Die Welt schreitet in Richtung Digitalisierung und Papierlosigkeit voran, das betrifft offizielle Dokumente, Prüfungen, Zahlungen und sogar Unterschriften.
Die Digitalisierung hat unser Leben und unsere Arbeitsweise grundlegend verändert und bietet nun die Möglichkeit, elektronische Signaturen zu nutzen.
Das Unterzeichnen von Dokumenten mit einem Stift wird immer seltener. Die Covid-19-Pandemie hat diesen Trend noch verstärkt, indem sie die Telearbeit förderte, bei der elektronische Signaturen oft die einzige praktikable Option waren.
Aus diesem Grund ist die Verwendung herkömmlicher Unterschriften für persönliche und geschäftliche Zwecke unpraktisch, insbesondere wenn man mit Personen an entfernten Standorten zusammenarbeitet.
Zudem erfordern physische Unterschriften persönliche Treffen, Scannen, Drucken, das Versenden per Post oder Fax an die zuständigen Personen. Dieser gesamte Prozess ist aufwendig, zeitintensiv und arbeitsintensiv.
Hier kommt die E-Signatur-Software ins Spiel! Sie automatisiert den Prozess und erspart Ihnen viele Unannehmlichkeiten.
Wenn Sie also Ihre Produktivität und Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig die mit herkömmlichen Unterschriften verbundenen Probleme vermeiden möchten, bietet sich hier die passende Gelegenheit.
Machen Sie sich bereit, mehr über elektronische Signaturen und einige der besten Softwarelösungen in diesem Bereich zu erfahren.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur (eSignatur) ist eine verschlüsselte Form einer Unterschrift, die die Zustimmung zu einem elektronischen Vertrag oder Dokument signalisiert. Die Software, die es Nutzern ermöglicht, ein Dokument online zu signieren, wird als Software für elektronische Signaturen bezeichnet.
Sie können ein Dokument über Ihren Computer, Ihr Tablet oder Smartphone hochladen und es dann mithilfe der Software an mehrere Personen senden. Diese können es dann online unterschreiben, ohne den traditionellen Prozess durchlaufen zu müssen.
Mit E-Signatur-Software können Sie mühelos Unterschriften sammeln und speichern, indem Sie Ihren Dokumenten Eingabeformulare hinzufügen.
Sicherheitsbedenken sind unbegründet, da diese Software die Signaturen überprüft und alle eingegebenen Daten durch starke Verschlüsselung schützt. Seriöse Softwareanbieter bieten darüber hinaus zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Audit-Protokolle und Authentifizierung.
Ein einfaches Beispiel: Sie haben möglicherweise Ihren Namen unterschrieben, als Sie ein Paket von einem Kurierdienst auf Ihrem Mobiltelefon oder Tablet erhalten haben. Das ist eine E-Signatur.
Voila! Sie wussten es.
Einige Anwendungsfälle:
- Kaufverträge
- Lieferanten- oder Verkäufervereinbarungen
- Neukundenformulare
- Kundengenehmigungen
- Änderungsanforderungen
- Mitarbeiter-Onboarding
- Rechtliche Dokumente wie Vereinbarungen zum geistigen Eigentum
- Altersverifizierung und Einverständniserklärungen der Eltern
- Geheimhaltungsvereinbarungen und -kanäle
Sind elektronische Signaturen rechtlich gültig?
Eine häufig gestellte Frage zu elektronischen Signaturen lautet: Sind sie überhaupt legal?
Ja, absolut.
Elektronische Signaturen sind rechtsverbindlich.
Im Jahr 2000 verabschiedeten die USA den ESIGN Act, der elektronische Signaturen für jede virtuelle Nutzung legalisierte. Andere Regionen der Welt, wie die europäische elDAS, sind diesem Beispiel gefolgt.
Unternehmen und Selbstständige sind nicht mehr auf papiergebundene Vertragsabschlüsse beschränkt.
Wie kann es Ihrem Unternehmen helfen?
Die Beliebtheit von E-Signaturen nimmt rasant zu. Laut Statistiken stiegen die E-Signatur-Transaktionen von 200 Millionen im Jahr 2014 auf etwa 754 Millionen im Jahr 2017. Es wird ein Wachstum von 39 % prognostiziert, und der Wert könnte bis 2023 die Marke von 9,073 Milliarden Dollar übersteigen.
Was sind die Gründe?
Lassen Sie uns das genauer betrachten.
Schnellere Arbeitsabläufe für Zeitersparnis ⏱️
Mit E-Signaturen ist der Zeitaufwand geringer, da Dokumente sofort online zugewiesen werden können. Sie müssen nicht warten, bis die betreffende Person anwesend ist und unterschreibt. Das verzögert unnötig den gesamten Arbeitsablauf.
Diese Technologie ist besonders für das Gesundheitswesen und andere kritische Bereiche von Vorteil, in denen Genehmigungen sofort erfolgen müssen.
Erhöhter Komfort 💯
Das Reisen zu weit entfernten Orten, nur um eine Genehmigung einzuholen, gehört heutzutage einer längst vergangenen Zeit an. Mit der Leistungsfähigkeit des Internets und der E-Signatur-Software können Sie Genehmigungen im Handumdrehen einholen, was den Komfort für alle Beteiligten deutlich erhöht.
Umweltfreundlich 🌲
Bei der Papierherstellung wird jährlich eine enorme Menge an Papier verbraucht, was die Umwelt belastet. Nutzen Sie papierlose Prozesse, um Bäume und die Umwelt zu schonen, damit die nächste Generation ein gesünderes Ökosystem vorfindet.
Ressourcen sparen ✂️
E-Signaturen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Vermeiden Sie unnötige Reisekosten und den Kauf von Papier und Tinte. Sie können auch Mitarbeiter von Aufgaben wie Scannen, Drucken und Versenden von Dokumenten befreien, damit sie sich wichtigeren Aufgaben widmen können.
Sie kennen jetzt die wesentlichen Vorteile, die E-Signaturen gegenüber physischen Signaturen bieten.
Wenn Sie überzeugt sind, sollten Sie sich einige der besten E-Signatur-Softwarelösungen auf dem Markt ansehen, um von den Vorteilen zu profitieren.
Eversign
Automatisieren Sie sowohl Kunden- als auch interne Signaturen und Genehmigungen mit Eversign. Das Signieren mit diesem Tool ist auf jedem Gerät sicher und einfach und unterstützt Unternehmen jeder Größenordnung.
Es verfügt über einen integrierten Editor, der nützliche Tools zur Bearbeitung, Signierung und zum Versenden von Dokumenten innerhalb kürzester Zeit bietet. Eversign verfügt auch über eine voll funktionsfähige und leistungsstarke JSON-basierte REST-API zur Automatisierung von Funktionen.
Die Funktionen ähneln denen anderer Tools, die wir betrachtet haben, wie Vorlagen, Audit-Trails, persönliches Signieren, Integration und Compliance. Aus Sicherheitsgründen verwendet Eversign 256-Bit-SSL und eine Überwachungsinfrastruktur.
Sie können jedes Dokument mit einem automatischen Ablauf planen, dauerhaft entfernen oder an einen anderen sicheren Ort exportieren. Bis zu 25 Mitglieder können zu einem Team hinzugefügt oder mehrere Unternehmen verwaltet werden.
Nutzen Sie die kostenlose Version für 5 Dokumente pro Monat und 3 API-Dokumente. Oder wählen Sie einen der kostenpflichtigen Pläne ab 9,99 $/Monat für eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten und erweiterte Funktionen.
signNow
Nutzen Sie signNow, um E-Signaturen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen zu erstellen und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Senden Sie Dokumente zur Unterzeichnung an mehrere Empfänger oder unterzeichnen Sie Ihre eigenen Dateien mit wenigen Klicks. Die leistungsstarke und unkomplizierte API hilft Ihnen, E-Signaturen einfach in Ihre Website oder App einzubetten.
Auch ohne Internetverbindung können Sie Ihre Dokumente überall elektronisch signieren. Sie können zusätzliche Informationen oder Dokumente anfordern, Benachrichtigungen nach Abschluss festlegen, mehrere Empfänger gleichzeitig einladen und bestimmte Signaturabläufe für Ihre Vorlagen einstellen.
Sie können einen eindeutigen Signatur-Link erstellen, optionale Zahlungsabschnitte in Ihre ausfüllbaren Formulare einfügen und die Einladungsnachrichten zum Signieren anpassen. Fügen Sie Kopien (CC) für Empfänger hinzu, die möglicherweise Benachrichtigungen und ein Ablaufdatum benötigen. SignNow benachrichtigt Sie auch, wenn ein Empfänger die Unterschrift eines Dokuments verweigert.
SignNow ist konform mit PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II und 21 CFR Part 11 und verfügt über erweiterte Funktionen zum Schutz vor Bedrohungen. Die Software bietet auch eine leistungsstarke RESTful-API für die schnelle Integration mit anderen Tools.
PandaDoc
Schließen Sie Ihre Geschäfte rechtsverbindlich und bequem mit E-Signaturen von PandaDoc ab.
Mehr als 20.000 Unternehmen nutzen diese Lösung bereits, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Mit PandaDoc können Sie Angebote, Kostenvoranschläge, Verträge und Zahlungsaufforderungen mit Genehmigungsbedarf versenden.
Diese Lösung ist auf jedem Gerät und an jedem Ort nutzbar, um die Arbeit schnell zu rationalisieren. PandaDoc geht bei der Sicherheit keine Kompromisse ein und hat seine E-Signatur-Technologie in voller Übereinstimmung mit UETA und ESIGN entwickelt. Darüber hinaus wird jedem signierten Dokument ein elektronisches Zertifikat beigefügt.
Vergessen Sie Spekulationen. Nutzen Sie stattdessen die Dokumentenanalyse und Benachrichtigungen, um eine sofortige Vorschau zu erhalten, wenn Ihre potenziellen Kunden die gesendeten Dokumente öffnen, ansehen oder kommentieren. Es gibt mehr als 200 professionell gestaltete Vorlagen, die einen bleibenden Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen.
PandaDoc lässt sich auch in zahlreiche Integrationen einbinden, um Ihre Arbeitsabläufe zu beschleunigen, darunter HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack usw.
Nitro Sign
Bieten Sie Ihren Interessenten ein besonders bequemes E-Signatur-Erlebnis mit Nitro Sign.
Es gibt keine Nutzungsebenen, Überziehungen oder Kosten pro Signatur. Egal ob Verträge, Tabellenkalkulationen, Formulare, Pläne oder andere Dokumente – Nitro bietet Ihnen die Werkzeuge, die Sie zur Vereinfachung von E-Signaturen benötigen.
Es ist mit mehreren Webbrowsern und Mobilgeräten kompatibel. Nitro Sign ist sicher und entspricht den US-amerikanischen Gesetzen für elektronische Signaturen. Es ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit durch die Online-Freigabe, Überprüfung und Kommentierung von Dokumenten in der Cloud.
Sie können problemlos andere einladen, Dokumente zu kommentieren und Arbeitsabläufe zu verfolgen, indem Sie Analysen und Echtzeitbenachrichtigungen einsehen. Zum Schutz Ihrer Dokumente und Daten verwendet Nitro Sign eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Audit-Trails und anspruchsvolle Compliance-Zertifizierungen von HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield usw.
Beschleunigen Sie Ihre Projekte und bieten Sie Ihren Kunden ein besseres Erlebnis, indem Sie PDF-Dateien auf Ihrem Gerät erstellen, kombinieren, konvertieren und organisieren. Dies hilft dabei, menschliche Fehler im Prozess zu vermeiden.
Fill
Dies ist derzeit möglicherweise die beste und umfassendste E-Signatur-Lösung auf dem Markt. Es ist auch wahrscheinlich eine der einfachsten Methoden, um PDF-Dateien auszufüllen und auch gerichtsverwertbare Unterschriften zu senden. Einer der größten Vorteile von Fill ist die Nutzung auf praktisch jedem Computer, iOS- oder Android-Gerät. Dies fördert die plattformübergreifende Funktionalität und Zugänglichkeit.
Fill-Benutzer können sicher sein, dass ihre Daten in guten Händen sind. Fill erfüllt die globalen Sicherheits- und Datenschutzstandards. Es werden Best Practices im Bereich Sicherheit befolgt. Aus diesem Grund wird Fill häufig in Bereichen wie dem Gesundheitswesen, der Strafverfolgung, der Immobilienbranche und Finanzdienstleistungen eingesetzt.
Die Nutzer können darauf vertrauen, dass ihre Daten mit militärischer Standardverschlüsselung und HIPAA-Konformität äußerst sicher gespeichert sind. Fill bietet seinen Nutzern auch intelligente Analysen an, die für viele unterschiedliche Unternehmen von großem Nutzen sein können.
DocuSign
Beschleunigen Sie Ihre Arbeitsabläufe von Verträgen, Angeboten, Kontoeröffnungen bis hin zu Rechnungen mit DocuSign. Versenden Sie Vereinbarungen und lassen Sie diese sicher online unterschreiben, unabhängig davon, welches Gerät Sie oder die Gegenseite verwendet.
Eliminieren Sie wiederholende manuelle Aufgaben und sparen Sie unnötige Ausgaben. Nutzen Sie stattdessen die optimierten Angebote und beeindruckenden Funktionen. Es gibt Apps für Android-, Windows- und iOS-Plattformen, sodass Sie von überall aus arbeiten können.
Verfolgen Sie den Status Ihrer Vereinbarungen, den Fortschritt im Prozess und legen Sie Erinnerungen fest, um bei jedem Schritt automatisch Benachrichtigungen zu erhalten. Sie können Standardfelder wie Datum und Unterschrift in Ihre Vereinbarungen einfügen oder benutzerdefinierte Felder erstellen und speichern.
Mit DocuSign können Benutzer in 43 Sprachen unterschreiben und Dokumente in 13 Sprachen versenden. Standardisieren Sie den gesamten Prozess und sparen Sie Zeit, indem Sie häufig verwendete Dokumente, die darin verwendeten Empfänger, benutzerdefinierten Felder usw. speichern und wiederverwenden.
Verbinden und integrieren Sie elektronische Signaturen mit Ihren bevorzugten Tools und Software. DocuSign unterstützt mehr als 350 Integrationen und führende APIs, darunter Salesforce, Google-Produkte, SAP usw. Die robuste Infrastruktur von DocuSign ermöglicht eine Verfügbarkeit von 99,99 %, die für Ihre Arbeit dringend benötigt wird.
Sicherheitsbedenken sind unbegründet. DocuSign erfüllt strenge Sicherheitsstandards, die weltweit, einschließlich der EU und den USA, gelten. DocuSign verwendet zudem eine starke und fortschrittliche Technologie zur Datenverschlüsselung. Die Software entspricht Regulierungsbehörden wie UETA, dem US ESIGN Act und EU elDAS. Sie speichert und generiert auch genaue Audit-Trails für Ihre Dokumente.
Die Preise beginnen bei 10 $ pro Monat.
Adobe Sign
Adobe Sign ist eine weitere gute Option für Sie. Mit diesem einfachen Tool können Sie Dokumente einfach und unkompliziert versenden. Laden Sie die Datei hoch, geben Sie die E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein und klicken Sie auf „Senden“.
Auf Seiten des Unterzeichners kann dieser auf den von Ihnen gesendeten Link klicken und selbst mit einem Browser auf jedem Gerät, egal ob Smartphone oder Computer, unterschreiben. Für mehr Komfort verlangt Adobe keine obligatorische Registrierung oder Downloads.
Sie können den Signaturstatus verfolgen, Erinnerungen senden, detaillierte Audits anzeigen oder Transaktionsanforderungen stornieren. Adobe Sign ist leicht mit anderen Tools kompatibel, sodass Sie Dokumente aus Anwendungen wie Microsoft 365, Dropbox, Box usw. versenden können.
Aus Sicherheitsgründen erfüllt es Standards wie PCI DSS, SOC 2 Typ 2 und ISO 27001. Es werden verschiedene Dateiformate unterstützt, darunter Adobe PDF und andere PDFs, MS Word, Excel und PowerPoint, Textdateien, WordPerfect und Grafiken wie PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF und BMP, sowie HTML und HTM.
SignEasy
Mit mehr als 10 Jahren konsequenter Innovation hat SignEasy bereits mehr als 35.000 Unternehmen dabei unterstützt, den Signaturprozess mit E-Signaturen zu automatisieren. Vergessen Sie das Drucken, Scannen und Faxen von Dokumenten. Verwenden Sie stattdessen dieses benutzerfreundliche Tool, das ein hervorragendes Signaturerlebnis bietet.
Fügen Sie einfach mit Ihrem Finger, Stift oder Ihrer Maus Unterschriften in ein Dokument ein. Sie können auch das Bild der handschriftlichen Unterschrift auf Papier hochladen. Damit können Sie Dokumente parallel oder seriell an mehrere Personen versenden. Sie können Personen auch ermöglichen, diese einzeln nacheinander oder gleichzeitig zu unterschreiben.
Sie können den Fortschritt des Versendens von Dokumenten verfolgen, indem Sie überprüfen, wer diese unterschreiben muss oder wer dies bereits getan hat. Senden Sie Push-Benachrichtigungen oder E-Mails als Erinnerung und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn eine Aktion stattfindet. Weitere Funktionen sind die umfangreiche Integration, Compliance, globale Anerkennung und erweiterte Sicherheit mit Authentifizierung per Fingerabdruck, Passcodes und SSL-Zertifizierung.
Es werden Dateiformate wie MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG usw. unterstützt. Sie können Ihre unfertigen Dokumente speichern, um später zurückzukehren und Änderungen vorzunehmen, und auch offline auf die Dateien zugreifen. Importieren Sie Ihre Dokumente aus der Cloud, von SD-Karten, E-Mails und anderen Anwendungen.
Die Qualität der Signaturen ist hoch und ähnelt physischen Signaturen. Sie können vorhandene Vorlagen wiederverwenden, neben Texten Bilder, Anmerkungen und Initialen hinzufügen und benutzerdefinierte Felder und E-Mail-Fußzeilen für ein schnelleres Arbeiten festlegen. SignEasy ist in 24 Sprachen verfügbar. Zur Sicherheit steht eine kostenlose 14-tägige Testversion zur Verfügung.
HelloSign
HelloSign ist eine benutzerfreundliche E-Signatur-Lösung, die von Tausenden Einzelpersonen und Unternehmen weltweit eingesetzt wird. Das Unternehmen gehört nun zu Dropbox, sodass Sie von der Leistung beider beeindruckenden Plattformen profitieren können.
HelloSign ist in Form einer einzigartigen Webschnittstelle, eines Salesforce-Add-ons oder einer entwicklerfreundlichen API verfügbar.
Sie können Signaturdokumente als Vorlagen wiederverwenden und verschiedene Funktionen nutzen, wie individuelles Branding, Unterzeichneranhänge, White-Labeling, ausgefeiltes Teammanagement, eingebettete elektronische Signaturen und die Salesforce-Integration. HelloSign ist HIPAA-konform, Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen.
Die Preise beginnen bei 15 $/Monat bei jährlicher Zahlung. Sie können HelloSign auch kostenlos testen, ohne Ihre Kreditkartendaten eingeben zu müssen.
Docsketch
Docsketch ist ein kostenloses Tool für schnellere Signaturprozesse, das elektronische Signaturen auf äußerst intuitive Weise erstellt. Aus diesem Grund ist es für jedermann mit unterschiedlichen Vorkenntnissen einfach zu bedienen. Es archiviert und schützt Ihre signierten Dokumente, damit sie auf keinen Fall manipuliert werden können.
Docsketch ist sowohl mit den US-amerikanischen als auch den globalen Gesetzen für E-Signaturen konform. Sie können selbst festlegen, ob die Signaturprozesse einzeln angefordert werden sollen. Wenn eine Reihenfolge eingestellt ist, wird die betreffende Person automatisch benachrichtigt, wenn sie an der Reihe ist. Zudem wird angezeigt, wie viele Personen Ihr Dokument noch unterschreiben müssen.
Sie können ein Dokument in eine wiederverwendbare Vorlage umwandeln, sodass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Zu jeder signierten Datei erhalten Sie auch einen detaillierten Bericht mit rechtlichen Hinweisen. Die Software verfügt über eine automatische Leerzeichenerkennung in Ihren Dateien, mit der die Felder korrekt positioniert werden. Folglich wird das Erstellen von ausfüllbaren Dokumenten einfacher und schneller.
Mit der Funktion „Als Verkaufsdokument senden“ können Sie bestimmte Arten von Dokumenten genehmigen lassen, wie Angebote, Kostenvoranschläge und Anträge. Wenn der Empfänger zur Genehmigung bereit ist, kann er auf die Schaltfläche „Genehmigen“ klicken und wird dann durch die nächsten Schritte geführt.
Zusätzliche Tipps für die Auswahl einer guten Software für elektronische Signaturen
Sie werden feststellen, dass diese Software ähnliche Funktionen bietet, sich aber in der Art und Weise unterscheidet, wie sie Lösungen bereitstellen. Die Auswahl kann daher verwirrend sein. Analysieren Sie daher einige Aspekte, bevor Sie sich entscheiden.
- Dokumentenvolumen: Legen Sie fest, wie oft Sie Dokumente versenden, die eine elektronische Signatur erfordern. Wenn es nur einige Male im Jahr der Fall ist, ist eine Software mit sehr umfangreichen Funktionen nicht sinnvoll. Wählen Sie stattdessen den Umfang entsprechend Ihrem Bedarf.
- Compliance: Vertrauen Sie einer Lösung nicht blind. Überprüfen Sie das Sicherheitsniveau und die Compliance-Vorschriften, die das System einhält. Die Authentizität muss durch Überprüfung, Audit-Trails und andere Funktionen gewährleistet sein.
- Integrationen und API: Achten Sie darauf, wie nahtlos die Software mit anderen Tools integrierbar ist, die Sie bereits verwenden. Finden Sie heraus, ob eine anpassbare, offene API zur Verfügung steht, um Funktionen für elektronische Signaturen direkt in Ihre Anwendung oder Website zu integrieren.
- Plattformübergreifend: Stellen Sie sicher, dass die Software, die Sie auswählen, problemlos mit verschiedenen Plattformen kompatibel ist. Es sollte keine Schwierigkeiten geben, wenn Sie einen Vertrag von Ihrem Android-Smartphone versenden und der Empfänger macOS verwendet.
- Dokumenttypen: Die Software für E-Signaturen muss mehrere Dokumenttypen und -formate unterstützen, damit Sie nicht mittendrin Probleme bekommen.
Fazit
Elektronische Signaturen sind für moderne Unternehmen und Einzelpersonen gleichermaßen unverzichtbar geworden. Diese Technologie hat sich bei Unternehmen weitgehend durchgesetzt und wird durch Compliance-Vorschriften unterstützt, die im Umgang mit Kunden aus verschiedenen Ländern dringend erforderlich sind.
Wenn Sie diese Technologie also noch nicht nutzen, ist es noch nicht zu spät. Investieren Sie jetzt in E-Signatur-Software und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter als je zuvor!
Erstellen Sie als Nächstes Ihre E-Mail-Signatur.