In der Geschäftswelt, sei es in großen Konzernen oder kleinen Betrieben, sind Verträge unverzichtbar. Sie bilden die rechtliche Grundlage für Vereinbarungen zwischen Parteien und definieren deren Rechte und Pflichten. Durch Verträge werden Beziehungen geregelt und verbindliche Rahmenbedingungen geschaffen.
Schon lange vor der Industrialisierung, in der Zeit von Königen und Imperien, spielten Verträge eine entscheidende Rolle. Sie legten die Konditionen von Transaktionen fest, und die Vertragspartner waren zur Einhaltung dieser Bedingungen verpflichtet. So bildeten Verträge die Basis für wirtschaftliche und gesellschaftliche Beziehungen.
Obwohl sich die Welt im Laufe der Zeit grundlegend gewandelt hat, sind die Grundprinzipien von Verträgen unverändert geblieben. Das Vertragsmanagement ist ein Prozess, der die Verwaltung von Verträgen von ihrer Entstehung bis zu ihrer vollständigen Erfüllung und letztendlichen Beendigung umfasst. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, der sicherstellt, dass die Vertragsziele erreicht werden.
Verträge sind vielschichtig, daher ist das Vertragsmanagement in verschiedene Phasen oder Ebenen unterteilt, um alle Aspekte der Vereinbarung abzudecken. Ein zentraler Bestandteil ist die Analyse der Leistung, die dazu dient, die betriebliche und finanzielle Effizienz zu maximieren und gleichzeitig finanzielle und Reputationsrisiken zu erkennen und zu minimieren, die durch die Nichteinhaltung der Vertragsbedingungen entstehen können.
Grundlagen des Vertragsmanagements
Ein tiefes Verständnis der Aufgaben, Ressourcen und Zeit, die für die Vertragserfüllung erforderlich sind, ist unerlässlich. Diese Klarheit bildet das Fundament für ein effektives Vertragsmanagement, das die Koordination von Personen und Prozessen ermöglicht.
Vorteile des Vertragsmanagements
- Sicherung der Arbeitsqualität: Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass die geleistete Arbeit von hoher Qualität ist. Dies beinhaltet die effiziente Nutzung von Ressourcen, die Einhaltung von Zeitplänen und die Gewährleistung eines optimalen Preis-Leistungs-Verhältnisses bei jedem Vertragsabschluss. Durch die Identifizierung und Reduzierung von Risiken wird die Reputation des Unternehmens geschützt.
- Verbesserte Projektsteuerung: Ein effektives Projektmanagement ist von Anfang an unerlässlich. Es stellt sicher, dass Projekte korrekt initiiert und durchgeführt werden und die Vertragsbedingungen eingehalten werden.
- Steigerung des Umsatzes: Ein erfolgreiches Vertragsmanagement führt zu höheren Umsätzen. Dies geschieht zum einen durch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt, die zu mehr Aufträgen führt, und zum anderen durch die qualitativ hochwertige Arbeit, die höhere Preise rechtfertigt.
Vertragsmanagement vs. Vertragsverwaltung
Das Vertragsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages, von seiner Entstehung bis zu seiner Auflösung. Die Vertragsverwaltung hingegen konzentriert sich auf die Gestaltung des Vertrages und die Verhandlung zwischen den Parteien. Sie endet mit dem Vertragsabschluss, während das Vertragsmanagement erst nach der Unterzeichnung beginnt und bis zur vollständigen Erfüllung des Vertrages andauert.
Vertragsadministratoren sind dafür verantwortlich, dass beide Parteien mit dem Vertrag zufrieden sind, während Vertragsmanager die Einhaltung aller Vertragsbedingungen sicherstellen.
Phasen des Vertragsmanagements
Das Vertragsmanagement geht weit über die bloße Unterzeichnung eines Vertrages hinaus. Es beinhaltet eine Reihe von Prozessen und Aktivitäten, die jeden Schritt der Vereinbarung steuern und lenken. Durch eine klare und vollständige Dokumentation im Vertrag wird die Transparenz und Effizienz des Prozesses gewährleistet.
Erstellungsphase
Eine gründliche Planung ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Strategie. In der Erstellungsphase des Vertragsmanagements wird ein flexibler Plan entwickelt, der potenzielle Eventualitäten berücksichtigt. Diese Phase bildet den ersten Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Vertragsmanagement. Hier werden die Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens analysiert und die wichtigsten Elemente der Vertragsstrategie definiert, um sicherzustellen, dass alle nachfolgenden Schritte präzise und fehlerfrei ablaufen. Folgende Aspekte sind in dieser Planungsphase von besonderer Bedeutung:
- Die zu verwaltenden Vertragsarten
- Die in den Vereinbarungen verwendeten Standards
- Die Verantwortlichkeiten für jede Phase
- Die Voraussetzungen für eine optimale Ausführung der Aufgaben
- Potenzielle Probleme oder Engpässe und entsprechende Lösungen
- Die erforderlichen Ressourcen zur Umsetzung der Vertragsstrategie
Diese Erstellungsphase legt das Fundament für alle weiteren Schritte im Vertragsmanagement.
Zusammenarbeitsphase
Die Zusammenarbeitsphase baut auf den Ergebnissen der Erstellungsphase auf. Sie konzentriert sich auf die Umsetzung der erarbeiteten Grundlagen in neuen Verträgen und die Entwicklung von standardisierten Vereinbarungen für wiederkehrende Situationen. Die Hauptaufgabe der Vertragsmanager in dieser Phase besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen den erforderlichen Leistungen und der Minimierung der Risiken zu finden.
Für routinemäßige Situationen ist diese Phase in der Regel unkompliziert: Die Manager wählen einfach den passenden Vertragstyp aus und fügen die relevanten Informationen ein, ohne das Dokument wesentlich zu verändern. Bei komplexeren Sachverhalten ist jedoch die Erstellung eines neuen Vertragsdokuments erforderlich, um Compliance, Standards und Rechte zu gewährleisten. Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Bestandteil dieser Phase und dient der endgültigen Genehmigung des Vertrags.
Unterzeichnungsphase
Die Unterzeichnungsphase ist ein entscheidender Schritt, in dem die in den vorherigen Phasen entwickelten Strategien in die Tat umgesetzt werden. In dieser Phase wird auch Vertragsmanagement-Software eingesetzt, um die Bearbeitung von vertragsbezogenen Aufgaben zu unterstützen. Diese Software hilft bei der zentralen Speicherung und Verwaltung von Verträgen.
Die Software bietet zahlreiche Vorteile, wie z.B. die Möglichkeit, Benachrichtigungen zur Vertragserneuerung zu generieren, die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen, digitale Signaturen zu erfassen und Vertragsvorlagen zu verwalten. Sie ermöglicht es Unternehmen, alle Aspekte des Vertragslebenszyklus effizient zu managen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt dieser Phase ist das Onboarding, bei dem sichergestellt wird, dass alle Parteien die Ziele und Vision des Vertrages verstehen und mit den verwendeten Tools vertraut sind. Nach der Implementierungsphase und der elektronischen Unterzeichnung beider Parteien folgt die Übergabephase, in der sichergestellt wird, dass der Vertrag fehlerfrei ist und alle Rollen, Verantwortlichkeiten, Meilensteine und Ziele bestätigt werden.
Tracking-Phase
In dieser Phase werden die im Vertrag festgelegten Ziele aktiv verfolgt. Es ist entscheidend, alle Bedingungen der Vereinbarung genau zu überwachen, um sicherzustellen, dass alles planmäßig verläuft.
Die Aufgabe der Vertragsmanager in der Tracking-Phase ist es, sicherzustellen, dass alles den Vertragsbedingungen entspricht. Sie sind verantwortlich für die Identifizierung von Problemen und die Einrichtung von Frühwarnsystemen, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Um dies zu erreichen, kann man sich an der Planungphase orientieren und eine Liste aller zu prüfenden Vertragselemente erstellen. Dies stellt sicher, dass kein Aspekt des Vertrags vernachlässigt wird und ermöglicht es, Abweichungen zwischen den vereinbarten Bedingungen und der tatsächlichen Ausführung schnell zu erkennen.
Erneuerungsphase
Die Erneuerungsphase ist zwar technisch gesehen keine Phase, spielt aber eine wichtige Rolle nach der Ausführungsphase. Die Prinzipien dieser Phase sollten im gesamten Vertragsmanagement angewendet werden.
Diese Phase im Vertragsmanagement ist entscheidend für die Entscheidung, ob ein Vertrag verlängert oder beendet werden soll. Da Verträge oft Klauseln zu Strafen und Haftungsansprüchen enthalten, ist es wichtig, die Vertragsbeendigung proaktiv zu berücksichtigen, um potenzielle Probleme zu vermeiden.
Die Erneuerungsphase umfasst die Bewertung der Vertragsleistung und die Entscheidung, ob der Vertrag verlängert oder geändert werden soll. Es ist wichtig, dass alle Parteien die Kündigungs- und Verlängerungsfristen kennen und genügend Zeit haben, um die notwendigen Informationen zu sammeln, bevor eine Entscheidung über einen weiteren Vertrag getroffen wird.
Nachvertragliche Phase
Die Nachvertragsphase ist der Abschluss des Vertrags. Nach der Vertragsbeendigung werden alle finalen Aufgaben erledigt, wie z.B. die Erstellung und Bezahlung von Schlussrechnungen und die Archivierung des Vertrages.
Viele Vertragsmanager nutzen diese Phase auch für eine Nachanalyse, um zu lernen, welche Aspekte gut funktioniert haben und wo Verbesserungspotenzial besteht. Die Ergebnisse dieser Analysen können zukünftige Verträge und Vertragsmanagementprozesse optimieren.
Fazit
Verträge sind nur so effektiv wie das Management, das sie unterstützt. Selbst die besten Vertragsbedingungen bringen keinen Nutzen, wenn sie nicht angemessen verwaltet werden. Daher ist es entscheidend, die Richtlinien des Vertragsmanagements diszipliniert zu befolgen, um das Beste aus jedem Vertrag herauszuholen.
Es ist auch sinnvoll, sich über Quellen für Vorlagen für Rechtsdokumente zu informieren, um den Vertragsmanagementprozess effizient zu gestalten.