Unvorhergesehene Ereignisse können dazu führen, dass ein Zoom-Meeting abgesagt werden muss. Es ist wichtig, die anderen Teilnehmer rechtzeitig zu informieren, damit sie nicht unnötig warten. Im Folgenden wird erklärt, wie man ein Zoom-Meeting storniert.
Zoom-Meetings absagen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Zuerst öffnen Sie die Zoom-Anwendung und navigieren zum Reiter „Meetings“.
Im linken Bereich werden Ihre geplanten Besprechungen angezeigt. Wählen Sie das Meeting aus, das Sie stornieren möchten.
Rechts neben der Meeting-Liste werden die Optionen für das ausgewählte Meeting eingeblendet. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Löschen“.
Es erscheint ein Pop-up-Fenster, das Sie darüber informiert, dass Sie das Meeting innerhalb von 7 Tagen von der Seite „Zuletzt gelöscht“ wiederherstellen können.
Bestätigen Sie das Löschen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.
Das Zoom-Meeting wurde erfolgreich storniert.
Umgang mit Meeting-Absagen: Die richtige Etikette
Die Absage von Meetings erfordert ein gewisses Maß an Etikette. Unabhängig von der Position im Berufsleben ist die Zeit aller wertvoll und sollte entsprechend respektiert werden. Eine kurzfristige Absage ohne triftigen Grund wird oft als rücksichtslos empfunden und kann das Vertrauen in die eigene Zuverlässigkeit beeinträchtigen.
Reaktion auf Besprechungseinladungen
Die meisten Kalendersysteme bieten die Optionen „Akzeptieren“, „Ablehnen“ und „Vorläufig“ zur Beantwortung von Einladungen. Es ist wichtig, diese Einladungen zu beantworten, damit sowohl die eigene Terminplanung als auch die Vorbereitung der anderen Teilnehmer optimal verlaufen kann.
Wann welche Antwort sinnvoll ist:
Akzeptieren: Nur bei 100%iger Sicherheit zusagen. Stornierungen sollten die absolute Ausnahme sein, die aufgrund von echten Notfällen erfolgen. Die Teilnehmer werden dies in der Regel verstehen.
Ablehnen: Wenn eine Teilnahme definitiv nicht möglich ist, sollte man mit dieser Option antworten und eine kurze Begründung angeben. Falls die Teilnahme jedoch zwingend erforderlich ist, kann man dem Organisator alternative Zeitfenster vorschlagen.
Vorläufig: Auch bei hoher Wahrscheinlichkeit der Teilnahme empfiehlt sich diese Option, um mögliche Konflikte mitzuteilen und gegebenenfalls eine Aktualisierung zu gewährleisten. Eine vorläufige Antwort erfordert immer ein Follow-up.
Im Notfall informieren
Jeder gute Vorgesetzte wird Verständnis für unvorhergesehene Lebensumstände haben. Im Falle eines Notfalls ist es wichtig, alle Beteiligten so früh wie möglich zu informieren, besonders wenn man selbst eine Schlüsselrolle im Meeting spielt. Auch wenn eine kurzfristige Terminverschiebung nicht immer ideal ist, wird sie in der Regel akzeptiert. Es ist empfehlenswert, den Veranstalter, wenn möglich, mindestens 24 Stunden im Voraus über eine plötzliche Absage zu informieren und eine kurze Erklärung dafür zu liefern.
Kalenderstatus aktualisieren
Wenn Sie wissen, dass Sie zu einer bestimmten Zeit verhindert sind, sollten Sie diese Zeit im Kalender blockieren. Dies erspart Ihnen die Erklärung, warum eine Einladung zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht angenommen werden kann. Der Kalendereintrag signalisiert den anderen, dass Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind.
Sollten Sie eine Einladung bereits angenommen haben und etwas Unvorhergesehenes tritt ein, ist es wichtig, den Status entsprechend zu aktualisieren. Eine Änderung von „Akzeptieren“ auf „Vorläufig“ sollte immer mit einer entsprechenden Begründung versehen werden.
Grundsätzlich gilt: Zeigen Sie stets größtmöglichen Respekt gegenüber allen Beteiligten.