodass Sie Ihre Aufgaben in einer Kanban-artigen Ansicht visualisieren können. Gehen Sie zu „Ansicht“ > „Als Spalten“.
4. Aufgaben nach Priorität sortieren und intelligente Listen erstellen
Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig oder dringend. Das wird umso relevanter, je weniger Zeit Sie zur Verfügung haben. Es ist daher entscheidend, Prioritäten in der Erinnerungen-App festzulegen, nachdem Sie Ihre Aufgaben in den jeweiligen Listen und Abschnitten organisiert haben.
Um die Prioritätsebenen für Aufgaben festzulegen, wählen Sie die zu priorisierende Erinnerung aus, klicken Sie auf das Informationssymbol und wählen Sie im Dropdown-Menü „Priorität“ die gewünschte Priorität aus. Sie können Aufgaben auch nach Priorität sortieren, indem Sie zu „Ansicht“ > „Sortieren nach“ > „Priorität“ gehen.
Eine der besten Möglichkeiten, das Maximum aus der Erinnerungen-App herauszuholen, ist das Erstellen intelligenter Listen. Diese praktische Funktion ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Aufgaben aus verschiedenen Listen an einem Ort anzuzeigen, basierend auf bestimmten Kriterien wie Datum, Uhrzeit, Priorität, Standort und mehr.
Ich nutze beispielsweise die „Intelligente Liste“-Funktion in Erinnerungen, um alle Aufgaben anzuzeigen, die ich in den nächsten sieben Tagen erledigen muss. Wenn ich diese intelligente Liste auswähle, sehe ich alle meine Aufgaben aus verschiedenen Listen, die in den nächsten sieben Tagen fällig sind.
So erstellen Sie eine intelligente Liste in der Erinnerungen-App:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Liste hinzufügen“ in der unteren linken Ecke der App.
- Geben Sie einen Namen für Ihre intelligente Liste ein, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Listentyp“ und wählen Sie „Intelligente Liste“ aus den Optionen aus.
- Wählen Sie die gewünschten Kriterien für die Liste aus. Wählen Sie zum Beispiel im Dropdown-Menü „Tags“ die Option „Datum“, wenn Sie Ihre wöchentlichen Aufgaben anzeigen möchten.
- Wählen Sie als Nächstes „Relativer Bereich“ im nächsten Dropdown-Menü und geben Sie die Anzahl der Tage an, die Sie einbeziehen möchten. In diesem Fall wären es 7.
- Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie alle Kriterien festgelegt haben.
5. Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellen
Wahrscheinlich arbeiten Sie immer wieder an ähnlichen Aufgaben, und jede Aufgabe von Grund auf neu zu erstellen, wäre zeitaufwendig. Zum Glück können Sie eine Erinnerungsliste in Erinnerungen als Vorlage speichern und nutzen, um Routineaufgaben schnell einzurichten.
So erstellen Sie eine Erinnerungslistenvorlage in der Erinnerungen-App:
- Wählen Sie eine bestehende Erinnerungsliste aus, die Sie als Vorlage verwenden möchten.
- Klicken Sie auf „Datei“ > „Als Vorlage speichern“, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Speichern“.
- Sie können auch eine neue Erinnerungsliste erstellen und die gleichen Schritte befolgen, um sie als Vorlage zu speichern.
- Um eine gespeicherte Erinnerungslistenvorlage zu verwenden, klicken Sie auf „Liste hinzufügen“ in der unteren linken Ecke, wählen Sie dann die Registerkarte „Vorlagen“. Wählen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf „Liste erstellen“.
6. Einrichtung eines wöchentlichen Überprüfungsprozesses
Ein wöchentlicher Überprüfungsprozess ist entscheidend, um organisiert und produktiv zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Fristen oder Ziele verpassen. Wenn sich E-Mails, persönliche Verpflichtungen, Aufgaben und andere Aktivitäten anhäufen, kann es schnell passieren, dass Sie den Überblick verlieren, was bereits erledigt ist und was noch zu tun ist. Ich überprüfe beispielsweise jeden Sonntag meine Aufgaben, um die kommende Woche zu planen.
So richten Sie eine wöchentliche Erinnerung in der Erinnerungen-App ein:
- Öffnen Sie die Erinnerungen-App und wählen Sie die Liste aus, in die Sie Ihre wöchentliche Überprüfungserinnerung hinzufügen möchten. Ich habe meine in der Liste „Arbeit“ erstellt.
- Klicken Sie auf das + (Plus)-Symbol in der oberen rechten Ecke, um eine neue Erinnerung hinzuzufügen. Geben Sie einen Titel ein, z. B. „Wöchentliche Überprüfung“.
- Fügen Sie Unteraufgaben hinzu (indem Sie wie oben beschrieben einrücken) unter der Haupt-Erinnerung (der wöchentlichen Überprüfungserinnerung), die alle Bereiche abdecken, die Sie überprüfen möchten, einschließlich des E-Mail-Posteingangs, der Erinnerungs-Inbox-Liste, bevorstehender Kalenderereignisse usw.
- Planen Sie die Haupt-Erinnerung (die Aufgabe „Wöchentliche Überprüfung“) für den Tag und die Uhrzeit, zu der Sie Ihre wöchentliche Überprüfung durchführen möchten. Ich habe meine beispielsweise auf jeden Sonntag um 18:00 Uhr festgelegt.
- Hierfür klicken Sie auf das Informationssymbol neben der Erinnerungserinnerung und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „An einem Tag“, wählen Sie den Wochentag aus, an dem Sie Ihre Überprüfung durchführen möchten. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen „Zu einer Zeit“ und wählen Sie aus, wann Sie Ihre Aufgaben überprüfen möchten.
- Klicken Sie abschließend auf das Dropdown-Menü „Wiederholen“, wählen Sie „Wöchentlich“ und klicken Sie unten auf „Benutzerdefiniert“. Wählen Sie im nächsten Pop-up-Menü „Alle 1 Woche“, wählen Sie den Wochentag aus, an dem Sie Ihre Aufgaben überprüfen möchten, und klicken Sie auf „OK“, um zu speichern.
Wenn Sie ein oder mehrere Apple-Geräte besitzen, ist die Erinnerungen-App alles, was Sie benötigen, um organisiert zu bleiben und den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten. Sie müssen sich nur die Zeit nehmen, sie einzurichten und sich daran zu gewöhnen, sie regelmäßig zu nutzen.