Microsoft Teams stellt Unternehmen leistungsstarke Werkzeuge für die Zusammenarbeit und Kommunikation zur Verfügung, die sowohl über Desktop- als auch Web- und mobile Anwendungen genutzt werden können. Während die meisten Audioanrufe direkt über die App abgewickelt werden, bietet Teams auch Audiokonferenzen an, die es jedem ermöglichen, sich unkompliziert über eine Telefonnummer einzuwählen.
Erste Schritte mit Audiokonferenzen in Microsoft Teams
Wenn Ihr Meeting primär über Audio geführt wird, können Sie die Verbindungsqualität für Teilnehmer mit instabilem Internetzugang verbessern, indem Sie eine Audiokonferenz aktivieren. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht in der kostenlosen Version von Teams enthalten ist. Auf der Microsoft-Webseite finden Sie die spezifischen Tarife für Ihr Land, die entweder über ein Abonnement oder eine Pay-per-Minute-Option verfügbar sind.
Für die Einrichtung von Audiokonferenzen ist für jeden Organisator eine Microsoft Teams Add-On-Lizenz oder eine umfassende Microsoft 365-Volllizenz erforderlich. Je nach der von Ihrem Unternehmen gewählten Lizenz, können zusätzliche Audiokonferenzlizenzen notwendig sein, die im Rahmen der Office 365 Enterprise E5 Testversion erhältlich sind. Sollte Ihr Unternehmen kein eigenes Telefonsystem besitzen, wird zudem eine Microsoft Telefonsystem-Lizenz benötigt.
Sie können alle Ihre Produktlizenzen im Microsoft Admin Center einsehen und verwalten. Dort können Sie unter dem Menüpunkt „Benutzer“ und „Aktive Benutzer“ alle Ihre Mitarbeiter finden. Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte neben dem Namen des Nutzers, dem Sie Lizenzen zuweisen möchten, und wählen Sie dann „Produktlizenzen verwalten“.
Im sich öffnenden Fenster auf der rechten Seite können Sie im Dropdown-Menü „Lizenzen“ die erforderlichen Lizenzen aktivieren.
Wenn Sie sich für die Pay-per-Minute-Option für Audiokonferenzen entschieden haben, ist es möglicherweise erforderlich, Kommunikationsguthaben einzurichten für alle Nutzer, die Audiokonferenzen initiieren müssen. Während Microsoft standardmäßig als Telefonieanbieter für Audiokonferenzen in Teams fungiert, haben Sie die Möglichkeit einen Drittanbieter für Ihre Audiokonferenzen zu nutzen, sofern Sie bereits einen Dienst in Ihre Organisation integriert haben.
So richten Sie Audiokonferenzen in Microsoft Teams ein
Sobald Ihre Microsoft-Lizenzen aktiviert sind, können Sie die Telefonnummern für Ihre Audiokonferenzen im Microsoft Teams Admin Center festlegen. Wählen Sie hierzu in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt „Sprache“ und anschließend „Telefonnummern“.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue Telefonnummer zu beantragen. Alternativ können Sie auf „Port“ klicken, wenn Sie eine bestehende Telefonnummer von einem anderen Anbieter zu Teams übertragen möchten.
Wählen Sie nun Ihr Land, den gewünschten Nummerntyp, den Standort, die Vorwahl und die Anzahl der benötigten Telefonnummern für Audiokonferenzen aus. Sie können das „Info“-Symbol neben den meisten Optionen nutzen, um weitere Details zu erfahren. Klicken Sie abschließend auf „Weiter“, um die Einrichtung der Telefonnummern zu starten.
Die Telefonnummern werden automatisch unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit in Ihrer Vorwahl zugewiesen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Telefonnummern für Ihre Audiokonferenzen nachträglich zu ändern. Zudem können Sie Standard- oder alternative Sprachen für Ihre Audiokonferenzen festlegen.
Sobald Ihre Telefonnummer eingerichtet ist, können Sie als Administrator Ihrer Telefonkonferenzleitungen Anrufe hosten. Falls gewünscht können Sie die Besprechungseinladungen anpassen, um zusätzliche Informationen oder Ressourcen zu integrieren.
Die Einrichtung von Audiokonferenzen über Microsoft Teams ist möglicherweise nicht die kostengünstigste Lösung, stellt jedoch eine sichere, zuverlässige und leicht zugängliche Plattform dar, die umfangreiche Dokumentation sowie Anleitungen zur Lösung von Lizenzierungsfragen bereitstellt.