Möglicherweise sind Sie beim Verwenden des Postfachbereinigungstools auf die Schaltfläche „AutoArchivierung“ gestoßen und fragen sich, was genau diese bewirkt. Hier erklären wir Ihnen die Funktionsweise und die Anwendung dieser Funktion.
Ein Klick auf die Schaltfläche „AutoArchivierung“ initiiert einen Prozess, der alle Ihre Outlook-Ordner durchläuft und dabei die von Ihnen festgelegten AutoArchivierungsregeln anwendet. Keine Sorge, die standardmäßige AutoArchivierungsregel ist so eingestellt, dass nichts geschieht. Sie können also durch Anklicken der Schaltfläche keinen Schaden anrichten. Sollten Sie jedoch Ihre älteren Elemente in ein Archiv verschieben wollen, um diese aus dem Weg zu haben, dann ist die AutoArchivierung eine geeignete Methode. Im Folgenden wird die Einrichtung und Ausführung dieser Funktion erläutert.
Die automatische Archivierung aktivieren
Zunächst müssen Sie die AutoArchivierung aktivieren und die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Navigieren Sie zu Datei > Optionen > Erweitert und klicken Sie auf die Schaltfläche „AutoArchivierungseinstellungen“.
Solange die Option „AutoArchivierung alle ausführen“ deaktiviert ist (was die Standardeinstellung ist), wird die AutoArchivierung nicht aktiv.
Sobald Sie die Option „Automatische Archivierung alle ausführen“ aktivieren, werden alle darunterliegenden Optionen zugänglich.
Im Unterschied zur Ordnerbereinigung, die ein separates Einstellungsfenster in den Dateioptionen hat und es Ihnen ermöglicht, die Einstellungen für jeden beliebigen Ordner manuell anzuwenden, stellen die hier gezeigten AutoArchivierungseinstellungen die Standardeinstellungen dar. Jeder Ordner, für den die AutoArchivierung aktiviert ist, kann entweder diese Standardeinstellungen nutzen oder individuelle Einstellungen erhalten, je nach Bedarf. Im Folgenden werden wir die Standardeinstellungen im Detail betrachten und uns anschließend mit den spezifischen Ordnerkonfigurationen beschäftigen.
Die AutoArchivierung einrichten
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass die AutoArchivierung standardmäßig alle 14 Tage ausgeführt wird, sobald sie aktiviert ist. Sie können diesen Zeitraum anpassen, indem Sie die Auf- und Ab-Pfeile verwenden oder eine beliebige Zahl zwischen 1 und 60 Tagen eingeben. Bei einer Eingabe von mehr als 60 Tagen zeigt Outlook eine Fehlermeldung an, und Sie müssen den Wert anpassen, bevor Sie speichern können.
Die nächste Option, „Aufforderung vor Ausführung der AutoArchivierung“, ermöglicht es Ihnen, vor der Ausführung eine Bestätigung einzuholen. So können Sie die Einstellungen überprüfen oder die Ausführung bei Bedarf abbrechen.
Die weiteren Einstellungen beziehen sich auf die Auswahl der zu archivierenden Elemente und die Aktionen, die während des Archivierungsvorgangs ausgeführt werden. Die erste Option, „Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)“, betrifft E-Mails, denen ein Ablaufdatum zugewiesen wurde. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf Aufgaben oder Termine, auch wenn die AutoArchivierung für diese Ordner aktiviert ist.
Die verbleibenden Einstellungen gelten für alle Elementtypen, wie beispielsweise Kalenderereignisse, Aufgaben, Notizen und Journaleinträge.
Wenn die Option „Alte Elemente archivieren oder löschen“ aktiviert ist, verschiebt Outlook standardmäßig Elemente, die älter als 6 Monate sind, in eine separate PST-Datei, die standardmäßig „Archiv“ genannt wird. Diese Datei wird im Navigationsbereich von Outlook sichtbar gemacht, sodass Sie jederzeit auf die archivierten Elemente zugreifen können. Sie haben die Möglichkeit, den Wert „Elemente löschen, die älter sind als“ auf einen Zeitraum zwischen 1 Tag und 60 Monaten zu ändern, eine alternative PST-Datei für die Archivierung auszuwählen oder die Option „Alte Elemente dauerhaft löschen“ zu aktivieren.
Bitte beachten Sie, dass das dauerhafte Löschen den Ordner „Gelöschte Elemente“ umgeht und die Elemente vollständig aus Outlook entfernt werden. Abhängig von Ihren Servereinstellungen können Sie möglicherweise weiterhin auf dem Mailserver darauf zugreifen, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Diese Option sollte nur dann gewählt werden, wenn Sie Elemente dauerhaft entfernen möchten.
Nach dem Klicken auf „OK“ ist die AutoArchivierung aktiv. Sie wird gemäß dem von Ihnen gewählten Intervall (standardmäßig alle 14 Tage) ausgeführt. Nach der Aktivierung kann es also sehr schnell zu einer Ausführung kommen. In unseren Tests dauerte es weniger als 10 Minuten zwischen der Aktivierung und dem Erhalt der Benachrichtigung, dass die AutoArchivierung ausgeführt wird. Standardmäßig wird die AutoArchivierung nur in bestimmten Ordnern durchgeführt. Wenn Sie sie in bestimmten Ordnern aktivieren oder die Ausführung in verschiedenen Ordnern anpassen möchten, lesen Sie bitte weiter.
AutoArchivierung für spezifische Ordner aktivieren und anpassen
Standardmäßig wird die AutoArchivierung nur für die folgenden Ordner durchgeführt:
Gesendete Objekte
Gelöschte Elemente
Kalender
Aufgaben
Wenn Sie möchten, dass die AutoArchivierung auch für andere Ordner ausgeführt wird, müssen Sie diese jeweils einzeln aktivieren. Analog können Sie die AutoArchivierung für die oben genannten Standardordner deaktivieren. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner im Navigationsbereich und wählen Sie „Eigenschaften“.
Sie können auch über das Menüband auf die Ordnereigenschaften zugreifen, indem Sie Ordner > Ordnereigenschaften auswählen. (Dies ist die einzige Möglichkeit, auf die Eigenschaften von Ordnern wie Kalender und Aufgaben zuzugreifen, die nicht direkt im Navigationsbereich sichtbar sind.) Sie haben zudem die Möglichkeit, direkt zu den AutoArchivierungseinstellungen zu springen und so einen Zwischenschritt zu überspringen.
Im Fenster Ordnereigenschaften finden Sie die Einstellungen für diesen Ordner unter der Registerkarte „AutoArchivierung“.
Die Option „Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“ ist standardmäßig für die meisten Ordner aktiviert. Dies bedeutet, dass dieser Ordner beim Ausführen der AutoArchivierung ignoriert und keine Elemente archiviert werden. Um diesen Ordner zu berücksichtigen, aktivieren Sie die Option „Elemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen archivieren“.
Wenn Sie von den Standardeinstellungen abweichende AutoArchivierungseinstellungen für den jeweiligen Ordner festlegen möchten, aktivieren Sie stattdessen die Option „Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren“ und konfigurieren Sie die Einstellungen nach Ihren Wünschen.
Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt alle Ordner wieder auf die Standardeinstellungen zurücksetzen wollen, können Sie unter Datei > Optionen > Erweitert > AutoArchivierungseinstellungen auf die Schaltfläche „Diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner anwenden“ klicken. Dadurch wird für alle Ordner, bei denen die Option „Diesen Ordner mit diesen Einstellungen archivieren“ aktiviert ist, stattdessen die Option „Elemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen archivieren“ aktiviert.
Nachdem Sie die Standardeinstellungen der AutoArchivierung sowie die ordnerspezifischen Einstellungen nach Ihren Vorstellungen konfiguriert haben, können Sie den Prozess ungestört im Hintergrund laufen lassen, um Speicherplatz freizugeben und Ihre Ordner vor einer übermäßigen Ansammlung von Elementen zu schützen.