A projekt sikeréhez elengedhetetlen az érintettek, érdekeik ismerete és azok befolyásolása, ezért manapság egyre népszerűbbek az érintettek térképei.
A vállalkozások néha váratlan kockázatokkal szembesülnek projektjeikkel és nehézségekkel a kulcsszereplőik és a projektekre gyakorolt hatásuk kezelése során. Ezenkívül a kommunikációs akadályok bonyolulttá tehetik az együttműködést, ha nem kezelik megfelelően. Ezért az lenne a legjobb, ha megtalálná a módját e kockázatok és hatások zökkenőmentes kommunikációs csatornák segítségével történő felmérésére.
Ennek ellenére a megfelelő érdekelt felek térképe segíthet az érdekelt felek hatékony kezelésében, érdekeik és befolyásuk értékelésében, valamint csökkentheti a silók számát a projektekben, így továbbléphet a sikeres befejezés felé.
Szerencsére ezeket a térképeket nem kell manuálisan megrajzolni, mert számos szoftvereszköz áll rendelkezésre a cél érdekében.
Ebben a cikkben az érdekeltek térképeiről fogok beszélni, arról, hogyan segíthetnek Önnek, valamint néhány érdekelt feltérképezési eszközről, amelyek segítségével nagyszerű térképeket készíthet.
Kezdjük!
Tartalomjegyzék
Mi az az érdekelt felek térképe?
Az érdekelt felek térképe egy olyan terv, amely az érdekelt felek és egy projekt vagy szervezet kapcsolatát ábrázolja.
Ez a térkép azt is megmutathatja, hogy ez a kapcsolat hogyan alakul egy adott időszak során. Ezt tekintve megtudhatja, hogy az érintettek milyen hatást gyakorolnak a projektre és a szervezetre, valamint egy szervezet vagy projekt eredménye az érintettekre. Látod, mindkét irányban működik.
Az érintettek térképe két tengelyből álló grafikonként készül. Az x tengely az érintettek befolyási szintjét, míg az y tengely az érdeklődési szintjüket jelöli. Az érdekelt fél által elfoglalt kvadráns határozza meg a gyakoriságot, az intenzitást és az elkötelezettséget.
A térkép egy projektben részt vevő és a projekt által érintett személyeket ábrázolja, így világos képet ad az érintettek csoportjairól, érdekeiről és indítékairól.
Tehát, amikor az érintettek térképét készíti, ügyeljen néhány dologra:
- A térképnek részletorientáltnak kell lennie, amely teljes áttekintést tud adni az összes érintett érdekelt félről
- Könnyen érthetőnek kell lennie, mert nem mindenki értheti meg, ha bonyolulttá teszi.
- Világosan és gyorsan kell átadnia az információkat, hogy az érintett személyzet gyorsan dönthessen.
- Szervezd az érintetteket különböző csoportokba a befolyás mértéke, jellegük és közös érdekeik alapján.
Miért fontos az érintettek feltérképezése?
A következő előnyökkel jár az érdekelt felek térképeinek létrehozása szervezete és projektjei számára:
A kulcsszereplők egyszerű azonosítása: Az érdekelt felek térképei segítenek azonosítani a projektben érdekelt feleket, beleértve azokat is, akik kulcsszereplői felelősek a projekt sikeréért.
Egy pillantással áttekintheti őket, és megértheti, hogy a projekt különböző szakaszaiban kit kell tájékoztatnia, figyelemmel kísérnie vagy megcéloznia. Ez biztosítja, hogy a projekt a megadott időben, minimális zaj mellett sikeresen befejeződjön.
A jobb döntések gyors meghozatala érdekében: Az érintettek térképét tekintve minden lényeges információ birtokában lesz az érintettekről. Így gyorsan jobb döntéseket hozhat, és teljes potenciálját kiaknázza, ha a megfelelő helyre vonja be őket.
Még ha bármi elromlik is, gyors döntéshozatallal kezelheti azt, hogy megóvja szervezetét az esetleges kockázatoktól és károktól.
Hatékony navigáció a tervben: A térkép segít elemezni az érintettek erejét és érdeklődését. Így e betekintés alapján stratégiákat határozhat meg, és ennek megfelelően navigálhat a tervben. Segít a csapatának ragaszkodni a tervhez, és biztosítja, hogy a projekt időben sikeresen befejeződjön.
Fokozott termelékenység: Ha meg tudja határozni és felméri a projektben érdekelt feleket, akkor produktív elköteleződési tervet készíthet. A megfelelő helyre irányítja csapata erőfeszítéseit, idejét és erőforrásait, és biztosítja, hogy a munkája a kellő módon haladjon, megőrizve vállalati hírnevét.
Jobb kommunikáció: Mivel az érdekelt feleket érdeklődési köreik, szintjeik és egyéb tényezők alapján kategorizálhatja, a szerepeket ennek megfelelően oszthatja ki. Ez mindenkit azonos stratégiához és felelősségi körhöz fog igazítani.
Így hatékonyan tudnak kommunikálni egymással és a szervezettel anélkül, hogy zavart vagy félretájékoztatnának.
Hol használják az érintettek térképét?
Az érdekelt felek térképeit különféle felhasználási esetekben használhatja, többek között:
- Ha termék vagy szolgáltatás bevezetését tervezi, feltérképezheti az érdekelt feleket, és erős stratégiákat dolgozhat ki.
- Amikor új piacra vagy földrajzi helyre lép be, kulcsfontosságú a piackutatás elvégzése. Az érintettek térképei segíthetnek ebben.
- Létrehozhat érdekelt felek térképeit marketingstratégiáinak, például hirdetési kampányainak, hűségprogramjainak stb.
Hogyan készítsünk érdekelt felek térképét?
A modern technológia megkönnyítette az érintettek térképének elkészítését. Számos érdekelt fél eszközt találhat a lenyűgöző térképek könnyű elkészítéséhez.
De a kérdés az, hogyan csinálod?
A térkép készítésének megkezdése előtt bizonyos stratégiákat kell alkalmazni.
Tehát a következőképpen hozhat létre érdekelt felek térképét három egyszerű lépésben:
#1. Azonosítsa az érintetteket
Az első dolog, amit meg kell tennie, az a legfontosabb érdekelt felek azonosítása. Ehhez kezdje el három kategóriába sorolni őket – vezetők, közreműködők és közvetett érdekeltek.
- Vezetők: Ebbe a kategóriába sorolja azokat a vezetőket és döntéshozókat, akik meghatározzák a projekt életciklusát. Közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, és a legnagyobb hatást gyakorolják a projekt szervezési vagy technikai vonatkozásaira.
- Közreműködők: Helyezze el a közreműködőket, például projektmenedzsereket, csapataikat és kulcsfontosságú részlegeit. Ide tartoznak a külső érdekelt felek is, mint például az ügyfelek, az engedélyezési tisztviselők és a beszállítók.
- Közvetett érintettek: Helyezze el a szemlélőket, akik távolról figyelik a projekt fejlődését. Lehet, hogy érdekli őket a projekt, vagy nem, esetleg később foglalkoznak vele.
#2. Végezze el az érintettek elemzését
Értékelje az egyes érintettek részvételi szintjét a projektben. Ismerje meg érdeklődésüket a projektben, valamint a lehetséges hatásokat és befolyásokat. Gondolja át, hogyan szenvedhetnek vagy részesülhetnek a projekt miatt, és járuljanak hozzá ahhoz. Ne felejtse el elemezni az indítékaikat, és használja fel ezeket a meglátásokat a csoportok létrehozására és stratégiák kidolgozására.
#3. Cselekszik
Végezetül alkalmazzon megfelelő megközelítést a térkép létrehozásához az érdekelt felek érdekei vagy hatalma alapján. Ezenkívül készítsen hatékony kommunikációs terveket.
Miután megismerte a koncepciót és az érdekelt felek térképének elkészítésének módját, egy érdekelt feltérképező eszközzel készítsen olyan térképet, amely a legjobb információkat jeleníti meg az érdekelt felekről.
Íme néhány a legjobbak közül, amelyeket figyelembe vehet:
Miro
Ismerje meg, kik befolyásolják a munkaprojekteket, és kérje a támogatásukat Miróé érdekelt felek térképkészítője. Segít a térképek egyszerű létrehozásában és együttműködésében, valamint az összes kommunikáció központosításában a többfunkciós csapatmunka érdekében.
Sima fogd és vidd szerkesztőjének köszönhetően a tervezés úgy néz ki, mint egy tortatúra. Képesítse csapatát ötletrohamra egy végtelen vászon, előre elkészített sablonok, hatékony platformfunkciók és egy hatalmas kütyükészlet segítségével. A Miro egy teljes eszközkészletet biztosít az ügyfelek történetéhez, útitervekhez, sprint-tervezéshez vagy ütemtervhez, retrokhoz, drótvázhoz és sok máshoz.
Az előre elkészített sablonokon kívül önállóan is létrehozhat intelligens keretrendszereket és sablonokat. Dolgozz, ahogy akarsz, és fedezd fel kreativitásodat egy végtelen vászon segítségével. Használjon öntapadó jegyzeteket, formákat, szabad formájú tollat, intelligens rajzot, nyilakat stb.
Jobban együttműködhet a távoli és elosztott csapatokkal ötletelés, workshopok, folyamatok és döntéshozatal közben olyan munkaterületek használatával, amelyek szinkron és aszinkron együttműködést kínálnak, mintha az egész csapat közel lenne. Tekintse meg az együttműködők kurzorait, és kövesse nyomon, hogyan lépnek kapcsolatba a csapattagok a táblákkal.
Könnyedén megoszthatja térképeit és dokumentumait közvetlenül az irányítópultról. Ezenkívül véleményeket, visszajelzéseket és jóváhagyásokat kaphat a csevegés, a megjegyzések és a beágyazott videó különféle kommunikációs lehetőségeivel. Építsen egy csomópontot a többfunkciós munka megkönnyítésére különböző eszközök használatával.
Szabványosítsa a folyamatokat, és méretezze őket az egész vállalaton belül a teljes körű digitális átalakulás érdekében, függetlenül attól, hogy a csapat tagjai a világ különböző pontjain találhatók. A Miro gondoskodik a biztonságról: SSL-titkosítást, auditnaplót, SSO-t, tartományszűrést, fejlett felhasználókezelést és sok mást kínál. A Miro kompatibilis a PCI, a GDPR és a SOC-2 szabványokkal. 20+ szolgáltatással is integrálható, mint például a Slack, a Teams és a Dropbox.
Moqups
Moqups Ez egy jó helyszín az érdekelt felek térképeinek fantasztikus sablonokkal történő létrehozására, amelyek segítségével hatékonyan rangsorolhatja, azonosíthatja és megértheti az összes projekt legfontosabb érdekelt feleit.
Elemezheti a térképet, hogy biztosítsa a projektek tökéletes kezdetét, és garantálja a kulcsszereplők bevonását a kezdetektől. Ezeknek a sablonoknak a használatával csapata kulcsfontosságú szereplőket vonhat be a fejlesztés korai szakaszából, és közelebb kerülhet projektje sikeréhez.
Ezenkívül szilárd alapot biztosít az elkötelezettségi stratégiához és a csapatszintű kommunikációhoz. A Moqups-ban készített térképek segítenek az érdekelt felek fontossági sorrendjének meghatározásában, biztosítva, hogy az erőforrásokat szerepkörük szerint osztják el.
Felismerni és megelőzni azokat a káros kockázatokat, amelyeket más érdekelt felek jelenthetnek, akik hallatlannak érzik magukat. Ezenkívül összekapcsolhatja az érdekelt felek térképeit más látványelemekkel, például drótvázakkal, diagramokkal, grafikonokkal és makettekkel. Létrehozhatja munkafolyamatát is, és folyamatosan eltávolíthatja az akadályokat az egycélú alkalmazásokban.
Smaply
Az érintettek feltérképező szoftvere Smaply segít jobban megérteni az érintettek szempontjait, és könnyen kezelni elvárásaikat. Lehetővé teszi termékei ökoszisztémájának megjelenítését és összekapcsolódások megtalálását is.
Hozzon létre térképeket a Smaply-ban, hogy megtudja, mely érdekelt felek befolyásolják munkáját és a köztük lévő kapcsolatokat. Tekintse meg, hogyan kapcsolódnak egymáshoz fontos érdekelt felei, elemezheti termékére/szolgáltatására gyakorolt hatásukat, és hasznosítsa a betekintést kínálatának bővítéséhez.
Szervezd az érdekelt feleket különböző kategóriákba, például fontosak, lényegesek vagy érdekesek, és hogy melyikük nemzetközi, nemzeti vagy helyi. Ezenkívül használjon szűrőket konkrét kapcsolatok megtekintéséhez, hogy megértse az érintettek szerepét. Ezeket a felismeréseket arra is felhasználhatja, hogy kommunikációját az érdekelt felek érdekeihez igazítsa.
A Smaply nagy felbontású térképei remekül működnek műhelyekben. Döntse el, hogy mely érdekelt felekre kell összpontosítania, és hozzon létre különböző típusú térképeket más termékekhez. Csatlakoztassa az érdekelt feleket egy utazási térképhez, és tekintse meg, hogyan befolyásolhatják a felhasználói utazásokat.
Hozzáadhat érdekelt feleket, összekapcsolhatja őket a fogd és vidd funkcióval, és mozgathatja őket a térképen. Nyomtassa ki térképét, és használja ki a következő workshopon.
Lucidchart
Ugorj fel Lucidchart – kiváló eszköz a tervezéshez – az érintettek térképének elkészítéséhez. Számos sablont kínál az érdekelt felek és a köztük lévő kapcsolatok azonosításához. Használhatja azt is, hogy megismerje érdeklődésüket egy adott projekt iránt.
Ismerje meg a projektben az egyes érdekeltek számára szükséges elkötelezettségi szintet. Nyissa meg a térképsablonokat egy átfogó térkép megtekintéséhez, amely testreszabható az Ön használati esetéhez. A Lucidchart megőrzi adatai biztonságát, biztonságát és bizalmasságát. 256 bites titkosított kapcsolatot használ TLS 1.2-n keresztül, valamint nyugalmi AES-256 titkosítást az adatvédelem érdekében.
Az Amazon kulcskezelési szolgáltatásai biztosítják a Lucidchart kriptográfiai kulcsait. Ne aggódjon a megfelelés miatt, mivel a Lucidchart megfelel a GDPR-nak, a CCPA-nak, a PCI-nek és a SOC 2-nek, és rendelkezik a Swiss-USA és az EU-US Privacy Shield tanúsítvánnyal. Integrálhatja a Google, az Atlassian, a Microsoft, a Salesforce, a Slack, az AWS, az Azure, a GCP, a GitHub, a Zapier, a BabooHR, a Quip és más szolgáltatásokkal.
Falfestmény
Szerezzen be több száz előre elkészített érdekelt feltérképezési sablont Falfestmény és kezdje el elemezni a projekt kulcsszereplőit. Hasznos a csapata vagy az ügyféloldali érdekelt felek számára, hogy minimálisra csökkentsék a felelősségi körök összezavarodását, amikor ismeretlenekről nagyobb munkatársakká váltanak.
A falfestmény megkönnyíti a vizuális együttműködést egy dinamikus, megosztott környezetben. A szinte lapos tanulási görbével könnyedén elkezdheti használni az eszközt. Felhasználói felülete intuitív, de egyszerű, hatékony funkciókat pedig könnyedén használhat bárki, akinek bármilyen készsége van.
Használjon öntapadó jegyzeteket és szöveget gondolatok, visszajelzések és ötletek hozzáadásához. Diagramokat is készíthet csatlakozók és alakzatok széles skálájával, hogy megkönnyítse a bonyolult munkafolyamatokat. Emellett kiterjedt ikongalériát is kínálnak, amelyben kereshet, és elkészítheti vizuális történetét.
A Mural olyan keretrendszereket kínál, amelyek segítségével hatékony módon rendszerezheti ötleteit és tartalmait, hogy betekintést nyerhessen. Drag and drop látványelemek, például képek és GIF-ek, és fokozza az együttműködési munkameneteket. Írhat és szabadkézi vázlatokat készíthet kreativitásának maximalizálása érdekében.
Ütemezze be a tevékenységeket, és maradjon összpontosítva egy időzítő segítségével, és biztosítsa, hogy mindenki egyszerre nézze meg ugyanazt a dolgot. Vezesse a résztvevőket az utasításokon, és rejtse el vagy mutassa meg a következő lépéseket. Használhatja a szuperzárat is annak biztosítására, hogy az objektumok a helyükön maradjanak, vagy mozgathatja őket segítőkkel.
Ünnepeljen konfettivel, összpontosítson a pozitív pillanatokra, és használja a privát módot, hogy megakadályozza a csoportos gondolkodást rejtett egyéni közreműködőkkel. A Mural többféle módot kínál a csapattal való kommunikációra és diagramok megosztására egyszerű hivatkozásokkal. Támogatja a megjegyzéseket és a szöveges csevegést is a diagramokon való együttműködéshez.
Hatékony munkafolyamatokat hozhat létre a Mural integrálásával több szolgáltatással, például a Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira és még sok más szolgáltatással. A legmodernebb gyakorlatokat követik, mint például a legjobb protokollokat, a globális szabványokat és a sokoldalú biztonsági gyakorlatokat.
Következtetés
Ha egy termék/szolgáltatás bevezetését tervezi, vagy egy új piacra való belépésre készül, az érintettek ismerete és kezelése sikeresen teljesítheti céljait.
Ezért készítsen térképeket az érdekelt felek feltérképezésére szolgáló eszközök segítségével, hogy minden érintettet reprezentáljon, és hatékonyan használja ki erőforrásait és lehetőségeit.