Individuelle Anpassung des Navigationsbereichs in Outlook
Der Navigationsbereich von Outlook ermöglicht es Ihnen, zwischen verschiedenen Ordnern, E-Mail-Konten und Gruppen zu wechseln. Oftmals enthält er jedoch Ordner, die Sie nicht regelmäßig verwenden und auch nicht ausblenden können. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie einen benutzerdefinierten Navigationsbereich erstellen, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Wenn Sie lediglich den Posteingang, gesendete Elemente, gelöschte Elemente und das Archiv nutzen, ist diese Anleitung möglicherweise nicht relevant für Sie. In diesem Fall können Sie diese Ordner einfach zu Ihren Favoriten hinzufügen, wie in unserer Anleitung zum Navigationsbereich beschrieben, und sind damit bestens bedient. Wenn Sie jedoch mit einer Vielzahl von Ordnern arbeiten, Zugriff auf diverse freigegebene Postfächer haben oder Mitglied in mehreren Office 365-Gruppen sind, kann der Navigationsbereich schnell überladen und unübersichtlich werden. Das Hinzufügen aller relevanten Ordner zu den Favoriten ist keine ideale Lösung, da diese dann ebenfalls in einer langen Liste erscheinen.
Eine bessere Alternative ist die Erstellung eines eigenen Navigationsbereichs, der nur die Elemente enthält, die Sie benötigen. Klicken Sie dazu im unteren Bereich des Navigationsbereichs auf das Symbol „Verknüpfungen“.
Dadurch öffnet sich ein leerer Bereich mit der Bezeichnung „Verknüpfungen“.
Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift „Verknüpfungen“ (ein Rechtsklick an anderer Stelle im Fenster hat keine Wirkung) und wählen Sie „Neue Verknüpfung“.
Das Fenster „Zum Ordnerbereich hinzufügen“ erscheint, in dem alle Ihre verfügbaren Postfächer angezeigt werden. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie dem Verknüpfungsbereich hinzufügen möchten, und bestätigen Sie mit „OK“ (oder durch Doppelklick auf den Ordner).
Der ausgewählte Ordner wird nun dem Bereich „Verknüpfungen“ hinzugefügt. Sie können beliebig viele Ordner aus allen Postfächern, auf die Sie Zugriff haben, hinzufügen.
Um mehr Übersicht zu schaffen, können Sie eine neue Verknüpfungsgruppe erstellen und Ordner dorthin verschieben. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf die Überschrift „Verknüpfungen“ und wählen Sie „Neue Verknüpfungsgruppe“.
Ein neues Textfeld wird erstellt, in dem Sie den Namen der Gruppe eingeben können.
Geben Sie der Gruppe einen Namen, zum Beispiel „Arbeit“, und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Sie können nun entweder mit der rechten Maustaste auf den neuen Gruppennamen klicken und neue Verknüpfungen hinzufügen oder bereits vorhandene Verknüpfungen per Drag & Drop in die Gruppe ziehen. In diesem Beispiel haben wir drei zuvor hinzugefügte Verknüpfungen verschoben.
Alternativ können Sie auch per Rechtsklick auf eine Verknüpfung die Optionen „Nach oben“ und „Nach unten“ verwenden.
Im Fenster „Zum Ordnerbereich hinzufügen“ können Sie keine Verknüpfungen zu Office 365-Gruppen hinzufügen. Jedoch ist es möglich, Verknüpfungen zu Windows-Ordnern zu erstellen. Öffnen Sie den Windows Explorer, navigieren Sie zum gewünschten Ordner und ziehen Sie ihn auf die Überschrift „Verknüpfungen“ oder eine von Ihnen erstellte Gruppenüberschrift.
Wenn Sie die Maus über den Gruppenkopf bewegen, wird ein „Link“-Tooltip angezeigt, der Ihnen anzeigt, wo Sie die Ordnerverknüpfung ablegen können.
Zusätzlich können Sie Verknüpfungen zu Dateien per Drag & Drop in den Verknüpfungsbereich ziehen. Dies ist eine praktische Methode, um alle Ihre relevanten Arbeitsmaterialien an einem Ort zu organisieren.
Direktes Hinzufügen von URLs aus dem Browser ist nicht möglich. Sie können jedoch eine Verknüpfung zu einer URL in einem Ordner erstellen und diese dann wie eine Datei in den Verknüpfungsbereich ziehen. Ein Klick auf diese Verknüpfung öffnet die URL in Ihrem Standardbrowser. Somit ist es auch möglich, eine Web-URL für eine Office 365-Gruppe in den Verknüpfungsbereich zu integrieren.
Nachdem Sie Ihren Verknüpfungsbereich nach Ihren Wünschen eingerichtet haben, können Sie diesen anstelle des herkömmlichen Navigationsbereichs verwenden. Outlook öffnet sich standardmäßig mit dem Fenster, das beim Schließen aktiv war, sodass Sie nicht mehr zum Navigationsbereich zurückkehren müssen, es sei denn, dies ist erforderlich.