Microsoft Teams ermöglicht es den Nutzern, spontane Treffen abzuhalten sowie Besprechungen im Voraus zu terminieren. Eine geplante Besprechung in Microsoft Teams wird im Kalender aller eingeladenen Nutzer angezeigt, sofern sie einen Exchange-Kalender eingerichtet haben. Die Nutzer erhalten zusätzlich Einladungen, und falls das Meeting in einem Kanal veröffentlicht wird, können sie es dort einsehen.
Wie man ein Meeting in Microsoft Teams storniert
Besprechungen, egal ob geplant oder spontan, können annulliert werden. Bei einem spontanen Meeting ist die Absage unkompliziert. Man muss lediglich auf die Schaltfläche „Verlassen“ klicken und die Option „Meeting beenden“ auswählen. Diese Funktion ist sichtbar, wenn man das Meeting initiiert hat. Andere Teilnehmer können ein von Ihnen gestartetes Meeting also nicht beenden.
Bei geplanten Meetings gestaltet sich die Vorgehensweise etwas anders.
Ein Meeting in Microsoft Teams absagen – Geplante Termine
Um eine Besprechung in Microsoft Teams zu stornieren, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:
- Sie müssen der Organisator des Meetings sein.
- Das Meeting muss geplant und gespeichert sein (es darf sich nicht um einen Entwurf handeln).
- Das Meeting darf noch nicht gestartet worden sein (berücksichtigen Sie unterschiedliche Zeitzonen, wenn Sie mit geografisch verteilten Teams arbeiten).
Führen Sie diese Schritte aus, um ein Meeting in Microsoft Teams zu annullieren:
1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
2. Melden Sie sich mit dem Konto an, das zur Planung des Meetings genutzt wurde, welches Sie stornieren möchten.
3. Wechseln Sie in der linken Spalte zum Reiter „Kalender“ oder „Besprechungen“ (dieser kann sich im Menü „Weitere Optionen“ verbergen).
4. Finden Sie die entsprechende Besprechung im Kalender.
5. Klicken Sie darauf und wählen Sie „Bearbeiten“ aus dem Menü.
Klicken Sie im Fenster mit den Besprechungsdetails oben auf „Besprechung abbrechen“.
Geben Sie einen Grund für die Absage des Meetings an.
Klicken Sie auf „Besprechung abbrechen“.
Abgesagte Besprechung und die Information der eingeladenen Teilnehmer
Alle eingeladenen Personen werden über die Absage des Meetings benachrichtigt.
- Wenn ein Exchange-Kalender konfiguriert ist, wird das abgesagte Meeting aus allen Kalendern entfernt.
- Eingeladene Nutzer erhalten eine Nachricht, die über die Absage des Meetings mit der von Ihnen angegebenen Begründung informiert.
- Falls Einladungen außerhalb von Microsoft Teams versendet wurden, etwa durch Verwendung des Links, erfahren die Eingeladenen nicht von der Absage, es sei denn, sie klicken zum geplanten Zeitpunkt auf den Link.
- Wenn eingeladene Teilnehmer das Meeting einer externen Kalender-App, wie beispielsweise Google Kalender, hinzugefügt haben, wird es durch die Absage des Meetings nicht automatisch aus Google Kalender gelöscht.
Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es immer ratsam:
Zusammenfassung
Microsoft Teams verfügt über ein effizientes System für das Meeting-Management. Dieses funktioniert jedoch optimal, wenn alle Beteiligten mit Microsoft Teams verbunden sind, es als Hauptkommunikationsmittel nutzen und Tools wie der Exchange-Kalender für das Team eingerichtet wurden. Sollte dies nicht der Fall sein, bedeutet es meist mehr Aufwand und zusätzliche Schritte, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.