Az elmúlt években változás történt az üzleti és munkahelyi kultúrában. A munkaadók egyre inkább népszerűsítik a papírmentes irodai szoftvereket, hogy megkönnyítsék az információkhoz való gyors, kényelmes és egyszerűbb hozzáférést.
Az ilyen típusú irodákkal az alkalmazottak megkerülhetik a beosztásukat, és az információk könnyebben eloszthatók a szervezetben.
A növekvő környezetvédelmi aggályok miatt a vállalkozások egyre inkább a papírmentes irodákra támaszkodnak. Az Irodai Termékbeszállítók Országos Szövetsége (NAOP) tanulmánya szerint egy átlagos irodai dolgozó évente több mint 2000 font hulladékot termel.
A vállalkozásokon múlik, hogy növelik-e újrahasznosítási erőfeszítéseiket, vagy csökkentsék az általuk termelt hulladék mennyiségét.
Megfontolhatja a papírmentes irodai modellt, ha vállalata fenntartható megközelítést keres a hulladéktermelés csökkentésére. Kiküszöböli a hagyományos dokumentumok, például levelek, jelentések és számlák szükségességét papírmentes irodai szoftver használatával.
Kiküszöbölhető a papírköteg fénymásolása és szortírozása, így az adminisztratív személyzet időt takaríthat meg. Ezenkívül a vállalkozások pénzt takaríthatnak meg a nyomtatás során a papírmentes irodával.
Ijesztőnek tűnhet papírmentesen dolgozni az irodában, de nem olyan nehéz, mint gondolná. Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk a papírmentesség alapjait, és tippeket adunk a kezdéshez.
A következő lépések segítenek megszervezni és hatékonyabbá tenni irodáját, megkönnyítve az életét a munkahelyen.
Tartalomjegyzék
Környezeti hatás a papírközpontú irodák miatt
A papír sokoldalú anyag, amelyet évszázadok óta használnak. Különféle célokra használható, az írástól és a nyomtatástól a csomagolásig és a szigetelésig. A papírhasználat növekvő népszerűsége miatt elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk a hulladék környezetre gyakorolt hatásával.
Magas termelési és felhasználási aránya miatt jelentős környezetterheléssel bír. Valójában az Egyesült Nemzetek Környezetvédelmi Programja (UNEP) szerint a papíripar a világ három legnagyobb környezetkárosító iparága közé tartozik.
A papírközpontú irodák hozzájárulnak a környezeti károkhoz, amikor a digitális platformok új szokássá válnak.
Mi az a papírmentes iroda?
A papírmentes irodák népszerű trendek az üzleti életben, ahol az alkalmazottaknak nem kell papírmunkát magukkal vinniük. A papírmentes irodával minden eddigi irodai munka elektronikusan elvégezhető.
Ez csökkenti a papírfelhasználást, és lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy a világ bármely pontjáról dolgozzanak. A papírmentes iroda több okból is fontos, és valószínűleg még népszerűbb lesz a következő években.
A papírmentes iroda előnyei
Nem titok, hogy a technológia folyamatosan fejlődik. Elmúltak azok az idők, amikor az irodánkban papírt kellett kevernünk, hogy rendet tartsunk.
A modern papírmentes irodai szoftverek másodpercek alatt könnyen megtalálják a lekérdezéseket a legnagyobb dokumentumokban. Ezért az irodák a papírmentes iroda felé haladnak a mai fejlett papírmentes irodai szoftverekkel, beleértve a digitális fájlokat és az elektronikus iratokat.
Íme néhány előny, amiért érdemes megfontolni a papírmentes iroda alkalmazását:
Javítja a kommunikációt
A régi időktől eltérően, amikor az alkalmazottaknak órákat kellett várniuk arra, hogy a dokumentumok postafiókjukba érkezzenek, most digitális rendszereken keresztül azonnal hozzáférhetnek az információkhoz, amikor szükségük volt rá. Ez gyorsabb válaszidőt jelent az ügyfelek kéréseire, és jobb kommunikációt jelent az alkalmazottak és a menedzsment között.
Csökkenti az energiaköltségeket
A papír előállítása és szállítása sok energiát igényel, ami idővel összeadódik. A papírmentessé válással csökkentheti irodája energiafogyasztását, ha a fizikai dokumentumok helyett elektronikus dokumentumokat használ. Ezzel felére vagy többre csökkentheti az energiaszámlát.
Időt takarít meg
Ha minden digitális, nincs szükség az információk másolására és beillesztésére egyik dokumentumból a másikba.
Könnyedén hozzáférhet minden szükséges információhoz közvetlenül az íróasztal kényelméről anélkül, hogy több időt töltene a kereséssel. Ez időt takarít meg, csökkenti a szükségtelen stresszt és nyomást, és gondoskodik arról, hogy soha ne hagyja ki ezt a kritikus határidőt.
Csökkenti a hulladékot
A hulladékcsökkentés nagy része a szemetesbe kerülő mennyiség korlátozása. A papírmentessé válással elkerülheti, hogy számtalan papírdarabot nyomtasson, amelyek a szemetesbe kerülnek.
Ehelyett tároljon minden információt digitálisan a számítógépén vagy digitális fájlokban. Ez kevesebb hulladékot és kevesebb utat jelent az újrahasznosító központba.
Hogyan valósítsuk meg a papírmentes irodai ötletet a munkahelyen?
A felhalmozódó papírok kezelése a mai digitális világban nehéz lehet. A papírmentes környezet megvalósítása azonban nemcsak hatékonyabbá teszi vállalkozását, hanem segít az olyan kérdésekben is, mint az újrahasznosítás és a tárolás. Íme néhány módszer, hogyan teheti papírmentessé vállalkozását:
#1. Használja a Cloud Storage Platformokat
A papírmentes irodára való átállás egyre népszerűbb, de nem mentes a kihívásoktól. Az egyik legnagyobb kihívás, hogy sok alkalmazott még mindig papíralapú dokumentumokra hagyatkozik munkája elvégzése során.
Ez azt jelenti, hogy bárhonnan is hozzá kell férniük ezekhez a dokumentumokhoz, ami problémát jelenthet, ha távol vannak az asztaluktól, vagy ha számítógépük összeomlik.
A probléma megoldásának egyik módja a felhőalapú tárolási platformok használata. Ezek a platformok lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy dokumentumaikat elektronikusan tárolják, és bármilyen eszközről hozzáférjenek. Így nem kell sok papírdokumentumot magukkal vinniük, és könnyebben nyomon követhetik mindazt, amire szükségük van.
Ezen platformok használatának másik előnye, hogy pénzt takaríthatnak meg. Ha elektronikusan tárolja dokumentumait, nem kell fizetnie a merevlemezen elfoglalt helyükért. Ez különösen fontos, ha sok dokumentumot kell tárolni.
Összességében a felhőalapú tárolási platformok használata nagyszerű módja annak, hogy javítsa a papírmentes iroda hatékonyságát. Könnyű módot biztosítanak az alkalmazottaknak a dokumentumaikhoz való hozzáféréshez, ami minimálisra csökkenti a keresésükre fordított időt.
#2. Elektronikus kommunikációs eszközök alkalmazása
Nem titok, hogy az elektronikus kommunikációs eszközök egyre elterjedtebbek a mai munkahelyeken. Az irodai dolgozók minden szinten alkalmazzák ezeket az eszközöket, például az e-mailt, a Microsoft Office 365-öt vagy a Slack-et a hatékonyság növelése és a papírpazarlás csökkentése érdekében.
Ezen eszközök használatának egyik legjelentősebb előnye, hogy segíthetnek kiküszöbölni a felesleges papírmunkát. Ez időt és energiát takarít meg, és csökkenti az emberi hibák kockázatát.
Emellett az elektronikus kommunikációs eszközök az iroda hatékonyságának és termelékenységének javításában is segíthetnek. Azáltal, hogy az alkalmazottak valós időben megoszthatnak fájlokat és együttműködhetnek a projekteken, ezek az eszközök akár 50%-kal is növelhetik a hatékonyságot.
Azok a vállalatok, amelyek sikeresen alkalmazták ezeket az eszközöket, jelentősen növelték az alkalmazottak termelékenységét és elégedettségét.
#3. Alkalmazottak képzése az elektronikus szoftverekkel kapcsolatban
Ahogy a vállalkozások a papírmentes munkahely felé haladnak, az alkalmazottakat megfelelő képzésben kell részesíteni az esetleges balesetek elkerülése érdekében. Ha az alkalmazottakat betanítja a papírok nélküli munkavégzésre, biztos lehet benne, hogy minden olyan fájlt vagy dokumentumot kezelni tudnak, amelyet elektronikusan kell tárolni.
Ezzel nemcsak az üzleti időt és pénzt takaríthat meg, hanem abban is, hogy csapata produktív és biztonságos maradjon, miközben papírmentes környezetben dolgozik.
#4. Hozzon létre egy elektronikus munkaterületet
A papírmentes irodák egyre népszerűbbek, nem csak azért, mert környezetbarátabbak, hanem azért is, mert jobbak az alkalmazottak termelékenysége szempontjából.
Az Ön igényeire szabott elektronikus munkaterület létrehozása biztosítja, hogy az irodájában mindenki produktív legyen, és a munkájára koncentrálhasson.
A papírmentes irodai szoftverek megkönnyítik a papírmentességet
A papírmentes munkaterület létrehozásához szükséges lépések manuális végrehajtása dühítő lehet.
Sőt, a különböző alkalmazások ilyen összetett kapcsolatának kezelése is feladat. Íme néhány személyre szabott papírmentes irodai szoftver, amely lehetővé teszi az irodák számára, hogy könnyen áttérjenek a digitális módra, különösebb képzés vagy erőforrás-allokáció nélkül.
Jelentkezzen most
Sokan ismerik a dokumentumok aláírásának hagyományos papíralapú módszerét. Ez a folyamat azonban néha időigényes lehet, és nincs garancia arra, hogy minden aláírás pontos lesz.
Szerencsére a Sign Now nevű új online eszköz megkönnyíti a dokumentumok online aláírásának papírmentes folyamatát.
A Sign Now lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy számítógépük vagy mobileszközük segítségével digitális aláírásokat hozzanak létre. Miután befejezte az aláírást, elmentheti egy fájlba, vagy megoszthatja másokkal. Ezenkívül az Sign Now hasznos tippeket és utasításokat ad az aláírások pontosságának és olvashatóságának biztosításához.
A szolgáltatás ingyenes, és bármely internet-hozzáféréssel rendelkező számítógépről elérhető. A dokumentumokat a világ bármely pontjáról aláírhatja, és nincs szükség a dokumentumok nyomtatására vagy faxolására.
Adja meg a papír adatait, válassza ki az aláírás típusát, majd küldje be az űrlapot. A szolgáltatás automatikusan elkészíti a dokumentum digitális másolatát, és elküldi az Ön e-mail címére.
Ezenkívül ez az eszköz különféle célokra használható, például dokumentumok online aláírására, megállapodások létrehozására és szerződések tárgyalására. Röviden: ha egyszerű módot keres jogi papírjai aláírására, akkor az Sign Now megér egy próbát.
Pdf kitöltő
Imádni fogja a PDF-kitöltőt, ha elfoglalt szakember, sok kezelendő dokumentummal. Ezzel az online eszközzel gyorsan és egyszerűen szerkeszthet, hozhat létre és kezelhet dokumentumokat.
Töltse ki a mezőket, kattintson a küldés gombra, és a módosítások automatikusan mentésre kerülnek. Ráadásul, ha ki kell nyomtatnia egy példányt, vagy meg kell osztania valaki mással, a PDF-kitöltő ebben is segíthet.
Ez egy sokoldalú eszköz, amellyel a statikus PDF interaktív élménnyé alakítható a küldő és a fogadó számára.
A PDF Filler számos funkcióval rendelkezik, amelyek ideális választássá teszik azok számára, akiknek gyorsan kell frissíteniük vagy kezelniük fájljaikat. Sőt, azoknak is kiváló, akiknek automatizálniuk kell a PDF-dokumentumok online létrehozását és kitöltését.
Nézze meg a legjobb eszközöket a PDF tömörítésére [Online + Software].
DeskTime
A munka és a személyes idő kezelése nehéz, de ha olyan alkalmazást keres, amely segít ebben, akkor a DeskTime tökéletes eszköz.
Ezzel az alkalmazással egy automatikus időkövető segítségével könnyedén nyomon követheti mindazt, ami a figyelmet igényli. Legyen szó munkával töltött órákról, vagy arról, hogy mennyi ideig aludt tegnap este, ez az alkalmazás tartalmazza az összes csengőt és sípot, amelyek megkönnyítik az időbeosztás kezelését.
A DeskTime a tökéletes alkalmazás az ütemterv és az online üzlet sikeres kezeléséhez. Az alkalmazás számos funkciót kínál, hogy tökéletes eszközzé tegye az időgazdálkodáshoz és -szervezéshez.
Az alkalmazás ingyenesen letölthető, és nincsenek alkalmazáson belüli vásárlások. Használható saját és mások idejének nyomon követésére is.
Ezzel az alkalmazással kezelheti online üzleti tevékenységeit is, beleértve értékesítési adatait és a közösségi média frissítéseit. Ez a végső időkövető tökéletes eszköz mindazok számára, akik javítani szeretnék hatékonyságukat és termelékenységüket.
Letöltés – Web | Android | IOS
Juro
A jogi szerződések bonyolultsága meglehetősen ijesztő, de egy olyan digitális megoldás, mint a Juro, ideális ilyen esetekre. Ez egy jogi szerződés-automatizálási eszköz, amely segíthet csapatának egyszerűsíteni a jogi szerződések létrehozását, aláírását és nyomon követését.
A mindennapi szerződéses feladatok automatizálásával időt takaríthat meg, és biztosíthatja a szerződéskötés pontosságát. Ezenkívül olyan felhasználói felületet is biztosít, amely megkönnyíti a használatát a csapat minden tagja számára.
Így a folyamat gördülékenyebbé és mindenki számára elérhetőbbé válik. Ezenkívül a Juro számos népszerű jogi szoftverrel integrálható, így könnyedén kezelheti és nyomon követheti szerződéseit egy helyről.
A Juro használatának előnyei közé tartozik a szerződésalkotás folyamatának automatizálása, a megfelelőség figyelése és nyomon követése, valamint a szerződések tárgyalásának és teljesítésének automatizálása.
Ezenkívül számos olyan funkciót kínál, amelyek segítenek a vállalkozásoknak a jogi szerződéseiken belüli hatékonyság és eredményesség javításában. Tehát, ha a szerződéskötési folyamat automatizálásának módját keresi, ne keressen tovább, mint a Juro.
Fájlközpont
A rendelkezésre álló digitális fájlok számának növekedésével könnyen túlterheltté válik a kezelendő adatmennyiség. De ennek egyik módja egy olyan eszköz, mint a Filecenter.
Az eszköz segítségével gyorsan rendszerezheti dokumentumait és kezelheti az összes digitális fájlt, így könnyen megtalálhatóak.
A Filecenter egy felhőalapú fájlkezelő rendszer, amely megkönnyíti a fájlok elérését, megosztását és az azokon való együttműködést bármilyen eszközről vagy helyről. Ezt az eszközt bármely internetkapcsolattal rendelkező számítógépről elérheti.
A FileCenter használatához nincs szükség speciális szoftverre vagy hardverre. Csak nyissa meg a webhelyet, és kezdje el keresni a szükséges fájlokat. Ezzel az eszközzel mappákat is megoszthat, vagy nagy fájlokat tárolhat a felhőben.
Ha egyszerű módot keres a munkafolyamat egyszerűsítésére és a rendszerezésre, akkor a Filecenter a tökéletes megoldás.
M-Files
Ha Ön is olyan, mint a legtöbb tudásmunkás, mindig keresi a módját, hogy hatékonyabb legyen. Az új információk és projektek folyamatos beáramlása miatt azonban nehéz lépést tartani. Itt jön be az M-Files.
Ezt a metaadat-vezérelt dokumentumkezelő platformot arra tervezték, hogy segítse a dolgozókat termelékenységi potenciáljuk kiaknázásában. Az M-Files platform lehetővé teszi, hogy bármely eszközről vagy számítógépről könnyedén hozzáférjen a fájlokhoz és együttműködjön azokon, mivel központi helyet biztosít minden dokumentumának.
Ezenkívül az M-Files platform hatékony keresési lehetőségeket kínál, amelyek segítségével gyorsan és egyszerűen megtalálhatja pontosan azt, amit keres.
Az egyik legjobb dolog az M-Files-ben, hogy segíthetnek a vállalkozásoknak növelni nyereségüket. Az M-File áttekintése és létrehozása biztosítja, hogy minden lényeges üzleti adata rendszerezett és könnyen hozzáférhető legyen.
Ez megkönnyíti a fejlődés nyomon követését és a pénzügyeid nyomon követését. Az M-Files másik nagy előnye, hogy privátak. Az Ön üzleti adatai nem nyilvánosak, hogy mások láthassák. Ezzel megvédheti üzleti hírnevét és értékes üzleti titkait.
Cloudli
A Cloudli hatékony virtualizációs fax IP-alapú megoldásai lehetővé teszik a műveletek virtualizálását, miközben a kritikus adatok biztonságban vannak.
Megoldásaik lehetővé teszik a virtuális gépek gyors és egyszerű létrehozását, kezelését és üzembe helyezését a felhőben anélkül, hogy a támogatásukhoz szükséges infrastruktúra miatt kellene aggódnia.
A Cloudli Fax/IP megoldásaival biztonságosan küldhet és fogadhat faxokat világszerte anélkül, hogy külön faxvonalra vagy gépre lenne szüksége.
A Cloudli számos előnyt kínál azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek virtualizálniuk kell működésüket. Először is segít az infrastruktúra megszilárdításában és a hatékonyság növelésében, mivel lehetővé teszi több alkalmazás futtatását egyetlen szerveren.
Ezzel időt és pénzt takaríthat meg, mivel többé nem kell minden alkalmazáshoz külön szervert vásárolnia. Ezenkívül védi az adatait azáltal, hogy lehetővé teszi a szerverek virtualizálását.
Ha az egyik szerver meghibásodik, a többi továbbra is működik. Végül a Cloudli segíthet a költségek csökkentésében a szerverek és az ügyfelek közötti kommunikáció automatizálásával.
Következtetés
A papírmentes irodák egyre népszerűbbek, nem csak a környezeti előnyök miatt, hanem azért is, mert rengeteg pénzt takaríthatnak meg.
Ebben az útmutatóban megbeszéltük, hogyan segítheti elő az iroda papírmentessé tételét. Megemlítettük a legjobb papírmentes szoftvert is, amely megkönnyíti az iroda papírmentessé tételét.
Most megtekintheti a legjobb virtuális asztali megoldásokat magánszemélyek és vállalkozások számára.