Effiziente Projektsteuerung mit Smartsheet
Smartsheet präsentiert sich als fortschrittliche Projektmanagement-Software mit umfassenden Features. Sie richtet sich an Teams jeder Größe und Struktur, um eine optimale Steuerung ihrer Projekte zu ermöglichen.
In der heutigen Arbeitswelt sind Synergie und Kooperation unerlässlich. Um effizient und erfolgreich zu sein, müssen verschiedene Teams an einem Strang ziehen.
Dies erfordert leistungsstarke Funktionen für Zusammenarbeit und Workflow-Management, die heutzutage von jeder Projektmanagement-Software erwartet werden.
Einführung in Smartsheet
Smartsheet ist eine Projektmanagement-Plattform mit weitreichenden Möglichkeiten. Die Fülle an verfügbaren Tools macht es schwierig, die optimale Lösung für das eigene Team zu finden.
Angesichts seines Potenzials rückt Smartsheet als attraktive Option in den Fokus.
Um herauszufinden, ob Smartsheet die richtige Wahl für Ihr Team ist, haben wir einen umfassenden Test durchgeführt. Wir beleuchten alle Features, Funktionen und Preismodelle im Detail.
Wie Smartsheet Ihre Arbeit unterstützt
Über 90 % der Fortune-100-Unternehmen setzen auf Smartsheet. Diese Software unterstützt Sie bei der Automatisierung von Prozessen, dem Management von Projekten und der Skalierung auf Enterprise-Niveau. Sie bietet individuelle Lösungen für Ihre Workflows in jeder Größenordnung.
Smartsheet stellt eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die jedem Teammitglied das schnelle Erstellen von Lösungen ermöglichen. Sie können Ansichten, Berichte, Dashboards und Workflows nutzen, um Pläne, Zeitpläne und Ressourcen effektiv zu erfassen und zu überwachen. Die Plattform lässt sich flexibel an die jeweiligen Geschäftsanforderungen anpassen, unabhängig davon, ob es sich um einzelne Projekte oder komplexe Initiativen handelt.
Unternehmen jeder Art und Größe können problemlos skalieren und dabei kontinuierlich einen Mehrwert schaffen, der den wachsenden Anforderungen entspricht.
Darüber hinaus lässt sich Smartsheet mit zahlreichen anderen Tools und Technologien verknüpfen, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Auch die Datensicherheit wird großgeschrieben, um eine sichere Umgebung für Ihr Unternehmen zu schaffen. Sie haben die volle Kontrolle und können die Plattform nach Ihren Bedürfnissen nutzen.
Funktionen und Möglichkeiten im Detail
Im Folgenden werden die Funktionen und Möglichkeiten von Smartsheet näher erläutert:
Zusammenarbeit im Team
Smartsheet verbindet alle Mitglieder Ihres Teams und fördert die Zusammenarbeit. Egal ob kleine Projekte, umfangreiche Prozesse oder große Portfolios, die Software unterstützt Sie dabei, diese mit mehr Sicherheit und Flexibilität zu managen.
Teammitglieder können ihre Arbeit planen, automatisieren, melden und verfolgen. Sie können die Arbeit visuell gestalten und nach Belieben überblicken, indem Sie zwischen Gantt-, Kalender-, Karten- und Rasteransichten wechseln. Das versetzt Ihr Team in die Lage, Aufgaben zuverlässig und zügig zu erledigen.
Formulare für die Datenerfassung
Erfassen Sie fehlerfreie und konsistente Daten von internen und externen Stakeholdern. Nutzen Sie hierfür benutzerdefinierte Formulare mit Ihrem Logo, Ihren Bildern und Farben.
Automatisierung von Aufgaben
Implementieren Sie mit automatisierten Workflows leistungsfähige Abläufe in wenigen Minuten. Das spart Zeit und Aufwand, sodass Sie in kürzerer Zeit mehr schaffen können.
Automatisieren Sie wiederkehrende, zeitraubende Prozesse durch Alarme, Zeilensperren nach vordefinierten Zeitplänen und Blattänderungen sowie durch Anforderung von Genehmigungen und Aktualisierungen.
Kombinieren Sie verschiedene bedingte Pfade und Aktionen über einen visuellen Editor. Richten Sie wiederkehrende Workflows ein, wie tägliche Erinnerungen und wöchentliche Statusabfragen.
Inhaltsverwaltung
Planen, prüfen und verwalten Sie Ihre Inhalte mit Smartsheet und beschleunigen Sie die Fertigstellung Ihrer Assets. Sie können Ihre Inhalte auch direkt in Brandfolder, einem führenden Asset-Management-Tool, veröffentlichen.
Behalten Sie mit übersichtlichen Projektblättern den Überblick über Ihren Content-Produktionsprozess. Nutzen Sie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass Ihre Designer nach Zeitplan arbeiten. Fügen Sie Aufgaben zu Dashboards und Berichten hinzu, um die Transparenz zu verbessern.
Geben Sie Kunden, Lieferanten und Kollegen die Möglichkeit, Ihre Inhalte zu prüfen, ohne direkten Blattzugriff. Ermöglichen Sie detailliertes Feedback durch Kommentare, Genehmigungen und Diskussionen.
Vermeiden Sie Engpässe in Ihren Prozessen durch die gleichzeitige Überprüfung von mehreren Personen. Das Tool hilft Ihnen auch, Verwirrungen bei Inhaltsversionen zu vermeiden, da Sie von automatischen Sperren und einfachen Aktualisierungen profitieren.
Smartsheet Control Center
Automatisieren Sie mit dem Smartsheet Control Center Ihre Projekte und Prozesse und stellen Sie diese konsistent in großem Maßstab bereit. Automatisieren Sie die Projekterstellung, sammeln Sie Portfolioanalysen und verwalten Sie Änderungen.
Optimieren Sie Ihr Teammanagement, sodass Sie Ihr gesamtes Portfolio steuern können, indem Sie die richtigen Erfahrungen nutzen.
Zentralisieren und steuern Sie den Genehmigungsprozess für anstehende Projektanfragen. Nutzen Sie Blaupausen zur Vereinheitlichung der Berichterstattung und Ausführung und replizieren Sie automatisch Ihre Projektpläne und Workflows.
Smartsheet bietet eine zentrale Konsole für die Erstellung Ihrer genehmigten Projekte. Es unterstützt die automatische Übertragung von Änderungen von der zentralen Konsole zu bestehenden und neuen Projekten. Sie können auch Ihre Ressourcenpläne verknüpfen und das richtige Team zusammenstellen, um die Aufgabe zu erledigen und Personalbedarf zu prognostizieren.
Überwachen Sie den Zustand Ihres Portfolios durch Portfolioanalysen, um die Ergebnisse zu maximieren. Speichern Sie historische Projekte, frieren Sie diese ein und erstellen Sie Berichte, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Trendanalysen durchzuführen.
Sichtbarkeit für Führungskräfte
Zentralisieren Sie alle Ressourcen und Informationen, die das Team benötigt. Statten Sie die Beteiligten mit einer robusten Echtzeit-Ansicht des Projektstatus aus, mit Hilfe von Visualisierungen und KPIs.
Smartsheet bietet Dynamic View, um Geschäftsverantwortlichen Daten mit den richtigen Personen zu teilen, wenn diese die Daten bearbeiten und einsehen müssen. Sie können auch Ihre kritischen Prozesse mit Lieferanten, externen und internen Teams und abteilungsübergreifend verwalten.
Kontrollieren Sie Ihre Prozesse sicher. Nutzen Sie eine detaillierte Steuerung und verbessern Sie die Zusammenarbeit nach Bedarf. Egal wie komplex die Aufgabe ist, Sie können sie mit Smartsheet vereinfachen und gleichzeitig einen besseren Einblick in den Ausführungsstatus erhalten.
Verwenden Sie vordefinierte Formulare, um Anfragen zu filtern, zu sammeln und anzuzeigen. Automatisieren Sie den Datenfluss von der Zuweisung bis zur Überprüfung, Genehmigung und zum Abschluss.
Verwalten Sie die Datensicherheit und den Datenschutz Ihrer Drittanbieter und gewinnen Sie deren Vertrauen.
Nutzen Sie eine bedingungsbasierte Zugriffskontrolle oder Identitätskontrolle für die Datenzugriffskontrolle. Eine kontextbezogene Anleitung führt die Benutzer durch verschiedene Schritte, mit Leitplanken und Anweisungen.
Optimierte Anwendungen
Navigieren Sie einfach durch alle Optionen mit Formularen, Blättern, Berichten, Dashboards und mehr. Dies optimiert die Arbeitsweise und macht alles einfach, egal ob Sie zu Hause, im Büro, unterwegs oder auf der Baustelle sind. Verwenden Sie hierfür einfach eine dedizierte Anwendung, in der die gesamte Arbeit zusammengefasst ist.
Mit WorkApps können Sie intuitiv mobile und Webanwendungen ohne Programmierkenntnisse erstellen. Sie können dies innerhalb von Minuten über Smartsheet und externe Inhalte wie Google Docs oder Tableau-Dashboards tun.
Wählen Sie beliebige WorkApps-Vorlagen aus oder beginnen Sie ganz von vorn und passen Sie die Anwendungen an Ihre geschäftlichen Anforderungen an.
WorkApp bietet eine maßgeschneiderte Erfahrung, die sicherstellt, dass die Beteiligten gut zusammenarbeiten und sich auf die relevanten Inhalte konzentrieren.
Nutzen Sie personalisiertes Branding, um das Gefühl zu vermitteln, dass die Anwendung ausschließlich für Ihr Unternehmen entwickelt wurde. Mit einer einzelnen WorkApp können Sie komplette Projekte mit einem maßgeschneiderten Erlebnis durchführen.
Governance und Kontrolle
Smartsheet bietet umfassende Governance und Kontrolle mit Hilfe der Kernfunktionen, vorgefertigten Lösungen und Premium-Add-Ons. Es kann Ihre Arbeitsweise mit Tools wie Aktivitätsprotokollen, Admin Center, Admin-Tools und mehr verändern.
Admin Center: Konfigurieren und verwalten Sie das Smartsheet-Konto zentral von einem einzigen Standort aus. Zeigen Sie Admin-Tools über eine zentrale Steuerkonsole an und interagieren Sie mit ihnen, um eine optimierte Navigation zwischen Nutzungsberichten, Gruppen- und Benutzerverwaltung und Unternehmenseinstellungen zu ermöglichen.
Das Admin Center unterstützt Sie dabei, die Lizenzen, Gruppen und Integrationen nachzuverfolgen, auf die Personen in Ihrer Organisation zugreifen können.
Es verbessert auch die Sichtbarkeit der verfügbaren Konto- und Sicherheitseinstellungen und verwendet empfohlene nächste Schritte, um die Kontokonfiguration gemäß den Best Practices von Smartsheet zu optimieren.
Intelligente Arbeitsabläufe
Automatisieren Sie Ihre Prozesse über Ihre Plattformen hinweg mit Bridge. Es handelt sich um eine No-Code-Schnittstelle, die Ihnen hilft, Ihre Daten über verschiedene Systeme hinweg zu verbinden und Routineaufgaben zu aktualisieren.
Dies erhöht die Effizienz und Genauigkeit und ermöglicht es dem Team, mehr Zeit für Innovationen aufzuwenden, ohne Zeit mit manuellen Schritten zu verschwenden oder sich auf mehrere Systeme zur Speicherung von Daten und zur Ausführung von Aufgaben zu verlassen.
Das bedeutet, dass Sie zahlreiche Dateneingaben in Systemen wie CRM eliminieren und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren können, ohne Daten systemübergreifend kopieren oder einfügen zu müssen.
Verbinden Sie Aufzeichnungssysteme mit den richtigen Prozessen und treffen Sie fundierte, datengestützte Entscheidungen. Richten Sie neue Konfigurationen zwischen Systemen ein und passen Sie bestehende an Ihre Bedürfnisse an.
Ressourcen- und Digital Asset Management
Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Mitarbeiter und Teams zur Verwaltung, Messung und Verteilung von Anlagenleistungen. Zusätzlich zu Assets hilft Ihnen Smartsheet auch beim Management Ihrer Ressourcen.
Mobilisieren Sie Ihr Team einfach für eine Aufgabe, verfolgen Sie Reisebudgets und Zeitpläne und prognostizieren Sie Ihren Personalbedarf.
Planen und finden Sie effektiv Ihr optimales Projektteam, prognostizieren Sie Ihren Personalbedarf und lösen Sie Konflikte bei der Personalplanung, um die Ressourcenzuweisung zu vereinfachen.
Überprüfen Sie Ihre Projekte, verfolgen Sie Ihre Teams und planen Sie Projekte gemäß der Teamkapazität. Nutzen Sie vorausgefüllte Stundenzettel, damit sich die Teams auf ihre Arbeit konzentrieren können, während sie die Stunden erfassen.
Verwenden Sie dynamische Berichte, um komplexe Daten zu visualisieren, Projekttrends zu erkennen, Wachstum zu planen und die Leistung in Ihrer gesamten Organisation zu verstehen.
Smartsheet mit der führenden Digital Asset Management-Plattform von Brandfolder hilft Ihrem Team bei der Verwaltung Ihrer Inhalte. Arbeiten Sie an einem einzigen Ort und sorgen Sie für ein optimiertes Kundenerlebnis. Es hilft auch, die Wirkung Ihrer Inhalte zu maximieren.
Als Folge davon kann die Asset-Verteilung um das Siebenfache beschleunigt und für die Suche gekennzeichnet werden. Profitieren Sie von Funktionen wie Analysen und Messungen, detaillierten Datei-Metadaten, Proofing, Smart CDN und mehr.
Integration
Smartsheet kann in zahlreiche Tools und Systeme integriert werden, die in modernen Unternehmen genutzt werden. Zu den integrierten Tools gehören Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads und mehr.
Durch die Verbindung mit diesen Diensten können Sie Informationen effizient austauschen, die Zusammenarbeit fördern und die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen verbessern.
Weitere Fähigkeiten:
- Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen bietet Smartsheet noch weitere Features, wie:
- API
- Dateianhänge
- Grundlinien
- Kalender- und Kartenansicht
- Zellverknüpfung und Konnektoren
- Vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel (CMEK)
- Inhaltsbasierte Zusammenarbeit
- Benutzerdefinierte E-Mail-Domänen
- Kontrolle der Datenaufbewahrung
- Dokumentenerstellung und E-Signatur
- Mobile Anwendungen und Portale
Und mehr
Preismodelle
Smartsheet bietet verschiedene Preispläne an, mit denen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen und skalieren können. Es eignet sich für unterschiedliche Anwendungsfälle, unabhängig davon, ob Sie Ihre Projekte effektiv managen oder Best Practices in Ihrer Organisation skalieren und standardisieren möchten.
Hier sind die Preispläne:
- Kostenlos: Für 1 Benutzer und bis zu 2 Editoren. Geeignet für Projekt- und Aufgabenmanagement-Einsteiger. Beinhaltet 2 Blätter, 100 Automatisierungen pro Monat, 500 MB Speicher für Anhänge und mehr.
- Pro: 7 $/Monat für maximal 10 Benutzer und unbegrenzte Betrachter. Geeignet für Teams und Einzelpersonen, die Projekte verfolgen, verwalten und mit einer unbegrenzten Anzahl von Betrachtern teilen möchten. Umfasst Funktionen des kostenlosen Plans, unbegrenzte Blätter, Berichte, Formulare und Dashboards, 250 Automatisierungen pro Monat, 20 GB Speicher für Anhänge und mehr.
- Business: 25 $/Monat für mindestens 3 Benutzer und unbegrenzte Editoren. Für Unternehmen, die Programme und Projekte mit vielen Editoren verwalten möchten und mehr Funktionen benötigen. Beinhaltet alle Funktionen des Pro-Plans, unbegrenzte Automatisierungen, 1 TB Speicher für Anhänge und viele erweiterte Funktionen.
- Enterprise: Individuelles Angebot nach Ihren Bedürfnissen. Für Organisationen, die Prozesse in großem Maßstab mit Kontrollen auf Unternehmensebene ausführen. Beinhaltet alle Funktionen des Business-Plans, unbegrenzten Speicherplatz für Anhänge, mehr Integrationen, benutzerdefinierte E-Mail-Domänen und erweiterte Funktionen.
Smartsheet im Vergleich zu Monday
Smartsheet wird oft mit monday.com verglichen, da es sich bei beiden um Projektmanagement-Software mit ähnlichen Funktionen handelt. Sie fungieren als Systeme für Ressourcenmanagement, Aufgabenmanagement und Portfolioverwaltung. Beide sind über einen Webbrowser oder eine mobile App für Android und iOS zugänglich.
Beide Plattformen haben jedoch Funktionen, die sie auszeichnen.
Wo Smartsheet gegenüber Monday punktet
Smartsheet ist einfach zu erlernen und zu verwenden. Es bietet eine starke Community-Unterstützung und Schulungen, sodass Benutzer ihre Smartsheet-Fähigkeiten leicht verbessern und vom Anfänger zum Experten werden können. Es ist flexibel und unterstützt den Wechsel zwischen Aufgabenlisten, Kartenansichten und Zeitplänen.
Smartsheet bietet verschiedene Ansichten wie Gantt, Kalender und Kanban-Board, sowie Erinnerungen, Aufgabenabhängigkeiten und eine Aufgabenhierarchie mit mehr als 4 Ebenen. Monday.com bietet nur ein Kanban-Board.
Für die Arbeitsverwaltung bietet Smartsheet Berichte, Formulare, Diagramme mit Echtzeitdaten, Dashboards, benutzerdefinierte Felder, mehrstufige Sortierung, über 50 Formelfunktionen und mehr. Monday.com bietet nur benutzerdefinierte Felder, Formulare und bedingte Formatierung, während die anderen Funktionen nur bei höheren Tarifen verfügbar sind.
Für die Zusammenarbeit sind beide Plattformen gut, aber einige Funktionen wie Änderungsverlauf, automatische Aktualisierungsanfragen, Korrekturen und Verzweigungsformulare sind nur in Smartsheet verfügbar.
Smartsheet ist auch in puncto Sicherheit mit Funktionen wie EPM, vom Kunden verwalteten Verschlüsselungsschlüsseln (CMEK), SSO, Aktivitätsprotokollen und Berichten stärker aufgestellt.
Smartsheet eignet sich am besten für professionelle Serviceteams, da es sich um eine flexible Plattform mit erweiterten Funktionen sowie Sicherheits- und Datenschutzfunktionen handelt.
Wo Monday.com gegenüber Smartsheet glänzt
monday.com ist sowohl für Anfänger als auch für Experten einfach zu bedienen. Die Benutzeroberfläche ist ansprechend und benutzerfreundlich. Die Synchronisierung mit E-Mails funktioniert problemlos und stellt sicher, dass alle Updates und Nachrichten gut empfangen werden.
Die Plattform verfügt über eine Reihe guter Produktivitätsfunktionen, mit denen mehrere Personen gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten und zusammenarbeiten können. Es bietet eine bessere Abhängigkeitsverfolgung, Aufgabenverwaltung und eine verbesserte visuelle Kalenderverwaltung. Es lässt sich auch einfach in andere Tools integrieren.
Es gibt einen kostenlosen Plan, damit die Leute schneller loslegen können. monday.com eignet sich am besten für Startups und Freiberufler, die ein Aufgabenverwaltungssystem zur Verbesserung ihrer Produktivität nutzen möchten, ohne zu viel auszugeben.
Abschließende Worte
Smartsheet ist ein leistungsstarkes Tool mit zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten, die Ihr Aufgaben- oder Projektmanagement reibungslos gestalten.
Von Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und Integration bis hin zu Sicherheit und Compliance bietet Smartsheet alles, was Sie sich jemals von einer Projektmanagement-Software wünschen. Mit einem kostenlosen Plan und einer 30-tägigen Testversion können Sie herausfinden, ob die Software für Ihr Team geeignet ist.
Lesen Sie auch unseren Artikel über die Definition von Arbeitsaufträgen.