Das Teilen Ihres Outlook-Kalenders ist unkompliziert, jedoch ist die Vorgehensweise entscheidend, um Zugriffs-probleme für die Empfänger zu vermeiden. Betrachten wir, wie Sie einen Outlook-Kalender freigeben können, unabhängig davon, ob die Person sich innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation befindet.
Die Freigabe Ihres Outlook-Kalenders für Personen innerhalb (mit der gleichen E-Mail-Domäne) oder außerhalb Ihrer Organisation erfolgt auf ähnliche Weise. Der Zugriff des Empfängers auf den freigegebenen Kalender unterscheidet sich jedoch geringfügig, insbesondere wenn die Person außerhalb Ihrer Organisation kein Outlook nutzt. Es bleibt jedoch unkompliziert, und wir erklären, wie es funktioniert, damit Sie Anleitungen für Personen haben, die Schwierigkeiten beim Zugriff haben.
Kalender mit Kollegen teilen
Wenn Sie einen Kalender für jemanden freigeben möchten, der in derselben Firma arbeitet, ist es ganz einfach. Öffnen Sie Ihren Kalender in Outlook und wählen Sie dann Startseite > Kalender freigeben > Kalender.
Verwenden Sie Outlook für mehrere Konten, stellen Sie sicher, dass Sie den Kalender des Kontos auswählen, das Sie freigeben möchten.
Das Fenster „Kalendereigenschaften“ öffnet sich im Reiter „Berechtigungen“ und zeigt an, wer bereits Zugriff auf Ihren Kalender hat. Standardmäßig ist Outlook so eingestellt, dass jeder in Ihrem Unternehmen sieht, wann Sie beschäftigt sind, aber keine weiteren Details. Ihre IT-Abteilung kann dies anders konfiguriert haben. Daher konzentrieren wir uns auf die Freigabe für eine spezifische Person innerhalb Ihres Unternehmens.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um Ihren Kalender zu teilen.
Ihr Adressbuch wird geöffnet, in dem standardmäßig die Personen aus Ihrer Organisation angezeigt werden. Wählen Sie die Person, für die Sie den Kalender freigeben möchten, und klicken Sie auf „OK“.
Die ausgewählte Person erscheint im Fenster „Berechtigungen“. Standardmäßig hat diese Person die Berechtigungsstufe „Kann alle Details anzeigen“, die Sie bei Bedarf ändern können.
Klicken Sie abschließend auf „OK“, um Ihren Kalender freizugeben.
Um einen für Sie freigegebenen Kalender anzuzeigen, gehen Sie zu Startseite > Kalender hinzufügen > Gemeinsamen Kalender öffnen.
Geben Sie im sich öffnenden Fenster den Namen der Person ein, die einen Kalender für Sie freigegeben hat, und klicken Sie auf „OK“.
Der Kalender wird nun links unter „Freigegebene Kalender“ angezeigt.
Kalender für externe Personen freigeben
Wenn Sie einen Kalender für eine Person außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten, ist die Vorgehensweise sehr ähnlich. Öffnen Sie Ihren Kalender in Outlook und gehen Sie zu Startseite > Kalender freigeben > Kalender.
Stellen Sie auch hier sicher, dass Sie bei mehreren Konten den richtigen Kalender wählen.
Das Fenster „Kalendereigenschaften“ mit dem Reiter „Berechtigungen“ zeigt Ihnen, wer momentan Zugriff auf Ihren Kalender hat.
Klicken Sie wieder auf „Hinzufügen“, um Ihren Kalender zu teilen.
Ihr Adressbuch wird geöffnet. Klicken Sie im Dropdown-Menü „Adressbuch“ auf „Kontakte“.
Hier werden alle externen Kontakte in Ihrem Adressbuch angezeigt. Wenn die Person, für die Sie den Kalender freigeben möchten, nicht aufgeführt ist, müssen Sie sie erst als Kontakt hinzufügen.
Wählen Sie die Person aus und klicken Sie auf „OK“.
Die gewählte Person wird im Fenster „Berechtigungen“ hinzugefügt. Standardmäßig haben externe Personen die Berechtigungsstufe „Kann alle Details anzeigen“. Im Gegensatz zu internen Freigaben können Sie externen Personen keine Bearbeitungs- oder Delegierungsrechte gewähren.
Klicken Sie abschließend auf „OK“, um Ihren Kalender freizugeben.
Der Weg, wie der Empfänger Ihre Kalendereinladung annimmt, unterscheidet sich stark von dem, was bei der Freigabe innerhalb Ihrer Organisation passiert.
Die Person erhält eine E-Mail.
Durch Klicken auf „Akzeptieren und Kalender anzeigen“ wird der Empfänger zu Outlook.com weitergeleitet und muss sich mit einem Microsoft-Konto anmelden, um den freigegebenen Kalender zu sehen.
Dieser Prozess ist recht reibungslos, aber nicht besonders hilfreich, wenn der Empfänger kein Microsoft-Produkt verwendet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den freigegebenen Kalender zu Google Kalender hinzufügen, da dies die gängigste Kalender-App ist, aber Sie können den freigegebenen Kalender zu so gut wie jeder anderen Kalender-App hinzufügen.
Am Ende der E-Mail finden Sie einen Link „diese URL“.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese URL und wählen Sie „Linkadresse kopieren“ (oder den entsprechenden Befehl Ihres E-Mail-Programms).
Öffnen Sie Ihren Google Kalender, klicken Sie auf die drei Punkte neben „Kalender hinzufügen“ und wählen Sie dann „Per URL“.
Fügen Sie die aus der E-Mail kopierte URL ein und klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“.
Der Kalender wird nun in der Liste „Weitere Kalender“ auf der linken Seite angezeigt.
Dies ist jedoch kein sehr benutzerfreundlicher Name, besonders wenn Sie mehrere freigegebene Kalender anzeigen möchten. Sie können ihn umbenennen, indem Sie mit der Maus über den Namen fahren, auf die drei Punkte am Ende klicken und dann „Einstellungen“ wählen.
Ändern Sie den Namen nach Belieben und klicken Sie auf den Zurück-Pfeil neben „Einstellungen“.
Nun haben Sie einen wesentlich ansprechenderen Kalendernamen.
Die URL aus der E-Mail ist ein Link zum Kalender im iCalendar-Format (.ics), was trotz der Namensähnlichkeit nichts mit Apple zu tun hat. Es ist stattdessen ein offenes Format für Kalenderinformationen, das es schon seit über 20 Jahren gibt. Jede vernünftige Kalender-App kann Kalender im .ics-Format verarbeiten. Obwohl wir diesen zu Google Kalender hinzugefügt haben, sollte der Link auch in Apple Kalender, Yahoo! Kalender, Lightning für Thunderbird oder jeder anderen von Ihnen verwendeten Kalender-App funktionieren.