So erstellen Sie Microsoft Teams-Besprechungsnotizen

Microsoft Teams bietet ein hochentwickeltes System für Untertitel und eine Transkriptionsfunktion, die aktiv wird, sobald Microsoft Voice für ein Team aktiviert ist. Diese beiden Funktionen ersparen es Ihnen, Besprechungen manuell zu protokollieren, doch ein Transkript ist nicht gleichbedeutend mit Notizen.

Der Wert von Besprechungsnotizen in Microsoft Teams

Besprechungsnotizen fassen die wichtigsten Punkte einer Besprechung zusammen. Untertitel und Transkripte sind hilfreich, insbesondere wenn man später nachvollziehen möchte, was gesagt wurde oder nicht, doch sie können eine umfassende Besprechungszusammenfassung nicht ersetzen. Sie dienen als nützliches Werkzeug, um Benutzern dabei zu helfen, präzisere und bessere Notizen zu erstellen, jedoch bleiben strukturierte Besprechungsnotizen unentbehrlich.

Microsoft Teams stellt eine spezielle Funktion für Besprechungsnotizen bereit. Sie können diese Funktion nutzen, sobald eine Besprechung geplant wurde und der Agenda oder bestimmten Gesprächspunkten Notizen hinzugefügt werden sollen. Die Funktion kann ebenfalls während einer laufenden Besprechung genutzt werden. Jedes Mal, wenn ein wichtiger Punkt zur Sprache kommt oder eine entscheidende Vereinbarung getroffen wird, lässt sich direkt in Microsoft Teams eine Notiz verfassen, die allen Teilnehmern zur Verfügung steht.

Anleitung zur Erstellung von Besprechungsnotizen in Microsoft Teams

Folgen Sie diesen Schritten, um Besprechungsnotizen in Microsoft Teams zu erstellen, sobald eine Besprechung gestartet wurde:

Nehmen Sie an einer Besprechung teil oder starten Sie eine.

Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf die Option „Weitere Optionen“.

Wählen Sie dort „Besprechungsnotizen“ aus.

Klicken Sie in der rechten Spalte auf „Notizen machen“.

Dadurch wird das Hauptfenster von Microsoft Teams aktiviert und die Registerkarte für Besprechungsnotizen des jeweiligen Kanals ausgewählt.

Klicken Sie auf „Neuen Abschnitt hinzufügen“ und beginnen Sie mit Ihrer Eingabe.

Anmerkung: Mit der neuen Besprechungsoberfläche werden die Notizen direkt im Hauptfenster von Microsoft Teams geöffnet. Wenn Sie hingegen die neue Besprechungsoberfläche aktiviert haben, erscheinen die Notizen im seitlichen Bereich.

Besprechungsnotizen für geplante Microsoft Teams-Meetings

Um Notizen zu einem geplanten Meeting hinzuzufügen, also einem Meeting, das noch nicht stattfindet, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

Öffnen Sie Microsoft Teams.

Navigieren Sie zum Kalender.

Wählen Sie die gewünschte Besprechung aus und klicken Sie auf „Mit Teilnehmern chatten“.

Sie können nun mit dem Hinzufügen der Notizen beginnen.

Anmerkung: Sollte die Besprechung direkt in einem Kanal geplant worden sein, wird die Option „Mit Teilnehmern chatten“ nicht angezeigt.

Zusammenfassung

Die Besprechungsnotizen sind für alle Teilnehmer sichtbar und werden automatisch nach Beendigung einer Besprechung als Link in dem Kanal veröffentlicht, in dem die Besprechung stattfand. Die Notizen sind über die Registerkarte „Besprechungsnotizen“ zugänglich. Bei wiederkehrenden Besprechungen in einem Kanal werden die Notizen zu einem einzigen Notizdokument zusammengefasst. Jede Besprechung erhält ihren eigenen Abschnitt, aber Benutzer haben jederzeit die Möglichkeit, weitere Abschnitte hinzuzufügen.