Eine präzise Projektkostenschätzung ist nicht bloß eine einfache Rechenaufgabe, sondern ein komplexer Prozess, der entscheidend für den Erfolg eines jeden Projektes ist. Während des gesamten Projektlebenszyklus fallen diverse Kosten an, doch die Genauigkeit der angewandten Schätzmethoden entscheidet letztendlich über Erfolg oder Misserfolg. Eine gute Schätzung erfordert das Einbeziehen von Kundenbedürfnissen und die Zusammenarbeit des Projektmanagers mit seinem Team, um den Geschäftswert, Funktionsprioritäten und zusätzliche Wünsche klar zu definieren.
Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen der Kostenschätzung, ihre Bedeutung, den Einstieg in den Prozess, verschiedene Techniken und weitere wichtige Aspekte, die Ihnen helfen, mit Herausforderungen und Risiken umzugehen.
Legen wir los!
Was versteht man unter Projektkostenschätzung?
Die Projektkostenschätzung umfasst die Berücksichtigung von direkten und indirekten Kosten sowie weiterer relevanter Faktoren, um ein Projektbudget zu erstellen, das Ihren finanziellen Verpflichtungen entspricht. Sie stellt einen essenziellen Schritt für den erfolgreichen Abschluss eines jeden Projektes dar. Ob Straßenbau oder App-Entwicklung, die Methoden der Projektkostenschätzung sind universell anwendbar. Im Rahmen des Projektmanagements ist die Kostenschätzung die Summe der Einzelkosten, ermittelt durch bewährte Schätzmethoden und fundierte Daten. Sie dient dazu, zukünftige Projektkosten auf der Grundlage aktueller Erfahrungen zu prognostizieren.
Hier sind einige grundlegende Schritte, die dabei helfen:
- Eindeutige Zuweisung von Aufgaben
- Aktive Mitwirkung bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen
- Verfügbarkeit relevanter Daten
- Standardisierte Rahmenbedingungen für Kostenschätzungen
- Berücksichtigung zukünftiger Unsicherheiten
- Ausgeschlossene Kosten definieren
- Unabhängige Überprüfung von Kostenschätzungen
- Regelmäßige Überarbeitung von Schätzungen
Vereinfacht ausgedrückt, ist die Kostenschätzung die Vorhersage der finanziellen Mittel und Ressourcen, die für den Abschluss eines Projektes mit definiertem Umfang benötigt werden. Projektmanager und Team müssen dabei direkte und indirekte Kosten berücksichtigen, um eine realistische Schätzung zu erstellen. Zu den typischen Kostenfaktoren gehören Personal, Einrichtungen, Materialien, Ausrüstung, Zulieferer, Risiken und Zeit.
Die Wichtigkeit der Projektkostenschätzung
Die Ermittlung von Projektkosten wird durch den Einsatz von entsprechenden Techniken und einen Projektstrukturplan (PSP) ermöglicht. Dieser Plan dient zur Visualisierung des Projektumfangs und zur Zuweisung von Kosten zu jeder einzelnen Projektaufgabe.
Eine gut durchgeführte Projektkostenschätzung ermöglicht es dem Kunden, die Kompetenz des Projektmanagers und die Erreichbarkeit der Projektziele zu beurteilen. Zudem können Projektbeteiligte und Führungskräfte die zu erwartende Qualität des Projekts nach Fertigstellung besser einschätzen.
Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, benötigen die Stakeholder einen von allen akzeptierten Budgetplan, der die Qualitätserwartungen erfüllt. Eine fundierte Kostenschätzung ist entscheidend, um den tatsächlichen Aufwand zu ermitteln und Projektlaufzeit und Budget einzuhalten.
Wann sollte die Kostenschätzung erfolgen?
Die Kostenschätzung dient dazu, die Kosten, Preise und Ressourcenmengen zu prognostizieren, die für die Projektdurchführung erforderlich sind. Die Genauigkeit einer Projektkostenschätzung hängt von diversen Faktoren ab, wie Projektphase, Projektart, Design, Projektbedingungen und den geschätzten Werten der benötigten Ressourcen.
Sobald Ressourcen, Ausrüstung und Personal bereitstehen, kann die Gesamtkostenschätzung beginnen, wobei Umfang und Qualität des Projekts definiert werden. Hierfür sind Methoden, Zeitplanung, Aufgaben und weitere Aspekte notwendig, um die Gesamtkosten zuverlässig vorherzusagen.
So schätzen Sie Kosten präzise
Bei der Schätzung von Projektkosten ist es unerlässlich, das Projekt in einzelne Aufgaben zu unterteilen und das verantwortliche Team festzulegen. Ziel ist es, das Budget während der gesamten Projektlaufzeit nicht zu überschreiten.
Die Durchführung einer Kostenschätzung umfasst mehrere Schritte, die wir hier genauer betrachten:
Liste der benötigten Aufgaben und Ressourcen
Zuerst müssen Sie alle benötigten Ressourcen und Aufgaben identifizieren. Dies kann durch die Aufteilung des Projekts in kleinere Teile erfolgen, wie beispielsweise Recherche, Design, Frontend- und Backend-Entwicklung, Texterstellung, Testphasen, Fehlerbehebung und die Implementierung. Die genaue Aufgabenliste variiert je nach Projekt, die grundlegenden Schritte bleiben jedoch identisch. Durch die Zuweisung von Aufgaben an verschiedene Teammitglieder anhand ihrer Stundensätze können die Personalkosten und der Zeitaufwand besser kalkuliert werden.
Identifizierung und Zuweisung von Ressourcen
Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend qualifiziertes Personal für das Projekt haben, um Ressourcen effektiv zuweisen zu können. Erstellen Sie eine Liste der verfügbaren Teammitglieder und weisen Sie ihnen Aufgaben gemäß ihrer Expertise zu. Dies führt zu einer effizienten Ressourcenplanung, die den Projekterfolg sichert.
Einschätzung der Aufgabendauer
Hier ist es wichtig, die Dauer der jeweiligen Aufgaben realistisch einzuschätzen und einen Zeitpuffer einzuplanen. Da die Zukunft nicht vorhersehbar ist, empfiehlt es sich, zusätzliche Pufferzeit einzuplanen, um das Projekt stressfrei und termingerecht abschließen zu können. Die Projektlaufzeit kann durch den Einsatz von Zeiterfassungsmethoden präzise dokumentiert werden. Eine 100-prozentige Auslastung der Teammitglieder ist unrealistisch und führt schnell zur Erschöpfung. Eine ideale Auslastung liegt bei etwa 80%, um ausreichend Erholungszeit zu gewährleisten.
Berechnung der Projektkosten
In vielen Fällen sind ähnliche Projekte in einer Datenbank hinterlegt. Nutzen Sie frühere Projekte, um den Zeitaufwand und die Kosten der einzelnen Aufgaben zu analysieren. Sollten keine vergleichbaren Daten vorhanden sein, müssen Sie die Kosten von Grund auf neu berechnen. Erstellen Sie zunächst eine grobe Schätzung, damit Ihr Team die genauen Zeit- und Kostenaufwände präzisieren kann.
Einsatz von Tools zur Kostenschätzung
Es ist wichtig, stets den Überblick zu behalten. Konzentrieren Sie sich auf Änderungen und passen Sie den Plan entsprechend an. Mit Hilfe von Management-Tools können die täglichen Aufgaben des Teams einfach verwaltet werden, was zu einem erfolgreichen Projektabschluss führt. Gleichzeitig kann das Budget überwacht werden. Die Tools prognostizieren den Projektstatus basierend auf den erfassten Arbeitsstunden der Teammitglieder und zeigen den Fortschritt und die verbleibende Zeit an.
Schätzung vs. Angebot: Der Unterschied
Schätzungen und Angebote haben zwar ähnliche Zwecke, sind aber nicht synonym zu verwenden. Beide unterscheiden sich hinsichtlich der bereitgestellten Informationen. Der korrekte Gebrauch der Begriffe stellt sicher, dass der Kunde die richtigen Informationen für seine Entscheidungsfindung erhält.
Schätzung
Eine Schätzung ist eine gut informierte oder grobe Vorhersage der Kosten eines Auftrags, basierend auf den aktuellen Informationen. Diese kann angepasst werden, wenn neue Informationen verfügbar werden. Nehmen wir an, Sie übernehmen den Umbau eines Hauses und der Kunde möchte die Kosten wissen. Hierfür prüfen Sie Größe und Zustand des Hauses, den Umfang der nötigen Arbeiten und die benötigten Materialien. Auf dieser Grundlage geben Sie eine Schätzung ab, zum Beispiel 30.000 Euro. Wenn während der Arbeiten festgestellt wird, dass die Farbe teurer ist als erwartet, wird die Schätzung entsprechend angepasst.
Angebot
Ein Angebot ist hingegen eine feste Zusage für einen bestimmten Auftrag innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Es ist rechtsverbindlich und kann nur geändert werden, wenn der Kunde zusätzliche Arbeiten in Auftrag gibt. Ändert sich der Umfang, muss der Änderungsauftrag aktualisiert und eine neue Vereinbarung getroffen werden. In unserem Beispiel müsste ein Angebot den Preis für Material, Arbeit und Zeit detailliert aufführen. Dieser Preis ist bindend, es sei denn, der Kunde wünscht nachträglich zusätzliche Leistungen, die nicht im Angebot enthalten sind.
Eine Schätzung ist ratsam, wenn Sie sich über die Materialpreise oder die Kundenwünsche nicht ganz sicher sind. Wenn Sie hingegen regelmäßig Dienstleistungen erbringen, Ihre Preise genau kennen und sich vor unerwarteten Zusatzarbeiten schützen möchten, ist ein Angebot besser geeignet. Kostenschätzungen sind verhandelbar, Angebote sind präzise und rechtsverbindlich.
Gängige Techniken der Kostenschätzung
Je nach Projektgröße, Art, Erwartungen der Führungskräfte und Stakeholder, Abrechnungsmethode und anderen Faktoren können unterschiedliche Methoden zur Projektkostenschätzung angewendet werden. Einige davon sind:
- Analoge Schätzung: Diese Technik nutzt historische Daten von ähnlichen Projekten, um eine erste Einschätzung der zukünftigen Kosten vorzunehmen.
- Bottom-up-Schätzung: Bei dieser Methode werden die Kosten für einzelne Aufgaben geschätzt und anschließend zu einer Gesamtkostenschätzung aufaddiert. Sie eignet sich besonders für komplexe Projekte wie Bauvorhaben und Softwareentwicklung.
- Top-down-Schätzung: Diese einfache Technik bestimmt den Arbeitsumfang nach Festlegung der Gesamtprojektkosten und wird oft verwendet, um Kostenelemente zu schätzen, die an einen vorher festgelegten Preis angepasst werden müssen.
- Parametrische Schätzung: Hierbei handelt es sich um einen statistischen Ansatz, der historische Daten relevanter Kostentreiber nutzt, um neue Aufgabenkosten zu ermitteln.
- Drei-Punkte-Schätzung: Diese Technik nutzt drei verschiedene Szenarien: wahrscheinlich, optimistisch und pessimistisch. Die Ergebnisse werden in eine Formel eingesetzt, um die finale Kostenschätzung zu erhalten.
- Reserveanalyse: Diese Methode bestimmt, wie hoch die Notfallreserve sein muss, um Unvorhergesehenes abzudecken.
- Qualitätskosten: Hierbei wird das Geld berücksichtigt, das während oder nach dem Projekt ausgegeben wird, um Fehler zu vermeiden oder zu beheben.
Parameter der Kostenschätzung
Ihre Kostenschätzung sollte Kunden zufriedenstellen und ihnen eine Einschätzung der Projektqualität ermöglichen. Viele Projekte scheitern jedoch aufgrund ungenauer Kostenschätzungen. Betrachten wir einige entscheidende Parameter:
Zeit
Zeit ist ein entscheidender Faktor für die Kostenschätzung, denn sie ist direkt proportional zum Aufwand. Die für das Projekt aufgewendete Zeit entspricht der Gesamtleistung des Teams. Die benötigte Zeit für einzelne Aufgaben, inklusive Pufferzeiten, ist entscheidend für eine realistische Kostenschätzung.
Aufwand
Der Aufwand ist ein weiterer wichtiger Faktor, der den Kostenrahmen festlegt. Ein Projektmanager muss die verfügbaren Ressourcen berücksichtigen, und der Aufwand kann entsprechend angepasst werden. Weniger Ressourcen führen zu höherem Aufwand und umgekehrt.
Ressourcen
Wie bereits erwähnt, sind die Ressourcen ein wichtiger Faktor bei der Kostenermittlung. Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt für die jeweiligen Aufgaben zur Verfügung stehen. Begrenzte Ressourcen erschweren die genaue Berechnung der Gesamtkosten.
Genauigkeit
Eine Projektkostenschätzung ist nur dann akzeptabel, wenn sie korrekt ist. Durch die Wahl der passenden Methode, Vorbereitung auf unvorhergesehene Ausgaben und regelmäßige Anpassung der Kostenschätzung kann eine hohe Genauigkeit erreicht werden.
Dokumentation
Sämtliche Informationen sollten während des gesamten Prozesses der Ideenfindung und Schätzung sorgfältig dokumentiert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Diese Dokumentation dient als Grundlage für die Entscheidungsfindung.
Glaubwürdigkeit
Die Glaubwürdigkeit der Kostenschätzung kann durch die Verwendung von historischen Daten und Expertenmeinungen erhöht werden. Sie basiert auf früheren Erfahrungen und Fakten.
Überprüfung
Überprüfen Sie stets die durchgeführten Berechnungen und die Dokumentation, um Fehler zu vermeiden und die Genauigkeit sicherzustellen. Dieser Schritt ist entscheidend, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.
Risikobewertung
Bei der Schätzung müssen potenzielle Risiken berücksichtigt und eingeplant werden. Einige Risiken sind vorhersehbar, während andere unvorhergesehen auftreten können. Die Einhaltung des Zeitrahmens und die Absicherung gegen mögliche finanzielle Engpässe können durch eine angemessene Pufferzeit erreicht werden.
Schritte zur Kostenschätzung
Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, eine valide und zuverlässige Kostenschätzung zu erstellen:
- Definieren Sie das Projektziel.
- Entwickeln Sie einen groben Plan mit Ihrem Team.
- Definieren Sie die Eigenschaften des Systems, Leistung und Zweck.
- Bestimmen Sie die geeignete Methode zur Kostenschätzung.
- Identifizieren Sie Annahmen, Regeln und beschaffen Sie Daten.
- Entwickeln Sie eine Punkt-Schätzung.
- Führen Sie eine Sensitivitätsanalyse durch.
- Führen Sie Unsicherheits- und Risikoanalysen durch.
- Dokumentieren Sie die Schätzung.
- Aktualisieren Sie die Schätzung regelmäßig entsprechend den Aufwänden und Ressourcen.
Fazit
Die Kostenschätzung dient dazu, die Gesamtprojektkosten, den Preis und die benötigten Ressourcen zu prognostizieren. Sie ist unerlässlich für fundierte Investitionsentscheidungen. Die Aufteilung des Projekts in kleinere Teile ermöglicht eine bessere Einschätzung der benötigten Ressourcen, des Aufwands und der Zeit.
Die Erstellung einer Kostenschätzung ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Die Wahl der passenden Technik ist entscheidend für den Erfolg der Kostenschätzung und die Zufriedenheit der Kunden.
Nutzen Sie zudem die Möglichkeiten der Aufgaben- und Projektmanagement-Software für eine effiziente Projektsteuerung.