Die Bedeutung der Ursachenanalyse (RCA) im Projektmanagement
Probleme sind in jedem Projekt unvermeidlich, unabhängig von den getroffenen Vorsichtsmaßnahmen oder der Effizienz des Systems. Hier kommt die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis – RCA) ins Spiel, eine wirkungsvolle Methode, die hilft, diese Probleme gezielt anzugehen.
Erfahrene Projektmanager und Führungskräfte setzen die RCA ein, um Kernprobleme zu identifizieren, die dem Unternehmen schaden. Die Analyse hilft nicht nur bei der Problemfindung, sondern auch bei der Entwicklung von Lösungen, um zukünftige Wiederholungen zu verhindern.
Ob Sie nun Geschäftsführer, Projektmanager, Betriebsleiter oder ein aufstrebender Manager sind, die RCA-Methode und die zugehörigen Tools und Vorlagen sind unverzichtbar für Ihren Erfolg.
Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen und fortgeschrittenen Aspekte der RCA und bietet zudem nützliche, praxisorientierte Vorlagen für die Ursachenanalyse, die Sie während Ihrer Projektmanagementkarriere unterstützen werden.
Was genau ist eine Ursachenanalyse?
RCA ist ein systematischer Prozess zur Identifizierung der zugrunde liegenden Ursachen von Problemen und Ineffizienzen. Ziel ist es, effektive Lösungen zu entwickeln, die das Problem nachhaltig beheben, anstatt nur die Symptome zu behandeln.
Ihr Team kann die RCA mithilfe einer Reihe von Prinzipien, Methoden und Techniken durchführen. Es ist wichtig, den Prozess so zu gestalten, dass das Team die RCA-Ressourcen nutzen kann, um die eigentlichen Problemursachen in allen Geschäftsbereichen, Projekten oder Ereignissen zu ermitteln.
Eine gut strukturierte Ursachenanalyse hilft Ihnen, die Quelle von Fehlern oder Stillständen in organisierten Prozessen zu erkennen. Ob es sich um die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Produktion von Gütern oder andere wiederkehrende Herausforderungen handelt, die RCA ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um solche Probleme effektiv anzugehen. Die Dokumentation der Analyse ist dabei von großer Bedeutung.
Praktisch alle Branchen und Geschäftsfelder nutzen dieses Instrument, um die tiefgreifenden Probleme zu erkennen, die Betriebs- und Serviceprozesse beeinträchtigen. Es ist unwirtschaftlich, jedes Mal die gleichen Probleme zu lösen. Daher ist es unerlässlich, die tatsächliche Ursache zu identifizieren und diese mithilfe der RCA-Technik ein für alle Mal zu eliminieren.
Warum ist die Ursachenanalyse so wichtig?
#1. Kostensenkung
Wenn beispielsweise die mangelnde Wartung von Fabrikmaschinen zu Defekten führt, können Sie zwar Ersatzteile beim Hersteller bestellen, aber bei häufigen Vorfällen steigen die Produktionskosten unnötig. Eine RCA kann Ihnen helfen, die eigentliche Ursache für die unzureichende Wartung zu finden, und somit Zeit und Geld zu sparen.
#2. Aufdeckung von Mängeln und Hauptursachen
Wenn Ihr Unternehmen mit Produkten, Dienstleistungen, Prozessen, Technologien und Systemen arbeitet, können Sie durch eine RCA vor der Markteinführung zugrunde liegende Designfehler erkennen. Das Korrigieren dieser Mängel führt zu qualitativ hochwertigen Produkten und Dienstleistungen und stärkt das Vertrauen der Kunden.
#3. Entwicklung eines optimierten Prozess-Troubleshooters
Die Dokumentation der RCA ermöglicht es jedem, der in den Prozess involviert ist, zukünftige Probleme selbstständig zu beheben, indem er auf die Analyse zurückgreift. So vermeiden Sie es, bei jedem Auftreten eines bekannten Problems Experten hinzuzuziehen oder Drittanbieter zu beauftragen.
#4. Erhöhung der Arbeitsplatzsicherheit
Viele Unternehmen, besonders in sicherheitsrelevanten Branchen, führen RCAs durch, um Sicherheitsrisiken am Arbeitsplatz zu identifizieren. Dies hilft, lokale und internationale Sicherheitsstandards zu erfüllen.
#5. Schnellere Markteinführung von Produkten
Durch eine gründliche RCA vor Produktionsbeginn können Designfehler, die häufig bei der Nutzung durch Endkunden auftreten, im Voraus behoben werden. Dadurch können Sie qualitativ hochwertigere Produkte schneller auf den Markt bringen und Ihre Wettbewerber übertreffen.
#7. Sofortige Reaktion auf Probleme
Die RCA hilft Unternehmen bei der Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für Sicherheitsprobleme, Softwareausfälle, Prozessstörungen, Naturkatastrophen usw. Ihr Team kann somit schnell auf neue und bestehende Probleme reagieren, indem es diese SOPs befolgt.
Wesentliche Elemente einer Vorlage zur Ursachenanalyse
Wenn Sie eine eigene RCA-Vorlage erstellen oder eine bestehende Vorlage anpassen, sollten Sie sicherstellen, dass die folgenden Elemente in Ihrem RCA-Dokument enthalten sind:
#1. Beschreibung des Ereignisses
Es ist wichtig, eine detaillierte SOP für die Beschreibung des Ereignisses in der RCA zu haben. Zudem sollte ein unternehmensweit akzeptiertes Format für die Erfassung von Details existieren. Zu den Daten gehören Datum, Uhrzeit, Definition des Ereignisses, Zeugen, betroffene Personen usw.
#2. Zeitleiste der Ereignisse oder Trends
Der Zeitachsenabschnitt sollte eine ausführliche Beschreibung aller Vorfälle vor, während und nach dem Ereignis oder Problem beinhalten. Dies hilft bei der Ermittlung der zugrunde liegenden Ursachen. Fügen Sie Informationen wie Zeit, Datum, beteiligte Personen, beschädigte Maschinen, beeinträchtigte Daten usw. in die Zeitleiste ein.
#3. Methodik und Team für die Untersuchung
Der Erfolg des gesamten RCA-Prozesses hängt von der Methodik und dem Untersuchungsteam ab. Die RCA-Methode sollte sich an etablierten Prinzipien, Werkzeugen und Vorlagen orientieren. Je nach Produktions- oder Serviceprozess müssen jedoch bestimmte Parameter angepasst werden.
Nach Abschluss des RCA-Verfahrens sollten Sie ein Dokument erstellen und zur Überprüfung und zum Feedback an alle Abteilungen senden. Analysieren Sie das Feedback und die Kommentare, um die endgültige Vorlage für die Ursachenanalyse zu erstellen, die die Abteilung oder das Unternehmen befolgen wird.
Stellen Sie anschließend ein erfahrenes Team zusammen und schulen Sie es in der RCA-Methode. Dieses Team ist dafür verantwortlich, die von dem Unternehmen vorgeschlagene Methode gewissenhaft anzuwenden.
#4. Ergebnisse der Ursachenforschung
Nach Durchführung der RCA müssen die Probleme so detailliert wie möglich untersucht werden. Auch für diese Aufgabe ist ein eigenes Team erforderlich. Abhängig von Ihrem Unternehmen können Sie Betriebsleiter, Prozessmitarbeiter, Ingenieure, Datenspezialisten usw. einbeziehen.
Der Untersuchungsprozess erfordert auch vorab genehmigte Prozesse zur Datenerfassung, Analyse und Berichterstattung.
#5. Aktionsplan zur Behebung des Problems
Sobald die Ermittler Lösungen für die RCA-Probleme gefunden haben, müssen Sie diese Vorschläge dokumentieren. Entwickeln Sie dann eine SOP, um die betroffenen Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie in Zukunft mit solchen Vorfällen umgehen können.
Manchmal ist es erforderlich, dass solche SOPs von Technikern, Qualitätsmanagern und Werksleitern genehmigt werden, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind.
Beliebte Werkzeuge für die Ursachenanalyse
#1. Pareto-Diagramm
Dieses RCA-Werkzeug ist auch als 80-20-Regel bekannt. Sie können damit die Häufigkeit von Vorfällen und ihre kumulativen Auswirkungen visualisieren. Der Begründer des Pareto-Diagramms, Vilfredo Pareto, stellte fest, dass 20 % der möglichen Fehler 80 % der Fehler in einem Prozess verursachen.
Mit Hilfe dieses Diagramms können Sie sich auf die 20 % der potenziellen Faktoren konzentrieren, die die meisten Produktfehler oder Serviceausfälle verursachen.
Das Pareto-Diagramm ist im Wesentlichen ein Balkendiagramm, das die Ursachen und die Häufigkeit von Fehlern zeigt. Ein präzises Diagramm visualisiert die Diskrepanz zwischen Fehlern und Ursachen. Viele Prozessmanager sind überrascht, wie kleine Faktoren die meisten Fehler verursachen.
#2. Die 5-Why-Methode
Dies ist eine der einfachsten Methoden zur Durchführung einer RCA. Sie erstellen lediglich eine Vorlage mit Fragen, die auf der „Warum“-Frage basieren. Üblicherweise wird fünfmal nach dem Grund für einen Vorfall gefragt, um die eigentliche Ursache eines Fehlers aufzudecken.
Es gibt jedoch auch RCA-Analysen, die mehr als fünf „Warum“-Fragen beinhalten. Da der Prozess Ermittlungsfähigkeiten und Befragungen erfordert, sollten Sie einen unternehmensweiten Prozess für eine solche RCA befolgen. Ansonsten können Sie den Ergebnissen einer RCA, die zufällige Fragen verwendet, nicht vertrauen.
Die 5-Why-Analyse umfasst hauptsächlich eine Problemstellung und dann 5 Fragen zum jeweiligen Problem. Warum hat beispielsweise ein Mitarbeiter die Bearbeitung von Kundenanfragen eingestellt? Wenn die Antwort das Internet ist, warum hat das Internet dann versagt? Stellen Sie immer wieder weitere Fragen, bis Sie die eigentliche Ursache ermittelt haben.
#3. Das Fischgrätendiagramm
Das Ishikawa- oder Fischgrätendiagramm ist eine weitere bekannte visuelle RCA-Methode. Das Diagramm ähnelt einer Fischgräte, daher der Name. Das Tool wurde von Kaoru Ishikawa entwickelt, einem bekannten Experten für Qualitätsmanagement aus Japan.
Das rechte oder linke Ende des Diagramms stellt den Fehler oder das Problem dar. Sie ziehen eine gerade Linie und fügen Kategorien möglicher Ursachen hinzu, z.B. Verfahren, Umwelt, Personen, Ausrüstung usw. Innerhalb dieser Kategorien werden die eigentlichen Gründe eingetragen.
Unternehmen nutzen dieses Tool oft für unbekannte oder neuartige Probleme. Experten verwenden das Fischgrätendiagramm auch zur Analyse komplexer Probleme, zur Ermittlung verschiedener Aspekte der Ursachen und zur Identifizierung von Prozessengpässen.
#4. Das Streudiagramm
Dies ist ein RCA-Werkzeug, mit dem Sie eine Vorlage für die Prozess-RCA bei komplexen Problemen erstellen können. Wenn mehr Ursachen als von der 80-20-Regel erwartet vorhanden sind, müssen Sie die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung visuell darstellen.
Streudiagramme sind hilfreich, um Korrelationen zwischen messbaren Variablen zu finden. Erstellen Sie hier ein Streudiagramm der Variablen von Ursache und Wirkung. Ordnen Sie die Effekte auf der X-Achse und die Ursachen auf der Y-Achse an.
Wenn das resultierende Streudiagramm eine Kurve oder eine gerade Linie zeigt, sind die Komponenten korreliert. Wenn keine Korrelation besteht, verändern Sie die Werte der X-Achsen-Variablen weiter.
#5. FMEA
Die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) ist ein beliebtes RCA-Werkzeug bei Produktentwicklern und Designern. Es hilft dem Entwicklungsteam, potenzielle Probleme vor Beginn der Serienproduktion zu erkennen. In der Regel verwendet das Team einen oder zwei Prototypen, um Designfehler und andere Probleme zu identifizieren.
Bei der Analyse werden alle möglichen Fehlerquellen am Prototyp untersucht. Notieren Sie dann die Probleme in einer Tabelle und suchen Sie nach Ursachen oder führen Sie eine Wirkungsanalyse durch.
Nun haben Sie die Grundlagen der Ursachenanalyse und ihrer Werkzeuge kennengelernt. Im Folgenden finden Sie einige nützliche Vorlagen für die oben genannten Tools zur Ursachenanalyse (RCAT) aus den folgenden kostenlosen Ressourcen:
Smartsheet
Vielleicht kennen Sie Smartsheet bereits als eines der führenden Business-Tools für digitale Arbeitsplätze, Remote-Zusammenarbeit und Workflow-Automatisierung. Sie werden erstaunt sein, dass Sie die Vorlagenbibliothek auch zum Erstellen von effektiven RCA-Dokumenten verwenden können.
Die Smartsheet-Bibliothek bietet eine Vielzahl von Beispielen für Ursachenanalysen, die sich problemlos in viele Geschäftsprojekte oder Arbeitsplätze integrieren lassen. So haben Sie beispielsweise einfachen Zugriff auf folgende Vorlagen:
- Einfache RCA-Vorlage
- Six Sigma DMAIC-Methode für RCA
- RCA-Vorlage basierend auf der 5-Why-Methode
- Ursachenanalyse im Gesundheitswesen
- RCA für ein Chemieunternehmen
Diese Vorlagen sind auch in verschiedenen Formaten wie Microsoft Word-Dateien, Microsoft Excel-Vorlagen und Adobe PDF-Dateien verfügbar. Sie können diese Formate einfach und unkompliziert herunterladen.
Guru
Die Guru Vorlage für die RCA-Methode ist eine weitere zuverlässige Quelle für die Erstellung von RCA-Dokumenten. Hier finden Sie verschiedene kostenlose Beispiele und Tools für die RCA-Methode, wie z.B.:
- Ein RCA-Dokument basierend auf einem Pareto-Diagramm, um Probleme wie mangelnde Schulungen, zu wenig Servicecenter-Personal und mangelnde Vorbereitung zu identifizieren.
- Die 5-Why-Methode, um herauszufinden, warum die Fluktuationsrate Ihres Unternehmens höher ist als der Marktdurchschnitt.
- Ein Fischgrätendiagramm als RCA-Tool zur Ermittlung neuer oder unbekannter Ursachen.
- Six Sigma und DMAIC für die RCA
- FMEA zur Aufdeckung von Problemen im Produktentwicklungszyklus.
TemplateLab
TemplateLab ist eine weitere Anlaufstelle für Vorlagen in den Bereichen Kunst, Immobilien, Wirtschaft, Recht, Finanzen usw. Sie können diese Ressource auch für hochwertige RCA-Inhalte wie Formulare, Beispiele und Vorlagen nutzen.
Die auf dieser Plattform verfügbaren Inhalte sind einfach per Download zugänglich. Sie finden RCA-Dokumente in verschiedenen Formaten wie Adobe PDF, Microsoft Excel und Microsoft Word.
Das RCA-Dokumentenrepository enthält viele Praxisbeispiele, wie z.B. RCA-Untersuchungsberichte, leere RCA-Datenerfassungsformulare, RCA-Dokumente für Anfänger, RCA mit Fischgrätendiagrammen und RCA für die Geschäftsentwicklung.
Sie können die Vorlagen leichter bearbeiten, wenn Sie Word- oder Excel-Dateien herunterladen. Bei PDF-Dateien benötigen Sie einen PDF-Editor, um die Dokumente zu personalisieren.
Fazit
Dieser Artikel hat Sie umfassend in die Ursachenanalyse eingeführt. Darüber hinaus wurden einige der wichtigsten RCA-Werkzeuge und -Vorlagen vorgestellt, die Sie in realen Situationen einsetzen können.
Sie sollten nun sicherer und kompetenter in der Anwendung der Ursachenanalyse zur Lösung von Problemen am Arbeitsplatz oder in Projekten sein.
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